Ablagestruktur Unternehmen online / Belege online

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Hallo,

ich wollte gerade einen weiteren Bestand im Unternehmen online anlegen und bei der Anlage des Ordners für die Ablage der FiBu-Belege kam mir der Gedanke "Warum wird mir immer vorgeschlagen einen Ordner mit einem Zeitraum anzulegen?". Ich habe in Hilfedokumenten auch nachgelesen, dass aktuell empfohlen wird einen Jahresordner (Wirtschaftsjahr) für die FiBu-Belege anzulegen.

Wir empfehlen, für jedes Wirtschaftsjahr einen jahresbezogenen Ordner für die Belegablage anzulegen.

Quelle

Wieso wird das empfohlen? Jetzt wo ich darüber nachdenke, kann ich keine Vorteile erkennen, da über die Schnellsuche alles gefunden werden kann. Wäre es nicht zielführender, einen einzigen Ordner mit einem Register für die gesamte FiBu anzulegen? Dann müsste man jährlich weder daran denken einen neuen Ablageort anzulegen noch beim Arbeiten in Kanzlei-Rechnungswesen den Ort, an dem gebuchte Belege hinverschoben werden sollen, neu definieren.

Oder machen das bereits einfach alle und mir kommt die Erkenntnis zu spät?

Danke!

[#2 · Accepted solution]

So kannst du am Ende der Aufbewahrungsfrist ein ganzes Jahr löschen.

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Stimmt @theo, weil es keine Automatik gibt, die automatisch nach 14J löscht, sodass man zu 100% sicher gehen kann: braucht niemand mehr. DUO gibt es seit 2007 + 14 = 2021 - wir haben 2023. Theoretisch müssten seit 2J schon etliche Belege und auch Kanzlei Rechnungswesen WJ automatisch gelöscht werden, damit wir ein rotierendes System haben und damit auch die Kosten nicht mehr steigen, sondern stagnieren. 

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Ihre Rufe nach Automatisierung sind ja schön und gut, aber es gibt genügend Berater und Mandanten, die selbst bestimmen wollen, wann welche Daten gelöscht werden. 

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@wwinkelhausen schrieb:

wann welche Daten gelöscht werden. 

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Ja, legt man ja in der Automatisierung fest. Löschen nach: 14J. Fertig. Sie wollen noch manuell löschen und damit Arbeit haben? Die Zeit investiere ich lieber woanders 😉. 

Aber ja, ich weiß, ich bin ein Vollfreak 🤓 und IT-Nerd. Aber das finde ich persönlich gut so 😊. Wäre ja schlimm, wenn wir alle gleich wären. 

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Hallo,

ich muss mich mal an diesen Thread dranhängen... da die Bezeichnung einfach treffend ist.

Habe ich das beim letzten IT-Club richtig verstanden, dass die Ablagestruktur im Sommer 2025 mit dem neuen Belege online wegfallen soll?

Wir nutzen die Ablagestrukturen auch um beispielsweise Belege für den Jahresabschluss, Fahrtenbücher, Verträge usw. für die Mandanten strukturiert aufzubewahren und Sie nicht monatelang unsortiert im Posteingang zu belassen. Die (noch) nicht gebuchten Belege sind ja über die Schnellsuche nicht unbedingt komfortabel zu suchen und nicht alle Belege sind zwangläufig mit der Buchhaltung verknüpft. Die Mandanten benutzen Unternehmen online ja nicht nur als "Belegschubbse" sondern auch als Belegarchiv. 🤔

Wie ist denn da das Vorgehen angedacht? So wie im Thread beschrieben? Schuhkarton und nach 14 Jahren einfach alles löschen? Doch kein Belegarchiv, sondern alle Verträge (die ja auch länger aufbewahrt werden müssen) getrennt speichern und sichern???

Kann man da noch die innovative Idea posten eine Ablagestruktur zu ermöglichen? 😁

Ne, ernsthaft, wie ist da die Planung bzw. Erfahrung der Pilotierer?

VG Doro

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Hallo @doro, 

ja, das haben Sie richtig verstanden.

Mit der neuen Version von Belege online ist es nicht mehr notwendig eine Ablagestruktur zu pflegen.

Die Belege erhalten nach dem Hochladen automatisch den Status „zu buchen“.

Sobald die Belege über das Digitale Belegbuchen verbucht sind, erhalten sie den Status "gebucht" und werden beim nächsten Aufruf im Digitalen Belegbuchen nicht erneut vorgeschlagen.

