Moin Moin
Ausdrucken von Lodas mag einmal Sinn gemacht haben, aber seit des auch die revisionssichere Dokumentenablage gibt (sofern nicht sowieso Datev-DMS oder ein dafür geeignetes Produkt genutzt wird), macht das keinen Sinn mehr.
Rauswerfen von Daten nach 6 Jahren ... jaaaa, aber das kann auch nach hinten losgehen. Denn zumindest ein Teil der Daten kann Bestände betreffen, die 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Da muss man echt vorsichtig sein! Im Zweifelsfall besser die längere Aufbewahrungszeit ansetzen. Ich bin der Meinung, dass DSGVO Art. 6f dafür den Erlaubnistatbestand liefert.
Zitat: "Chefs haben enorme Angst etwas zu entsorgen. Das heißt ich sehe plus 20
Jahre Akten im Archiv"
In besonderen Fällen oder bei expliziter Einwilligung des Mandanten kann das sein. Im Regelfall allerdings gibt es dafür keinen Erlaubnistatbestand und das ist damit ein Verstoß gegen die DSGVO. Denn inden Daten werden sich immer auch personenbezogene Daten befinden. SPrich: ganz schlechte Idee!
Zitat: "zum Glück ist es eine kleine Kanzlei ..."
Du meinst unter dem Radar? Wehe ein (Ex-) Mandant beschwert sich beim Landes-Datenschutzbeauftragten. Das kann bös nach hinten losgehen. Im übrigen, die Kanzlei muss doch ein Löschkonzept haben. Und das muss auch im laufenden Betrieb umgesetzt sein.
Zitat: "Speicherung nur im Rechenzentrum ist zu unsicher "
Es ist ja nicht nur ein RZ. Die Redundanz ist schon völlig OK. Und die On premise-Datenbanken sollten ja auch regelmäßig gesichert werden. Ich kann die Aussage nicht nachvollziehen!
Zitat: "... sollte man zB SV- Nachweise NIE vernichte ."
Nein, man muss schauen, wann laufen die Fristen aus. Der sichere (Regel-)Fall ist 10 Jahre.
Zitat: "Es könnten ja auch ehemalige Arbeitnehmer mal Anfragen stellen. "
Ja, aber wenn mich meine Erinnerung nicht trügt, ist nach 3 Jahren da auch Schluss.
Zusammengefasst:
Ihr Chef muss sich dringend mit dem Datenschutz und den Aufbewahrungsfristen beschäftigen. Nur ein Mandant, der sich beim Landesdatenschutzbeauftragten meldet kann (zu recht) erheblichen Schaden verursachen.
Papier ist nicht nur ein Auslaufmodell, es ist von der Finanzverwaltung nicht mehr erwünscht. Mit Datev das gegenwärtige beste Modell ist m.E., alle Belege nach Duo hochzuladen. OK, es würde auch mit der Ablage der Belege in DMS oder der Dokumentenablage gehen, schreit aber geradezu nach Mecker. Ganz zu Schweigen von der Verantwortung des STBs. Wenn beim lakalen Speichern was irreversibel kaputt geht, kostet das!
Da sollte DUO dem Mandaten Mehrwert bringen. Erstmal ist Datev für den immerwährenden ZUgriff zuständig. Zum zweiten ist zwar Belege online nicht revisionssicher, aber kein Prüfer kann deshalb die Belege aus DUO ignorieren. Es ist halt immer noch wahrscheinlich, dass die Belege in DUOdie Buchungen richtig wiedergeben.
D.h. verwerfen der Buchhaltung nur auf Grund der nicht garantierten Revisionssichert von Belege Online geht nicht.
Zitat: "Was bewahren sie in Papierform wie lange auf?"
Mein Kanzlei ist in einer Übergangphase. Tendenz: Weniger Papier mehr elektronische Dokumente.
Zitat: "Ich will noch mal versuchen etwas zu verändern "
Sollte ihr Chef dringend drauf eingehen! Was Sie beschreiben ist ein Damokles-Schwert über der Kanzlei.
QJ
