Preismaßnahmen Daten älter als 14 Jahre

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Hallo liebe Community,

heute erhielten wir Post von der DATEV, dass die Speicherung unserer Daten, die älter als 14 Jahre sind (LODAS), ab August 2021 kostenpflichtig wird.

Kann mir jemand erklären, wo ich sehen kann welcher Mandant solch alte Daten gespeichert hat. Ich habe unter Service-Anwendung / Mandantenübersicht schon das Programm "LODAS außerhalb des Prüfungszeitraumes (ALT)" bei einigen Mandanten entdeckt. Bin ich hier richtig?

Kann mir auch jemand erklären wie ich die alten Daten (älter sind als 14 Jahre) löschen kann, ohne dass die aktuellen und neueren Jahre des Mandanten mitgelöscht werden?

Für Hilfe wie ich hier vorgehen kann wäre ich sehr dankbar.

Sonnige grüße aus dem Schwarzwald.

NinaMM

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Diese Dokumente könnten vielleicht helfen ...

Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum löschen - DATEV Hilfe-Center

Mandantendaten löschen im DATEV-Rechenzentrum – Abhängigkeiten - DATEV Hilfe-Center

Nachtrag ...

[#3 · Accepted solution]

Rechnungsdatendownload  Spalte Artikelnummern 20592 und 22174 suchen. Da gäbe es sicher uach im Auskunftssystem eine Lösung zu. Aber bevor ich die Suche gebe ich mir eine Kugel. Aktuell müsste das Produkt it 0.00 "abgerechnet" werden. Wenn Sie die Artikelnummern nicht in den Rechnungsdaten finden. ist alles gut.

Der Screenshot zeigt die Serviceanwendungen. Die Überschrift nicht mit gesnipt. 🤗

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Da muss es dann doch zu ermitteln sein, oder?

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@andreashofmeister da sollte es wohl zu finden sein. --> Nur warum quälen wenn die Rohdaten der Rechnung so nah sind? 🤗

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@jjunker schrieb: Nur warum quälen wenn die Rohdaten der Rechnung so nah sind?

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 Weil in der Mandantenverwaltung RZ dann auch gleich die Daten gelöscht werden können - Workflow 🙂

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@jjunker  schrieb:

@andreashofmeister da sollte es wohl zu finden sein. --> Nur warum quälen wenn die Rohdaten der Rechnung so nah sind? 🤗

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War ja nur ein Gedanke...Rohdaten....nun ja..

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Ich wünsche mir folgenden übergreifend setzbaren Haken: "Alle Daten älter als 14 Jahre nur im RZ automatisch löschen". Unrealistisch? Wünschen darf ich es mir trotzdem!

Wie ist eigentlich dieser Passus aus dem Informationsschreiben exakt zu verstehen:

"Ab dem 01.08.2021 wird die Speicherung dieser Daten kostenpflichtig. Die Bepreisung beginnt allerdings erst zum 01.08.2022."

--> Im "Zwischenjahr" ist die Datenspeicherung zwar kostenpflichtig, aber unbepreist, ergo kostenlos?

Klingt wie aus den Grusel-FAQ zur ÜH3...

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@bergerflorian schrieb:

Unrealistisch? Wünschen darf ich es mir trotzdem!

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EDITH: Da ich davon nichts mitbekommen habe, ist davon nur LuG betroffen? LODAS nicht? Weil wir nur LODAS einsetzen 🤔. Ist das dann schon der erste vorbereitende Schritt hin zu einem Abrechnungssystem der DATEV, wenn man LuG so bepreist? 

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Hat man dann ein Jahr Zeit die überfälligen LUGAs und DINGSBUMs Daten zu löschen?

Das fände ich gut..

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Vielen lieben Dank für die Antworten.
Ich habe keine der Artikelnummern auf unserer Rechnung gefunden, gehe aber auch davon aus, dass diese Positionen erst ab 08/2021 erscheinen. Also warte ich die August-Rechnung mal ab.
In der Mandantenverwaltung finde ich auch nichts, jedoch habe ich im Programm Bestandsdienste bei ein paar Mandanten LODAS Alt-Daten (LALT) gefunden.

Vielen Dank nochmal

NinaMM

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@metalposaunist  schrieb:

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Da ich davon nichts mitbekommen habe, ist davon nur LuG betroffen? LODAS nicht? 

