Direkter Durchgriff auf Datenstand für Mandanten

[#1]

Als Mandant möchte ich darum bitten, einen von Auswertungspaketen unabhängigen direkten Zugriff auf den Datenstand der Kanzlei zu bekommen. Durch Verzögerungen der Paketbereitstellung aber v. a. aufgrund der Tatsache, dass es überhaupt eines Paketes bedarf, existieren unterschiedliche Datenstände und diese sind äußerst verwirrend. Sie haben mir als Vorstand eines kleinen Unternehmens schon viel Zeit geraubt und Kopfzerbrechen bereitet. Und nun mein ketzerischer Vorschlag: Kompletter Verzicht auf dieses Daten-Hin-und-Hergeschiebe. Mandanten den direkten Zugriff auf den aktuellen Datenstand geben (Steuerberater können ja gerne sperren, solange sie daran arbeiten). Es sind meine Daten und ich will Zugriff darauf (lesend).

Ehrlich gesagt leuchtet mir auch gar nicht ein, wozu (in der heutigen Zeit) dieser direkte Durchgriff nicht möglich sein sollte und wozu die Pakete gut sein sollen. Ich reiche einen Beleg nach, der wird gebucht und damit ich das dann sehe, muss die Kanzlei die Paketerstellung und -übermittlung anwerfen. Ich finde, dies sollte grundsätzlich überdacht werden. Herzlichen Dank!

[#2]

Das wird für die bestehenden Programme nicht kommen. Datev plant (vornehmlich) alles in die Cloud zu schieben. D.h. auch die Programme der Berater (Neu-Programmierung). Wenn das funktioniert, gäbe es sowas wie 'Echtzeit-Kommunikation'.

Planungshorizont sind 5 Jahre. Würde mich überraschen wenns klappt.

[#3]

Das geht nicht bzw. nur unter erschwerten Bedingungen, weil im DATEV der Kanzlei nicht nur Sie angelegt sind, sondern etliche andere Mandate auch und wenn Sie auf das DATEV der Kanzlei zugreifen wollen (z.B. via DATEVasp Mandantenanbindung) muss die Kanzlei allen Mandanten mitteilen, dass das System auch durch andere bzw. Sie genutzt wird. Das wird wohl eher selten eine Kanzlei machen und sich ggf. noch durch Falschkonfiguration in die Nesseln setzen wollen. Das Risiko ist zu groß. 

DATEVasp Mandantenanbindung: Anleitung und Erledigungspunkte für die Kanzlei

Wenn Sie direkt nach dem Verbuchen durch Ihren StB die Auswertungen sehen wollen, bleiben nur 2 Alternativen:

• Sie stellen einen DATEV Arbeitsplatz zur Verfügung, auf den der Kanzleimitarbeiter Zugriff hat und dort bucht. Das bedeutet aber auch VPN, ggf. einen Terminalserver, bei Ihnen eigene DATEV Infrastruktur (Server, Datensicherung, DATEV Updates alle 4 Wochen, ...) und damit für Sie einen nicht unerheblichen Aufwand.
• Sie buchen Smart IT und lagern die IT & Infrastruktur zur DATEV aus. Sie und Ihr StB arbeiten auf diesem System und buchen. Ist aber in der Kanzlei doof umzusetzen, weil dazu ein mIDentity / extra PC notwendig ist, weil die Kanzlei nicht "einfach so" auf Ihre Smart IT zugreifen kann. 

---

@BahlingerTh schrieb:

(Steuerberater können ja gerne sperren, solange sie daran arbeiten)

---

Es gibt keine manuelle Sperre. Ist die Kanzlei in Ihrem Bestand, wird dieser automatisch gesperrt.  

Was ggf. mehr Sinn macht aber etwas aufwendiger beim StB: manueller Export der Auswertungen und Nutzung eines eigenen Portals an DUO vorbei. Dann muss man sich nur auf 1 Medium einigen, dass beide nutzen und für gut heißen. Unternehmen sind da schnell bei OneDrive; Kanzleien scheuen aus DSGVO und berufsrechtlichen Gründen die Nutzung von M365 allgemein (mit ein paar Ausnahmen). Dann macht ggf. die Nutzung eines anderen Anbieters mehr Sinn: Schuster & Walther im DATEVasp oder viele weitere Angebote, die sich mehr oder minder gut auch in DATEV integrieren, damit der StB nicht seinen Namen für die Auswertungen noch tanzen muss.

---

@theo schrieb:

Planungshorizont sind 5 Jahre.

