Umstellung auf DATEV DMS: Benutzerlizenz

[#1]

oder ergänzend: kann man bei in der kanzlei vorhandenen 20 datev-benutzern, die benutzerlizenz-software nur für einen teil der 20 benutzer freigeben? dass z.b. nur 15 nutzer die lizenz haben und auch durch identifikation ihrer ID durch smartcard oder mIDentity reinkommen?

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sonst wäre es für mich nämlich nix anderes als eine betrisbstättenlizenz, wenn immer alle mitzahlen.

und falls das doch nicht so ist und es tatsächlich für einen ausgewählten kreis an benutzer freigeschaltet werden kann, wie kann ich mir das künftig vorstellen? muss ich bei der installation oder beim kauf der software bei jedem einzelnen produkt auswählen, welche nutzer genau welches zugriffsrecht haben?

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... eine weitere Nachfrage:

Was passiert mit den Lizenzen, wenn das RZ offline ist? Startet DMS dann noch?

Gruß aus Hamburg.

[#4]

Ich verstehe die 'Benutzer-Lizenz' so, dass die Lizenz fest an dem Benutzer 'angenagelt' ist, analog wie die PC-Lizenz am PC 'angenagelt' ist.

Alle Kanzleien mit einzelnen Netz-Lizenzen werden plötzlich sehr eingeschränkt sein, wenn nicht irgendein Datev-Benutzer sondern nur ein ganz spezieller Datev-Benutzer mit einer Software arbeiten darf.

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Ja. Das geht. Warum sollte es nicht gehen (wir nutzen das neue DMS sein 1/19).

Letztendlich ist die Diskussion hier ja ganz interessant. Bringt m.E. aber nichts, über Dinge zu philosophieren, die evtl. gehen sollten oder müssten.

Vielleicht äussert sich ja mal jemand aus einer DATEV-Fachabteilung dazu und erklärt das neue Lizenzmodell.

Bei Einführung der DMS in unserem Haus wurden wir dazu hervorragend beraten und haben ein entsprechendes Lizenzmodell gefunden.

Klappt. Auch ohne RZ. Denn das ist ja mindestens schon einmal dieses Jahr total ausgefallen, wie wir alle wissen. DMS funktionieret dann. Andere Sachen hingegen nicht...

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Die Berechnung ist damit abhängig von der maximalen Anzahl an Benutzerlizenzen, die im Abrechnungsmonat zur Verfügung standen. Sie ist jedoch unabhängig von der Anzahl der Benutzer, die angelegt sind.

Hallo Herr Wax,

Danke für die Erläuterung.

Es kommt für die Berechnung, wenn ich Ihre Erläuterungen nun richtig verstehe, darauf an, für wie viele Benutzer eine Benutzerlizenz vergeben ist. Auf eine Möglichkeit einer gleichzeitigen Nutzung kommt es hier nicht (mehr) an.

Ist dies so richtig?

Wenn ich also Teilzeitkräfte habe, die sich eine bisherige Lizenz "teilen" (weil diese z.B. nicht an gleichen Tagen arbeiten) oder gesonderte Nutzer für Besprechungen eingerichtet habe, die nicht gleichzeitig mit dem Sachbearbeiter in der Besprechung aktiv sind, also derzeit im DMS mehr Nutzer habe als DMS-Lizenzen vorliegen, wird das Programm entsprechend teurer.

Was ist in dem Fall aber in der Preisliste mit der "vereinbarten Höchstzahl" gemeint wenn doch tatsächlich nach der Anzahl der angelegten Benutzerlizenzen abgerechnet wird?

Wenn dies tatsächlich so ist, müssten wir uns -sobald die Benutzerlizenzen im DMS zum Tragen kommen- überlegen, ob und was wir an den derzeitigen DMS-Nutzern ändern werden/sollten.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#7]

Hallo Herr Wax,

könnte sich der Kanzleiinhaber z.B. 5 Mal als Benutzer 'persönlich' registrieren ('Franz Klammer 1' ... bis ... 'Franz Klammer 5') und diese fünf Lizenzen je nach Bedarf an 5 Mitarbeiter 'ausleihen' bzw. 'zur Benutzung überlassen' ?

