HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

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@seb_ms ,

es scheint doch etwas in Richtung Automatisierung zu geben

... jedenfalls wirbt Brother beim Modell ADS-2800W, das bei uns auf einigen Schreibtischen 'abhängt', mit Folgendem :

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Brother Solutions Interface (BSI)
Beim BSI handelt es sich um eine offene Schnittstelle zur Integrierung von kundenspezifischen Lösungen oder Workflows. Durch die Anpassung der Benutzeroberfläche können Arbeitsabläufe vereinfacht und die Produktivität gesteigert werden.

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... klingt interessant für mich...

... muss diesem Thema mal bei nächster Gelegenheit nachgehen

.... lasse mich aber auch gern beim Testen rechts 'überholen' 😉

Nachtrag:

https://www.brother.eu/-/media/pdf/de/bsi-handout.pdf?la=de-de&rev=da6b804d99184b0e9e50347ecff6df3a&hash=2C00E47FC3786030EC9C83B0C108B11713E063D7

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@mrgonzo  schrieb:

Da sind wir mindestens schon zu zweit... 😁

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nein, schon zu dritt! 

Ich arbeite auch sehr gern mit den  Brother Tools!

Auf jeden Fall ist die  Ergänzung durch @seb_ms der Erstausgabe von @metalposaunist "Kapitel 1" echt klasse!

Danke nochmal @seb_ms!

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Nachtrag (Auszug aus dem Chat mit dem Brother-Support): 

😅

.. und der Chat ging munter weiter mit einem offensichtlich Ahnungslosen ... 😄

.. oder war es ein Bot

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Hallo Daniel @metalposaunist 

ich hatte zum Thema Scannen etc. einen Thread erstellt:

https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Scanner-nutzen-und-mehrseitiges-PDF-aufteilen/m-p/217701/highlight/true#M32379

Dort hatte man mir dann einen Link zu diesem Thread eingestellt.

OK nun bin ich hier. Habe auch einen Brother. Aber den ADS-2400N. Aber der ist ja auch im Netz und hat wohl nur kein Display. Ich bin jetzt leider kein DATEV Anwender. Ich eruiere das aktuell als Vorbereitung auf den neuen Job meiner Frau. Sie  ist noch im StB und wechselt zu einer Firma und übernimmt dort die ganze Buchhaltung.

Dort wird sie aber mit DATEV arbeiten. Ich habe jetzt versucht deine Erklärungen zu verstehen. Natürlich fehlt mir jetzt das Wissen, was z.B.  Belegtyp und Heften etc. ist.

Vielleicht kann ich es eher zu Fuß erklären.

Wenn sie aus der Niederlassung x z.B. 60 Rechnungen hat (insg. 80 Seiten), dann soll sie die 80 Seiten in den Scanner legen und der scannt das Ratz-Fatz als eine PDF ein. im Nächsten Schritt soll die RE im DATEV gebucht werden. Dafür müssen die Belege ja erst mal hochgeladen werden. Nun ist es eine gr. Datei.

Kann man nun im DATEV diese Datei "zwerpflücken" (physisch!) um dann 60 Buchungen inkl. Beleg durchzuführen? Oder muss ich vorher (außerhalb DATEV) die Datei in Einzeldateien splitten?

Aus deinem Text verstehe ich das so, also würde dort jede RE einzeln in den Scanner gelegt und gescannt. Das würde  in meinem Fall ja zu 60x einlegen und auf den Scann Knopf drücken führen.

Ggf. habe ich es aber auch falsch verstanden. Aber ich glaub du hast verstanden was mein Ziel ist:

1) alle Dokumente in einem Rutsch scannen

2) dann die Buchungen im DATEV duchführen können.

Danke für deine Antwort an einen nicht DATEV Anwender.... 🙂

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Einfach als Einzelseiten scannen und nicht alles in einen Klumpen. So rum, ist´s besser. Zwei- oder Mehrseitige können später noch geheftet werden.

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@Vocaris1  schrieb:

Vielleicht kann ich es eher zu Fuß erklären.

Wenn sie aus der Niederlassung x z.B. 60 Rechnungen hat (insg. 80 Seiten), dann soll sie die 80 Seiten in den Scanner legen und der scannt das Ratz-Fatz als eine PDF ein.

