Scanmodul Next

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Ich teste gerade wieder mal das "ScanModul Next" auf Verwendbarkeit in der Kanzlei, obwohl eine Kanzlei eigentlich nicht zur Zielgruppe gehört, wie ich aus einem Beitrag des Anbieters @Thilo_Kuhn herausgelesen habe

Aber ein Mandant würde wahrscheinlich Belege nur für das eigene Unternehmen und evtl. für ein paar andere verbundene Unternehmen hochladen, aber nicht für bis zu 25 Mandanten 

Aber jetzt konkret zum Thema "Mandanten":

Im Tool wird ein "Datev-Update"-Button angeboten 

In der "Administration" nennt sich das dann "Datenabgleich" und im nächsten Register "Mandantenauswahl" gibt es nur die Buttons "alle" oder "keine"

Hier werden offenbar nur die ersten bis zu 25 Mandanten aus "Datev Unternehmen Online" herausgelesen.

Das würde reichen, wenn man nur 25 UO-Mandanten hätte.

Vielleicht will aber der Mitarbeitende A ein paar Mandanten und der Mitarbeitende B ein paar andere Mandanten aus der Liste mit einer 3-stelligen Anzahl von Mandanten auswählen.

Ich habe leider kein Möglichkeit gefunden, wie ich die gesamte Mandantenliste anzeigen und davon bis zu 25 Mandanten auswählen oder die gewünschten bis zu 25 Mandanten manuell angeben könnte

Wenn mehrere Lizenzen für die Kanzlei gekauft würden, müsste man doch auch selektiv und individuell für jede Lizenz auch diejenigen Mandanten auswählen können, die zufällig im Alphabet weiter hinten angesiedelt sind, und das möglichst ohne Salto Mortale mit dreifacher Schraube.

Kennt jemand (inkl. der Entwickler) einen 'Trick', wie man in diesem "Scanmodul Next" seine persönliche Mandanten-Auswahl zusammenstellt ?

Vielleicht müssen die entsprechenden Mandate erst noch alle für diese Anwendung "freigegeben" werden, damit sie über den "Datenabgleich" ausgelesen und zur Verfügung gestellt werden können.

Ein ausführlicheres PDF-Handbuch würde auch nicht mehr Papier verbrauchen, aber sogar Energie einsparen wegen der wegfallenden telefonischen Rückfragen

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@Fassungsloser  schrieb:

Kennt jemand (inkl. der Entwickler) einen 'Trick', wie man in diesem "Scanmodul Next" seine persönliche Mandanten-Auswahl zusammenstellt ?

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Man könnte in der RVO die Rechte entsprechend einstellen, dient dann auch der Datensparsamkeit was der MA so sehen darf.

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Einfach Belege für DATEV Unternehmen online scannen wie mit dem DATEV Scan Modul - Bing video

vlt. wäre das ja auch eine kostenlose Alternative für Sie, Tipp kam von @deusex m möchte mich ja nicht mit fremden Federn schmücken. 

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Hallo @siro ,

das klinkt aufwändig, aber theoretisch machbar.

Allerdings sehe ich einen "Haken" darin, dass in diesem Tool die Profileinstellung "Mandanten" wohl entweder pro Lizenz oder pro PC bzw. pro Installation und nicht pro Mitarbeiter definiert wird.

Wenn verschiedene Mitarbeiter mit der gleichen "Scanmodul Next"-Lizenz arbeiten, müsste der "Datenabgleich" dann wohl immer wieder neu ausgeführt werden, damit jeder Mitarbeiter "seine eigenen" Mandanten als Scanziel zur Verfügung hat.

Das lässt sich aber rel. gut testen, indem man das Tool mit einem "stark eingeschränkten"  Mitarbeiter testet

Hallo @bodensee ,

das genannte Video habe ich mich auch schon angeschaut.

Das Tool ist tatsächlich interessant für allgemeines Scannen und da es herstellerneutral und sogar OpenSource ist. 

Mir gefällt bei dem "Scanmodul Next" aber hauptsächlich das intuitive und direkte Hochladen in den passenden Bereich eines DUO-Mandats und die Verwendung der Datev-Schnittstellen

(natürlich nur, wenn man sich beim Einrichten und beim Anwenden nicht verrenken muss)

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Da Sie das Modul ja auf dem Mitarbeiterplatz einsetzen wollen , wie laden Sie hoch (?) Belegtransfer ? meine Annahme

dann können Sie in dem kostenlosen Modul ( ebenso wie bislang im Scanmodul Ordner einrichen für Mandat 1 ( 3 Ordner jeweils Rg.eingang, Ausgang, Kasse dann werden die gescannten Belege direkt bei den Mandantenordnern abgelegt dann braucht es noch einen Klick im Belegtranser daten senden und die Belege sind in UO. 

