MyDATEV Mandantenregistrierung für 4 Firmen - 1 Smartlogin

[#1]

Guten Tag,

wir müssen für einen Mandanten für 4 Firmen jeweils Lohnimportdatenservice, Lohnaustauschdatenservice und Lohnauswertungsservice bestellen. Hintergrund: Datenaustausch mit PERSONIO.

Für die Autorisierung soll eine Person zuständig sein, die für alle 4 Firmen die Autorisierung durchführen kann.

Der Plan war fürerste Firma die Bestellung durchzuführen + Bestellung Smartlogin. Danach nur die Cloudservices bestellen und das Smartlogin später manuell über die Rechteverwaltung für die anderen 3 Firmen freizuschalten.

Problem: Bei der Bestellung für die anderen 3 Firmen wird natürlich nicht erkannt, dass es das Smartlogin schon gibt, daher kann man die Bestellung nicht abschließen.

Wie soll die Bestellung erfolgen? Ziel ist 4 Firmen, 4 mandantengenutzte Beraternummern und 1 Smartlogin mit Rechten für alle 4 Firmen für die Autorisierung in Personio.

Danke!

[#2]

Warum 4 Beraternummern? Die Firmen scheinen doch verbunden zu sein, wenn sich 1 Person darum kümmert.

Bei 4 Beraternummern müssen Sie dreimal die Zuordnung einer Person in eine andere Mitgliedschaft vornehmen, damit Sie das SmartLogin überall administrieren können.

[#3]

Weil ich dachte, dass es für Personio notwendig wäre.

Würde es eigentlich ausreichen, wenn ich dem Mandanten-Smartlogin die Rechte für die 3 Cloud-Services vergebe? Also jeweils für jede Firma unsere Beraternummer/Mandantennummer (Lohn und Gehalt wird darüber abgerechnet).

Laut DATEV muss ja beim Bestellen der Cloud-Services eine mandantengenutzte Nummer bestellt werden (oder eine vorhandene, aber diese wird ja schon von einer anderen Firma besetzt, wo auch schon die Cloudservices bestellt sind)

[#4]

Hallo,

Sie benötigen prinzipiell 4 Smartlogins. Einer von ihnen kann so eingerichtet werden, dass er für alle Beraternummern verwendet werden kann.

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Bestellung. Bitte wenden Sie sich dazu über einen der anderen Servicekanäle an uns.

[#5 · Accepted solution]

---

@frgntz schrieb:

Würde es eigentlich ausreichen, wenn ich dem Mandanten-Smartlogin die Rechte für die 3 Cloud-Services vergebe?

---

Bin mir nicht sicher, weil z.B. der BDS final erst funktioniert, wenn zum Mandanten auch die myDATEV Mandantenregistrierung durchlaufen wurden ist. Erst dann wird im RZ final irgendwas gemacht, was zur Nutzung der Schnittstelle führt. Ob das bei den Lohndatenservices auch der Fall ist, kann ich nicht sicher sagen. 

Aber: 1x myDATEV ganz normal durchlaufen und bei den anderen 3 Firmen in myDATEV sagen: vorhandene Beraternummer nutzen. Dann taucht auch das SmartLogin auf und alle sind happy. Die passende Administration in der Rechteverwaltung online muss dann aber immer noch passieren, wenn man nicht den Assistenten dazu nutzt, der an etwaigen erstellten Gruppen in der RVo einfach vorbei administriert. 

Ist alles in 10min erledigt. 

[#6]

Ich habe das jetzt ungefähr so mit dem Servicekontakt abgesprochen und gelöst. 

1x normale Bestellung über myDATEV, damit 1 Smartlogin auf die mandantengenutzte Beraternummer bestellt wird. Die mandantengenutzte Beraternummer wird bei uns hier in dem Fall eigentlich nur für die Smartlogin-Zuordnung verwendet, Lohn und Gehalt Abrechnung erfolgt für alle 4 Firmen über unsere Berater/Mandantennummer.

Ich habe jetzt das Smartlogin für alle 4 Firmen nur unsere Beraternummer+Mandantennummer bei den Lohncloudservices freigegeben und hoffe, dass damit die Autorisierung in Personio klappt.

