DUO nach Mandatsbeendigung

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Liebe Community,

wie kann verfahren werden, wenn ein gekündigtes Mandat, das DUO einsetzt, auch nach über einem halben Jahr noch keinen neuen Steuerberater benannt hat und somit auch die Datenbestände nicht übertragen werden können?

Wenn man als StB einem Nicht-(mehr-)Mandanten über einen längeren Zeitraum Softwarelösungen bereitstellt, könnte hieraus eine gewerbliche Tätigkeit (mit allen negativen Konsequenzen) entstehen.

Wie kann man damit umgehen?

Meine Idee war, umzustellen auf mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft und DUO darüber weiterlaufen zu lassen, bis ein neuer StB gefunden ist, aber wie der Begriff sagt, muss es sich um einen MANDANTEN handeln, was hier jedoch nicht mehr der Fall ist.

Hat jemand hierzu Ideen / Anregungen? Vielen Dank für Input...

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@Caspar schrieb:

Meine Idee war, umzustellen auf mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft und DUO darüber weiterlaufen zu lassen, bis ein neuer StB gefunden ist, aber wie der Begriff sagt, muss es sich um einen MANDANTEN handeln, was hier jedoch nicht mehr der Fall ist.

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Ist doch nicht schlimm? Kosten entstehen Euch nur durch den Belege online Bestand.  

Wenn Ihr das mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft aktiviert habt, Ihr die mandantengenutzte Beraternummer kündigt, verbleibt das Mandat 12 Monate in einer Schutzfrist und kann innerhalb der 12M selbst einen neuen Berater suchen; die mandantengenutzte Beraternummer bleibt aber 12M erhalten. 

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@Caspar schrieb: Meine Idee war, umzustellen auf mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft

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Das ist der erste Schritt. Das berufsrechtliche Problem ist damit gelöst. (Vorausgesetzt auch der Datenbestand im RZ und in DUO ist auf der Unterberaternummer des Mandanten gespeichert)

Dann kann der Mandant über das mitgliedsgebundene Mandatsgeschäft die Artikel 20645 und 20646 bei der DATEV bestellen.

Und hat dann sein rechtsicheres Archiv.

Die restlichen Verträge (DUO) kann der Mandant dann kündigen.

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@Caspar schrieb: aber wie der Begriff sagt, muss es sich um einen MANDANTEN handeln

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Das ist das Ergebnis der Satzung der DATEV und kein Berufsrecht oder Vertragsrecht zwischen StB und Mandant.

Da der bisherige Steuerberater durch die Umstellung auf MigMag keine Kosten mit der EDV des Mandanten hat und auch keine Verantwortung mehr trägt (Vorausgesetzt auch der Datenbestand im RZ und in DUO ist auf der Unterberaternummer des Mandanten gespeichert), ist es meines Erachtens eine Frage der Definition, wie ein Mandat ausgestaltet sein muss.

Es ist doch auch ein Mandat möglich, dass sich rein auf Beratung im Einzelfall begrenzt. Damit dürfte der Steuerberater die Adressdaten des Steuerpflichtigen bei sich gespeichert lassen und alles würde passen, bis der Mandant einen anderen Berater für die laufenden Tätigkeiten gefunden hat. 

Selbst wenn die Trennung mit dem Mandanten im Unfrieden erfolgte, sollte eine solche vertragliche Vereinbarung mit dem Mandanten möglich sein. 

Zur Vermeidung solcher Fälle in der Zukunft:

a) Alle DUO-Bestände auf MigMag samt Unterberaternummer umstellen

b) Vertragliche Vereinbarung mit Mandant, aus der hervorgeht, dass der Mandant die Verantwortung für das Archiv hat und was ggf. im Falle einer Mandatsbeendigung samt Wechsel zu einem Nicht-DATEV-Berater zu veranlassen ist.

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Ich hätte eine kurze Frage zur Umstellung auf das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft. 