Man muss ich dann eben nur einen workflow überlegen das man nicht Mandantenordner geflutet wird, wobei die Ordner ja nachdem DAten senden gelöscht werden. 

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@bodensee ,

Wenn ich es nicht falsch verstanden habe, verzichtet das Tool "Scanmodul Next" zum Hochladen  der gescannten Belege komplett auf den Belegtransfer und überträgt die Belege gleich direkt in die richtigen Kategorien per "Datev Connect Online"

@siro ,

die Mandantenliste per RVo auf maximal 25 Mandate zu reduzieren, ist mir wirklich zu aufwändig. Ich habe den Versuch schnell wieder gestoppt.

Ich finde es ja ok, wenn das Tool ein Limit von maximal 25 Mandaten hat, aber dann müsste es trotzdem in der "Administration" des Tools eine Möglichkeit geben, die 25 Mandate entweder aus der viel längeren Liste auszuwählen oder manuell einzugeben (z.B. über die Ordnungsbegriffe  Berater- und Mandantennummer

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noch eine Idee:

Wenn in der "Administration" des Tools beim "Datenabgleich" mit DUO die ersten 25 Mandate angezeigt werden, kann man ja die gewünschten Mandate durch einen Klick in eine Checkbox auswählen, z.B. 5 Mandate von den 25 angebotenen Mandaten.

Dann sollte es aber den Button "übernehmen und weitere Mandate suchen" geben (in unserem Beispiel dann 20 weitere Mandate) usw., bis alle "Sitzplätze" verteilt sind.

Programmiertechnisch wäre es aber vermutlich einfacher, gleich alle Mandanten anzubieten, aber nur eine Auswahl von maximal 25 zuzulassen, mit der Möglichkeit eines "InApp-Kaufs" von weiteren Mandaten, wie es in vielen "Apps" ja auch gerne praktiziert wird

Das wären dann eben "käufliche Mandate"

Ein zweiter Punkt, der etwas störend ist:

Die Anzeige in "duo.datev.de" ist alphabetisch sortiert nach der Unternehmensbezeichnung,

(z.B. die "Albtraum GmbH" steht oben, die "Weltschmerz GbR" irgendwo weit unten in der Liste)

Die Mandantenliste des Tools ist beim "Datenabgleich" aber aufsteigend sortiert nach der Mandantennummer

DUO und das Tool sollten die selbe Sortierung haben

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... ja, bei mir sind es auch leider (oder zum Glück) viel, viel mehr DUO-Mandate, die mit Digitalen Belegen 'gefüttert' werden wollen

Anscheinend ist die eigentliche Zielgruppe für dieses Tool die kleine 1-2-3-Mann- oder 1-2-3-Frau-Kanzlei mit weniger als 25 DUO-Mandanten oder man 'spielt' beim Entwickeln des Tools nur mit "Michael Musterman", "Testholz GmbH" und "Mietwucher GbR"

Ideal wäre, wenn jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz die Mandantenliste 'festzurren' könnte, da sich hier ja kaum etwas verändert im Lauf eines Wirtschaftsjahres.

Man bucht als Mitarbeiter(in) immer die gleichen Mandanten, jedenfalls bei uns

... und man wechselt die Mandanten nicht so oft wie das Handy 😄

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Diesbzüglich hatte ich am Freitag auch bereits Kontakt mit dem Support der Kuhn IT.

Es soll mit dem nächsten Update dann tatsächlich so funktionieren, dass man im Adminbereich

alle Madanten des Datev Logins bekommt und da pro Arbeitsplatz seine eignene

Mandantenliste zusammen klicken kann, begrenzt auf max. 25.

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Der Anbieter hat heute vormittag diesbezüglich ein Update der Software bereitgestellt.

Nun ist es möglich, nach dem Mandanten Update im Adminbereich seine eigene

Mandantenliste pro Arbeitsplatz zu erstellen.

Hierzu sollte der Toggle "Update im Frontend" AUS sein, sonst kann der User

im Frondend eine Update machen, aber ohne Auswahl und begrenzt auf die ersten

25 Mandanten.

Bei unseren ersten Tests hat das alles gut funktioniert, auch rechnerübergreifend.