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Dicker Fehler! Der Scan muss dann Einzeldateien fertigen.

Das heißt:

• Scan vorne und hinten
• Leerseiten löschen
• Jede Seite eine Datei

Diese dann 80 Seiten müssen in datev hochgeladen werden und dann beim buchen entsprechend geheftet werden wenn die Seiten zusammengehören.

Die Scaneinstellungen kann man in der Regel so hinterlegen.

Ansonsten klebt an jeder Buchung die Verlinkung zu einer 80-Seiten-pdf. Irgendwie nicht so toll.

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@renek  Also das das 80 Seiten Ding nicht hoch geht ist klar.  Es hätte ja sein können, dass die DATEV beim Zordnen der Seite 7&8 (aus dem 80 Seiten PDF) zum Buchungssatz X diese beiden Seiten extrahiert und physich zuordnen.

Mahl ehrlich. Das wär mal ein Zeitersparnis! Einen Klumpen (geordnet einscannen) und dann bei der Sichtung markieren und als "den Buchungsbelege" definieren. Das Quell PDF hat dann nur noch 78 Seiten usw. Aber nun gut. Ist halt alle seine Philosophifrage.

Der Ansatz mit den Worksflows ( weiter oben im Thread) ist soweit OK. Gefällt mir nicht ganz. Aber gut. Muss man sich dran gewöhnen, dass man seine RE erst einmal nach Eingangs und Ausgangsrechnungen sortiert (das macht natrülcih erstmal vollkommenen Sinn) und dann in drei Pakete: 1) Einseitige 2) Doppelseitige 3) Mehrseitige

Bei letzterem müsste man pro RE dann Hand anlegen. Oder hier mit einem T-Page arbeiten. Aber das kann iPrint leider nicht.

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Zusammengefasste Scans (zu einer großen PDF) können auch mit dem Dokumentenkorb "ratz-fatz" in wenigen Augenblicken in Einzel-Seiten aufgesplittet werden.

Anschließend müssen mehrseitige Dokumente dann aber wieder vor dem Hochladen geheftet werden.

... aber der Mandant hat dann sehr wenig Arbeit

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@vogtsburger Mit "Dokumentenkorb" ist "etwas" im Datev gemeint? (sorry kenne ja leider die Software nicht).

Bedeutet, dort ist dann das 80 Seitige Dokument und ich sehe z.B. alle Seiten als Miniansicht, so dass ich sie erkennen kann und dann kann ich mit einer "Schere" Markierungen setze und per Knopfdruck die 80 Seiten in z.B. 60 Dokumente aufteilen und diese dann zum Buchen verwenden?

Wenn das geht wäre das prima. Das war nämlich meine Ansatz für die Vorarbeit auf dem heimischen PC mittels eines passenden Cut & Merge Programms. Habe aber kein einziges gefunden das das kann. Alsu C&M können ja alle. Aber nur "jede Seite" oder "nach jeder ungeraden" oder ich muss in einem Dialog die Seiten mitgeben. Also also nicht das was ich brauche. Nur das Onlinetool PDF2GO kann das. Damit geht das perfekt.

https://www.pdf2go.com/de/pdf-teilen

Aber ich möchte kein Onlinetool und meine ganzen RE zuerst irgendwo hochladen.

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... habe nicht 'recherchiert', wie Ihre Gegebenheiten, Anforderungen und Wünsche sind.

Ich sehe das aus der Sicht einer Kanzlei, die einzelne Riesen-PDFs mit vielen Seiten erhält (was häufig vorkommt).

Wir machen dann jeweils einen Klick im Dokumentenkorb zum Trennen in Einzelseiten, heften die mehrseitigen Belege wieder mit jeweils einem Klick zusammen und übertragen die 'mundgerechten' Belege nach "Unternehmen Online".

Wenn Sie Mandant sind und 'nur' selbst eingescannte Belege hochladen wollen, ist der "Dokumentenkorb" für Sie keine Alternative

[#11]

@metalposaunist 
Kann es sein, dass der Brother ADS-2400N (im LAN angeschlossen) mit NAPS2 nicht funktioniert?

