Damit die Sachkonten in DATEV Unternehmen online (Bearbeitungsform erweitert) korrekt zugeordnet werden, empfehle ich folgende Vorgehensweise:
- Kompletten Export durchführen - im Bereich - "Buchungsinformationen übergeben"
Nicht nur geänderte Buchungsstapel exportieren, sondern die Option „alle Buchungsstapel exportieren“ wählen. - Reihenfolge beachten:
Zuerst Buchungsinformationen zurückschreiben → danach Belege in DUo hochladen und in DUo bearbeiten.
Damit die KI bzw. der Buchungsassistent in DUo die Buchungsinformationen korrekt auswerten und für die Sachkontenzuordnung nutzen kann, ist es wichtig, dass zunächst alle Buchungsinformationen vollständig zurückgeschrieben werden – also über die Option „alle Buchungsstapel exportieren“. Erst danach sollten die Belege hochgeladen und bearbeitet werden.
Warum?
Die KI bzw. der Buchungsassistent kann Belege nur dann richtig mit Sachkonten verknüpfen, wenn sie auf aktuelle und vollständige Buchungsinformationen zugreifen kann. Wird diese Reihenfolge nicht eingehalten, kann es zu fehlerhaften oder fehlenden Kontenzuordnungen kommen.
In DATEV-Seminaren, aber auch im Hilfe-Center, wird diese Reihenfolge ausdrücklich empfohlen, um Fehler bei der Kontenzuordnung zu vermeiden.
Falls das Hochladen der Belege zu einem früheren Zeitpunkt noch nicht möglich ist, empfiehlt es sich, zunächst die Buchungen im Rechnungswesen durchzuführen, dann die Buchungsinformationen an DUO zurückzuschreiben und erst danach die Belege hochzuladen und zu bearbeiten.
Auch dieses Vorgehen kann dazu beitragen, die Fehlerquote bei der automatischen Kontenzuordnung deutlich zu reduzieren.
Mit der Zeit (nach mehreren Buchungsvorgängen und Rückschreibungen) – wenn das System auf ausreichende, korrekte Buchungsdaten zurückgreifen kann – ist die strikte Einhaltung dieser Reihenfolge weniger entscheidend. Die KI hat dann die nötigen Zuordnungen „gelernt“ und kann auch bei späteren Belegen korrekt zuordnen, selbst wenn die Schritte nicht mehr strikt nacheinander ausgeführt werden.
- Rückschreiben ggf. wiederholen
Die KI bzw. der Buchungsassistent benötigt unter Umständen mehrere Buchungsvorgänge und Rückschreibungen, um die korrekten Kontenzuordnungen dauerhaft zu übernehmen. Wenn also nach dem ersten Rückschreiben noch keine passenden Sachkonten vorgeschlagen werden, sollte der Vorgang erneut angestoßen werden.
Und selbst wenn die Option „Buchungsinformationen übergeben“ bereits aktiv ist, empfiehlt es sich in solchen Fällen, die Übergabe ein paar Mal manuell anzustoßen, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt verarbeitet wurden.
Ich habe die oben beschriebene Vorgehensweise selbst bei mehreren Mandanten durchgeführt – aber auch bei der Firma, in der ich selbst die Buchhaltung erstelle (sozusagen ein selbstbuchender Mandant 😄). Die Fehlerquote beim Buchungsassistenten ist mittlerweile minimal, und in etwa 97 % der Fälle werden die korrekten Sachkonten zugeordnet – sowohl bezogen auf die jeweiligen Lieferanten als auch auf die passenden Konten.
Und ich kann bestätigen: Die Reihenfolge (erst buchen bzw. zurückschreiben, dann hochladen und bearbeiten) muss nicht mehr streng beachtet werden – insbesondere bei wiederkehrenden Sachverhalten, also z. B. regelmäßig eingehenden Rechnungen desselben Lieferanten oder Debitors.
- Aufteilung bei Rechnungen auf mehrere Konten
Allerdings ist es derzeit tatsächlich so: Bei Rechnungen, die auf mehrere Sachkonten aufgesplittet werden müssen, ist eine automatische Aufteilung – weder in DATEV Unternehmen online noch in DATEV Rechnungswesen – möglich. Eine manuelle Splittbuchung ist demnach (noch) in beiden Systemen erforderlich - Browser nutzen
Nur noch ein kleiner Hinweis – ihr macht das wahrscheinlich ohnehin schon 😊:
Bitte möglichst aktuelle Browser wie Google Chrome oder Microsoft Edge verwenden.
Viele Grüße
DigiBooks Consulting🤓