... wäre zwar hinderlich und umständlich, aber vielleicht geht es bei den Online-Anwendungen in erster Linie um die Identifizierbarkeit des angemeldeten Users.

VG

M. Vogtsburger

[#8]

Hallo Herr Wax,

könnte sich der Kanzleiinhaber z.B. 5 Mal als Benutzer 'persönlich' registrieren ('Franz Klammer 1' ... bis ... 'Franz Klammer 5') und diese fünf Lizenzen je nach Bedarf an 5 Mitarbeiter 'ausleihen' bzw. 'zur Benutzung überlassen' ?

Sorry.  Wie soll das denn gehen?

Das geht nur, wenn der Kanzleiinhaber auch "z.B." 5mal in der BRV existiert. Sind Sie bei sich so organisiert? Wenn ja, viel Spaß!

Komischer Ansatz. Sehr merkwürdig. Haben Sie denn die DMS im Visier, vogtsburger​?

[#9]

Herr Hofmeister,

ich kann Sie beruhigen, wir sind jedenfalls so organisiert, dass wir gut arbeiten können.

Ob das auf Sie komisch oder merkwürdig wirkt, ist für mich uninteressant.

Zur Erinnerung: Es war eine Frage, keine Empfehlung.

Wenn ein Lizenzgeber neue 'kreative Lizenz-Modelle' erfindet, kann ein wenig Nachdenken nicht schaden.

M. Vogtsburger

[#10]

Ihr Ansatz funktioniert aber nicht.

Wie auch.

BRV ist da eindeutig. Sie brauchen dann entsprechende Lizenzen. So läuft das Lizenzmodell.

Sie müssen ja dann auch nachhalten, welcher Benutzer etwas in DMS bearbeitet hat. Und da kommt Ihr Franz Klammer dann eben 5 mal vor.. Und für jeden Franz Klammer benötigen Sie eine Lizenz. Es sei denn, Sie wollen nur mal sporadisch mit einem Ihrer Franz Klammer arbeiten. Ausleihen? Geht. Dann ist die Lizenz aber aus dem Lizenzpool.

[#11]

Hallo Herr Wax.

dieses Modell der Benutzerlizenzen ist für alle Kanzleien mit Aushilfskräften, die nur eine geringe Wochenstundenzahl arbeiten, ziemlich belastend. Hat es einen Grund, dieses Modell ausgerechnet beim Produkt DMS auszuprobieren, bei dem man sich, wenn man es einmal hat, nicht mehr dagegen entscheiden kann?

Ich habe in meiner Kanzlei eine Aushilfe, die lediglich Samstags ein paar Stunden arbeiten kommt. Ich möchte nicht auf sie verzichten. Aber wenn DATEV dieses Modell der Benutzerlizenzen ausweitet, sind irgendwann die DATEV-Lizenzgebühren für sie höher als ihr Aushilfslohn.

Wenn ich an die Kanzleien meiner Angestelltentätigkeit denke, wo es insbesondere junge Mütter waren, die mit geringer wöchentliche Stundenzahl weitergearbeitet habe, um im Beruf drin zu bleiben, wird dieses Preismodell der DATEV denen das Leben bzw. die Jobsuche schwer machen.

Andererseits, wenn ich mir Ihr Beispiel so angucke, benötige ich ja nur Routine bei der Lizensierung:

Von Montag bis Freitag lizensiere ich DMS sowie die weiteren Programme für meine Teilzeitmitarbeiterin und

von Samstag bis Samstag lizensiere ich DMS sowie die weiteren Programme für meine Aushilfe

Konsequenz: ich benötige weiterhin eine Lizenz für beide Mitarbeiter und muss mir nur überlegen, wie ich die Lizensierung automatisiere.

