Wie bekomme ich Personalausweise bei ablaufender Gültigkeit angezeigt?

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Hallo, 

ich habe unter Legitimationsart einen Personalausweis erfasst der 03/2025 abläuft.

Dadurch ist die Identifizierung vollständig. Jetzt ist dieser nicht mehr gültig und müsste neu erfasst werden.

Durch die vollständige Identifizierung wird er mir nicht als abgelaufen angezeigt. 

Wie bekomme ich Personalausweise mit abgelaufener Gültigkeit angezeigt? 

Beitrag verschoben und Kategorie ergänzt durch @Sarah_Reitzmann 

[#2 · Accepted solution]

Da Sie Ihre Frage im Bereich "Anregungen zur DATEV-Community" gestellt haben, es aber offensichtlich nichts mit der DATEV-Community zu tun hat, wäre es hilfreich, wenn Sie erklären, worum es geht?

Ich dachte ursprünglich erst, dass es um Arbeitnehmer Online gehen könnte, denke mittlerweile aber, dass es um die Identifizierung nach Geldwäschegesetz geht.

Da wir nicht neben Ihnen sitzen, ist es ratsam, Ihre Frage zum einen im richtigen Bereich zu posten, und zum anderen ein wenig ausführlicher zu erklären, um welches Programm und welchen Sachverhalt es geht.

So fällt es leichter, Ihre Frage zu verstehen.

Die Motivation, auf eine Frage zu antworten, sinkt überproportional, wenn man erstmal investigativ tätig werden muss, um die Frage nachvollziehen zu können.

Sind Sie in den Mandanten-Stammdaten? Ausweisangaben zur Person müssen Sie auf Adressaten-Ebene ändern:

Angaben zum Geldwäschegesetz erfassen - DATEV Hilfe-Center

Wie sie abgelaufene Ausweise auswerten, finden Sie ebenfalls im DHC:

Personalausweise auswerten - DATEV Hilfe-Center

Erstes Ergebnis bei der Eingabe von "abgelaufene Ausweise" im Suchschlitz.

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Ich denke (vermute) es geht um Stammdaten der Mandanten im DATEV Arbeitsplatz. Dazu gab es unter ja hervorragende Anleitungen.

Aber eine Gegenfrage: Warum "müssten" abgelaufene Ausweise "neu" erfasst werden? 

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Dude, relax... 

die Frage war doch einfach und eigentlich sehr verständlich formuliert - und ja- wenn man eine Frage hat, DARF man die hier auch stellen. Kein Grund das so derart arrogant abzubügeln... *facepalm*

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@dn1  schrieb:

Dude, relax... 

die Frage war doch einfach und eigentlich sehr verständlich formuliert - und ja- wenn man eine Frage hat, DARF man die hier auch stellen. Kein Grund das so derart arrogant abzubügeln... *facepalm*

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Bro, chill!

Ich dachte eigentlich, dass ich ein paar Hinweise geben kann, für jemanden, der sich offenbar im Forum nicht so gut auskennt, um zukünftige Fragen besser beantworten zu können. Für mich war sie halt nicht so offensichtlich, wie für Dich.

Abgesehen davon habe ich die Frage nicht abgebügelt, sondern beantwortet.

Ich habe niemandem verboten, eine Frage zu stellen, ich habe lediglich Tipps gegeben, wie man sie effektiver stellen kann.

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Da Sie Ihre Frage im Bereich "Anregungen zur DATEV-Community" gestellt haben, es aber offensichtlich nichts mit der DATEV-Community zu tun hat, wäre es hilfreich, wenn Sie erklären, worum es geht?

offensichtlich hatte es doch mit der Community zu tun, denn hier kommt man her um Hilfe zu finden und kein Abgekanzeltwerden von Oben herab- "Meister" hin oder her

darum gings 

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@dn1  schrieb:offensichtlich hatte es doch mit der Community zu tun, denn hier kommt man her um Hilfe zu finden und kein Abgekanzeltwerden von Oben herab- "Meister" hin oder her

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Verstehe ich schon wieder nicht. Was hat das mit der Community zu tun?

Für mich wäre es halt offensichtlicher gewesen, wenn die Frage im Bereich "Office Management" gestellt worden wäre, denn dann hätte ich schneller erkannt, dass es um die Geldwäsche geht.

Denn der Bereich hier dreht sich um die Community als solches - aber das weißt Du ja sicher und daher denke ich, dass Du Dich einfach nur streiten willst, also bin ich raus.