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Kann man nicht den Scanner so einstellen, 

dass automatisch aus jeder gescannten Seite eine Datei (Tiff oder PDF) erstellt wird => diese 80 Dateien ins Unternehmen Online hochladen und dort nach Zusammengehörigkeit heften - als quasi Ersatz für den DATEV Dokumentenkorb.

Wie schon in einem der vorherigen Beiträge erwähnt, kommt das im Praxisalltag sehr häufig vor, dass man einen Scanhaufen vom Mandanten erhält. Somit finde ich die Idee, direkt beim Buchen die Belege zu trennen schon eigentlich revolutionär und sollte als Idee von der DATEV aufgenommen werden.

MfG

Marnie Depke

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@Vocaris1 schrieb:

@metalposaunist 
Kann es sein, dass der Brother ADS-2400N (im LAN angeschlossen) mit NAPS2 nicht funktioniert?

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Nicht getestet. Kann ich mir aber nicht vorstellen, weil NAPS2 auch nur auf die in Windows hinterlegten / installierten Scanner via TWAIN oder WIA zugreift. Kann man also unter Windows > Systemsteuerung > Geräte & Drucker > Scanner > Rechtsklick nicht scannen kann es auch NAPS2 nicht. 

@Vocaris1: Was Du möchtest, erfordert technisch sehr viel KnowHow bzw. auch Software. Woher soll der Scanner (außer wenn man T-Pages nutzt) erkennen, was Rechnungseingang, Ausgang und Co. ist? Der Scanner an sich ist ein dummes Gerät und digitalisiert einfach Papier. That's it. Also muss man entweder als Mensch dem Scanner durch die Belegtypen sagen, was was ist oder wenn man 80 Seiten einfach kreuz und quer in den Scanner legen will, muss die Texterkennung ja entscheiden, welche Seiten zu welchen Beleg gehören, automatisch trennen und heften und nach Belegtypen unterscheiden. Da ich ein Ordnungsfanatiker bin, finde ich meinen Workflow ganz gut - sicherlich nicht schön aber wer Chaos in sein Leben lässt ... 

Du kannst Dich ja mal bei @ManfredLener melden. Der kann Dir deine Lösung wie gewünscht bieten. Kostet aber extra und seine Lösung arbeitet DUO nur zu; sind also extra Kosten on top, falls das wichtig ist. 

Und der 2400N ist das kleinste Scangerät, von dem Du Funktionen wie von einem Canon SF400 für >1000€ erwartest.  

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@metalposaunist  schrieb:

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@Vocaris1 schrieb:

@metalposaunist 
Kann es sein, dass der Brother ADS-2400N (im LAN angeschlossen) mit NAPS2 nicht funktioniert?

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Nicht getestet. Kann ich mir aber nicht vorstellen, weil NAPS2 auch nur auf die in Windows hinterlegten / installierten Scanner via TWAIN oder WIA zugreift. Kann man also unter Windows > Systemsteuerung > Geräte & Drucker > Scanner > Rechtsklick nicht scannen kann es auch NAPS2 nicht. 

Doch das geht ja. Deshalb wunder ich mich ja. Den Scanner kann ich auch auswählen im Profil. Aber beim Start tut sich nix...

und es kommt dann:

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@Vocaris1: Was Du möchtest, erfordert technisch sehr viel KnowHow bzw. auch Software. Woher soll der Scanner (außer wenn man T-Pages nutzt) erkennen, was Rechnungseingang, Ausgang und Co. ist? Der Scanner an sich ist ein dummes Gerät und digitalisiert einfach Papier. That's it. Also muss man entweder als Mensch dem Scanner durch die Belegtypen sagen, was was ist oder wenn man 80 Seiten einfach kreuz und quer in den Scanner legen will, muss die Texterkennung ja entscheiden, welche Seiten zu welchen Beleg gehören, automatisch trennen und heften und nach Belegtypen unterscheiden. Da ich ein Ordnungsfanatiker bin, finde ich meinen Workflow ganz gut - sicherlich nicht schön aber wer Chaos in sein Leben lässt ... 

