Hallo,
damit besser nachvollziehbar wird, warum der Aufwand bei uns heute so stark gestiegen ist, möchte ich den früheren Ablauf in PISA und den heutigen in DUO noch einmal konkret gegenüberstellen. Zusätzlich erläutere ich auch die Schwierigkeiten, die inzwischen beim Steuerberater entstehen.
So lief der Prozess früher in ETL PISA ab:
Wir mussten auch damals die Eingangsrechnungen aus verschiedenen E-Mail-Konten, Portalen oder Dienstleisterbereichen herunterladen. Dieser Punkt hat sich nicht verändert.Der große Unterschied kam danach. PISA hat den gesamten PayPal-Prozess übernommen. Mit einem Klick auf den PayPal-Button wurden alle PayPal-Umsätze automatisch abgerufen und wie ein Bankkonto angezeigt.
PISA hat außerdem rund 80 Prozent der PayPal-Belege automatisch den jeweiligen Umsätzen zugeordnet. Dadurch waren die meisten Buchungen sofort erledigt, nur ein kleiner Teil musste manuell geprüft werden.
Wir konnten jederzeit sehen, ob zu einer Zahlung ein Beleg vorhanden ist oder ob etwas fehlt.
Belege, Zahlungen und Archiv waren vollständig miteinander verknüpft, übersichtlich und jederzeit einsehbar.
Unser gesamter Monatsprozess war dadurch innerhalb eines Tages abgeschlossen, ohne Zusatzsoftware und ohne zusätzlichen Aufwand.
Heute in DATEV DUO sieht der Ablauf völlig anders aus:
Die Eingangsrechnungen müssen wir weiterhin mühsam aus verschiedenen Quellen zusammensuchen. Der entscheidende Kontrollschritt fehlt jedoch völlig, weil DUO keine PayPal-Umsätze anzeigt.
Wir können nicht erkennen, ob zu einer PayPal-Zahlung ein Beleg existiert.
Um dies überhaupt prüfen zu können, müssen wir aktuell 376 Seiten PayPal-Transaktionen manuell durchsuchen. Auf einer PayPal-Seite stehen etwa 25 bis 30 Transaktionen. Damit sprechen wir von ungefähr 9.000 bis 11.000 einzelnen PayPal-Umsätzen, die wir jeden Monat kontrollieren müssen.
In DUO muss jeder Beleg einzeln gesucht werden, da nicht ersichtlich ist, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört.
Die automatische Zuordnung, die PISA zu 80 Prozent korrekt erledigt hat, existiert in DUO gar nicht.
Die automatische Archivierung der PayPal-Ausgangsrechnungen gibt es ebenfalls nicht mehr. Wir mussten deshalb ein zusätzliches Archivsystem anschaffen, das monatliche Kosten verursacht.
Durch die vielen zusätzlichen Arbeitsschritte benötigen wir heute 4-5 statt einem einzigen Tag. Auch der Personalaufwand ist erheblich gestiegen.
Zusätzlich entsteht ein weiteres Problem beim Steuerberater:
Beim Abruf der PayPal-Daten erhält der Steuerberater häufig nur Beträge, aber kaum weitere Informationen wie Händlernamen, Firmen oder Verwendungszwecke.
Dadurch bekommen wir regelmäßig seitenlange Listen voller PayPal-Buchungen, bei denen niemand erkennen kann, wozu sie gehören.
Wir müssen dann erneut hunderte bis tausende PayPal-Umsätze exportieren und alles manuell vergleichen, nachrechnen und zuordnen.
Im Anschluss müssen wir dem Steuerberater jeden einzelnen Posten erklären, meist in langen E-Mails. Dieser zusätzliche Aufwand wiederholt sich ständig und verursacht sowohl bei uns als auch beim Steuerberater enorme Mehrarbeit.
Warum das alles für uns so problematisch ist:
Früher mussten wir die Belege zwar auch sammeln, aber PISA hat automatisch 80 Prozent korrekt zugeordnet und wir konnten den Rest sofort kontrollieren. Der gesamte Prozess war übersichtlich, schnell und vollständig in einem System erledigt.
Heute ist dieser Kontrollschritt nicht mehr möglich, weil die PayPal-Umsätze in DUO unsichtbar sind. Der gesamte Workflow ist dadurch viel komplizierter, viel zeitintensiver, deutlich fehleranfälliger und erheblich kostenintensiver geworden. Dazu kommen die zusätzlichen Kosten für ein externes Archiv und mögliche weitere Programme sowie deutlich höhere Personalkosten.
