1. Man hat mir sehr großem Engagement nunmehr ein Anwaltspostfach programmiert. Ziel ist es, den gesamten Posteingang digital im Sekretariat zu erfassen, den Akten zuzuordnen, die Fristen und Termine zu notieren und dann an die Anwälte zu verteilen, die wiederum Ihre Verfügungen anbringen. Nachdem sich der Posteingang in der Kanzlei mittlerweile bei uns zu 80 % über den E-Mail-Verkehr abwickelt (und ich glaube anderen geht das auch so), wäre es sinnvoll, auch diesen Weg mit eigehenden Mails zu beschreiten. Das heißt also, Eingang der Mail - Weiterleitung in den Eingangskorb, Vorab-Bearbeitung und Speicherung zu Akte durch die Rechtsanwaltsfachangestellte und dann Vorlage in die Postmappe des Anwalts zur Bearbeitung. Es ist für den digitalen Postverkehr kontraproduktiv, wenn irgendjemand irgendwelche Mails abspeichert, nach irgendeinem "wilden System" und in irgendeinem "wilden Format" (z.B. msg-Files). Sehr geehrter Herr Kollege Thalmeir, das DATEV-Anwaltspostfach hatte und hat die Zielrichtung, den beA-Posteingang für alle die Kollegen zu erleichtern, die DMS (alt/neu) nicht einsetzen. Es bildet einen (allerdings gut gelungenen) Kanzleiworkflow ab und hat durchaus "das Zeug" als "Blaupause" für eine Weiterentwicklung des DMS zu dienen.Das E-Mail-Tool geht zurück auf eine im Kundenauftrag programmierte Sonderlösung, die wegen der großen Nachfrage der Kanzleien allgemein zugänglich gemacht wurde. Es erhebt weder den Anspruch, noch taugt es dazu, einen ggf. bereits etablierten Kanzlei-Workflow mit digitalen Dokumenten zu ersetzen. Der Erwerb dieses Zusatztools entbindet die Kanzleileitung nicht von der Verpflichtung zu prüfen, ob dieses Tool in den Workflow passt. Das verhindert dann, dass "irgend jemand, irgend welche Mails, wild im System und wild in den Formaten abspeichert". 2. Bei uns in der Kanzlei kommen natürlich auch E-Mails in großer Zahl direkt bei dem Anwalt an. Doch auch diese werden, nach (Vorab-)Kenntnisnahme durch den Anwalt mit einem Mausklick in den Eingangskorb des Sekretariats verschoben und dort (bei uns bereits mit Vorausverfügung des Anwalts) wie alle anderen Mails auch von den Mitarbeitern verarbeitet und ggf. an den Anwalt weiterverfügt (und sei es auch nur "zur erneuten Kenntnisnahme"). 2. Das ist m.E. ein sehr vernünftiger Workflow und bei Einsatz von DMS (alt/neu) auch sehr einfach abbildbar. Ich kann nur allen Lesern empfehlen, sich den Einsatz des DMS (neu) zu überlegen und ggf. die Funktionalitäten auf Übereinstimmung mit dem etablierten Kanzleiworkflow zu prüfen, ggf. eine Anpassung des Workflows zu überlegen. 3. Die DATEV hat zwischenzeitlich wohl auch gelernt, dass wohl das PDF-Format dasjenige Format ist, dass sich zur Archivierung, zum Lesen, zum Versand und auch zur Verarbeitung der digitalen Dokumente am Besten eignet. Ich hoffe man kommt nunmehr auch zu der Überzeugung, dass alle Dokumente in einem einheitlichen Format (natürlich revisionssicher) im DMS vorliegen sollten. Und das bedeutet dann auch, dass die E-Mail bereits im Eingangskorb des Sekretariats im PDF Format vorliegt. Und wenn man dann noch einen Wunsch äußern dürfte, dass es dann auch möglich wäre, ähnlich wie früher bei den TIF-Dateien im "alten" DMS, dass eine anwaltsfreundliche und auf anwaltliche Zwecke abgestimmte Bearbeitung erfolgen kann (was im übrigen die meisten Drittanbieterprogramme neben dem teuren Adobe Acrobat schon sehr gut können). Notwendig wäre es dazu nur den "Button" "Bearbeitung" einzufügen, der dann allen erlaubt das PDF Dokument zu öffnen, mit Vermerken, Stempeln, Zeichen und Highlights zu versehen und auch wieder zu speichern (derzeit geht das, leider auch nur über Umwege, beim bereits zur Akte gespeicherten Dokument) 3. Das sind sehr oft (auch von mir) geäußerte Weiterentwicklungswünsche. Ich freue mich, mit Ihnen da einen weitern Unterstützer zu haben. Ich gehe sogar soweit, dass sämtliche Arbeitsergebnisse der Kanzlei zentral (nicht in den Leistungserstellenden Programmen) sondern in der DMS/DokAblage als pdf gespeichert werden sollten und Bestandteil des DMS/DokAblage ein PDF-Bearbeitungsprogramm samt Signaturfunktion sein sollte. DATEV schreibt ja auch die Nutzung von MS-Office vor. Könnte mir auch die Nutzung von ADOBE (oder eines ähnlich umfangreichen Systems) als DATEV-Grundlage mit vollständiger Integration in die DMS/DokAblage vorstellen. Und obwohl ich Schwabe bin, wäre dieser zusätzliche Finanzielle Aufwand m.E. sicher eine lohnende Sache.
... Mehr anzeigen