@deusex schrieb: Bezüglich der DSGVO sehe ich jetzt weniger Berührungspunkte, auch bezüglich der Qualifikation für rechtlich sauberes "belegersetzendes Scannen".
DSGVO
Ein Beispiel zur Erläuterung des Sachverhalts der DSGVO:
Schritt 1: Mandant erhält eine Rechnung seines Lieferanten mit personenbezogenen Daten
Schritt 2: Mandant will diesen Beleg archivieren - Verarbeitung im Sinne der DSGVO, die zulässig ist, da gesetzliche Verpflichtung
Schritt 3: Mandant will diesen Beleg bei einem Dienstleister archivieren => Dienstleister ist unstrittig Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO
Mandant nutzt DUO direkt über den Steuerberater => ist jetzt der Steuerberater Auftragsverarbeiter?
Oder gilt § 11 Absatz 2 Satz 2 StBerG (StB ist immer Verantwortlicher und nicht Auftragsverarbeiter) für alle Tätigkeiten eines Steuerberaters, also auch für klar gewerbliche Tätigkeiten (Belegarchivierung), die nichts mit den Vorbehaltsaufgaben zu tun haben?
Meines Erachtens sehr zweifelhaft.
Mandant nutzt DUO über MigMag => DATEV ist Auftragsverarbeiter, Mandant bleibt Verantwortlicher.
Der Zugriff des StB auf die Belege, die in der Verantwortung des Mandanten liegen, erfolgt im Rahmen der Erstellung der Fibu und der Erstellung des Jahresabschlusses => durch § 11 Absatz 2 Satz 2 StBerG definitiv abgedeckt.
Keine rechtlichen Zweifelsfragen zur DSGVO für den Steuerberater
@deusex schrieb: Vor ca. 8 Jahren hatte ich schon die meisten Bestände auf MigMag umgestellt, aber eine "Rolle rückwärts" gemacht, da ich durchweg negative Mandanten-Rückmeldungen erhielt, alle wieder zurückgestellt habe und heute kein einziges MigMag-Mandat mehr führe.
Kann ich verstehen. Vor 8 Jahren war "die Welt" aber noch etwas anders. Da gab es bei vielen Mandanten kaum digitale Belege, fast alles musste gescannt werden. Inzwischen sind bei vielen Mandanten viele Belege originär digital. DUO ist keine Leistung des Steuerberaters (mehr), sondern ein digitales Belegarchiv zur Einhaltung der seit 2014 geltenden GOBD. Der Mandant muss ein Belegarchiv vorhalten. Egal ob DUO, Lexoffice oder eine andere Lösung. Daher hat das nur noch bedingt etwas mit dem Steuerberater direkt zu tun.
@deusex schrieb: Die Belege liegen zwar im direkten Abrechnungsgeschäft mit dem Mandanten, der dieses jedoch wiederum nur in Verbindung mit dem Steuerberater und dessen Hauptberaternummer tätigen kann; der Steuerberater hat stets vollen Zugriff auf den gesamten Belegbestand und tritt damit u.U. in weitere Verantwortungen ein
Hinsichtlich MigMag und der Verantwortung verweise ich direkt auf die DATEV
Das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft - DATEV Hilfe-Center
Zitat:
"Auf Wunsch des Mitglieds und mit dessen schriftlicher Zustimmung schließt DATEV direkt Verträge mit dem Mandanten. Dadurch entsteht zwischen dem Mandanten und DATEV eine direkte Geschäftsbeziehung. Der Mandant kann, anders als im Leistungsverbund, Produkte und Leistungen selbst bei DATEV bestellen und kündigen. Hierfür erhält der Mandant im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft direkt die Rechnung von DATEV. Den Umfang der unmittelbaren Geschäftsbeziehung legt das Mitglied durch entsprechende Freigaben fest."
Vollmacht für vertragliche Erklärungen gegenüber DATEV eG - DATEV Hilfe-Center
Zitat:
"Wenn Sie als Mandant in einer direkten Geschäftsbeziehung zu DATEV stehen (mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft). Haben Sie die Möglichkeit, zu bestimmen, dass Ihr steuerlicher Berater Sie gegenüber DATEV in vertraglicher Angelegenheit (z. B. Übertrag von Mandantendaten) vertritt."
Informationen und Prozess zum mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft - DATEV Hilfe-Center
Zitat:
"Verträge zwischen Ihrem Mandanten und der DATEV eG können Sie als steuerlicher Berater nur mit der Vollmacht für vertragliche Erklärungen kündigen."
Meines Erachtens ist es eindeutig, dass bei Vereinbarung von MigMag und einer tatsächlichen Ablage der Belege im Bereich des Mandanten (Unterberaternummer) die Belege ausschließlich im Verantwortungsbereich des Mandanten liegen.
Sobald die Zustimmung erteilt ist, ist ein Weg zurück (also raus aus MigMag) ohne Zustimmung des Mandanten nicht möglich (siehe auch hier: Formulare zum mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft - DATEV Hilfe-Center => nur mit Unterschrift des Mandanten => keine zusätzlichen Verantwortlichkeiten des Steuerberaters)
Angesichts der neuen Satzungszwecke der DATEV sehe ich kein Problem bei der DATEV, das MigMag auch nach Kündigung des Steuerberatungsmandates dauerhaft weiterzuführen.
@deusex schrieb: Insofern wäre in dem Kontext erwähnenswert, dass Sie stets MigMag präferieren, was natürlich vollkommen in Ordnung sein mag.
Das ist mein Fazit: MigMag ist der einzige Weg, wie DUO mit archivierten Belegen nach den Vorgaben der DSGVO und dem StBerG (gewerbliche Tätigkeit) dauerhaft umgesetzt werden kann.
Zivilrecht:
- Bei MigMag gibt es keinen Grund für eine Archiv-DVD, da der Mandant alle Daten hat und selber eine Archiv-DVD bestellen kann (sofern Fibu unter der Unterberaternummer läuft und die Fibu im RZ archiviert ist und das MigMag die Archiv-DVD umfasst) => der Steuerberater ist bei Mandatskündigung samt Wechsel zu einem Nicht-DATEV-Berater nicht in der Problematik, eine Archivierung für den Mandanten sicherzustellen.
- Hat der Steuerberater die Archivierung der Belege übernommen (also kein MigMag), wird dieser Vertrag meines Erachtens nicht automatisch mit Kündigung des Mandats beendet (wenn kein Übergang zu einem DATEV-Berater), da der Mandant ansonsten in einem Knebelvertrag wäre.
Und eine Archiv-DVD ist keinesfalls ein Ersatz für eine Archivierung in einem Rechenzentrum. Daher eine mögliche vertragliche Pflichtverletzung des Beraters hinsichtlich der Archivierungsleistung, wenn die Daten anschließend in DUO gelöscht werden.
Hierzu mein Fazit: Solange nichts passiert, werden diese Fragen zivilrechtlich nicht geklärt werden. Hoffen wir, dass nichts passiert.
Die DATEV verweist bei MigMag netterweise darauf, dass durch Vereinbarung von MigMag möglicherweise Haftungsrisiken vermieden werden können und die Gefahr einer gewerblichen Tätigkeit beseitigt wird.
Es muss uns bewusst sein, dass die DATEV generell "nur" ein Dienstleister ist. Und kein rechtlicher Berater für Steuerberater. Daher ist es rechtlich gesehen der DATEV egal, wie der Steuerberater DUO betreibt und welche Verträge mit den Mandanten geschlossen werden. Die Verantwortung liegt bei jeder Kanzlei selber.
Viele Grüße
Peter Nöscher
