DUO nach Mandatsbeendigung

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Liebe Community,

wie kann verfahren werden, wenn ein gekündigtes Mandat, das DUO einsetzt, auch nach über einem halben Jahr noch keinen neuen Steuerberater benannt hat und somit auch die Datenbestände nicht übertragen werden können?

Wenn man als StB einem Nicht-(mehr-)Mandanten über einen längeren Zeitraum Softwarelösungen bereitstellt, könnte hieraus eine gewerbliche Tätigkeit (mit allen negativen Konsequenzen) entstehen.

Wie kann man damit umgehen?

Meine Idee war, umzustellen auf mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft und DUO darüber weiterlaufen zu lassen, bis ein neuer StB gefunden ist, aber wie der Begriff sagt, muss es sich um einen MANDANTEN handeln, was hier jedoch nicht mehr der Fall ist.

Hat jemand hierzu Ideen / Anregungen? Vielen Dank für Input...

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@a_bleh schrieb:

Meine Idee war, umzustellen auf mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft und DUO darüber weiterlaufen zu lassen, bis ein neuer StB gefunden ist, aber wie der Begriff sagt, muss es sich um einen MANDANTEN handeln, was hier jedoch nicht mehr der Fall ist.

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Ist doch nicht schlimm? Kosten entstehen Euch nur durch den Belege online Bestand.  

Wenn Ihr das mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft aktiviert habt, Ihr die mandantengenutzte Beraternummer kündigt, verbleibt das Mandat 12 Monate in einer Schutzfrist und kann innerhalb der 12M selbst einen neuen Berater suchen; die mandantengenutzte Beraternummer bleibt aber 12M erhalten. 

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@a_bleh schrieb: Meine Idee war, umzustellen auf mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft

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Das ist der erste Schritt. Das berufsrechtliche Problem ist damit gelöst. (Vorausgesetzt auch der Datenbestand im RZ und in DUO ist auf der Unterberaternummer des Mandanten gespeichert)

Dann kann der Mandant über das mitgliedsgebundene Mandatsgeschäft die Artikel 20645 und 20646 bei der DATEV bestellen.

Und hat dann sein rechtsicheres Archiv.

Die restlichen Verträge (DUO) kann der Mandant dann kündigen.

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@a_bleh schrieb: aber wie der Begriff sagt, muss es sich um einen MANDANTEN handeln

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Das ist das Ergebnis der Satzung der DATEV und kein Berufsrecht oder Vertragsrecht zwischen StB und Mandant.

Da der bisherige Steuerberater durch die Umstellung auf MigMag keine Kosten mit der EDV des Mandanten hat und auch keine Verantwortung mehr trägt (Vorausgesetzt auch der Datenbestand im RZ und in DUO ist auf der Unterberaternummer des Mandanten gespeichert), ist es meines Erachtens eine Frage der Definition, wie ein Mandat ausgestaltet sein muss.

Es ist doch auch ein Mandat möglich, dass sich rein auf Beratung im Einzelfall begrenzt. Damit dürfte der Steuerberater die Adressdaten des Steuerpflichtigen bei sich gespeichert lassen und alles würde passen, bis der Mandant einen anderen Berater für die laufenden Tätigkeiten gefunden hat. 

Selbst wenn die Trennung mit dem Mandanten im Unfrieden erfolgte, sollte eine solche vertragliche Vereinbarung mit dem Mandanten möglich sein. 

Zur Vermeidung solcher Fälle in der Zukunft:

a) Alle DUO-Bestände auf MigMag samt Unterberaternummer umstellen

b) Vertragliche Vereinbarung mit Mandant, aus der hervorgeht, dass der Mandant die Verantwortung für das Archiv hat und was ggf. im Falle einer Mandatsbeendigung samt Wechsel zu einem Nicht-DATEV-Berater zu veranlassen ist.

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Ich hätte eine kurze Frage zur Umstellung auf das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft. 

Muss der Mandant zustimmen? Mein Problem ist, dass der Mandant leider nicht mehr erreichbar ist für mich, ich habe aber keine Lust für ihn die nächsten Jahre seine Daten aufzubewahren.

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@schmidt 

Die Aufbewahrung ist abhängig vom Auftrag. Wurde die Fibu nach StBVV, auch stillschweigend, vereinbart, hat der Berater die Aufbewahrungspflicht da dies nach der Rechtsprechnung mit der Gebühr abgegolten ist. Das ist für die Fibu Daten also schon einmal klar.

