Moin Moin
Jetzt wo ich die Frage lese und etwas darüber nachdachte, wie in unserer Kanzlei ProCall und Datev-Telefonie genutzt wird, frage ich mich echt, wo ist der zusätzliche Nutzen der Datev Telefonie. OK, man kann direkt aus den Stammdaten einen Mandanten anrufen. Ein gutes Argument um nicht aus ProCall eine Telefonnummer einfach zurückzurufen. Ist für neue Mitarbeiter, die noch nicht Stimme und Sprachrhythmik der Mandanten kennen gut (hebelt ggf. bei einem Social-engineering-Angriff die Antwort-Falle aus). Aber mehr sehe ich in unserer Kanzlei nicht!
Ich stelle mir gerade die Frage, ist es den Preis wert! War von Ihnen Herr Lehnert sicherlich nicht beabsichtigt 😉 hat es aber bewirkt.
Wir nutzen zwar nicht Estos direkt, doch unser Produkt ist ein echter Klon. Mit dem läßt sich auch gut arbeiten, Datev Telefonie würde wahrscheinlich wenig vermißt werden. Es fehlt das !Extra!.
Und bei der Suche bin ich leider absolut keine Hilfe.
Aber es kam ein Datenschutz-Thema auf, und da kann ich vielleicht etwas beitragen.
Wir nutzen den Estos-Klon UCPro. Darin sind die Telefondaten längstens 1 Monat speicherbar. Und außerdem, und das ist der eigentliche Punkt, die Speicherdauer ich vom Admin einstellbar. Und das ist der entscheidene Punkt: Was stellt die Kanzlei ein! Nicht was wäre möglich. Ich habe bei uns 4 Wochen eingestellt. Damit habe ich de facto alle Sonderfälle mit abgefangen.
Wichtiger ist da auch, werden bei den Anwendern Logs protokolliert. Denn in UC Pro selber habe ich tatsächlich keinen direkten Zugriff auf die Telefondaten - sprich, ich muss die Datenbank hacken. Oder ich schalte das Loggen im UCPro-Client ein. Als Admin, werde ich beides sicherlich nur auf Anweisung der Geschäftsführung machen und kaum ohne eine schriftliche Anweisung. Bzw. Letzeres auch aus Sicherheitsgründen oder zur Fehlersuche. Dann aber auch nur punktuell und die Daten werden direkt danach gelöscht und sind sonst niemanden zugänglich - wofür ich zu sorgen habe.
Der Punkt ist halt die Zugriffsmöglichkeit. Die hat der Admin und allein deshalb muss er sich schon vorsehen, ob er ggf. Anweisungen seiner Geschäftsführung ausführt. UNd er muss dafür sorgen, dass entweder die Einstellungen dem Datenschutz genügen, oder wenn er das ändern soll, sich die durch eine (natürlich schriftlich mit UNterschrift oder digital mit QES) Dienstanweisung befehlen lassen.
Als Admin möchte man schließlich nicht Bauernopfer werden.
@AGFEO-Telekommunikation
"Genau das widerspricht der DSGVO.
Ein Journal darf eben nicht - ohne entsprechende DSGVO konforme Erlaubnis - laenger als ein paar Wochen vorgehalten werden."
Das ist so nicht richtig. Es bedarf dafür eines Erlaubnistatbestandes. Ein solcher kann z.B. ein juristischer Grund sein, beispielsweise der Tatbestand, dass ein Telefongespräch geführt wurde.
Ein paar Wochen ist auch zu unbestimmt, ein Erlaubnistatbestand muss da präzise sein. Gibt er Arbeitgeber das vor, muss er es begünden. Hat der Arbeitsgeber allerdings keinen Zugriff auf die Daten (und der Admin ist da als Wächter gefragt, sprich, als Admin kann man da sich schnell in teure Nesseln begeben, das habe ich auch oben versucht darzustellen), ist schlicht mehr möglich und die Speicherdauer kann an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden.
Übrigens an dieser Stelle: Ich habe 28 Tage eingestellt per default, aber jeder Mitarbeiter kann dies nach Gutdünken ändern. Es wird nicht einmal bemerkt werden, es sei denn durch Zufall, weil eine andere (legitime!) Untersuchung stattfindet. Und nein, eine solche hatte ich bisher nicht und sehe auch keine Notwendigkeit für die Zukunft.
😉 Ich bin aber auch Admin und muss sich halt selber schützen 😉 (Nicht das sie in meiner Kanzlei notwendig war oder ist - mchat mir das Leben echt einfacher!)
Der Metalposaunist hat es kürzer auf den Punkt gebracht.
@AGFEO-Telekommunikation noch einmal
"Die Nummern sind daher zu löschen sobald der Zweck der Datenspeicherung erreicht ist. "
Ist korrekt, nur: Was ist der Zweck? Ich glaube, Sie haben nicht alle Zwecke auf dem Schirm - ganz abgesehen, dass die Speicherung in einigen Wirtschaftszweigen inzwischen gesetzlich gefordert wird. Da ist es allerdings auch wieder einfach, der Elaubnistatbestand wird von Gesetzgeber geliefert.
Aber auch sonst kann es viele Tatbestände die DSGVO Art 6f erfüllen geben. Das kann bis zu Verjährungsfristen von 30 und mehr Jahren reichen.
"Sagt man hingegen, dass man innerhalb von 2 Tagen noch die Nummer zurückrufen möchte, die einen angerufen hat, sind die Nummern 2 Tage nach dem Anruf zu löschen. (Aussage Landesdatenschutz BaWü)"
Hat er auch recht. Und innerhalb von 3 Tagen erst, oder wenn erst nach 2 Wochen die Lösung des Problem des Anrufers gefunden ist oder ... Sprich die Aussage des LDSB BW ist wunderbar allgemein gültig und sagt erst mal nichts über die zulässige Speicherdauer aus. Und wie schon erwähnt, wenn allein die Tatsache des Anrufes bereits eine juristische Aussage beinhaltet, kann die zulässige Speicherdauer sehr lange werden.
"Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Telefonnummern besteht jedenfalls nicht."
Doch, z.B. WErtpapierhändlern. Diese müssen Telfonaufträge mitschneiden und aufbewhren.
"Ich kann jedem nur raten diese Funktionen innerhalb Ihrer eigenen TK-Lösung zu prüfen und mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abzusprechen, um hier ebenfalls rechtskonform aufzutreten."
OK, das ist auch genau das, was schreibe. Da treffen wir uns. Und wie Sie im Vorsatz schrieben, als Regelfall nach einer bestimmten Zeit automatisch Löschen ist auch gut. Nur muss diese Zeit halt auch ggf. lang ganug sein, um die Sonderfälle (oder "speziellen" Normalfälle, die sind gar nicht so selten) rechtzeitig vor dem Löschen zu sichern!
@StB_
"muss man dann auch die Anruferliste im betrieblichen Handy regelmäßig löschen"
Im Regelfall sind es Mandanten, die eine Anliegen haben. Der Inhalt des Gesprächs darf nur in seltenen Ausnahmefällen gespeichert werden (noch seltener ohne Zustimmung des Mandanten). Das der Anruf allerdings erfolgte, ist etwas anderes. Wir kennen das alle: Bezugnahme auch ein Gespräch vor Monaten oder auch Jahren. Hat ein solches Gespräch weitere Aktionen hervorgerufen (z.B. in der Kanzlei, aber auch bei Mandanten) ist der genaue Zeitpunkt des Gespächs u.U. wichtig. Sprich, es kann durch aus einen Erlaubnistatbestand geben.
Punkt 2: Der Mandant ruft Sie an. Offensichtlich wünscht er eine Kommunikation, d.h., neben DSGVO Art. 6f aus Sicht des STBs gibt er damit implizit auch sein Zustimmung nach Art. 6a. Denn Kommunikation erfordert, dass beide miteinander sprechen und das in diesem Beruf sicherlich mehr als einmal. (Natürlich nicht, wenn der Anrufer einer Speicherung widerspricht, was er während des Anrufs äußern sollte.
"den Einzelverbindungsnachweis der Telekom datenschutzrechtlich sauber nach 2-3 Monaten schreddern?"
Typisches Jein! Einmal, wenn der Einzelverbindungsnachweis auch den Mitarbeiter identifiziert: Unbedingt drauf achten ob es einen Erlaubnistatbestand gibt. Für solche Fragen ist der betriebsliche Datenschutzbeauftragte zuständig, egal ob intern oder extern. Zuständigkeit bedeutet: der bDSB berät, was richtig ist. Er hat keine Entscheidungsbefugnis und kann diese auch nicht vom Verantwortlichen quasi übertragen bekommen. Wenn der bDSB Mist erzählt - ist letztlich doppelt doof für den Verantwortlichen: Er bekommt eine schlechte Beratung und bleibt verantwortlich - allein schon, weil er jemanden als bDSV ernannt hat, der offenbar die notwendige Qualifikation nicht besitzt. Oops, etwas verrannt.
Da man nie wissen kann, ob diese Nachweise nicht einmal wichtig werden, sorgt man am Besten dafür, dass für die Zeit, in der es zu (juristischen) Folgen kommen kann, die Daten vorhanden bleiben, sie aber niemanden zugänglich sind - was ein Admin beispielsweise sicherstellen kann.
"Faxprotokoll"
Ist bei Beweismittel. Entsprechend aufzubewahren.
"Email"
Kann ein - schiet mir fällt das Wort nicht ein, etwas von Geschäftsbeleg irgendwie - sein. Ist damit aufbewahrungspflichtig. Schlimmer, kann heute irrelevant sein/wirken und wird in der Zukunft erst zu einem aufbewahrungspflichigen Beleg - halt richtig: Geschäftsbrief! Sprich, löschen kann gegen das Gesetz verstoßen. Bleibt also nur aufbewahren. Auch interne Emails können aufbewahrungspflichtig werden - oder juristisch relevant.
Bedeutet: alle Emails sind aufzubewahren - außer (offensichtliche, tolle Grauzone) Privatemails der Mitarbeiter.
Doch Privatemails werden sicherlich überall verboten sein, da der Unternehmer sonst als Telemedienanbieter einen Haufen weiterer Gesetze umsetzen muss. (Und nein, ignorieren gilt nicht, das stillschweigende Dulden macht ein Unternehmen auch zu einem Telemedienanbieter.)
Sprich: es bleibt nicht über als alle Emails aufzubewahren und nach 10,11,12,13, oder mehr Jahren dann zu löschen.
Ich bin zwar kein LDSB oder höher. Aber seit über 45 Jahren im Datenschutz dabei und ja bilde mich fortwährend weiter und bin bDSB. Ich weiß, man kann an einigen Stellen es anders sehen - ich glaube zu unrecht. Doch gerade an diesen Stellen ist die Interprestation der DSGVO halt noch in der Schwebe.
Will sagen, ich habe nach meinem Wissen und meinem Verständnis geschrieben. Ich bin auch davon überzeugt, im Wesentichen alles richtig beschrieben zu haben. Ich bin halt aber auch nur eine Mensch und kann mal irren (wie auch an anderer Stelle Menschen irren können - oder wollen. Das führe ich jetzt nicht aus)
Insgesamt aber: HTH!
QJ