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Das ist ggf. was falsch bei dir angekommen. Klar kann er das nicht. Das war auch nicht Anforderung. Meine Beschreibungen gehen in eine ganz andere Richtung. Schnell massig einscannen und danach "Hand" anlegen. Und das einfach. Entweder lokal (vor Datev) mittels eines C&M Tools, dass wie PDF2Go arbeitet oder der Vorschlag, dass man beim Buchen in DATEV sich aus einer Quelldatei (Dokumenteneingang) die Seiten in die Buchung holt, die man in der großen Datei ausgewählt hat. Das ist technisch kein großes Kunststück. Ist in PDF Tool Sprache halt das Extrahieren von n Seiten aus einem PDF. Aber nun gut.. Ich habe mit den gegeben Mitteln nun Lösungsoptionen die an die 80% gehen. Das sollte reichen.

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@Vocaris1 schrieb:

Doch das geht ja. Deshalb wunder ich mich ja.

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Weil Windows hier intern ggf. mit WIA scannt und daher eine Verbindung besteht. Via TWAIN wohl aber nicht. Also andersrum: wenn das DATEV ScanModul nicht scannt, macht es NAPS2 auch nicht via TWAIN. 

Oder stelle NAPS2 auf WIA statt TWAIN um. Bei der Installation der TWAIN Treiber im Assistenten per LAN auch die richtige IP zugewiesen? 

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@Vocaris1 schrieb:

Schnell massig einscannen und danach "Hand" anlegen.

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Kann man auch aber wenn man dem Scanner beim Scan schon sagen kann, was es ist - warum nicht tun? Scannen muss man so oder so also warum nachher von Hand die Belege so bearbeiten, als wenn man dem Scanner beim Scan das alles schon mitgeteilt hat? Darum geht's ja: Vermeiden von jeglicher manueller Bearbeitung hinterher. 

Wenn es nur darum geht, kannst Du auch das ScanModul nutzen und später von Hand heften. Arbeit für ...  

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@metalposaunist  schrieb:

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@Vocaris1 schrieb:

Doch das geht ja. Deshalb wunder ich mich ja.

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Weil Windows hier intern ggf. mit WIA scannt und daher eine Verbindung besteht. Via TWAIN wohl aber nicht. Also andersrum: wenn das DATEV ScanModul nicht scannt, macht es NAPS2 auch nicht via TWAIN. 

Oder stelle NAPS2 auf WIA statt TWAIN um. Bei der Installation der TWAIN Treiber im Assistenten per LAN auch die richtige IP zugewiesen? 

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Im Windows Treiberpaket für den Scanner gibt es keinen separaten TWAIN Treiber, so wie z.B. für den MAC. Zumindest wird keiner bei Brother auf der HP angeboten.. Hätte nun gedacht, dass der integriert ist. Habe noch einen Brother MF Drucker LC1220. Wenn ich den im Profil einbinde und auf Scannen gehe, kommt direkt das Scan Pop Up, was man auch unter Systemsteuerung=> Drucker.... bekommt.
Im Profil NAPS2 wird auch der Scanner mit führendem TW angezeigt. Problem muss irgendwo anders liegen. Sicherlich lokal bei mir.

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@Vocaris1 schrieb:

Hätte nun gedacht, dass der integriert ist. Habe noch einen Brother MF Drucker LC1220.

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Jedes Brother Gerät braucht seine eigenen TWAIN Treiber. Nicht mal der TWAIN Treiber vom ADS-2600 passt für den 2600We. Der Treiber ist dann im Komplettpaket enthalten. Aber man müsste bei der Installation auswählen können, was man will. Dann kann man bis auf die Scanfunktionalität alles abhaken. 

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@mdberlin Das ist ja das was ich geschrieben habe. In den Scaneinstellungen einfach hinterlegen. Kenne zwar diesen Scanner nicht. Unserer Dokumentenscanner kann das zumindest....

@Vocaris1 ich gehe davon aus, dass Sie die Scans in einem Ordner auf dem Server/PC einscannen und von dort zB mittels Belegtransfer zur Datev verschieben/hochladen. Da spielt es keine Rolle ob Sie eine große Datei oder mehrere kleinere Dateien hochladen. Zeitaufwand ist nahezu identisch. Daher ist das die - für Leute ohne Dokumentenkorb - die bessere Entscheidung (aus meiner Sicht).

Und nein, die Datev kann das nicht selbst trennen beim buchen. Wo kommen wir denn da hin 😄 Wünschenswert? Vielleicht, ich persönlich brauch das nicht wirklich.