Muss der Mandant zustimmen? Mein Problem ist, dass der Mandant leider nicht mehr erreichbar ist für mich, ich habe aber keine Lust für ihn die nächsten Jahre seine Daten aufzubewahren.

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@schmidt 

Die Aufbewahrung ist abhängig vom Auftrag. Wurde die Fibu nach StBVV, auch stillschweigend, vereinbart, hat der Berater die Aufbewahrungspflicht da dies nach der Rechtsprechnung mit der Gebühr abgegolten ist. Das ist für die Fibu Daten also schon einmal klar.

Ob die Nutzung von UO auch darunterfällt könnte natürlich auch kontrovers diskutiert werden, wohl abhängig von den geschlossenen Vereinbarungen. Gibt es keine schriftliche Vereinbarung wird es vermutlich wie oben stehend ausgehen.

Ist der Mandant nicht mehr erreichbar (wie auch immer) stellt sich die Frage ob vorher vom Mandanten gekündigt oder einfach weg. Für das Verfahren bei Kündigung gibt es in der ProCheck Prozesslandschaft eine recht brauchbare Anleitung, ist der Mandant während dieser Abwicklung nicht mehr erreichbar hilft vermutlich nur Pragmatismus, genau wie wie beim Abtauchen im aktiven Mandat.

Nach dem Abtauchen werden vermutlich keine Honorare mehr gezahlt, nach einer Weile wird das Mandat niedergelegt, die Post kommt zurück. Trotzdem würde ich hier noch einmal mittels Einwurfeinschreiben das Mandat kündigen, über die Konsequenzen des Datenübertrags belehren, auf die Aufbewahrungsfristen hinweisen, eine Frist zur Äußerung setzen und in der Folge auf den Abruf einer Archiv DVD hinweisen. Ist die gesetzte Frist ohne Rückmeldung abgelaufen, der Versand und Zugang (oder eben nicht) des Briefes ist dokumentiert, wird die Archiv DVD mit Belegen abgerufen und die Daten im RZ gelöscht. Meldet sich der Mandant danach bekommt er die Archiv DVD.

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@schmidt schrieb: 

Ich hätte eine kurze Frage zur Umstellung auf das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft. 

Muss der Mandant zustimmen? Mein Problem ist, dass der Mandant leider nicht mehr erreichbar ist für mich, ich habe aber keine Lust für ihn die nächsten Jahre seine Daten aufzubewahren.

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Ich verweise hierzu auf § 66 II StBerG - Aufbewahrungspflicht, sofern der Mandant nicht aufgefordert wurde, die Dokumente in Empfang zu nehmen. Werden die Dokumente nicht abgeholt, darf nach StBerG nach Ablauf der Frist gelöscht werden

Ist der Mandant nicht mehr erreichbar (nicht mal postalisch per Einwurf-Rückschein, usw.), also die Aufforderung nicht zugehen kann, dann besteht allein schon nach § 66 StBerG zwingende Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre nach Ablauf des KJ, in dem der Auftrag beendet wurde. 

Ich kann nur immer wieder empfehlen, von Anfang an MigMag zu machen samt Bestand auf Unterberaternummer. Beseitigt viele Probleme im Falle einer Mandatsbeendigung. Ja, kommen sehr selten vor. Aber wenn doch, machen sie dann immer wieder Stress...

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Wenn Ihr das mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft aktiviert habt, Ihr die mandantengenutzte Beraternummer kündigt, verbleibt das Mandat 12 Monate in einer Schutzfrist und kann innerhalb der 12M selbst einen neuen Berater suchen; die mandantengenutzte Beraternummer bleibt aber 12M erhalten. 

Das sehe ich kritisch. Also zumindest wenn man den Mandanten vorher nicht schriftlich ausdrücklich darauf hingewiesen hat.

StB kündigt die Mandantengenutzte Beraternummer. Im Wissen dass unter dieser aufbewahrungspflichtige Unterlagern liegen. 12M später sind diese Dinge weg.