---

2026 wird es ein Angebot geben, dass man nutzen kann; aber nicht muss. 2029 will DATEV mit allen Programmen und Daten vollständig in der Cloud sein.  

[#4]

---

@BahlingerTh  schrieb:

Es sind meine Daten und ich will Zugriff darauf (lesend).

---

Dies ist nicht ganz richtig. Sie erteilen einen bestimmten Auftrag, was aus Ihren Belegen / Geldbewegungen / etc. erstellt werden soll. Dann haben Sie Anspruch auf dieses Arbeitsergebnis. Dieses Arbeitsergebnis ist aber nicht 'jede Auswertung in jeder darstellbaren Variante in der für jeden Zweck geeigneten Präzision' - daher kommt diese Bereitstellungsgeschichte.

Abgesehen sehe ich es genauso wie Sie: es ist unverständlich, weshalb die 'freigeschalteten' (vereinbarten) Auswertungen nicht zumindest wahlweise automatisch auf den aktuellen Datenbestand aktualisiert werden, sondern erst wieder vom StB berechnet werden und bereitgestellt werden müssen.  Ein gutes Argument gegen einen zwangsweisen Automatismus ist die eigenverantwortliche Tätigkeit, die auch die Kontrolle des Arbeitsergebnisses einschließt, aber diese Kontrolle kann natürlich auch auf der Stufe vor der Berechnung erfolgen.

[#5]

@metalposaunist Ich dachte es geht um Unternehmen online.

[#6]

Ja, geht es auch 😊. Aber da @BahlingerTh die Lösung über die DUO Auswertungen nicht schick findet und damit nicht alleine ist, habe ich Wege aufgezeigt, die man gehen könnte, um das Problem zu umgehen. Eine Lösung dazu von DATEV kommt wohl wirklich erst, wenn alles in der Cloud miteinander redet. Sonst müsste man das aktuelle REWE so umstellen, dass es noch mehr automatisiert alles ins DUO schiebt bzw. Auswertungen nicht manuell auf Basis des lokalen Bestands geschaffen werden müssen, sondern das RZ mehr in diesen Prozess eingebunden wird als nur Dateiaustausch zu sein. 

[#7]

Um Ihre Anforderung zu erfüllen, müsste Ihnen Ihr Steuerberater Zugriff auf sein EDV-System erlauben.

Das lässt sich technisch realisieren.

Es ist aber mehr als fraglich, ob Ihr Steuerberater so eine Lösung überhaupt zulassen will, darf, kann, insbesondere aus Sicherheits- und Datenschutzgründen.

Hier darüber zu diskutieren ist müßig, da Sie das nur mit Ihrem Berater bzw. seinem EDV-Betreuer klären können.

[#8]

Ich will gar keinen Zugriff auf die EDV der Steuerkanzlei, sondern in Unternehmen online die Daten direkt sehen.

[#9]

Geht nicht, weil die Daten im DUO so wie im Rechnungswesen gar nicht vorliegen und der StB nach jedem Buchen die Daten und Auswertungen manuell ins RZ schieben muss, wo sie verarbeitet werden, damit diese im DUO abrufbar / einsehbar werden. Daher kommt ja auch Ihr genannter Zeitversatz. 

[#10]

---

2026 wird es ein Angebot geben, dass man nutzen kann; aber nicht muss. 2029 will DATEV mit allen Programmen und Daten vollständig in der Cloud sein.  

---

Schauen wir mal ob Datev mit 2029 oder die Telekom den FTTH Komplett-Ausbau bis 2030 richtig liegen 😉

Was macht eigentlich Stuttgart 21?

[#11]

@BahlingerTh hat eine Idee formuliert.

[#12]

Dann muss man die auch in DATEV Ideas erstellen 😊. Sonst wird da eine Diskussion ohne abstimmende Kudos draus. Allerdings ist das ein Wunsch, dessen Idea ebenfalls Jahre dort liegt oder aufgrund aktueller technischer Limits gleich abgelehnt wird. DATEV weiß um den Umstand, dass es so wie es jetzt ist, eher suboptimal ist - aber ein Update von REWE und/oder DUO allein wird da leider nicht ausreichen, sonst hätte DATEV das schon gemacht, weil @BahlingerTh in meinen Augen nicht der einzige ist, der es sich anders wünscht. 

Nicht umsonst haben wir 1x den Smart IT Aufwand betrieben und faden das ziemlich uncool 🙄. Es wäre schon eine schicke Hilfe, wenn sich auch die Kanzleimitarbeiter mit der Kanzlei SmartCard im Smart IT des Mandanten anmelden könnten bzw. wenn man im Smart IT Portal auch Mitarbeiter der Kanzlei hinzufügen könnte. 