Unterschied beim buchen: Hat man einzelne Rechnungen kann man diese natürlich einzeln buchen und kann auch mal - wenn was wichtiges dazwischen kommt - das buchen beenden, ohne das Buchungen oder offene Belege verloren gehen. Bucht man mit nur 1 Datei geht das nicht. Denn dann muss ich eine Aufteilungsbuchung starten (was man eigentlich auch nicht bei unterschiedlichen Kreditoren macht) und kann zwischendrin nicht aufhören. Das hätte nämlich den Nachteil, dass die Buchung abgebrochen werden muss und alle bisherigen Buchungen verschwinden. Der Beleg mit den 80 Seiten muss also komplett neu begonnen werden. zudem muss man bei Eingabefehlern (Datev erkennt schließlich nicht alles zu 100%) umständlicher suchen. Alternative: nur Beleg 1 buchen und dann mittels Buchung kopieren den nächsten beinhalteten Beleg usw...

Dickster bisher unberücksichtigter Punkt dabei: Viel Spaß beim suchen des korrekten Beleges bei Prüfungen! Hier müssen Sie zwangsläufig immer das gesamte Dokument durchforsten.

Hoffe Ihnen einen Einblick in die Vor- und Nachteile gegeben zu haben.

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@renek 

Auch Sie habe mich falsch verstanden. Natürlich kann uns soll die DATEV nicht meine Belege autom. trennen. Ich meinte damit die DATEV Software sollte mir diese Möglichkeit bieten. Ich kenne ja wie bereits beschrieben die Anwendung, wie sie der FiBu SB nutz nicht. Und auch machen Wordings sind mir hier nicht geläufig. Wie z.B. "das Heften". Aber ich glaube ich habe das wie folgt verstanden. Nehmen wir wieder meine 80 Seiten Papier. Dort sind insg. 60 Rechnungen enthalten. 1seitige, 2 seitige und n-seitige. Wenn ich dieses "Paket" scanne und nach jeder Seite trenne und das Paket dann mittels Belegtransfer in den Dokumentekorb transferieren lasse liegen dort dann 80 Seiten. Diese Seiten kann ich mir mittels "Mini Vorschau" alle nebeneinander und untereinander anzeigen lassen. Wenn ich nun buchen will "hefte" ich die Seiten zusammen, die zu einer RE gehören. Dieses "geheftete" Paket hänge ich dann an die Buchung. So habe ich das jetzt zumindest verstanden.

Mein Ansatz war anders. Ich habe 1 Dokument aus 80 Seiten, was mittels Belegtransfer hochgeladen wurde. Nun möchte ich das gleiche machen. Aber quasi anders herum. Ich mach aus der einen Datei halt 60 (die 60 Rechnungen) und das auch während des Buchens.

Es ist hier immer die Frage was der Kunde/Mandat bei sich lokal haben will.. Wenn für ihn das DATEV Systeme seine primäre und auch einzige Datenablage ist, kann man das mit den einzelnen Seiten machen. Wenn man aber bei sich in der Firma die Rechnungen etc. ebenfalls ablegen will und dies nach einem Ablagesystem, dann müssen die RE schon vor dem Belegtransfer sauber getrennt sein. Sonst arbeitet man doppelt.

Im letzten Fall lägen die RE nach den Datentransfer genau als je eine RE Dokument auf dem Datenserver. Ein Heften wäre somit nicht mehr notwendig.

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@metalposaunist 

Mittels WIA kann keine Duplex Einlesen verwendet werden. Somit scheidet das aus.

Der beim Treiberpaket Win 10 x64 verwendete TWAIN Treiber klappt auf jeden Fall nicht und bei Brother finde ich für den ADS-2400N keinen separaten Twain Treiber. Wenn man mit der Win Scan App scannt, hat man ja 2 Scanner zur Verfügung 1x WIA und 1x TWAIN. Im Twain Verfahren klappt es auch da nicht. Also schließe ich ein Problem bei NAPS2 aus.

Bei der Paket Installation von Brother kommt auch keine Abfrage zum an- oder abwählen von Treibern oder sonstigem. Nun gut. Muss ich wohl mit leben.