Belege, die nicht gebucht werden sollen, können im Rechnungswesen als „nicht buchungsrelevant“ gekennzeichnet werden und über einen Filter in Belege online sortiert werden.

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht es Ihnen, Belege schnell und effizient zu finden, selbst ohne eine Ablagestruktur.
Darüber hinaus bietet die neue Version einen modernisierten Zeitraumfilter, der Sie beim Löschen von Belegen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht unterstützten soll.

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Hallo @Sarina_Schug ,

herzlichen Dank für Ihre unkomplizierte und schnelle Antwort!

Die Funktion "nicht buchungsrelevant" finde ich sehr gut. (Das ist bei Digitalen Belegen in der Einkommensteuer mittlerweile auch gut gelöst!) 

Ein Wechsel im System bringt aber auch immer Unsicherheiten und neue Prozesse mit sich...

Mir stellen sich noch ein paar Praxis-Fragen zu den Workarounds ohne Ablagestruktur:

- fällt die bisherige Ablagestruktur (also bereits angelegte Ablageordner) dann auch weg?

- wie schreibe ich dann Belege sinnvoll fest? - bisher werden die Belege nach Abschlusserstellung des betreffenden Jahres festgeschrieben (Ablageordner JJJJ - alle Belege festschreiben). Welches Vorgehen zur Revisionssicherheit ist angedacht?

- können die nicht verknüpften Belege ("nicht buchungsrelevant") zukünftig über den Export Belege im Bestandsmanagement gesichert werden? Oder müssen die wichtigen Belege (Verträge etc.) einzeln exportiert und gesichert werden?

- werden die Notizen bei der Volltextsuche einbezogen oder gibt es hierfür eine eigene Filtermöglichkeit? So könnte man in der Notiz z.B. Belege, die für Abschlussermittlungen wichtig sind, verschlagworten. Ich denke z.B. an Fahrtenbücher zur Ermittlung des Eigenverbrauchs, Verträge oder ähnliches

- warum war die Abschaffung der Ablagestruktur notwendig? Hätte sie nicht parallel aufrecht erhalten werden können?

Viele Grüße

Doro

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Hallo @doro,

Ihre Fragen können wir zum derzeitigen Stand der Pilotphase noch nicht vollumfänglich beantworten.

Wir sind im Februar 2024 bewusst als MVP (minimal viable product = minimal funktionsfähiges Produkt) in die Pilotphase gestartet, um frühzeitig wertvolles Feedback zu erhalten. 

Der Funktionsumfang ist wie bei bisherigen anderen Pilotphasen eingeschränkt. Wir werden diesen aber im weiteren Verlauf Stück für Stück erweitern. 

Im Fokus liegen aktuell Neukunden, die die heutige Bearbeitungsform „Standard“ verwenden würden. 

Bei Interesse hänge ich Ihnen den Link zur Pilotierung an: https://pilot.datev.de/link/PilotphaseDetailView_Deeplink?Phase=49qM1cs

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Hallo @Gerlinde_Huebl 

Vielen Dank für die Einladung zur Pilotphase. Da der Funktionsumfang in der Pilotphase eingeschränkt ist, kommt für uns eine Pilotierung nicht in Frage. Könnte die Pilotierung parallel zum bisherigen Funktionsumfang getestet werden, ohne Einschränkungen für Neukunden und laufende Buchhaltungen, wäre ich gerne zur Testung z.B. mit einem Mustermandant bereit!

Ich habe ein bisschen Angst, dass die Neuerungen so werden, wie bei Auftragswesen next - schließlich sollen auch hier Funktionen bereits nächsten Sommer wegfallen...

Heute ist mir beispielsweise eine weitere Frage aufgefallen - wie werden zukünftig Stapelimporte und sonstige Belege getrennt angezeigt?

Können solche Rückfragen, Anregungen in einer Idea gepostet werden - also, ich meine: findet das Beachtung?

Viele Grüße

Doro

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Hallo @doro, 

Sie könnten theoretisch auch mit einem Mustermandanten an der Pilotierung teilnehmen.

Der Bestand ist dann in der neuen Version.

Wenn sie dann Anmerkungen oder Fragen zur Pilotierung haben, können Sie uns einen Servicekontakt schicken.

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Mit der neuen Version von Belege online ist es nicht mehr notwendig eine Ablagestruktur zu pflegen.