Problem dann für alle, die DATEVasp haben: Das DATEVasp Zugangspaket und das Smart IT Paket lassen sich nicht gleichzeitig installieren, obwohl nahezu 1:1 die gleiche Technik dahinter. Technisch klappt es dennoch mit einigen manuellen Handgriffen. Schön ist wieder anders. 

[#13]

Das könnte Datev (8000 MA) auch machen. Oder es auf die 'Liste' packen. Wobei man das jetzt ja selber (= mitdenken) machen soll.

Ideas ist ein toter Community-Bereich. Kaum Views, kaum Likes. Darauf kann Datev sich dann schön ausruhen.

[#14]

---

@metalposaunist  schrieb:

Geht nicht, weil die Daten im DUO so wie im Rechnungswesen gar nicht vorliegen 

---

Andererseits bekommt Datev es hin zu sagen: "Durchstieg von Wertenachweis auf Kontoblatt nicht möglich, weil Datenbestand im RZ nicht aktuell ist." Die Daten liegen also (häufig) sehr wohl im RZ.

[#15]

---

@theo schrieb:

Ideas ist ein toter Community-Bereich. Kaum Views, kaum Likes.

---

Aber warum? 🤔 Hängen wir uns jetzt alle an PayPal und Kreditkarten auf, weil die Ideas > 200 Votes haben aber nichts passiert? Heißt doch nicht, dass andere Ideas nicht schneller umgesetzt werden können, wenn es technisch machbar ist. 

Das ist doch das Problem von Ideas, dass wir viel "meckern", Input zur Verbesserung liefern und dann aber niemand mehr dazu abstimmt, damit DATEV priorisieren kann, wo der Schuh am meisten drück. Ja, PayPal und Kreditkarten sind wichtige to do's aber doch nicht die einzigen im DATEV Universum? 

Finde ich schade 🙁. 

@cwes: Richtig aber dann wohl nur als "Kopie" oder Bestand an sich aber nicht so, dass das RZ eigenständig mit den Daten etwas tun könnte. So ist es eher wie ein SVERWEIS unter Excel. REWE prüft im Bestand Zelle 5C und bekommt falsche Daten. Das war's. Das reicht aber noch nicht aus, um mit den Daten "mehr anzustellen". Und selbst bei deiner Fehlermeldung muss man dann manuell aktiv werden, oder? Automatismen dann = 0. Statt DATEV anhand der Daten selbst alles unternimmt, um das Problem aus der Welt zu schaffen aber dazu sprechen die Systeme nicht gut genug miteinander - nehme ich an.  

[#16]

Vergleich doch einfach mal die Views mit Views in anderen Community Themen.

[#17]

Und warum sind das so wenige Views 🤔? Weil die Ideas nicht auf der Startseite auftauchen und man aktiv in den Bereich gehen und sich aktiv drum kümmern muss, um abzustimmen? 

Falls sich neue Erkenntnisse ergeben, erwähne ich schon mal @Annekathrin_Bels - auch wenn das eigentliche Thema ein ganz anderes ist 🙈.

[#18]

Ich hab Ideas immer auf der Homepage.

[#19]

---

@Gelöschter Nutzer  schrieb:Was macht eigentlich Stuttgart 21?

Wartet in Datteln https://www.ardmediathek.de/video/die-story/datteln-4-totgeburt-eines-grossprojekts/wdr-fernsehen/Y3JpZDovL3dkci5kZS9CZWl0cmFnLWViNmEzMWEzLTQwMjctNDYwYS1hNGMzLTgwNTViZDgyY2QwNQ/ darauf, dass Datev PRO endlich fertig wird.

[#20]

Ups, sorry, ich bin neu hier und dachte, dass ich bei IDEAS bin, zumindest hatte ich auf den entsprechenden Link geklickt (aber mit Registrieren usw. dann doch woanders gelandet). Kann man das in IDEAS umhängen?

[#21]

Um auf das eigentliche Problem zurückzukommen: @BahlingerTh Sie können hierzu gerne voten:

Auswertungen aus Kanzlei-Rechnungswesen sofort in Unternehmen Online bereitstellen

Das hilft ja zumindest zum Teil aber anhand des Alters sehen Sie, wie lange es dauert oder ob wir wirklich bis 2026/2029 warten müssen. Sind jetzt schon fast genau 2 Jahre rum, nachdem @olafbietz den Wunsch hatte. 