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Das betrifft LODAS ganz genau so.

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Moin, 

auch ich bin klar dafür, dass es eine Regelung (Haken o. ä.) geben muss, damit die 14+ Jahrgänge automatisch gelöscht werden. Nur bei - m. E. n. sehr sehr seltenen - Ausnahmen könnte auf diese alten Jahre zurückgegriffen werden müssen, dann ggf. mit Archiv-DVD. 

Hinsichtlich von AN-Löschungen gibt (oder gab es zumindest mal, hier bei LODAS)) Briefe der DATEV nach dem Motto: Wenn Sie nichts Besonderes unternehmen, löschen wir die folgenden Daten am... Ähnliches wäre alljährlich für die Altdaten doch sicher möglich. Es muss ja nicht unbedingt ein Postbrief sein, Mail sollte es auch tun, vielleicht dann auch zweimal (z. B. 3 und 1 Monat/e vor Löschung). Das sollte ein führendes Informatikunternehmen doch wohl hinbekommen. 

Fordernde Grüße

WF 

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Es lässt sich doch mit relativ bescheidenem Aufwand genau das erreichen.

Service-Anwendungen - Mandantendaten - Mandantendaten löschen - Programmauswahl (LUGA) - alle Mandanten auswählen...(notfalls die Liste noch mal durchscrollen, ob Sonderfälle dabei)... FERTIG!

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Alles lässt sich irgendwie manuell machen. Wer aber zum Thema Automatisierung wie DATEV immer Wasser predigt, sollte selbst keinen Wein trinken.

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@bergerflorian  schrieb:

Alles lässt sich irgendwie manuell machen. Wer aber zum Thema Automatisierung wie DATEV immer Wasser predigt, sollte selbst keinen Wein trinken.

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Sie wollen die Löschung dann also automatisieren? Dann kommt der Aufschrei, dass man seine Daten aber in "eigener Hoheit" manage möchte...

Man wird es keinem Recht machen können. Zumal die RZ-Datenhaltung wahrscheinlich noch auf einem Server aus den Anfangszeiten der DATEV läuft. Man sieht es ja an der RZ-Mandantenverwaltung....

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@andreashofmeister schrieb:

Dann kommt der Aufschrei, dass man seine Daten aber in "eigener Hoheit" manage möchte...

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😂made my day! Stimmt. Da habe ich eine Gruppe wieder vergessen 😉. Also muss DATEV, um allen Gerecht zu werden, wieder mehr programmieren als nur eine Regel im RZ zu hinterlegen. So gibt es dann wieder einen Button, wo man selber auswählen kann: wollen Sie die Automatik oder nicht? Und das ist eine einmalige Abfrage oder man kann sie nur per SK oder Anruf bei DATEV widerrufen, weil im RZ ein Haken gesetzt wird, an den man nicht dran kommt. Oder so ähnlich. 

Aber eigentlich bin ich auf Seiten von @bergerflorian 👍. 

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Wir reden ausschließlich von Lohn-Daten. Zumindest ich brauche keine 14 Jahre alten Lohndaten im RZ, da dank des modernen Datenübertragungsmediums "Lohn-Jahres-Archiv-DVD" und anschließendem Kopieren dieser Daten auf meinen Server alle Daten vorhanden sind, die ich für aufbewahrungswert erachte.

Dazu kommt, dass die Lösch-Vorgaben der DSGVO zu beachten sind.

Da DATEV uns Beratern an anderer Stelle auch immer workflow-Vorgaben macht, weil irgendein BMF-Schreiben (GoBD z.B. lassen grüßen) dies so vorsieht, wäre an dieser Stelle die Möglichkeit zur Automatisierung mehr als sinnvoll. Wer den Haken nicht setzen möchte, kann es ja lassen.

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@bergerflorian  schrieb:

Da DATEV uns Berater an anderer Stelle auch immer workflow-Vorgaben macht, weil irgendein BMF-Schreiben (GoBD z.B. lassen grüßen) dies so vorsieht, wäre an dieser Stelle die Möglichkeit zur Automatisierung mehr als sinnvoll. Wer den Haken nicht setzen möchte, kann es ja lassen.

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Volle Zustimmung, schließe mich da auch @metalposaunist !