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Hallo @Vocaris1 ,

ich hab Sie schon verstanden. Das Problem ist, dass das was Sie wollen nicht geht, weil das entsprechende Tool zum hochladen der Belege "dumm" ist. Es lädt hoch - mehr nicht. Und auf dem Server selbst geht das eben auch nicht. Es ist sozusagen nur ein pdf-Viewer und kein pdf-Editor integriert. Letzter böte natürlich noch viel mehr Möglichkeiten - zB nachträgliche Notizen die bei späteren Prüfungen vielleicht interessant wären...

Das Trennen muss der Scanner bzw dessen Software übernehmen. Dazu eignen sich Dokumentenscanner wie Fujitsu ScanSnap, Brother ADS oder vergleichbare.

Der Begriff heften ist bei Datev gewählt, weil man einzelne Dokumente mittels Büroklammer zu einem Stapel zusammen heftet. Entheften löst den Stapel wieder auf. Was die normale Dokumentenanzeige beim digitalen Belegebuchen nicht kann, ist eine mehrseitige Datei in mehrere Einzeldateien aufzulösen. Das entspräche dann einer Klammer (Tacker) die nicht gelöst werden kann.

Warum gibt es jetzt eigentlich das heften? Ganz einfach. Jede Buchung erhält im Feld Digitaler Beleg einen eindeutigen Link. Das ist ein langer Zahlen/Buchstaben-Code der dem System sag, wo auf dem zentralen Server eine Datei abgelegt wurde und wie diese heißt. In diesem Feld passt aber nur dieser eine Code. Also wurde das heften erfunden. Hier wird das Link der Heftung hinterlegt. Die Heftung wiederum enthält die Links der einzelnen zusammengehefteten Dateien. So können dann mehrere Dateien mit nur einer Buchung verlinkt werden.

[#22]

Sehr schön erklärt 👌

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Hallo @renek ,

yeep. Danke. So habe ich mir das jetzt aus allem Input auch zusammengereimt. Ja der Belegtransfer ist "dumm". Das ist klar. Dennoch fände ich es gut, wenn die "Dokumentenverwaltung (Tool)" dem User das "Cutten" also zusammen stellen non 1:n Dokumenten ermöglicht.

Ich werde meiner Frau dann den Scanner wohl auf beidseitiges Stapelscannen inkl. Entfernung leerer Seiten einstellen inkl. "1 Dokument pro Seite". Das dann pro Apotheke und für die BT Eingangs-, Ausgangsrechnung und Sonstiges. Der Belegtransfer wird dann entsprechen der Lokalen Ordner <=> DATEV Ordner eingerichtet inkl. Zugangsüberwachung.

Zu: "Hier wird das Link der Heftung hinterlegt. Die Heftung wiederum enthält die Links der einzelnen zusammengehefteten Dateien. So können dann mehrere Dateien mit nur einer Buchung verlinkt werden." Das zeigt ja auch eindeutig, dass es bei einer Heftung von z.B. 3 einzelne Dateien nur um eine Metainfo handelt. Also eine digitale Klammer/Referenz, die Quelldateien auf dem DATEV Server bleiben bestehen. Also z.B. drei einzelne PDFs.
Ich werden mir heute mal die "Dokumentenverwaltung" praktisch angucken. Vorab Danke.

[#24]

Überdenken Sie nochmals Ihren angedachten Prozess:

Ausgangsrechnungen aus einer Apothekensoftware erst drucken und dann scannen?

Besser: Gleich als PDF für die Buchführung ausgeben und digital weiterverarbeiten.

Noch besser: Als Datensatz mit Belegbild übertragen.

[#25]

@eliansawatzki 🤣

Nein natürlich nicht. Aber auch hier gibt es noch "vereinzelt" Papierdokumente, die nicht per Faktura erstellt wurden. UND für den Belegtransfer müssen diese ja auch in den Ordner. Dort kommen sie aber nicht durch den Scanner sondern per D&D oder ggf. direkt durch die Rechungsstellung.