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@dn1  schrieb:

Dude, relax... 

die Frage war doch einfach und eigentlich sehr verständlich formuliert - und ja- wenn man eine Frage hat, DARF man die hier auch stellen. Kein Grund das so derart arrogant abzubügeln... *facepalm*

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Könnte Sie dann bitte die Antwort kurz posten, denn ich habe den Inhalt der Frage im Kontext mit DATEV im Moment noch nicht verstanden. Danke.

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Personalausweise auswerten - DATEV Hilfe-Center

Erstes Ergebnis bei der Eingabe von "abgelaufene Ausweise" im Suchschlitz.

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@dn1  schrieb:

offensichtlich hatte es doch mit der Community zu tun, denn hier kommt man her um Hilfe zu finden 

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Wenn der Bereich "community" dafür da ist, in der Community Fragen zu stellen - wofür sind dann die anderen Bereiche?!? 🙄

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@Uwe_Lutz  schrieb:

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@dn1  schrieb:

offensichtlich hatte es doch mit der Community zu tun, denn hier kommt man her um Hilfe zu finden 

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Wenn der Bereich "community" dafür da ist, in der Community Fragen zu stellen - wofür sind dann die anderen Bereiche?!? 🙄

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Na für die Antworten. Ist doch klar. 😉

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abgesehen von der technischen Bürokratiearbeit. Fordert Ihr tatsächlich den neuen Ausweis eurer Mandanten ein, wenn der abgelaufen ist?? 

Dass man das bei jahrelangen Mandanten eingefordert hat, war schon echt komisch (und leider kostenlos), aber jetzt alle paar Jahre wieder? 

Wofür? Steht das so im GwG?

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@prudentius  schrieb:

Wofür? Steht das so im GwG?

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Ich weiß von manchen Beratern, dass es als Service für den Mandanten genutzt wird, um eine Info versenden zu können "Hey, Dein Ausweis läuft ab!"

Wir aktualisieren Ausweise aber üblicherweise nicht und wenn dann nur zufällig, weil der Mandant gerade - warum auch immer - einen aktuellen Ausweis vorlegt.

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@andrereissig  schrieb:

Ich weiß von manchen Beratern, dass es als Service für den Mandanten genutzt wird, um eine Info versenden zu können "Hey, Dein Ausweis läuft ab!"

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Warum ? Damit Mandant noch verwöhnter und das Anspruchsverhalten erhöht wird. Na ja, kann ja jeder halten wie er will, aber diese Art Service sehe ich eher als kontraproduktiv.

Ich habe von keinem einzigen Mandanten einen Personalausweis da. Hatten wir noch nie, werde ich auch nie und das GWG ist ein "geringwertiges Wirtschaftsgut 😁"
Ich bin ein Verfechter entbürokratisierender Prozesse und muss auch nicht jeden Unfug oder Behördenverhalten mitmachen. . . ansonsten: Verklagt mich!

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@deusex  schrieb:

Warum ?

Gute Frage, wir machen das nicht, aber vielleicht sehen es manche als Anlass zur Kontaktaufnahme - wobei mir da auch noch genug andere Anlässe einfallen würden.

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@Neu_hier  schrieb:

Ich denke (vermute) es geht um Stammdaten der Mandanten im DATEV Arbeitsplatz. Dazu gab es unter ja hervorragende Anleitungen.

Aber eine Gegenfrage: Warum "müssten" abgelaufene Ausweise "neu" erfasst werden? 

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M.E. besteht keinerlei Verpflichtung der Aufnahme der Personalausweisdaten zur Identifizierung.

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@andrereissig  schrieb:

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@deusex  schrieb:

Warum ?

Gute Frage, wir machen das nicht, aber vielleicht sehen es manche als Anlass zur Kontaktaufnahme - wobei mir da auch noch genug andere Anlässe einfallen würden.

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Man könnte dem Mandanten einfach zum Geburtstag anrufen und alles Gute wünschen. Das wäre doch mal ein Brüller.

Gerade in jetzigen Zeiten, wo Abschlüsse, Steuererklärungen elektronisch bereitgestellt und kommentarlos freigezeichnet werden, beste Gelegenheit nach dem Wohlbefinden zu fragen und ob sonst wo der Schuh drückt.

Mache ich tatsächlich regelmäßig, aber auch nicht bei jedem.

Würde ich jetzt etwas treffender empfinden, als auf den Ablauf seines Persos hinzuweisen, sonst verwechselt man mich noch mit dem Einwohnermeldeamt 😉

Na ja, egal. Ich verstehe auch nicht alles. Insbesondere nicht warum man seine Ressourcen in brotlose Kunst investiert.