Mandant vorher nicht drüber informiert und es es kommt zu einer Prüfung.... mhmh.

@DATEV: Warum nur 12 Monate? solange via SePa Mandat Geld reinkommt besteht doch kein Grund für diese zeitliche Begrenzung. 

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Hallo jjunker,

ein Vertragsverhältnis zwischen einem Mandanten und DATEV setzt ein bestehendes Mandatsverhältnis mit einem DATEV-Mitglied voraus (gem. Ziffer 5.1 Allgemeiner Teil der Geschäftsbedingungen der DATEV).

Die 12 Monate Schutzfrist ergeben sich aus Ziffer 5.3 des Allgemeinen Teils der Geschäftsbedingungen der DATEV.

Der Mandant wird von DATEV während der Schutzfrist von 12 Monaten insgesamt drei Mal schriftlich informiert. Dabei wird auf die gesetzlichen und sonstigen Aufbewahrungspflichten und darauf, dass er in dieser Zeit die Möglichkeit hat, sich ein neues DATEV-Mitglied zu suchen, hingewiesen.

Viele Grüße

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Hallo @Cornelia_Büsing, ich mache diesen Thread mal wieder auf.

Hier gibt es einen Bezug zu Auftragswesen.

Ich habe hier eine Ex-Mandantin, der ich die Zusammenarbeit aufgekündigt habe.
Sie nutzt Unternehmen online und Auftragswesen next.
Wie so oft in diesen Zeiten findet sie keinen Steuerberater.
Sie hat nun ein Buchführungsbüro gefunden, die nicht mit DATEV arbeiten.
Wie kann die ehemalige Mandantin nun ihre in Auftragswesen geschriebenen Rechnungen sauber archivieren, wenn keine Beziehung mehr zu einem (DATEV-)Steuerberater besteht? Wie kann sie das Programm ggf. weiterhin nutzen?
Die Hilfedokumente 1004824 und 1070254 sind bekannt, bitte nicht als Antwort hier einkippen.
Wir wollen mit der Mandantin keinerlei Geschäftsbeziehung mehr aufrecht erhalten.
Wie ist da das empfohlene Vorgehen der DATEV?

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Moin Moin,

für mich war immer die Faustregel:

Migmag, der Ex-Mandant ist verantwortlich.

Sonst ist der STB verantwortlich.

Jenseits der Faustregel: wenn ein Mandantenübertrag stattfindet, wird bei Rewe von Datev Belege online mit übertragen, zumindest aber für die Übertragung bereitgestellt. Sofern der neue STB  die Daten nicht übernimmt, erscheint mir dies als eine Willensbekundung. Nur blöd, das Datev nicht nach eine Karenzzeit dem abgebenden STB bescheinigt, die Daten sind bereitgestellt wurden aber nicht abgerufen.

Beim Datenübertrag sollen alle notwendigen Daten in den Besitz des annehmenden STB übergehen. Verzichtet dieser, mein ich, sollte das dann sein Problem sein. Wenn man sicher gehen will, dann mit Nachfrage: Wollt ihr die Daten nicht? Wir stellen sie euch zur Verfügung. Gibt es keinen Übertrag bis xyz, müssen wir davon ausgehen, ihr braucht sie nicht/wollt sie nicht.

Gern auch per Email mit Lesebestätigung (die wenigsten schalten die aus).

Ich würde auch noch an die letzte Mandantenadresse eine Kopie schicken.

Wenn dann nicht reagiert wird erscheint mir dies als eine Willenbekundung. Ich bin allerdings kein Jurist.

Im Migmag ist es echt einfacher, da besteht die Vertragsbeziehung zwischen Datev und  dem (Ex-)Mandanten.

D.h., wenn im Mandantenübertrag DUO nicht übertragen wurde, spätestens nun, die Daten auf die Mandantenberaternummer übertragen. Verantwortlich ist nun (nach meinem Verständnis aber auch laut der Datev) der EX-Mandant.