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@Fassungsloser  schrieb:

Die Mandantenliste des Tools ist beim "Datenabgleich" aber aufsteigend sortiert nach der Mandantennummer

DUO und das Tool sollten die selbe Sortierung haben

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Die Sortierung sollte nun auch die selbe sein.

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@DP_AS schrieb: ... Hierzu sollte der Toggle "Update im Frontend" AUS sein ...

Danke für die Info 

diesen Schalter "Update im Frontend" habe ich nirgends gesehen

Ein erster Test hat aber trotzdem geklappt.

Ich konnte jetzt tatsächlich 'meine' 25 Lieblings-Mandate selbst auswählen und musste nicht die  ersten 25 nehmen 😄

So allmählich gefällt mir das Tool.

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ja, das Scannen und Hochladen funktioniert und ist intuitiv

Wenn ich jetzt noch herausfinde, was mit "Dokument-Trennung EIN/AUS" gemeint ist und wie ich möglichst direkt zum Scanziel springen kann, also z.B. nach DUO zum ersten gescannten und hochgeladenen Dokument, dann ist das Handling mit diesem Tool ein schöner Schritt vorwärts "auf dem Weg zum papierlosen Schreibtisch" 😁

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Kann denn schon jemand bestätigen, dass mehrseitige Belege, bei Nicht-Trennung der Belege im Tool selbst, mit „Büroklammer-Symbol“ in Belege online ankommen und dort bzw. im ReWe entheftet werden können?

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Dokument-Trennung Ein / Aus wirkt sich nur aus, wenn man im Scanprofil eine Dokumenttrennung per

Patchcode eingestellt hat, dann ist diese standardmäßig aktiv und mit dem Schalter könnte man

sie temporär ausschalten.

Diese Patchcode Trennblätter sehen in etwa so aus, kann man auf farbiges Papier

ausdrucken und vor jede erste Seite legen, dann trennt das Tool und löscht den

Patchcode aus dem fertigen Dokument raus.

Farbiges Papier deshalb, damit man sie leichter nach dem Scannen aus dem Stapel

Papier aussortieren und wiederverwenden kann.

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@eliansawatzki 

Ich habe soeben versucht, ein absichtlich mehrseitiges Dokument in DUO per Büroklammer zu entheften, was mir allerdings nicht gelungen ist

Es würde mich auch interessieren, ob das Entheften auch noch nachträglich mit dem "Scanmodul Next" möglich ist, z.B. indem man das falsch geheftete Dokument mit Hilfe des Tools nochmal anzeigen lassen und entheften kann

Ich habe keine Idee, wie diese Funktion des nachträglichen Entheftens gedacht ist

[#17]

Guten Tag in die Runde,

wir haben das Thema "Nachträgliches Entheften" noch einmal genauer untersucht.

Es funktioniert bei allen Beständen nur nicht, wenn die Belegfreigabe der DATEV in DUO aktiviert ist.

siehe auch:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1022552

D.h. bitte testen die Funktion an beständen ohne Belegfreigabe.

Hoffe die DATEV eG wird hier bald Abhilfe schaffen, so dass wir es auch auf alle Bestände wieder anwenden können.

Wir die KUHN IT haben viel gelernt in den letzten Tagen, hierfür noch mal Danke an alle Autoren im Blog. 

Die Umsetzung der Wünsche ist nahezu zu 100% erfüllt.

Nur der Preis wird so bleiben. Hier können wir aktuell nichts drehen.

Ganz herzliche Grüße und Danke in die Runde

Thilo Kuhn

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Das ist die Lösung, ohne Belegfreigabe geht es.

Habe mal 4x ein Testdokument importiert, und zusammengeheftet, 1 Dokument

mit dann 4 Seiten

Nach der Übertragung ist das Dokument geheftet zu sehen mit einer Klammer versehen

Nun kann man es wieder entheften und neu heften, wenn etwas falsch gelaufen ist.

Gute Funktion, wenn etwas beim Scannen schlief gelaufen ist, man muss nicht neu scannen

und hochladen!!!

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@eliansawatzki  schrieb:

Kann denn schon jemand bestätigen, dass mehrseitige Belege, bei Nicht-Trennung der Belege im Tool selbst, mit „Büroklammer-Symbol“ in Belege online ankommen und dort bzw. im ReWe entheftet werden können?

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Ja, funktioniert so...

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@DP_AS Danke für's testen. 

Konnten Sie evtl. die Entheftung in KaRewe auch schon checken? 

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Nein, dass konnte ich bisher nicht testen.

