DATEV Personal - An-/Abwesenheiten

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Hallo zusammen,

wir haben gleich mehrere "Probleme" mit den An-/Abwesenheiten:

- unser Mandant nutzt Personal Add On, um die eAUs abzurufen. Diese werden uns dann automatisch in LuG eingespielt. 

Bei den An-/Abwesenheiten erfasst der Mandant die Krankheitszeiträume mit K. Diese werden dann importiert.

LuG erkennt scheinbar nicht, dass bereits Kalenderbuchungen vorhanden sind. Dadurch werden pro Tag zwei Kalenderbuchungen erzeugt - der Mitarbeiter bekommt dadurch für den Tag doppelte Stunden bezahlt.

Wie soll man in so einem Fall am besten vorgehen? Ist es hilfreich unter Mandantendaten/Arbeitszeiten/Feiertage/Urlaub/AU-Bescheinigung das Häkchen bei "Ausfallschlüssel für rückgemeldete Krankheitstage erzeugen" rauszunehmen oder gibt es andere Lösungen?

Beim Import "Duplikate vermeiden" nehmen?

Was sieht der Plan von Datev vor?

- beim Import von Urlaub aus An-/Abwesenheiten wird keine 1,0 bei Tage erfasst. Diese ist aber bei Baulohnmandanten erforderlich. Es kommt der Fehler 'LN06721 Sie haben das Feld "Tage" nicht ausgefüllt. Bei Ausfallschlüsseln mit Festbezugskürzung nach Tagen oder Lohnarten mit Rechenformel nach Tagen müssen Tage angegeben werden. Gibt es hierfür eine Lösung? Alle AN durchgucken, ob jemand Urlaub hat und die 1,0 ergänzen ist sicher nicht im Sinne des Erfinders, oder?

- beim Erfassen der Abwesenheiten muss der Mandant den Abwesenheitsgrund wählen. Weiterhin den Ausfallschlüssel. Das setzt aber doch voraus, dass der Mandant weiß, wenn die Krankheit z. B. länger als 42 Tage geht, dass er statt K dann K6 wählen muss. Es ist aber auch möglich, dass der Mandant bei Krankheit z. B. UU wählt - ist das sinnvoll? Wäre es nicht sinnvoller den einzelnen Abwesenheiten direkt einen Ausfallschlüssel zuzuordnen, so wie die Lohnarten dem Ausfallschlüssel zugeordnet ist?

Vielen Dank schonmal vorab für die Hilfe bzw. den Input 🙂

[#2]

Hallo,

da habt ihr wirklich ein paar knifflige Punkte zusammengetragen – die Themen mit den doppelten Buchungen und den fehlenden Tagen im Urlaub kenne ich auch aus der Praxis.

• Beim Thema Krankheit: Das mit den doppelten Kalendereinträgen passiert tatsächlich öfter, wenn sowohl eAU als auch manuell erfasste Zeiträume eingespielt werden. Das Häkchen bei „Ausfallschlüssel erzeugen“ rauszunehmen kann helfen, ist aber natürlich eine Frage, wie ihr die Abläufe im Mandanten genau steuern wollt. „Duplikate vermeiden“ beim Import ist in vielen Fällen der pragmatischere Weg.

• Beim Urlaub und der fehlenden 1,0: Das ist ein bekanntes Problem im Baulohn. Eine manuelle Nachpflege ist wirklich nicht praktikabel. Meines Wissens arbeitet DATEV da an einer sauberen Lösung – vielleicht lohnt es sich, das Thema direkt als Servicekontakt einzustellen, damit es auf die Agenda kommt.

• Und was den Ausfallschlüssel betrifft: Ja, das ist tatsächlich etwas unglücklich gelöst, weil es für den Mandanten sehr fehleranfällig ist. Eure Idee, den Ausfallschlüssel direkt an die Abwesenheitsart zu koppeln, wäre deutlich praxisnäher. Momentan bleibt da nur, die Mandanten gut zu schulen – aber langfristig wäre eine Anpassung seitens DATEV sicher sinnvoller.

Kurzum: Viele eurer Punkte sind nicht hausgemacht, sondern hängen eher an den Programmlogiken. Ich würde empfehlen, die Themen gesammelt an DATEV zu geben – gerade weil es euch in mehreren Fällen betrifft, erhöht das die Chance, dass etwas passiert.