So richtig gelungen, finde ich das alles nicht!!

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#12]

Hallo Frau Fitschen,

ich glaube ehrlich gesagt noch nicht so recht an die "echte" an den (persönlich benannten) Benutzer "genagelte" Lizenz - jedenfalls wäre das bei meiner Kanzlei und dem dort schon seit 4/2018 eingesetzten DMS (neu) nicht mit meinem "täglichen Erleben" in Einklang zu bringen.

Wir haben tatsächlich 15 "persönlich benannte" im RZ-gespeicherte Benutzer und alle können arbeiten - ob tatsächlich zeitgleich, kann ich natürlich nicht mit Gewissheit behaupten.

Also entweder hab ich beim Lizenzmodell (unabsichtlich!!) "was verbogen" oder die DMS (neu) Lizenz funzt tatsächlich wie eine Netzlizenz.

Aber: Ich gebe Ihnen recht. Wenn an den persönlich benannten Nutzer die Lizenz für die Programmnutzung "genagelt" wird, dann fürchte ich (wenn die Einzelpreise nicht deutlich gesenkt würden) tatsächlich eine DATEV-Gebühren-Explosion. Gefühlt ist dieses Preismodell noch sehr in den Kinderschuhen - wir sollten als DATEV-Nutzer und Genossen da UNBEDINGT aber "am Ball" und in der Diskussion mit DATEV bleiben.

[#13]

Hallo Community,

Datev hat schon immer große Anstrengungen unternommen, um die unlizenzierte Nutzung der Datev-Software zu verhindern.

Das ist auch absolut in Ordnung.

Für die Nutzung einer Software ist eben eine Gebühr fällig, basta !

Allerdings sehe ich nicht ein, dass 'Voll-Lizenzen' für die Nutzung von Software bezahlt werden sollen, wenn die Software nur wenige Stunden pro Tag oder gar pro Monat genutzt wird.

Wir haben z.B. eine ehemalige Mitarbeiterin (jetzt im Ruhestand), die ein Mal pro Monat erscheint, um die Löhne der Mitarbeiter abzurechnen.

Eine Benutzerlizenz für diese Datev-Benutzerin zu 'verbraten' wäre ein teurer Spaß.

Diese jetzige Hybrid-Lizenzkonstruktion zwischen OnPremises und OffPremises hakt an einigen Stellen und führt zu 'ungerechten' Kosten.

Also wird jede Kanzlei für sich einen Weg durch diesen Dschungel finden müssen

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

[#14]

Es kommt für die Berechnung, wenn ich Ihre Erläuterungen nun richtig verstehe, darauf an, für wie viele Benutzer eine Benutzerlizenz vergeben ist. Auf eine Möglichkeit einer gleichzeitigen Nutzung kommt es hier nicht (mehr) an.

Ist dies so richtig?

Korrekt. So verstehe ich das auch.

Also müsste im Fall von michael.renz​ auch jeder Kanzleimitarbeiter mit der DMS Lizenz betankt werden, egal, ob er 1h am Tag oder Vollzeit oder Azubi ist.

Der klassische PC Zähler, der es ermöglichte, 20 Mitarbeiter zu haben aber nur 10 Lizenzen zu zahlen, da nur 10 vormittags und 10 nachmittags arbeiten, entfällt an der Stelle.

Und dann muss man umso mehr Aufwand betreiben, wenn man Personalfluktuation hat, sonst zahlt man DMS noch immer für längst ausgeschiedene Mitarbeiter. Dann reicht vermutlich nicht mehr das AD-Objekt zu deaktivieren, sodass es im DAP auch deaktiviert ist, sondern muss der berühmte Haken im DATEV User gesetzt werden? Vermutlich ein neuer Reiter, unter dem dann alle DATEV Cloud Programme an- und abgehakt werden können?