Ob die Nutzung von UO auch darunterfällt könnte natürlich auch kontrovers diskutiert werden, wohl abhängig von den geschlossenen Vereinbarungen. Gibt es keine schriftliche Vereinbarung wird es vermutlich wie oben stehend ausgehen.

Ist der Mandant nicht mehr erreichbar (wie auch immer) stellt sich die Frage ob vorher vom Mandanten gekündigt oder einfach weg. Für das Verfahren bei Kündigung gibt es in der ProCheck Prozesslandschaft eine recht brauchbare Anleitung, ist der Mandant während dieser Abwicklung nicht mehr erreichbar hilft vermutlich nur Pragmatismus, genau wie wie beim Abtauchen im aktiven Mandat.

Nach dem Abtauchen werden vermutlich keine Honorare mehr gezahlt, nach einer Weile wird das Mandat niedergelegt, die Post kommt zurück. Trotzdem würde ich hier noch einmal mittels Einwurfeinschreiben das Mandat kündigen, über die Konsequenzen des Datenübertrags belehren, auf die Aufbewahrungsfristen hinweisen, eine Frist zur Äußerung setzen und in der Folge auf den Abruf einer Archiv DVD hinweisen. Ist die gesetzte Frist ohne Rückmeldung abgelaufen, der Versand und Zugang (oder eben nicht) des Briefes ist dokumentiert, wird die Archiv DVD mit Belegen abgerufen und die Daten im RZ gelöscht. Meldet sich der Mandant danach bekommt er die Archiv DVD.

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@schmidt schrieb: 

Ich hätte eine kurze Frage zur Umstellung auf das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft. 

Muss der Mandant zustimmen? Mein Problem ist, dass der Mandant leider nicht mehr erreichbar ist für mich, ich habe aber keine Lust für ihn die nächsten Jahre seine Daten aufzubewahren.

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Ich verweise hierzu auf § 66 II StBerG - Aufbewahrungspflicht, sofern der Mandant nicht aufgefordert wurde, die Dokumente in Empfang zu nehmen. Werden die Dokumente nicht abgeholt, darf nach StBerG nach Ablauf der Frist gelöscht werden

Ist der Mandant nicht mehr erreichbar (nicht mal postalisch per Einwurf-Rückschein, usw.), also die Aufforderung nicht zugehen kann, dann besteht allein schon nach § 66 StBerG zwingende Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre nach Ablauf des KJ, in dem der Auftrag beendet wurde. 

Ich kann nur immer wieder empfehlen, von Anfang an MigMag zu machen samt Bestand auf Unterberaternummer. Beseitigt viele Probleme im Falle einer Mandatsbeendigung. Ja, kommen sehr selten vor. Aber wenn doch, machen sie dann immer wieder Stress...

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Wenn Ihr das mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft aktiviert habt, Ihr die mandantengenutzte Beraternummer kündigt, verbleibt das Mandat 12 Monate in einer Schutzfrist und kann innerhalb der 12M selbst einen neuen Berater suchen; die mandantengenutzte Beraternummer bleibt aber 12M erhalten. 

Das sehe ich kritisch. Also zumindest wenn man den Mandanten vorher nicht schriftlich ausdrücklich darauf hingewiesen hat.

StB kündigt die Mandantengenutzte Beraternummer. Im Wissen dass unter dieser aufbewahrungspflichtige Unterlagern liegen. 12M später sind diese Dinge weg.

Mandant vorher nicht drüber informiert und es es kommt zu einer Prüfung.... mhmh.

@DATEV: Warum nur 12 Monate? solange via SePa Mandat Geld reinkommt besteht doch kein Grund für diese zeitliche Begrenzung. 

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Hallo jjunker,

ein Vertragsverhältnis zwischen einem Mandanten und DATEV setzt ein bestehendes Mandatsverhältnis mit einem DATEV-Mitglied voraus (gem. Ziffer 5.1 Allgemeiner Teil der Geschäftsbedingungen der DATEV).

Die 12 Monate Schutzfrist ergeben sich aus Ziffer 5.3 des Allgemeinen Teils der Geschäftsbedingungen der DATEV.

Der Mandant wird von DATEV während der Schutzfrist von 12 Monaten insgesamt drei Mal schriftlich informiert. Dabei wird auf die gesetzlichen und sonstigen Aufbewahrungspflichten und darauf, dass er in dieser Zeit die Möglichkeit hat, sich ein neues DATEV-Mitglied zu suchen, hingewiesen.

Viele Grüße