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Hallo,

nach dem Import der Bewegungsdaten können Sie diese in der Importmaske prüfen und anschließend übernehmen. Bei der Übernahme können Sie zwischen drei verschiedenen Varianten wählen.

1. Neu hinzufügen: Es werden alle importierten Daten übernommen. Sind beim Arbeitnehmer schon Daten erfasst, kann es zu doppelten Erfassungen kommen.

2. Duplikate vermeiden: Wenn der zu übernehmende Wert schon beim Arbeitnehmer erfasst ist, wird er nicht nochmal übernommen. Es kommt nicht zur doppelten Erfassung. Diese Einstellung ist zu empfehlen, wenn Sie Kalenderbuchungen durch die Rückmeldungen der eAU erzeugen und zusätzlich der Mandant die Krankheitszeiträume in DATEV Personal erfasst.

3. Vorhandene Kalenderbuchung löschen: Sind beim Mitarbeiter für den Daten übernommen werden sollen, schon Daten erfasst, werden diese gelöscht und nur die importierten Daten erscheinen in den Bewegungsdaten.

Bei Erfassung von Urlaub in DATEV Personal wird die Spalte "Tage" nicht berücksichtigt. Dieses Programmverhalten ist bekannt und wird künftig geändert. Bis zur Änderung der Programmlogik können Sie sich in der Importmaske alle vorerfassten Urlaubstage anzeigen lassen und die Tagesbuchung nacherfassen.

Bei Erfassung von Abwesenheiten können Sie die "Art der Abwesenheit" auswählen. Wählen Sie dort Krankheit aus, werden im Feld Abwesenheitsgrund nur Gründe vorgeschlagen, die mit Erkrankung in Verbindung stehen. Wird dann der Grund "Krankheit über 6 Wochen" ausgewählt wird automatisch der Ausfallschlüssel "K6" erfasst. Der Ausfallschlüssel ist nicht festgeschrieben, also kann durch andere Ausfallschlüssel ersetzt werden. Dies erfordert immer eine manuelle Eingabe durch den Mandanten. Wählt er die Standardvorlage, wird automatisch der richtige Ausfallschlüssel vorgegeben.

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@Nina_Schöneweis 

ich hab mich jetzt mit den Abwesenheiten befasst. Hauptsächlich betrifft das bei uns die Kinderpflege mit Krankengeld.

Wir sind alle Gehaltsempfänger. Mich wundert, dass bei der Freigabe unter Abwesenheiten die Stunden der Mitarbeiter stehen.

Muss noch was anderes eingestellt werden, damit die Tage berechnet werden?

Noch eine Frage: Warum werden die Tage einzeln angezeigt und nicht "von" "bis"?

Viele Grüße 

ManjaT

[#5]

Hallo,

zu Punkt 2.)

"Duplikate vermeiden" ist in DATEV standardmäßig hinterlegt - hilft nicht.

Die eine Buchung erfolgt in der Spalte Tag mit "1" .

Die andere Buchung erfolgt in der Spalte Tag mit nix - leer.

Daher erkennt DATEV die Doppelbuchung nicht.

Auch die automatische Buchung durch den eAU-Abruf rauszunehmen hat sich nicht bewährt,

da Arbeitnehmer nicht den korrekten Krankzeitraum beim Arbeitgeber angegeben haben.

Beispiel : AN meldet krank bei AG von Montag bis Freitag.

War aber nur bis einschl. Mittwoch krank geschrieben und hat sich zusätzlich noch ein paar freie Tage gegönnt.

Der AN konnte durch die abweichenden Rückmeldungen "überführt" werden.

Aber Danke für die Infos.

Viele Grüße.

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Hallo @ManjaT 

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@ManjaT  schrieb:

@Nina_Schöneweis 

ich hab mich jetzt mit den Abwesenheiten befasst. Hauptsächlich betrifft das bei uns die Kinderpflege mit Krankengeld.

Wir sind alle Gehaltsempfänger. Mich wundert, dass bei der Freigabe unter Abwesenheiten die Stunden der Mitarbeiter stehen.

Die Daten werden zwar angezeigt, aber nicht übergeben. Wir prüfen das Verhalten aktuell.

Noch eine Frage: Warum werden die Tage einzeln angezeigt und nicht "von" "bis"?