Sollte ich irgendwo falsch liegen, freue ich mich auch eine Korrektur!!!

QJ

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@quantenjoe schrieb:

Migmag, der Ex-Mandant ist verantwortlich.

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Ja, weil er dann 12M in einer Schutzfrist läuft. Was danach passiert, habe ich mir nicht gemerkt oder DATEV hat es uns noch nicht gesagt.  

Ich schließe mich der Frage von @Hauke_Hamann an 👍. 

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@quantenjoe schrieb:

für mich war immer die Faustregel:

Migmag, der Ex-Mandant ist verantwortlich.

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Schön und gut. Ich nutze fast ausschließlich Leistungsverbund.

Aber dennoch: Auch Migmag geht doch nur MIT Mandantenbezug, oder?

Und gerade den habe ich ja nicht mehr.

Also, was tun @Cornelia_Büsing ?

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@Hauke_Hamann schrieb:

Aber dennoch: Auch Migmag geht doch nur MIT Mandantenbezug, oder?

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Mehr oder weniger ja. Ganz lösen kann man sich als Berater mit DATEV von seinem Mandat nie zu 100%, weil DATEV ja eine eG ist und auch im MigMag das Mandat nicht zu 100% alles alleine machen kann, meiner Meinung nach. Dir wäre immer noch die mandantengenutzte Beraternummer zugeordnet und im Zweifel käme DATEV auf Dich als Berater zu, weil das Mandat kein Mitglied der eG werden kann.  

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@Hauke_Hamann  schrieb:

Hallo @Cornelia_Büsing, ich mache diesen Thread mal wieder auf.

Hier gibt es einen Bezug zu Auftragswesen.

Ich habe hier eine Ex-Mandantin, der ich die Zusammenarbeit aufgekündigt habe.
Sie nutzt Unternehmen online und Auftragswesen next.
Wie so oft in diesen Zeiten findet sie keinen Steuerberater.
Sie hat nun ein Buchführungsbüro gefunden, die nicht mit DATEV arbeiten.
Wie kann die ehemalige Mandantin nun ihre in Auftragswesen geschriebenen Rechnungen sauber archivieren, wenn keine Beziehung mehr zu einem (DATEV-)Steuerberater besteht? Wie kann sie das Programm ggf. weiterhin nutzen?
Die Hilfedokumente 1004824 und 1070254 sind bekannt, bitte nicht als Antwort hier einkippen.
Wir wollen mit der Mandantin keinerlei Geschäftsbeziehung mehr aufrecht erhalten.
Wie ist da das empfohlene Vorgehen der DATEV?

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Wenn die Mandantin im Leistungsverbund ist, dürfen wir ihr zu DATEV Unternehmen online und zu DATEV Auftragswesen online/next keine Auskunft geben und wir werden ihr auch keine Daten zur Verfügung stellen. Das Verhältnis zur Auftragsbearbeitung haben wir mit Ihnen geschlossen und wir sind hier an Ihre Weisung gebunden. 

Im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft kommt es bei DATEV Unternehmen online und auch bei DATEV Auftragswesen next/online darauf an, wo die Daten liegen. Liegen die Daten unter der kanzleigenutzten Beraternummer, sind Sie der Auftraggeber, liegen die Daten unter der mandantengenutzten Beraternummer ist die Mandantin im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft unsere Auftraggeberin. Hier würde die 12-monatige Schutzfrist gelten, um einen neuen Steuerberater zu finden. So lange halten wir den Zugriff aufrecht.

Prinzipiell ist das alles über unsere AGB, die Leistungsbeschreibungen und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung geregelt.

Bitte beachten Sie in beiden Fällen mögliche Verpflichtungen zur Archivierung und Weitergabe der Daten, die Ihnen aus dem Mandatsverhältnis als Berufsträger erwachsen.