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Ich meine doch:

§ 8 Abs. 2 GwG:

"Zur Erfüllung der Pflicht nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Buchstabe a sind in den Fällen des § 12 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 auch die Art, die Nummer und die Behörde, die das zur Überprüfung der Identität vorgelegte Dokument ausgestellt hat, aufzuzeichnen."

Sofern Sie StB sind, sollte das m.E. schnellstmöglich nachgeholt werden....

Allerdings ist mir nicht bekannt, dass "abgelaufene" Ausweise, sofern sie zum Zeitpunkt der Identifizierung gültig waren, später aktualisert werden müssen.

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@Neu_hier  schrieb:

Ich meine doch:

§ 8 Abs. 2 GwG:

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Nicht jedoch bei §14 (2) Nr. 2 GWG (allg. f. Stb §§10-17 GWG) und bei mir fällt hier jeder Mandant drunter; insbesondere sind alle Gewerbetreibenden, Geschäftsführer oder Selbständige bereits im Vorfeld (Gewerbeamt, Notar, Finanzamt) verifziert worden.

Sofern ich Mandate hätte, die nicht von den vereinfachten Sorgfaltspflichten erfasst werden, würde ich natürlich nur gezielt für diese Mandate eine Verifzierung über einen Personalausweis einholen, aber doch nicht für alle. Das muss doch alles verwaltet werden . . .

Und ja: Ich kann dem Gesetz auch nicht entnehmen, dass bei Ablauf der Gültigkeit eines Ausweises der Neue vorgelegt werden muss; die Verifzierung wurde m.E. mit gültigen Papieren durchgeführt und bleibt valide, auch wenn der Ausweis seine Gültigkeit in Zukunft verlieren sollte. §11 (3) GWG dürfte einschlägig sein.

Es spricht nichts dagegen, dass der Steuerberater grundsätzlich den Personalausweis vorlegen lässt; aber m.E. ebenso wenig dafür und sollte der Mandant fragen: "Weshalb?", sollte man eine plausible Antwort parat haben, sonst steht man etwas "seltsam" da, bevor das Mandat aufgenommen wurde.

*imho*

[#20]

Das mag wohl stimmen.

Da aber selten vor dem Beginn der Geschäftsbeziehung das ganze Mandat vollständig durchleuchtet werden kann und naturgemäß auch MA an den Stammdaten mitwirken, ist es anzuraten ein klares und allen Anforderungen genügendes System zu fahren.

Wer natürlich Zeit, Wissen und Lust hat, dieses Thema bis ins Detail auszuleben - auf gehts...

Beim "Warum" sage ich "Geldwäsche" und damit hat es sich bisher immer erledigt. 

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@Neu_hier  schrieb:

Wer natürlich Zeit, Wissen und Lust hat, dieses Thema bis ins Detail auszuleben - auf gehts...

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@Neu_hier  schrieb:

Das mag wohl stimmen.

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@Neu_hier  schrieb:

Das mag wohl stimmen.
Wer natürlich Zeit, Wissen und Lust hat, dieses Thema bis ins Detail auszuleben - auf gehts...
Beim "Warum" sage ich "Geldwäsche" und damit hat es sich bisher immer erledigt.  

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Nun, es ging um eine gesetzliche Verpflichtung, die offenbar so nicht generell besteht und ich keine künstlich gestalten mag, wenn es generell unnötig ist, den Mandanten unnötig behelligt und mir daher zusätzlich auf die Füße fallen könnte.

Ist nun ja auch einerlei, das zu vertiefen, da die Blickwinkel zu diesem Thema sehr unterschiedlich sind.

Nichtsdestotrotz ist eine Klarstellung vonnöten, um keine Missverständnisse der gesetzlichen Vorgaben aufkommen zu lassen, die den ein oder anderen u.U. panikartig veranlassen könnte, bei seinen Mandanten unnötig die Persos anfordern.

Es führen viele Weg nach Rom . . . kürzere und längere und jeder kann gehen wo er mag.

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@deusex  schrieb:

insbesondere sind alle Gewerbetreibenden, Geschäftsführer oder Selbständige bereits im Vorfeld (Gewerbeamt, Notar, Finanzamt) verifziert worden.

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Das reicht ja nicht, da § 11 Absatz 3 GWG vorschreibt, dass "der Verpflichtete" (also wir als StB) die Identifizierung bereits schon einmal vorgenommen haben. Nur dann können wir auf eine erneute Verifizierung verzichten. Also wenn z.B. der bereits bekannte Mdt. eine neue GmbH gründet, muss ich diesen nicht erneut verifizieren.