[#26]

Hier isser, der Life Hack für z.B. Ausgangsrechnungen aus einem Vorsystem ohne etwa zu drucken und anschließend zu scannen:

Vorbedingung:

• aktuelles Windows-System (andere OS ggf. sinngemäß)
• Zugriff auf Belege online per DATEV-Smartcard/Midentity oder SmartLogin 
• das Vorsystem lässt die Druckausgabe oder Druckkopie auf einen alternativen, logischen Drucker zu (manuell oder per Voreinstellung)

1. PDFcreator free, (oder Professional, Terminal Server, Server-Edition je nach Lizenzgeschmack und Anwendungsprofil)
   - Download, ... Installieren, Administratorrechte erforderlich!), ... Starten
2. - Menü Drucker, Drucker hinzufügen (einen neuen logischen Drucker mit neuem Namen erstellen, Administratorrechte erforderlich)
3. - Profileinstellungen dieses Druckers anpassen, so dass dieser Einzelseiten oder Einzeldruckjobs als PDF oder TIFF-Dateien mit automatischer Benennung ohne zusätzlichen Dialog in einen Ordner z.B. <Rechnungsausgang> "druckt".
4. - Im Programm/ Vorsystem, wo Ausgangsrechnungen erstellt und gedruckt werden, Druckauswahl pro Abrechnungszeitraum (Tag, Woche, ...) Monat oder Quartal und auszugebenden Belegtyp treffen.
   - auf diesen neu erstellten Drucker die Belege bzw. Kopien ausdrucken, so dass diese ohne weiteren Dialog im Ordner <Rechnungsausgang> landen.
5. - Erstellte Dateien je nach Belegtyp mit dem Belegtransfer oder Belegupload hochladen
     (ggf. auch vollautomatisch mit Belegtransfer im Überwachungsmodus)

4. und 5. je Abrechnungsperiode oder individuellem Zeitraum wiederholen. In kleinen Umgebungen mit ein paar Dutzend Belegen pro Monat ist das in deutlich weniger als 12 Klicks oder 1-2 Minuten erledigt. Papier- und Zeitverschwendung wird vermieden. 

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@JoergZielke  schrieb:

Hier isser, der Life Hack für z.B. Ausgangsrechnungen aus einem Vorsystem ohne etwa zu drucken und anschließend zu scannen:

Vorbedingung:

• aktuelles Windows-System (andere OS ggf. sinngemäß)
• Zugriff auf Belege online per DATEV-Smartcard/Midentity oder SmartLogin 
• das Vorsystem lässt die Druckausgabe oder Druckkopie auf einen alternativen, logischen Drucker zu (manuell oder per Voreinstellung)

1. PDFcreator free, (oder Professional, Terminal Server, Server-Edition je nach Lizenzgeschmack und Anwendungsprofil)
   - Download, ... Installieren, Administratorrechte erforderlich!), ... Starten

...

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Wissen Sie was der lifehack nicht kann: Briefpapier in den Hintergrund setzen, so als hätte man es darauf ausgedruckt. 😉

[#28]

falsch. PDF Creator kann Briefpapier. 

[#29]

In Bezug auf die Rechnungsschreibung von DATEV hatte ich genau dies bereits vor ca. 6 Jahren bereits angebracht.

Ein Kopie der Ausgangsrechnung wird ja in Rechnungsschreibung bereits als pdf in die DokVerw abgelegt, womit es ein einfaches wäre, eine weitere Kopie in den "überwachten" Ausgangsrechnungsordner anzulegen.

Bei Ausgabe der Printrechnung muss automatisch eine pdf für den Ausgangsrechnungsordner generiert werden, welche mit aktivierter "Überwachung" nach UO geht. 

Vielleicht habe ich das missverstanden, aber wollen Sie zunächst einen manuellen Rechnungsdruck und anschließend manuell eine pdf-Kopie nach Ausgangsrechnungen drucken oder geht das in einem Zug mit dem Druckbefehl für die Rechnung?

Denn nur so würde das Sinn machen, wenn dann Belegbilder der Ausgangsrechnungen gewünscht sind.

Diesbezüglich macht es die Rechnungsschreibung zwischenzeitlich sehr gut, in dem alle Rechnungen per Datensatz mit Belegbild nach Rechnungswesen übertragen werden können; der Umweg über UO entfällt.

[#30]

Oh, das ist dann praktisch. Wusste ich so noch nicht - okay, wir nutzen ja andere Software...

Danke