Es ist nicht ersichtlich, wie genau die Autorisierung bei Personio stattfindet und ob dort nur auf die freigegeben Rechte für die Cloudservices gesucht wird.

[#7]

---

@frgntz schrieb:

Es ist nicht ersichtlich, wie genau die Autorisierung bei Personio stattfindet und ob dort nur auf die freigegeben Rechte für die Cloudservices gesucht wird.

---

Wie geschrieben beim BDS: Der meckert rum, er hätte keine Rechte. Dann liegt's daran, dass zum Mandanten in der Leistungsübersicht der Eintrag mandantengenutzte Beraternummer fehlt, der durch die myDATEV Registrierung gesetzt wird. 

[#8]

Also bräuchte ich trotzdem zu jede Firma die mandantengenutzte Beraternummer. Aber wie du beschrieben hast, kann ich wohl bei der Registrierung bereits vorhanden anklicken und die von der erst registrierten Firma nehmen.

[#9]

---

@frgntz schrieb:

Also bräuchte ich trotzdem zu jede Firma die mandantengenutzte Beraternummer. 

---

Nein. Du kannst 1 Beraternummer mehrfach verknüpfen / nutzen.  

---

@frgntz schrieb:

Aber wie du beschrieben hast, kann ich wohl bei der Registrierung bereits vorhanden anklicken und die von der erst registrierten Firma nehmen.

---

Yes. DATEV weiß ja nicht, dass es sich um verbundene Unternehmen handelt. Und wenn Du einen Fehler machst, einfach Rechtsklick in der Leistungsübersicht auf die mandantengenutzte Beraternummer > löschen und nochmal neu.  

[#10]

Doofe Frage. Ist das Vorgehen so neben einfach und praktisch auch mit den AGBs vereinbar? @Gökhan_Aras ?

[#11]

Hier ist es ja wirklich so, dass alle 4 Firmen zusammengehören und eine einzige Person mit einem Smartlogin alle 4 in Personio autorisieren muss.

[#12]

Was nicht bedeutet, dass die vier Firmen im Sinne der AGBs zusammen gehören. 

Zwei Brüder haben je zwei GmbHs, je eine Mutter und Tochter, und teilen sich eine Fachkraft fürs Büro. Diese Person ist bei beiden angestellt und soll den Raffel regeln....

--> Sowie ich die AGBs verstehe wären dann zwei Verträge notwendig.... 

Oder eine der GmbH gehört zu 31% einem anderen Unternehmer welcher nicht an den ersten drei GmbHs beteiligt ist.... Ich meine 70% der Eigentumsverhältnisse müssen identisch sein....

Nur weil eine Person zuständig ist, bedeutet das nicht das es gleich den AGBs entspricht. 🤗 ein wenig Haare spalten und Klug**bleep**en... 😋

[#13]

Wie viele Verträge man nach AGB braucht, steht hier: Unternehmen online

Das ändert an der Technik, wie @frgntz schon sagt aber nichts, weil es technisch nicht anders umzusetzen ist. Man müsste dann ggf. nur 3 weitere Beraternummer + 3 weitere DUO Verträge buchen, die sonst aber keiner technischen Sinn haben und nur der AGB wegen im System dümpeln. 

[#14]

---

@jjunker  schrieb:

Doofe Frage. Ist das Vorgehen so neben einfach und praktisch auch mit den AGBs vereinbar? @Gökhan_Aras ?

---

Ich zitiere mal @Brigitte_Schmidt-Refisch 

aus diesem Thread Gelöst: Übergreifend - Einführung eines Freivolumens - DATEV-Community - 148764

---

@Brigitte_Schmidt-Refisch  schrieb:

Hallo zusammen,

ich kann zur Klärung zweier Fragestellungen beitragen:

1. Regelungen zum Vertrag Unternehmen online:

---

@metalposaunist  schrieb:

---

... die DATEV das exakt gut verständlich erklärt hat, wann man 2x UO braucht und wann nicht, wenn Person A zwei GmbHs hat und beide zu 100% - oder so ähnlich. ...