[#15]

Nachtrag:

{Ironie EIN}

Vielleicht bietet Datev ein Seminar an "Datev-Lizenzen optimieren leicht gemacht !"

und eine Zertifizierung zum 'Lizenzierungs-Experten'

{Ironie AUS}

[#16]

DATEV DMS ist aber eine on premises Anwendung, die "zu einem späteren Zeitpunkt Online-Funktionen enthalten" wird.

Gibt es dazu einen Zeitplan oder auch eine „Roadmap“?

[#17]

Hallo Community,

gerne ergänze ich noch meine Erläuterungen.

Bei der Benutzerlizenz wird grundsätzlich die Anzahl an Lizenzen berechnet, die von der Kanzlei bestellt wurden. Diese Anzahl an Lizenzen kann den einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden. Nicht jedem Mitarbeiter der als Person angelegt ist, muss eine Lizenz zugewiesen werden. Diese Personen können nur Personen aus dem DATEV Arbeitsplatz sein. Die Menge an Benutzern der Benutzerlizenz ist somit eine Teilmenge aller DATEV-Benutzer die im DATEV-Rechenzentrum verknüpft sind.

Die Benutzerlizenz ist keine Betriebsstättenlizenz, da die Lizenzhöhe je Produkt flexibel nach der Anzahl der Benutzer gewählt werden kann. Für die Berechnung ist die gleichzeitige Nutzung der Lizenzen nicht relevant.

Beispiel:

Eine Kanzlei hat 5 Mitarbeiter (A,B,C,D und E) und nutzt die Programme X und Y in Benutzerlizenz. Die Mitarbeiter sind als Personen angelegt und ihnen wurden unterschiedliche Lizenzen zugewiesen:

Mitarbeiter A: Programm X

Mitarbeiter B:                             Programm Y

Mitarbeiter C: Programm X   +  Programm Y

Mitarbeiter 😧 keine Lizenzzuweisung

Mitarbeiter E: Programm X

Die Kanzlei benötigt somit 3 Benutzerlizenzen für Programm X und 2 Benutzerlizenzen für Programm Y. Diese werden am Ende des Monats berechnet.

Nun ändert diese Kanzlei im laufenden Monat die Anzahl der Benutzerlizenzen auf 4 für Programm X und 1 für Programm Y. Dadurch kann eine Lizenz von Programm X einem Mitarbeiter neu zugewiesen werden. Ebenso muss eine Lizenz von Programm Y einem Mitarbeiter entzogen werden. Am Ende des Monats wird dann die maximal eingestellte Anzahl an Benutzerlizenzen berechnet, d.h. für Programm X werden 4 Benutzerlizenzen und für Programm Y werden 2 Benutzerlizenzen berechnet.

Viele Grüße

Matthias Wax

DATEV eG

[#18]

Hallo Herr Wax,

so hatte ich das bereits verstanden. Die Frage, die sich mir stellt, ist:

Kann ich am Freitag-Nachmittag, wenn meine Mitarbeiterin, die während der Woche arbeitet, nach Hause gegangen ist, ihr die Lizenzen entziehen und sie der Mitarbeiterin, die nur Samstags arbeitet zuweisen? Oder ist das System nicht so flexibel?

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#19]

Danke für die Erläuterungen, Herr Wax,

aber es ist also offensichtlich doch so wie befürchtet, nämlich dass immer nur ganz gezielt und exklusiv diejenigen Benutzer mit der benutzerlizenzierten Software arbeiten können, die vorher dafür ausgesucht wurden.

Wenn alle Mitarbeiter lizenziert werden, gibt es keine Einschränkungen, aber ein nicht ausdrücklich lizenzierter Mitarbeiter kann mit seinem eigenen Login nicht mit einer solchen Software (z.B. DMS) arbeiten.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

Bei uns erledigt jeder Mitarbeiter alle Tätigkeiten, die ihn betreffen, z.B. auch die Korrespondenz, die Rechnungsschreibung (jedenfalls die Entwürfe), die Ablage von Dokumenten etc.