[#22]

@BahlingerTh ,

... solange ein REWE-Buchungsstapel noch nicht festgeschrieben ist, kann es aus meiner Sicht keinen RealTime-Zugriff auf diese Buchungen geben, sonst wäre das Chaos vorprogrammiert.

... eine Buchung könnte ja noch geändert oder storniert werden.

... und dem Buchhalter quasi beim Buchen direkt über die Schulter zu schauen, kann auch nicht erwünscht sein.

Aber nach Festschreibung die Daten auf Knopfdruck bzw. auf Mausklick in "Unternehmen Online" bereitzustellen, wäre den Mandanten sicher sehr recht.

[#23]

Die Kontenblätter kann ich doch bereits bereitstellen dort sieht er dann alle Buchungen

[#24]

... der Mandant will sich ja auch auf die Buchungen verlassen können.

Hier sehe ich 'Konflikt-Potential' und die Gefahr von Pannen und Missverständnissen

... was, wenn größere Beträge auf ein falsches Konto gebucht werden oder wenn Soll und Haben versehentlich vertauscht werden etc. ?

[#25]

"Ahhh..., heute wurde die Bank gebucht..."

Diese Möglichkeit würde bedeutet, dass ich als Kanzleileitung die Arbeitsweise der Belegschaft durch Mandanten kontrollierbar mache. Nette Idee, mehr nicht...

[#26]

Ich glaube, ich werde entweder missverstanden oder mein Anliegen wird unterschätzt. Mir geht es nicht darum, nach jeder Buchung alles kontrollieren zu wollen. Aber sobald ein Monat abgeschlossen ist - wie heißt das unter Fachleuten "festgeschrieben"? -, möchte ich die Möglichkeit haben, auf den gesamten Datenbestand zuzugreifen, ohne jedes Mal neu um "Erlaubnis" (Paket) zu fragen. Vielleicht habe ich selbst Ideen, mir die Daten entsprechend zusammenzustellen oder möchte einen Drill through aus allen möglichen Richtungen bis auf den Einzelbeleg. Ich habe keine Ahnung, ob Datev das draufhat, aber so stelle ich mir Digitalisierung vor und dies definiert meine Erwartungshaltung und die anderer und voraussichtlich künftiger Mandanten.

Es tut mir leid, dass ich hier die geänderte Tonlage aufgreife ("Nette Idee, mehr nicht..."), bin auch schon wieder friedlich ...

[#27]

Ihre erste Anforderung ist gewesen „Mandanten den direkten Zugriff auf den aktuellen Datenbestand geben“. 

Daraus resultieren auch die gegebenen Antworten. Sie werden/wurden also nicht falsch verstanden, sondern haben sich falsch ausgedrückt.

Ihre zuletzt geäußerte Anforderung ist umsetzbar. Sie können sich von der BWA über den Wertenachweis, das Kontoblatt und die Buchung bis auf den Beleg durchklicken - Achtung: Wenn ihr steuerlicher Berater Ihnen die Daten in dieser Form bereitstellt - und das wird er ggf. machen, wenn die Auswertungen aus der Buchhaltung heraus auch korrekte Werte enthalten.

So bekommen Sie eventuell eine OPOS-Liste wenn Debitoren und Kreditoren eingebucht  sind und zusätzlich die Geldkonten gebucht wurden. Eine BWA zum „durchklicken“ bekommen Sie sicher erst wenn zum Beispiel auch Abschreibungen und Löhne/Gehälter gebucht sind.

[#28]

@BahlingerTh ,

... es sind einfach zwei unterschiedliche Perspektiven.

Der StB versucht das 'Material', des ihm zur Verfügung gestellt wird, so korrekt und  so gut wie möglich im Hinblick auf den Jahresabschluss zu 'verbuchen'.

Der Mandant hätte aber gern unterjährig zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Information 'wo er gerade steht', am liebsten in einer graphischen Darstellung per Balken-, Linien-, Kuchen- oder sonstigem Diagramm 😉

Ideal wäre aus Mandantensicht vermutlich, wenn man per Knopfdruck jederzeit einen Jahresabschluss erstellen könnte.

Man kann den Mandanten natürlich so gut es geht unterstützen, aber den 'RealTime'-Status eines Unternehmens wird man nie darstellen können, da man immer irgendwelchen Zahlen hinterherläuft 😉

[#29]

Moin Herrn/Frau Bahlinger-TH

ICh habe die ANtworten überflogen und im Grunde steht das meiste, was dagegen spricht schon drin.

Sie verlagen damit, wie schon gesagt wurde, dass im Grunde Zugriff auf das System ihrer STBs eingerichtet wird.