Man braucht immer einen eigenen Vertrag Unternehmen online pro Unternehmen, 

außer bei verbundenen Unternehmen (siehe AGB, Besondere Bedingungen Programme, Datenbanken, Cloud-Anwendungen und Rechenzentrumsleistungen, Punkt 2.3):

"Eine Produktnutzung durch den Mandanten ist ausschließlich für das eigene Unternehmen gestattet. Eine Produktnutzung in verbundenen Unternehmen des Mandanten ist nur nach vorheriger schriftlich oder in Textform erteilter Zustimmung durch DATEV gestattet."

Dazu auch ein paar Beispiele zur Verdeutlichung:

Beispiel für unabhängige Unternehmen, für die je ein eigener Vertrag Unternehmen online benötigt wird:

• Mandant Mustermann hat eine Firma A, für die seine Frau Mustermann mit Unternehmen online arbeitet. Frau Mustermann hat selber eine Firma B, für die sie auch mit Unternehmen online arbeitet.

Beispiele für verbundene Unternehmen, für die ein Vertrag Unternehmen online ausreicht:

• Mandantin Testbeispiel ist Inhaberin eines Kosmetikstudios und gleichzeitig Inhaberin eines Webshops für den Verkauf von Kosmetikprodukten. Für beide Firmen arbeitet sie mit Unternehmen online. Sie ist beides Mal Geschäftsführerin und das Geschäftsmodell ist eng verbunden.
• Weitere Beispiele könnten sein: Konzern, Tochterunternehmen, Unternehmensgruppe, Franchise Unternehmen, Fondsgesellschaften, Stiftungen oder ähnliches.

Wichtige Voraussetzungen für verbundene Unternehmen sind beispielsweise:

• Enge wirtschaftliche Verflechtung (Anteile > 50%) oder gleicher Inhaber.
• Enger Produktionsablauf bzw. eng verbundenes Geschäftsmodell.
• Programmnutzung nur für den Eigenbedarf.

Für die Zustimmung zur Nutzung in verbundenen Unternehmen und damit die Nutzung eines Vertrages Unternehmen online für mehrere Unternehmensbestände sprechen Sie also bitte Ihren DATEV-Ansprechpartner im Vertrieb an. 

[#15]

Wenn ich jetzt für die restlichen Unternehmen myDATEV Registrierung starte und neue mandantengenutzte Beraternummer bestellen will, muss ich unbedingt eine Person für ein Smartlogin auswählen/anlegen.

Ich kann nicht ohne bestellen und dann mein Smartlogin aus der ersten Firma einfach für die neue Beraternummer freigeben. Beim Bestellen kann ich auch nicht sagen, ich will ein bestehendes Smartlogin aus der ersten Bestellung.

Was passiert jetzt nun, wenn ich für die zweite Firma eine Bestellung mache und beim Smartlogin eine Person anlege, die schon ein Smartlogin aus der ersten Firma hat. Wird jetzt eine zweite Smartlogin Bestellung ausgelöst? Das System erkennt natürlich nicht, dass es für diese Person schon ein Smartlogin aus der ersten Bestellung gibt, weil es eine komplett neue Firma ist.

[#16]

---

@frgntz schrieb:

Wenn ich jetzt für die restlichen Unternehmen myDATEV Registrierung starte und neue mandantengenutzte Beraternummer bestellen will, muss ich unbedingt eine Person für ein Smartlogin auswählen/anlegen.

---

Nein, das machst Du dann über den DATEV Shop www.datev.de/shop - bitte mache nicht all deine geleistete Arbeit zu Nichte.  

[#17]

DATEV Lohnimportdatenservice kann kann man wohl nur über MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen, sowie die 2 anderen Cloudservices, die ich für Personio brauche.

[#18]

Das ist korrekt. Wenn Du aber nach DATEV AGB doch 4x DUO Verträge bräuchtest (was ich nicht beurteilen kann), reicht es 4 Beraternummer und 4 DUO Verträge zu haben. Auf welchem Wege man das macht (myDATEV oder Shop), ist egal und nur der AGB-halber nötig. 

Die 1 Beraternummer muss man wegen der Rechte und Services über myDATEV machen, korrekt. 