Da sehe ich jede Menge Sand im Getriebe, wenn plötzlich nur noch einzelne 'Privilegierte' mit einzelnen Programmen arbeiten sollen

[#20]

Da sehe ich jede Menge Sand im Getriebe, wenn plötzlich nur noch einzelne 'Privilegierte' mit einzelnen Programmen arbeiten sollen

Wieso "sollen" nur einzelne arbeiten. Wenn es nach der DATEV geht, "sollen" vermutlich alle mit allen Programmen arbeiten. Also vermutlich nur der Gerechtigkeit wegen...

[#21]

Hallo Frau Fitschen,

das System müsste ja sogar noch flexibler sein.

Wenn sich Teilzeit-Mitarbeiter vormittags und nachmittags abwechseln, müsste der Lizenz-Administrator schnell in der Mittagspause die Lizenz umswitchen.

Dann viel Spaß

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

Dann hätte ich gleich noch einen Verbesserungsvorschlag:

Wenn sich jemand ausloggt, gibt er automatisch seine Benutzer-Lizenz zurück.

Wenn sich jemand einloggt, der 'privilegiert' ist, erhält er automatisch eine Benutzerlizenz zugewiesen, falls noch verfügbar.

... schon wären wir wieder bei einer Art Lizenzpool mit Zähler

[#22]

so wie ich es verstehe geht das nicht, denn sie können die lizenz nur einem "benutzer" zuordnen und zahlen am monatesende die gebühr für die in dem monat maximal vorgelegene anzahl an benutzern. d.h. sie brauchen wirklich für jede person eine lizenz. zwei personen können sich keine lizenz teilen.

zwar kann man so im vergleich zur betriebsstättenlizenz in manchen fällen sparen, bei teilzeitkräften aber ist das nicht rentabel und wird sicher teuerer.

und jetzt stellen sie sich mal vor, sie lassen ihre updates von einem losungspartner machen und müssen ihm bei jedem update vorher instruieren, wer für welches produkt, welche lizenz erhält. da mache ich dann schon eine schattenbuchhaltung für die zugeordneten lizenzen der mitarbeiter, oder was?

das wird auf jeden fall lustig und ich stell mir einen 1-€-jobber ein, der das dann überwacht

[#23]

Hallo Community,

ich hole diesen Thread nochmal 'aus der Versenkung', da mir das Thema 'Benutzerlizenz' nach einem halben Jahr Denkpause im Thread immer noch wie eine Gräte im Hals steckt.

Gibt es inzwischen Erfahrungen aus der Praxis ?

In meinem Gedächtnis hat sich der Eindruck festgesetzt, dass sich die (bereits 'stolzen') Gebühren für DMS durch die Benutzer-Lizenzierung noch kräftig erhöhen, außer man richtet seine kanzleiinternen Prozesse gezielt nach dieser neuen Lizenz-Logik aus.

VG

Michael Vogtsburger

[#24]

Hallo Herr Vogtsburger,

so langsam scheint´s mit dem "neuen Benutzerlizenzmodell" ernst zu werden. Auch wenn bisher "nur" DMS (neu) davon betroffen ist, tauchen jetzt immer mehr Hinweise auf das neue Preismodell auf.

Schauen sie mal hier:

Der weiterführende Link "Preis und Lizenzierung" ist zwar (manchmal) tot und ziemlich unverständlich (wenn er funktioniert), aber ich denke, da wird bald die "Katze aus dem Sack" gelassen.

Man darf gespannt sein, ob dann DATEV noch "konkurrenzfähig ist" - das Preis/Leistungsverhältnis DMS (neu) ist´s jedenfalls nach meiner Beurteilung bei weitem nicht, da muss das Produkt noch kräftig "digitalisiert" werden, bevor das "zusammenpasst".