@Sarina_Schug Hat jemand daran gedacht, dass die Belege später auch nach Zeiträumen identifiziert werden müssen? Löschung nach Ende der Aufbewahrungspflicht wäre ein Beispiel.

Wenn das berücksichtigt wurde ok.

@deusex hatte ich vorhin von dir einen Post zu dem Thema gelesen?🤔

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@deusex hatte ich vorhin von dir einen Post zu dem Thema gelesen?🤔

🤔

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Nope.

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Hallo @jjunker, 

der Bedarf, Belege löschen zu können, bspw. nach dem Ende einer Aufbewahrungspflicht, wird in der neuen Version Belege online berücksichtigt.

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Hallo Frau Schug,

verstehe ich Sie richtig, dass ich immer noch eine Ablagestruktur im UO pflegen kann, wenn ich dies möchte? Wir sind seit 2007 mit dem UO dabei (direkt mit dem größten Mandat von deutlich mehr als 5.000 Belegen im Jahr). Die jährliche Pflege der Ablagestruktur ist hier im Büro kein Mehraufwand, eher deutlich von Nutzen wenn man Belege sucht (die Schnellsuche ist für uns nicht praktikabel). Wir nutzen teilweise auch, ähnlich wie von doro beschrieben, z.B. einen Ordner JA-/ESt-Belege. Dort hat man dann sofort alles griffbereit, was als Beleg hierzu hochgeladen worden ist, aber nicht gebucht wird. Ein weiterer Punkt: wir schreiben monatlich nach Fertigstellung der Buchführung die Belege im jeweiligen Unterordner z.B. 2024/11 fest. Das erreicht man mühelos mit wenigen Klicks. Die Eingrenzung über einen Filter erscheint mit hier eher mit einem Mehraufwand verbunden zu sein.

Ein Wegfall der Ablagestruktur sollte ab- oder angewählt werden können!!!! Bitte setzt uns nicht (wieder) vor vollendete Tatsachen.

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Hallo @sala ,

wir haben uns tatsächlich überlegt, die nicht-gebuchten Belege JA/ESt ab 2024 in die Dokumentenablage zu exportieren, da wir es so verstanden haben, dass die Ablagestruktur wegfällt und nicht optional geführt werden kann.

Die 2023 Erklärungen, Rückfragen und Bescheide (?) sollten ja bereits vor Umstellung (hoffentlich) erledigt sein und somit auch abgeschlossen werden können.

Wobei wir auch überlegen, wie weit in die Vergangenheit müssen Belege zusätzlich z.B. in der Dokabl. gesichert werden  - greift die Schlagwortsuche auch bei Belegen aus Vorjahren oder erst ab dem aktuellen Zeitraum / nur für die neu hochgeladenen Belege? Wie finde ich diese Belege jemals wieder?

Ganz konkret: Finde ich ein Fahrtenbuch aus März 2020 (welches nicht gebucht oder bearbeitet ist) wieder oder nicht?

VG Doro

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Ein weiteres Beispiel, welches häufiger auftritt: Ich bin im Jahresabschluss und möchte z.B. die Rückstellung für die BG erfassen. Der dafür benötigte Beleg ist oft mit der Buchung aus Mai des Folgejahres verknüpft. Hier suche ich mir beim Belege buchen den Ablageordner Mai und kann dort recht zügig den erforderlichen Beleg finden und ihn mit der Buchung der Rückstellung beim Jahresabschluss verknüpfen. Eine Volltextsuche würde mir da dann (vermutlich) nichts bringen.

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@Silvija_Döbereiner 

Aktuell wird es zum Teil so gehandhabt, dass Belege welche nicht Buchführungsrelevant sind in den jeweiligen Jahresordner gepackt werden.

--> Wenn zukünftig keine Struktur mehr da ist und die Belege als "nicht buchführungsrelevant" gekennzeichnet werden.

Bekommen die dann eine Jahreszahl mit auf den Weg oder wie soll man die zu löschenden Belege dieser geplanten "Kategorie" hinsichtlich Löschkonzept identifizieren?

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Hallo an alle, 

vielen Dank für die Fragen und Anregungen. Sie werden alle gesammelt und weitergegeben.

Wir können die Details zum derzeitigen Stand der Pilotphase nicht vollumfänglich beantworten.

Gerne können Sie Teil der Pilotphase werden!