Aber: den Haken zu programmieren, wird sicher nicht so einfach. Man erkläre mal einem Auszubildenen, was denn eigentlich "MAD" sind.  Bei "MPD" wird es dann aber noch interessanter...

Denn: "MAD" gibt´s ja auch...So einfach wird das alles nicht sein mit dem Haken...

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Moin, 

so sehe ich es auch, derartig alte Daten habe ich noch nie benötigt, Löschen ist ohnehin Pflicht (wahrscheinlich schon vor diesen 14 Jahren?!?). Daher meine Bitte oder Aufforderung an die DATEV wie schon geschrieben: Automatisch Löschen nachdem ggf. vorher "gewarnt " wurde.  Wer die Daten doch noch benötigt, möge sich mit der Archiv DVD behelfen. 

btw.: Kennt vielleicht jemand hier aus dem Forum die rechtlichen Grundlagen für den Zwiespalt zwischen (steuerlicher) Aufbewahrungsfrist und datenschutzrechtlichen Löschungsvorschriften genauer? Irgendwie habe ich es im Kopf, dass Lohndaten ohnehin nicht so lange aufzubewahren sind und vor allem (wohl nicht nur ausgeschiedene) Arbeitnehmer eine relativ frühe Löschung fordern können. 

Im Voraus dankend grüßt

WF

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Moin, 

und ich dachte, die MAD wäre schon vor Jahren eingestellt worden, den Herrn Neumann habe ich schon lange nicht mehr im Zeitschriftenregal gesehen.

Duckundwech...

LG

WF,

der sich noch gut an ordnerfüllende Protokolle der MADs und MPDs erinnern kann ;-).

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@grandfunck Die Bitte weise ich entschieden zurück.

Ein Löschkonzept kann nicht zentralisiert werden.

Wenn ich Daten in die Cloud (Alias RZ) lade weil zu diesen Daten noch Rechtsstreitigkeiten offen sind erwarte ich diese dort auch fünf  15 oder 20 Jahre später noch zu finden. Und nicht die E-Mail nebst Benachrichtigung zu übersehen und dann keine Daten mehr zu haben.

--> Löschkonzepte sind so individuell wie unsere Mandanten. Nur die Fristen sind gesetzlich geregelt.

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Entweder lässt man es so, wie es ist oder man kann selbst selektieren, was gelöscht werden soll.

Dann müsste man nicht jedes Jahr da hinterräumen.

Also auf Termin legen und über die Serviceanwendungen sind mit wenigen Klicks die Daten bereinigt und die paar Sonderfälle kann man auch noch im RZ stehen lassen..

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@boomboom schrieb:

Dann müsste man nicht jedes Jahr da hinterräumen.

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Jap, daran habe ich auch gedacht. Mag sein, dass jetzt alle wach werden, wenn DATEV die Hand aufhält aber die Welt dreht sich ja weiter und dann sind die heute noch laut Gesetz aufzubewahrenden Daten nach 365 Tagen Datenmüll. Daher ja die Automatik @jjunker - sonst darf man sich jedes Jahr hinsetzen und manuell anfangen - und alle reden wieder über Digitalisierung, Automatismen und Industrie 4.0. Bei DATEV klickt man sich dann einen Wolf? 🐺

Ich kann's verstehen aber wir brauchen da einen langfristigen technischen Plan und Idee, wie das 2050 aussehen soll. Oder mit Lohn online - soll man auch da dann 1x im Jahr jemanden dran setzen, der Arbeit macht für das, was automatisch gehen würde?  

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"Löschen ist ohnehin Pflicht."

Ist mir neu, dass es eine Verpflichtung zur Datenlöschung geben sollte. Lass mich aber gerne aufklären.

Wie dem auch sei, aber da würde ich auch gerne ein paar alte "Patienten" ausmisten und möglichst mit einem Rutsch.

Dies ist m.E. so nicht möglich, denn "Mandanten löschen" umfasst ja nicht auch gleich die Bestände im RZ.

Im Prinzip müssen ja zunächst die RZ-Bestände eliminiert werden und dann der Mandant im DAP.

Bleiben danach noch irgendwelche, den Papierkorb in der Dokumentenablage ausgenommen, die noch gesondert gelöscht werden müssen?