[#25]

Danke Herr Renz,

bei mir funktionierte der Link "Preis und Lizenzierung".

Ich 'landete' auf einigen weiterführenden Informationen zum Thema "Benutzerlizenz".

Aber dieses neue Lizenz-Modell muss man erstmal 'kapieren', um dessen Konsequenzen für die eigene Kanzlei abschätzen zu können.

Also bleibt (mir) nichts anderes übrig als 'abwarten und Tee trinken', bis sich der 'Nebel des Grauens' (der Gebührenkalkulation) gelichtet hat

VG

Michael Vogtsburger

[#26]

Ja - bei mir funktioniert er auch (manchmal) - und verstehen kann man´s nur, wenn man schon im neuen Preismodell bezahlt = DMS wird als "Netzlizenz" technisch ausgeführt, d.h. die Anzahl der (benötigten) Lizenzen bestimmt sich noch nach der Anzahl der angemeldeten PC´s (unabhängig vom angemeldeten User) - zukünftig jedoch wird der User die bestimmende Größe sein - so verstehe ich das zumindest.

d.h. der Lehrling wird genauso bepreist wie die Aushilfskraft und die Vollzeitmitarbeiter und der "MehrAlsVollzeitChef" - würde bei mir jetzt zwar keine Preiserhöhung mehr bedeuten - ist aber auch so schon schwierig zu akzeptieren.

Ich würde zwar nicht auf "Dokablage / DMS (neu)" verzichten wollen, aber der Preisabstand (für lau / high expensiv) und die Leistungsunterschiede (gut / wenig besser) passen einfach komplett NICHT zusammen.

[#27]

Die Benutzer werden “Online„ administriert und lizensiert.

Ich habe das Prozedere bereits durchlaufen und bei uns wird es ab 1.1. rund 10% teurer werden. Allerdings haben wir auch relativ wenige Teilzeitkräfte. Ist ein schmaler Grad zwischen lohnt oder lohnt sich nicht.. ist halt ein „teures“ Produkt und vereinfacht die Prozesse nicht zwangsläufig.

die ersteinrichtung von mitarbeitern wird auf jeden fall nicht langweiliger.

[#28]

Ersteinrichtung von Mitarbeitern, und dabei Rechte- und Lizenzvergabe. Und dann noch Onlineprodukte wie DUO oder „Meine Steuern“ mit korrekten Rechten für Mitarbeiter und Mandanten administrieren.

Das ganze auf ca. 5-8 unterschiedlichen Programmoberflächen!

Meine Begeisterung hält sich in sehr überschaubaren Grenzen. Gefühlt entfernen wir uns jeden Tag weiter von „intuitiv und usabilty“. Der Tag, an dem auch eine 5-Mann/Frau-Kanzlei einen festangestellten IT-Fachmann braucht - diesen aber weder angemessen beschäftigen noch bezahlen kann, rückt immer näher.

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genau so sehe ich das auch. die preisfrage ist eines. bei uns wird es z.B. kleinwenig billiger. warum weiß ich auch nicht? kommt mir schon deshalb spanisch vor...

aber die administrativen oberflächen, die ja ursprünlich gebündelt werden sollten, sich jetzt aber immer mehr zu oberflächenverschiedenen kontrollmechanismen entwickeln können einen schon zeit und kraft kosten. vom überblick ganz zu schweigen.

denn geschult wird man dahingehend ja nicht wirklich. aber diese admin-themen sind inzwischen auch sehr komplex. wer soll sich da in winzigen kanzleien noch damit beschäftigen?

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- Eigentlich - ist es gar nicht so schwierig einen MA einzurichten. Man muss halt "nur" laufend die Checkliste überarbeiten. Gerade bin ich bei Punkt 25 inkl. Telefon, Lohn usw.

Eigentlich wäre eine Standard-"Checkliste" von DATEV angebracht (sofern es die DATEV-Programme angeht).

Dies hier ist etwas "kurz":

LEXinform/Info-DB