Und wenn ich die Identifizierung aus anderer Unterlagen, die mir vorgelegt werden, mache, muss ich zusätzlich dokumentieren, warum die vereinfachte Identifizierung ausreichend ist. Da halte ich es für einfacher und im Zweifelsfall auch für sicherer (falls mal jemand meint, ich hätte die Identifizierung nicht korrekt durchgeführt), wenn ich eine Kopie des Ausweises mache.

Und nein, auch ich bin der Meinung, wenn ich eine Person einmal verifiziert habe, brauche ich dies nicht noch einmal machen - darin wird sich im Regelfall nichts ändern.

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@Uwe_Lutz  schrieb:

Das reicht ja nicht, da § 11 Absatz 3 GWG vorschreibt, dass "der Verpflichtete" (also wir als StB) die Identifizierung bereits schon einmal vorgenommen haben. Nur dann können wir auf eine erneute Verifizierung verzichten. Also wenn z.B. der bereits bekannte Mdt. eine neue GmbH gründet, muss ich diesen nicht erneut verifizieren.

Wie verhält sich hierzu dann §14 GWG ? (BL s.o. )

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Einfacher Angestellter mit zusätzlich kleinen Vermietungseinnahmen? --> Wohl eher geringes Risiko der Geldwäsche/Terrorfinanzierung.

Gebrauchtwagenhändler mit familiären Wurzeln im mittleren Osten und einem Bruder der ein Wettbüro betreibt?

Da würde ich auf keinen Fall die vereinfachten Sorgfaltspflichten anwenden.

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@deusex  schrieb:

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@Uwe_Lutz  schrieb:

Das reicht ja nicht, da § 11 Absatz 3 GWG vorschreibt, dass "der Verpflichtete" (also wir als StB) die Identifizierung bereits schon einmal vorgenommen haben. Nur dann können wir auf eine erneute Verifizierung verzichten. Also wenn z.B. der bereits bekannte Mdt. eine neue GmbH gründet, muss ich diesen nicht erneut verifizieren.

Wie verhält sich hierzu dann §14 GWG ?

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Und woher weiß ich, dass derjenige, der mit einer Gewerbeanmeldung kommt, auch derjenige ist, der dort genannt ist? Ich muss mit den Unterlagen von den anderen Stellen eine Identifizierung vornehmen können. Das ist durchaus schwierig.

Es mag im Einzelfall mal gehen, aber pauschal für alle Mdt. würde ich dies nicht empfehlen.

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@deusex  schrieb:

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Es führen viele Weg nach Rom . . . kürzere und längere und jeder kann gehen wo er mag.

Vielleicht lohnt sich in diesem Fall ja auch der Umweg nach Santiago de Compostello und wir sind dann einfach mal weg hier und schreiben hinterher ein Buch (aber nicht über Steuern und GWG und Persos) 🤣🙈

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@Uwe_Lutz  schrieb:

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@deusex  schrieb:

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@Uwe_Lutz  schrieb:

Das reicht ja nicht, da § 11 Absatz 3 GWG vorschreibt, dass "der Verpflichtete" (also wir als StB) die Identifizierung bereits schon einmal vorgenommen haben. Nur dann können wir auf eine erneute Verifizierung verzichten. Also wenn z.B. der bereits bekannte Mdt. eine neue GmbH gründet, muss ich diesen nicht erneut verifizieren.

Wie verhält sich hierzu dann §14 GWG ?

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Und woher weiß ich, dass derjenige, der mit einer Gewerbeanmeldung kommt, auch derjenige ist, der dort genannt ist? Ich muss mit den Unterlagen von den anderen Stellen eine Identifizierung vornehmen können. Das ist durchaus schwierig.

Es mag im Einzelfall mal gehen, aber pauschal für alle Mdt. würde ich dies nicht empfehlen.

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Insofern interpretiere ich grundsätzlich, dass §14 GWG (lex spezialis) vor §11 GWG steht, oder nicht ?

Mehr als eine kurze Bestätigung zu meiner Annahme wäre mir im Moment sehr hillfreich gewesen, denn Ihre rechtliche Beurteilung schätze ich durchaus.

Dennoch:

Ich sehe das in der Tat diametral und eine Vorlage des Ausweises und die Erfassung der Ausweisdaten, als Einzelfall; dann wenn der Mandant in "sensiblen" Bereichen des GWG tätig wäre.

Bevor die Arbeiten aufgenommen werden, fordern wir doch schon umfangreich Daten, Informationen und Unterlagen an, denen eine "Zwangsverifzierung" vorangeht und auf Grund dieser ist bereits eine Verifizierung der Person zweifellos möglich. 