Mit freundlichen Grüßen aus Nürnberg

Thorsten Jedlitzke
DATEV Auftragswesen next | DATEV eG

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@Thorsten_Jedlitzke schrieb:

Wenn die Mandantin im Leistungsverbund ist, dürfen wir ihr zu DATEV Unternehmen online und zu DATEV Auftragswesen online/next keine Auskunft geben und wir werden ihr auch keine Daten zur Verfügung stellen. Das Verhältnis zur Auftragsbearbeitung haben wir mit Ihnen geschlossen und wir sind hier an Ihre Weisung gebunden.

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Ja, das ist klar.

Die (Ex-)Mandantin ist im Leistungsverbund, habe ich geschrieben.

Aber was TUN wir jetzt mit den bereits geschriebenen Rechnungen?

Sie hat keinen DATEV-Steuerberater mehr.

Wie archiviert sie diese Rechnungen? 

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Hallo @Hauke_Hamann 

wenn der Bestand im Leistungsverbund auf der Kanzleiberaternummer liegt und das Mandat gekündigt wurde - wurden dann auch die DATEV-Zugangsdaten der Mandantin gekündigt (Smartcard/Smartlogin?)

Wenn ja, also die Ex-Mandantin keinerlei Zugang mehr zu den Daten hat, schlage ich folgendes vor:

1.) Die Kanzlei überträgt die bislang noch nicht in DUO erfassten Belege aus Auftragswesen nach DUO

2.) Die Kanzlei macht in Rewe noch Buchungen zu diesen Belegen, damit die Belege mit Buchungen verknüpft sind

3.) Die Kanzlei fordert die Mandantin gemäß § 66 II StBerG auf, die von der Mandantin zur Verfügung gestellten Belege abzuholen, da die Daten ansonsten gelöscht werden. Die Mandantin muss sich dann innerhalb dieser Frist einen DATEV-Steuerberater suchen, der die Datenbestände samt Unterberaternummer übernimmt.

4.) Die Kanzlei bietet der Mandantin analog zur Verlautbarung der BSTBK https://www.berufsrecht-handbuch.de/i-berufsrechtlicher-teil/5-verlautbarungen-und-hinweise-fuer-die-berufspraxis/52-hinweise-der-bundessteuerberaterkammer/525-hinweise-der-bundessteuerberaterkammer-zumzurueckbehaltungs-und-leistungsverweigerungsrecht/5251hinweise-zur-mandatsbeendigung-und-zum-manda... Nr. 3 Alternative 2, den Bestand der gebuchten Rechnungen auf einem Speichermedium auszuhändigen (Export steuerliche Außenprüfung samt digitaler Belege), falls innerhalb der 6-Monatsfrist kein Steuerberater gefunden wird

4a.) Sollten noch nicht alle Steuerberaterrechnungen bezahlt worden sein, greift ggf. Herausgabeverweigerungsanspruch gemäß § 66 III StBerG.

5.) Nach Herausgabe der Daten werden die Bestände analog zu § 66 II StBerG gelöscht. Die Kosten der Datenspeicherung bis dahin trägt die Kanzlei

Hat die Mandantin noch Zugriff, kann Schritt 1) von ihr gemacht werden, Schritte 2-5 bleiben gleich.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass das Speichermedium keine ordnungsgemäße Archivierung ist und die Ex-Mandantin nicht ohne ordnungsgemäße Alt-Archivierung "gehen lassen wollen", dann empfehle ich "über den eigenen Schatten zu springen" und der Ex-Mandantin anzubieten, dass das ganze über das mitgliedsgebundene Mandatsgeschäft weiterlaufen kann.

Sie erledigen keine steuerlichen Aufträge mehr außer der Prüfung, ob DUO dem Grunde nach ein ordnungsgemäßes Archiv sein kann, haben keinen Abrechnungs- oder sonstigen Aufwand und die Mandantin hat ein ordnungsgemäßes Archiv für die alten Jahre.

Wenn die Mandantin dann die DATEV-Rechnung nicht zahlt, werden die Daten auch nach einer gewissen Zeit automatisch gelöscht. Ist aber nicht mehr ihr Problem.