Als Admin kann ich ihnen sagen: Nein, es sei denn ich kann die Nach Datenschutz und Vertraulichkeit sicher handhaben. Dabei geht es auch im die Mitarbieter. Denn es können Zwischenzustände entstehen, die für die Kanzlei, aber nicht für sie, sichtbar sein dürfen. Außerdem könnten Sie auf Arbeitsdaten so rückschließen (oder gar sehen) von Mitarbietern, das geht auch nicht!

Sprich: Es bedarf dazu ein Interface, dass Datenschutz, ARbeitnehmerfragen und Vertaulichkleit regelt. Damit ist Datev m.E. überfordert. Und ganz ehrlich, mE. auch Kanzleien, die andere Anbindungen - beispielsweise über MS Teams - bieten können. 

Was sie vielleicht tun können: Einigen sie sich mit ihrem STB, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt die relevanten Daten verbindlich zur Verfügung stehen.

Ach ja und - das muss jetzt nicht sie betreffen, aber das ist meine Erfahrung in wirklich vielen Fällen - liefern sie auch die Daten frühzeitig.

Zusatz: Ihr STB ist nicht ihr Auftragsverarbeiter! D.h., sie müssen sich schon auf die Bereitstellung der Daten einlassen. Wenn Ihnen das zu lange dauert - suchen Sie sich einen neuen STB, der das garantiert - u/o. zahlenb sie mehr für die rechtzeitige Bereitstellung dieser Ressourcen.

QJ

[#30]

---

@BahlingerTh  schrieb:

Durch Verzögerungen der Paketbereitstellung aber v. a. aufgrund der Tatsache, dass es überhaupt eines Paketes bedarf, existieren unterschiedliche Datenstände und diese sind äußerst verwirrend.

---

Da sollten Sie vielleicht noch einmal mit dem StB klären, was bereitgestellt wird und ob es hierzu nicht andere Möglichkeiten gibt.

Die Bereitstellung eines Auswertungspaketes bedeutet normalerweise, dass Sie nur die Auswertungen erhalten, die in dem Paket vorhanden sind. Diese Auswertungen werden Ihnen als PDF-Dateien bereitgestellt und aus diesen kann man nicht weiter in die Einzelwerte springen. Wenn Ihnen dort eine Einzelinformation fehlt, muss dies neu beim StB angefordert werden.

Der Steuerberater kann diese Auswertungen aber auch direkt als Online-Auswertungen bereitstellen. In dem Fall können Sie (je nach Umfang der bereitgestellten Auswertungen) z.B. aus der BWA auf die dahinterliegenden Sachkonten und von dort auf die dazugehörigen Belege durchgreifen. Die Bereitstellung dieser Online-Auswertungen kann letztlich -wenn regelmäßig gebucht wird- auch mehrmals im Laufe des Monats erfolgen, ohne dass diese Buchungen bereits festgeschrieben sind. Hierbei muss dann nur klar sein, dass sich hier noch Änderungen ergeben können.

Welche Daten konkret bereitgestellt werden und welchem Umfang diese Auswertungen haben, ist dann eine Absprache mit Ihrem Steuerberater, wobei natürlich eine untermonatige Bearbeitung und Bereitstellung im Regelfall auch zu einem erhöhten Zeitaufwand beim Berater führt.

Wann Nach-/Korrekturbuchungen in den Auswertungen enthalten sind, ist dabei dann auch zu klären. Häufig werden Nachbuchungen nicht sofort festgeschrieben, so dass diese in den starren Auswertungspaketen nicht sofort enthalten sind. Diese Festschreibung wird häufig erst mit der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder mit dem Festschreiben der Daten des Folgemonats vorgenommen.

Auch kommt es vor, dass kleinere Korrekturen nicht rückwirkend im alten Monat gebucht werden sondern im Folgemonat mit erfasst werden. Dies ist zwar betriebswirtschaftlich nicht ganz richtig, aber je nach Höhe der Auswirkung ggf. auch mal "zu verschmerzen".

Sie sollten hier das Gespräch mit Ihrem Berater suchen und konkrete Zeitabsprachen für die Bereitstellung treffen. Und es sollte darauf geachtet werden, dass nicht (nur) die Auswertungspakete bereitgestellt werden sondern auch die Bereitstellung für die Online-Auswertungen erfolgt, damit Sie als Mandant sich die Daten raussuchen können, die Sie interessieren, ohne jedes Mal ein neues Paket bei Ihrem Berater anzufordern.

Viele Grüße

Uwe Lutz