Ich rede da nicht nur von einer Gewerbeanmeldung, die mir jemand hinhält, sondern vielmehr auch um Steuerbescheide, Steuernummern, Steuer-ID-Nummern, USt-ID-Nummern. SozVers-Nummer, Wirtschafts-ID-Nummer (neu), Steuerbescheide von Vorjahren, Unternehmensunterlagen, Buchführungsdaten usw. usf.; Einwohnermeldeabgleich Finanzamt, steuerliche Erfassungsbögen, Steuerkontoabrufe, geprüfte Postadresse, Mobilnummer, E-Mail-Adresse, Webspace usw. die in der Summe mehr Aussagekraft besitzen, als ein Personalausweis vom Schwarzmarkt, um das überzogen darzustellen.

Ich persönlich gebe meine Personalausweisdaten nur dann heraus, wenn es zwingend notwendig ist . . .

edit: offtopic sorry.

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Ich habe nicht mal einen Personalausweis sondern nur einen Pass.... Ich sehe den 14er auch als durchaus regelmäßig anwendbar an.

Wir haben auch Personen aus der Politik und teils höheren Entscheidungsebene öffentlicher Ämter in der Mandatschaft. Selbstredend wird dort anders hingeschaut als beim BMW Gruppenleiter der sonst nichts hat. 

Es ist ja nicht unser Auftrag jedes Mandat auf links zu drehen sondern auf Unregelmäßigkeiten zu achten

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@deusex  schrieb:

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Insofern interpretiere ich grundsätzlich, dass §14 GWG (lex spezialis) vor §11 GWG steht, oder nicht ?

Mehr als eine kurze Bestätigung zu meiner Annahme wäre mir im Moment sehr hillfreich gewesen, denn Ihre rechtliche Beurteilung schätze ich durchaus.

Dennoch:

Ich sehe das in der Tat diametral und eine Vorlage des Ausweises und die Erfassung der Ausweisdaten, als Einzelfall; dann wenn der Mandant in "sensiblen" Bereichen des GWG tätig wäre.

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Moin,

nachdem die eigentliche Frage ja inzwischen beantwortet ist, will ich hierauf noch einmal eingehen:

Ich schätze es auch so ein, dass eine grundsätzliche Vorlage gesetzlich nicht erforderlich ist. Das darf einen aber auch nicht im Umkehrschluss dazu verleiten, zu meinen, eine Vorlage ist -wenn andere Unterlagen vorliegen- grundsätzlich nicht erforderlich.

Es kommt -wie so häufig im (Steuer-)Recht- auf den Einzelfall an.

Ich muss -wenn eine Vorlage des Ausweises unterbleiben soll- erst einmal dokumentieren (also mindestens stichpunktartig festhalten), warum im vorliegenden Fall ein geringes Risiko vorliegt und ich daher die vereinfachten Sorgfaltspflichten im Sinne des § 14 anwenden darf. Dies muss ich so dokumentieren, dass ich dies der Aufsichtsbehörde bei Nachfrage vorlegen kann (§ 14 Absatz 1 letzter Satz + § 10 Absatz 2 Satz 4 GwG).

Das heiß ich muss erst einmal Kunden, Transaktionen, Dienstleistung und Produkte des neuen Mdt. beurteilen, um zu prüfen, ob ein geringes Risiko besteht. Dies muss man zwar grundsätzlich sowieso. Aber genau kann man dies m.E. erst beurteilen, wenn man die Unterlagen auch tatsächlich bearbeitet. Dies vorab einzuschätzen ist schwierig und man sollte hier m.E. sehr vorsichtig sein.

In einem sehr einfachen Fall (ESt-Erklärung mit vermieteter Einliegerwohnung) mag dies gehen. Aber wenn die Einliegerwohnung als Ferienwohnung vermietet wird und hier regelmäßig mit Bargeld gezahlt wird - gilt dies dann auch noch uneingeschränkt?

Bei sehr bargeldintensiven Geschäften oder viel Auslandsbeziehungen könnte man auch schon aus dem Bereich des geringen Risikos rausrutschen, so dass dann eine Identifizierung mittels Ausweis notwendig wird.

Und da man die Mandanten bei Beginn der Geschäftsbeziehung ja noch gar nicht kennt, haben wir uns entschlossen, die Identifizierung immer mittels Ausweisvorlage durchzuführen. Aber es ist kein muss, kann aber im Einzelfall notwendig werden.

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Insofern eine Soll-Präventiv-Maßnahme.

Wie erwähnt liegen bereits bei Beginn der originären Auftragsbearbeitung mehrfach Infos/Dokumente/Unterlagen vor, die den Mandanten bereits zweifelsfrei verifziert haben.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.