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Hallo @oliverstippe ,

die Entheftung funktioniert dort auch.

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Der Schalter befindet sich im Adminbereich, DUO Profil, unter PlugIn System bei

Mandantenauswahl, neben dem nachträglichen Entheften.

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danke, @DP_AS 

... habe den Schalter gestern auch noch entdeckt 

... und habe gleich 'geschaltet' 😉

[#25]

>>

und wie ich möglichst direkt zum Scanziel springen kann, also z.B. nach DUO zum ersten gescannten und hochgeladenen Dokument,

>>

Nun geht auch das:

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@DP_AS schrieb: Nun geht auch das:

ja, tatsächlich, und ziemlich ungewohnt für Datev-Benutzer, werden Ideen sehr schnell umgesetzt oder Programm-Fehler behoben 

ja ist denn schon Weihnachten ? 🤔

Eigentlich bleiben kaum noch Wünsche offen

Und eigentlich wollte ich niemandem verraten, dass mir der Begriff "Stapel-Indexierung" nichts sagt 

Ich hoffe bloß, dass diese Funktion nicht "auf dem Index" landet und dass ich alt genug (oder jung genug) bin, um sie anwenden zu dürfen 😎 

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@Fassungsloser  schrieb:

ja ist denn schon Weihnachten ? 🤔

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Nee, erst in 100 Tagen 😀

Aber mal im Ernst, die Kuhn IT scheint mitzulesen und sinnvolle Funktionen

recht schnell umzusetzen, 👍 dafür, die Updatepolitik und der Support stimmen aus meiner Sicht.

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Auch mal im Ernst:

Sie arbeiten doch bei Kuhn-IT, oder täuscht mich mein Eindruck? Oder woher wissen Sie wenige Sekunden nachdem es eine neue Programmfunktion gibt davon und informieren äußerst detailliert hier in der Community.

Ihre Anmeldung in der Community zeitgleich mit den auftauchenden Fragen  zum „Scanmodul-Next“ und ihre innerhalb der Community ausschließliche Hingabe für diese Thema festigen meinen Eindruck.

Kein Vorwurf, keine Kritik… nur eine Frage…

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@Fassungsloser schrieb: 

wollte ich niemandem verraten, dass mir der Begriff "Stapel-Indexierung" nichts sagt

wahrscheinlich kann man die eingescannten Dokumente eines Stapels individuell mit einem Präfix und einer fortlaufenden Zahl benennen

aber "glauben" heißt "nicht wissen" 😄

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Auch zurück im Ernst, nein, wir sind aus Berlin, ich habe gerade keine Ahnung, wo

die Kuhn IT ihren Sitz hat.

Aufgrund meiner Anfragen an den Support wurde ich vorab über das anstehende Update

informiert, war aber auch im ChangeLog vorab schon zu sehen.

Wir testen gerade das Produkt, benötigen ja demnächst ne brauchbare Lösung und ich

wollte nur aufgekommene Fragen, die wir bereits durch unsere Tests geklärt haben, hier beantworten.

Wir haben eigene IT Leute im Haus, die drehen gerade das Produkt mal richtig auf links und testen

es bezüglich unserer Bedürfnisse, LAN Anbindung etc. war auch hier nen riesen Thema.

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@eliansawatzki  schrieb:

Ihre Anmeldung in der Community zeitgleich mit den auftauchenden Fragen  zum „Scanmodul-Next“ und ihre innerhalb der Community ausschließliche Hingabe für diese Thema festigen meinen Eindruck.

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Das stimmt!!!

Die Anmeldung erfolgte recht zeitgleich, wobei es um Feedback beim Testen ging, schaue aber schon länger nach

Möglichkeiten zur Ablösung vom Datev ScanModul.

>> Hingabe für dieses Thema:

Ja, für mich / uns sind die bereits in der Community genannten Lösungswege / Programme so nicht

pratikabel, für jeden Mandanten / Belegtyp / einseitig / mehrseitig einen eigenen Button, sorry, dass

ist irre. Und dann noch auf jedem Rechner das Spielchen, da machen wir hier im Haus nichts anders mehr.

Was macht man in den genannten Lösungen, wenn der Mandant der Meinung ist, er legt einen neuen Belegtyp

an, dann schwärmen hier alle aus und updaten x Rechner???, No Way, sorry

Kein Vorwurf, keine Kritik… nur eine Frage…

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Ich habe grundsätzlich nichts gegen Kritik, hilft ja womöglich beiden Seiten, alles gut.