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Eingegeben können die Daten entweder als Zeitraum oder Tageweise. In der Übersicht für die Freigabe wurde sich für eine taggenaue Ansicht entschieden.

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@Sven_Wieczorek 

wäre es möglich, monatsübergreifende Eintragungen zu ermöglichen? 

Wir haben oft den Fall, dass Kind Krankenscheine ewig angefordert werden müssen und die Lohnabrechnung rückwirkend korrigiert werden muss. Diese leite ich an meine Kanzlei weiter, damit diese dann in die Abwesenheit einträgt. (das ist bei der Vorerfassung auch nicht möglich, wenn abgerechnet wurde, aber ich hatte gehofft, es gibt eine Verbesserung)

Und ich bin mir jetzt nicht sicher, ob ich mir grad zuviel Arbeit gemacht habe. Ich hab die eAU auch in die Abwesenheiten eingetragen. Kollidiert das mit LODAS? Auch da ist es nicht möglich, monatsübergreifend bei Langzeitkranken das Enddatum (hier konkret bis in den Oktober) einzutragen.

Mir ist noch eine Frage eingefallen: Ich arbeite als Mandant nicht mit dem Arbeitsplatz. Ist jetzt über Auswertungen Personalwirtschaft die Abwesenheitsstatistik zu erhalten?

VG

ManjaT

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@ManjaT  schrieb:

Auch da ist es nicht möglich, monatsübergreifend bei Langzeitkranken das Enddatum (hier konkret bis in den Oktober) einzutragen.

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Es ist leider auch nicht möglich, Krankengeldbezug mit "offenem Ende" einzutragen. In LODAS geht das und ich mache das grundsätzlich so, das ich das Ende erst eintrage, wenn es feststeht. (Bin leider schon ein paar Mal auf die Nase gefallen, dass ein Ende eingetragen war, der AN wieder Geld bekam, und der Mandant dann anrief "der ist doch noch weg".)

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Hallo, wie sieht es denn mit der Korrektur von Bewegungsdaten in Vormonate aus? Können wir da demnächst damit rechnen, dass die Mandanten Änderungen der Vormonate an uns melden können sowohl bei den Monatsdaten als auch bei den Kalendereintragungen? Danke und viele Grüße

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@ManjaT  schrieb:

@Sven_Wieczorek 

wäre es möglich, monatsübergreifende Eintragungen zu ermöglichen? 

Wir haben oft den Fall, dass Kind Krankenscheine ewig angefordert werden müssen und die Lohnabrechnung rückwirkend korrigiert werden muss. Diese leite ich an meine Kanzlei weiter, damit diese dann in die Abwesenheit einträgt. (das ist bei der Vorerfassung auch nicht möglich, wenn abgerechnet wurde, aber ich hatte gehofft, es gibt eine Verbesserung)

Und ich bin mir jetzt nicht sicher, ob ich mir grad zuviel Arbeit gemacht habe. Ich hab die eAU auch in die Abwesenheiten eingetragen. Kollidiert das mit LODAS? Auch da ist es nicht möglich, monatsübergreifend bei Langzeitkranken das Enddatum (hier konkret bis in den Oktober) einzutragen.

Mir ist noch eine Frage eingefallen: Ich arbeite als Mandant nicht mit dem Arbeitsplatz. Ist jetzt über Auswertungen Personalwirtschaft die Abwesenheitsstatistik zu erhalten?

VG

ManjaT

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@Sven_Wieczorek 

ich würde gern auf meine Fragen zurückkommen 🙂

[#11]

Hallo,

Bewegungsdaten können unter Monatsdaten erfassen in DATEV Personal bereits für 3 Monate rückwirkend eingetragen werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Hilfe-Dokument 1029074 - DATEV Personal: Ausblick auf geplante Neuerungen unter Punkt 2.1.

[#12]

Hallo und vielen Dank für die Rückmeldung. Bei den Monatsdaten geht es, ja... aber bei den An- und Abwesenheitszeiten geht bisher nur ein Monat und ich kann dazu im Hilfe-Dokument auch nichts erkennen. Einen Kalender gibt es aber man kann halt nicht zurückblättern. Sind da auch 3 Monate geplant?

Vielen Dank und herzliche Grüße

Katharina 

[#13]

@Matthias_Platz @Sven_Wieczorek 

aus irgendeinem Grund geht die Erfassung nicht?