[#19]

Der Mandant nutzt kein DUO, die einzigen DATEV-Anwendungen wären in dem Fall die Cloudservices für Personio, die man nur über myDATEV bestellen kann und darüber ergibt sich das beschrebene Problem.

[#20]

willst du nicht bei DATEV anfangen, deine Tipps und Tricks funktionieren stets zu jederzeit😉

[#21]

hoffentlich ist der Servicekontakt inkl. und wird nicht extra berechnet...

[#22]

---

@xyzmic schrieb:

willst du nicht bei DATEV anfangen

---

Warum? Ich arbeite auf eigene Rechnung 🤑 in meine eigene Tasche 💼. Finde ich besser und macht mich unabhängig 😊.

[#23]

@metalposaunist Darf ich bei dir einsteigen?

Bin ab sofort Dozent für Steuerrecht mit Schwerpunkt Verfahrensrecht etc...

Michael Glocker | Autorenprofil und Werke | beck-shop.de

[#24]

@metalposaunist 

Wie du geschrieben hast, hat bei der einen Firma, auf die die mandantengenutzte Nummer + Smartlogin bestellt wurde die Autorisierung geklappt. Bei den anderen 3 nicht, wo ich einfach die Rechte für die im Lohn und Gehalt abgerechnete Berater/Mdt.numemr vergeben habe. Also muss zwingend eine mandantengenutzte Beraternummer mit dem Mandanten verknüpft sein.

Ich werde also versuchen für die anderen 3 die vorhandene bei der Bestellung zu verwenden. Dann müsste auch gleich das Smartlogin erkannt werden.

[#25]

---

@frgntz schrieb:

Also muss zwingend eine mandantengenutzte Beraternummer mit dem Mandanten verknüpft sein.

---

Perfekt. Dann folgt das zumindest der BDS/RDS Logik. 

---

@frgntz schrieb:

Ich werde also versuchen für die anderen 3 die vorhandene bei der Bestellung zu verwenden. Dann müsste auch gleich das Smartlogin erkannt werden.

---

Perfekt. Dann läuft alles. Versprochen 🤞.  

[#26]

Autorisierung in Personio hat geklappt und der Datenaustausch in LuG funktioniert jetzt auch. Verstehe zwar immer noch nicht, warum es zig Lohn-Cloud-Services gibt, die man einzeln verwalten muss und nicht eine einzigen Lohn-Cloudservice, der als Schnittstelle für alles benutzt wird.

Jetzt haben wir

Lohndatenimportservice: Austausch von Stamm- und Bewegungsdaten

Lohnauswertungdatenservice: Hochladen von LuG Auswertungen zum Mdt.

Lohnaustauschdatenservice: Momenntan nur für Austausch der eAU, soll erweiter werden lt. Dok.

Geht's noch komplizierter?

[#27]

---

@frgntz schrieb:

Verstehe zwar immer noch nicht, warum es zig Lohn-Cloud-Services gibt, die man einzeln verwalten muss und nicht eine einzigen Lohn-Cloudservice, der als Schnittstelle für alles benutzt wird.

---

Weil man in der Entwicklung damit wohl flexibler ist und 4 Teams unabhängig voneinander programmieren können, zumal der Lohnimportdatenservice auf TXT basiert; der Lohnaustauschdatenservice aber schon das neue JSON Format nutzt. Das wiederum liegt zum Teil an den im Kern veralteten Lohnabrechnungsprogrammen der DATEV, die wohl aus 199X stammen.  

---

@frgntz schrieb:

Geht's noch komplizierter?

---

Den Lohnergebnisdatenservice hast Du ja noch vergessen, den aber personio nicht kann; dafür HRworks als Beispiel 😆. Also ja, komplizierter geht immer.  

[#28]

---

@metalposaunist  schrieb:
Erst dann wird im RZ final irgendwas gemacht, was zur Nutzung der Schnittstelle führt. Ob das bei den Lohndatenservices auch der Fall ist, kann ich nicht sicher sagen. 

Der nervige Eintrag in die "Leistungsübersicht Cloud"... Mir komplett unverständlich...