Eine "Master-Lösch-Funktion", die alles, das Mandat offline wie online erfasst, wäre natürlich schon eine feine Sache.

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Ist doch jetzt schon so, dass die Karteileichen mehr oder weniger zu Fuss im RZ, im DAP, in den Anwendungen bereinigt werden müssen... Es ist ja schon ein Krampf, auf dem lokalen System alle Daten eines Mandanten zu finden und zu bereinigen - Löschen in jeder Anwendung extra. Und dann noch das RZ. Ein Tool wie Rechnungslegungspflicht mit Angabe der gesuchten Jahre und Link zur Mandantenverwaltung hätte schön was...

@Datev Bevor die Bepreisung angekündigt wird, wäre zumindest ein Dokument, wie die Daten schnell und zuverlässig gelöscht werden können, mehr als wünschenswert. Dann genügt hier ein Link und fertig.

Ich habe bisher die Alten Lodas Daten nach Abruf der Jahres CD gelöscht - das geht nun nicht mehr, da von dieser keine EuBP Daten versendet werden können.

Also SV Prüfung abwarten und dann löschen. Lokal stehen die DVD im Schrank und fressen kein Brot.

PS: Den Haken mit den 14 Jahren unterstütze ich. Es wachsen jedes Jahr Zeiträume aus der Prüfungspflicht.

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@metalposaunist ich sperre mich nicht gegen Automatik. Nur bin ich immer der Teufel der die Risiken aufzeigt.

Ich muss eine Automatik sperren können.

Wir haben jetzt nach 17 Jahren von einem ehemaligen Mandanten unseres Seniorchefs das finale Urteil in einem laufendem Verfahren bekommen. --> Jetzt wird gelöscht.

Ging in dem Fall nicht um Lohn aber denkbar ist Vieles und wenn wir seitens der Mandanten über Rechtsstreitigkeiten informiert werden wird bis auf weiteres Garnichts gelöscht.

Dass es eine Automatische Löschung nach 14 Jahren gibt? fein aber bitte nicht dumm und starr mit der Regel: "Alles Löschen was älter als 14 Jahre ist".

Hier liegen noch Kopien von Gesellschaftsverträgen aus den 80er Jahren. Die Eigentümergemeinschaft gibt es noch, also wird das auch nicht entsorgt. Ich würde mir auch erwarten, dass es einen digitalen "Ort" gibt der von jeder Automatischen Löschregel ausgenommen wird und deren Daten lesbar gehalten werden. Vielleicht gibt es im Jahr 2050 das Format PDF nicht mehr. --> Trotzdem müssen die heute, nach Verfahrensdokumentation erstellten Scans, eines Gesellschaftervertrages noch lesbar sein. Stichwort Datenmigration. Die Buchhaltung aus dem Jahr 2008 --> bitte entsorgen wenn kein Verfahren offen ist

Den Stammordner bitte, egal wie hoch der Aufwand ist, immigrieren.

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@d_z_ Top war auch mein Gedanke.

DATEV bitte bei Preisänderungen auch gleich den Link dazu wie ich die Kosten abwende. Sprich die Leistung abbestelle.

Wann kam gleich nochmal mal der Preis für Papierrechnungen? 😅 *Zirkelschluss*

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@deusex schrieb: Ist mir neu, dass es eine Verpflichtung zur Datenlöschung geben sollte. Lass mich aber gerne aufklären.

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Artikel 17  Absatz 1 zweiter Halbsatz DSGVO 

"und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern..."

Art. 17 DSGVO - Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") - dejure.org

Die Formulierung von Absatz 1 a) und die Einschränkungen gemäß Absatz 3, insbesondere Absatz 3 Buchstabe b) und e) können dann im Einzelfall, je nach Vereinbarung mit den Mandanten, zu einer Verlängerung der Aufbewahrungsmöglichkeit führen.

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Ich hole den Thread nochmal raus 🆙. August 2021 ist schon länger vorbei. Hat sich dazu jemand einmal beschäftigt und sich ans Löschen getraut? Gibt es ein Best Practice? 

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@metalposaunist schrieb:

Ich kann's verstehen aber wir brauchen da einen langfristigen technischen Plan und Idee, wie das 2050 aussehen soll.

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Schade, dass DATEV hier keine Antwort zu gefunden hat 😕.