Die Daten für September wurden freigegeben, sind aber noch nicht von der Kanzlei abgerechnet. Hängt das damit zusammen?

Ich hatte letzte Woche auch ein Telefonat mit der DATEV bezüglich der Statistik-Erfassung. Diese ist (war) nur in Verbindung mit der Erfassung der Abwesenheiten möglich. Ist diesbezüglich eine Änderung geplant?

Viele Grüße aus Leipzig

ManjaT

[#14]

Liebe Katharina,

wir haben das gleiche Problem. Und das ist wirklich ein Problem, weil unser Mandat vom 20. bis 20. des Folgemonats abrechnet und das Mandat daher heute keine Ab- und Anwesenheit für 21.09 bis 30.09 erfassen kann. 

Wie sollen wir jetzt eine korrekte Abrechnung machen? Muss das Mandat uns diese Daten wieder per E-Mail mitteilen? Und das am besten noch verschlüsselt? 

Ich bin mir unsicher, wie wir verfahren sollen. Gibt es Videos von DATEV, wo DATEV den Workflow erklärt, der heute möglich ist? Wenn ja, wo finde ich diese Videos?

Wie gesagt, ich bin sehr unsicher und möchte unseren Mandanten auch nicht enttäsuchen.

viele Grüüüße & bleiben Sie zuversichlich! 

[#15]

Hallo, nein per Email nicht aber im MyDATEV Portal außerhalb von DATEV Personal😉.

Ich bleibe zuversichtlich und hoffe, dass nochmal jemand eine brachbare Antwort hat.

VLG

Katharina

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Hallo ManjaT,

nach der Freigabe ist eine weitere Erfassung so lange nicht möglich, bis die Daten des nächsten Monats durch das Datentransfer-Cockpit infolge des Monatsabschlusses bereitgestellt wurden.

Statistische Lohnarten z. B. 8500, 8550 oder 8570 können in der Monatsdatenerfassung gebucht und freigegeben werden.

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Hallo @ManjaT ,

wir haben eine Anforderung für die monatsübergreifende Erfassung der An- und Abwesenheiten aufgenommen.

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@Sabrina_Simmerlein @Nina_Schöneweis 

für wann ist die reine Abwesenheitsstatistik ohne die Erfassung von Abwesenheiten geplant?

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Hallo @ManjaT,

die Statistik wird voraussichtlich am 27.10.2025 in Monatsdaten freigegeben. In An- und Abwesenheiten wird weiterhin die Erfassung einer Abwesenheit nötig sein.

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@Sven_Wieczorek 

wie darf ich mir das vorstellen?

Ein 4. Reiter dann?

Viele Grüße

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@ManjaT  schrieb:

@Sven_Wieczorek 

wie darf ich mir das vorstellen?

Ein 4. Reiter dann?

Viele Grüße

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Richtig, es wird ein weiterer Reiter für die Statistik hinzugefügt.

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Liebe Frau Simmerlein,

vielen Dank für die Aufnahme als Anforderung. Ich bitte Sie im Auftrag meiner Mandanten, diese Anforderung mit hoher Priorität umzusetzen bzw. umsetzen zu lassen.

Auch für meine Mandanten stellt es ein großes Problem dar, dass rückwirkend keine An- und Abwesenheiten erfasst werden können.

Für die meisten ist das ein K.O.-Kriterium für die Einführung von DATEV Personal, weil diese Mandanten in der Zeit ab dem 15. eines Monats abgerechnet werden (für den laufenden Monat) und dann für die Zeit vom 15.-30/31. keine Änderungen mehr möglich sind, auch nicht, wenn der Monatsabschluss gemacht ist !

Viele Grüße

Silvie Schmidt

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@Sabrina_Simmerlein @Sven_Wieczorek @Nina_Schöneweis 

ich möchte nochmal nachfragen, wie es mit der Umsetzung der monatsübergreifenden Erfassung von Abwesenheiten aussieht.

Wir haben im Dezember etliche Mitarbeiter, die jahresübergreifend unbezahlten Urlaub nehmen. 

Ich möchte ungern mit Zetteln anfangen zu arbeiten, damit mir diese unbezahlten Urlaube nicht durch die Lappen gehen.

Viele Grüße

ManjaT