Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung - Workflow

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Hallo,

ich habe bislang meine gesamte Korrespondenz mit dem Finanzamt via E-Mail abgewickelt.

Leider stellt die Finanzverwaltung in Hessen sukzessive die E-Mailadressen der Finanzämter ab und verweist auf ELSTER.

Ich teste immer mal wieder die „Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung“, leider durchbricht das absolut meine Workflows und erscheint aus meiner persönlichen Sicht auch alles andere als logisch.

Anträge und Einsprüche schreibe ich via Dokumentenvorlage die eine Word-Datei im DMS erzeugt. Diese sende ich als Korrespondenz auch dem Mandanten zu. Wenn man jedoch z.B. einen Antrag auf Anpassung der VZ stellt, kann ich zwar eine Datei hochladen (Belege auswählen), jedoch wird die Word-Datei nicht automatisch in ein PDF umgewandelt, wie es z.B. beim E-Mailversand aus DMS gemacht wird.

Gibt es einen „Absprung“ für die Kommunikation direkt aus dem DMS-Dokument, oder mache ich grundsätzlich was falsch? Der Prozess dauert ca. drei Mal so lange wie vorher.

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Hallo @Felix_Mueller ,

einfach das Word-Dokument in ein PDF in der DMS umwandeln und dieses dann anhängen:

(Rechtsklick auf das Word und dann Auswählen)

Alternativ das Word Dokument per E-Mail schicken, da wird dann eine PDF angehängt. Diese PDF dann in Ihre digitale Kommunikation einfügen (Drag'N'Drop). 

Funktioniert bei mir ganz super. 

Grüße

AKW

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@Felix_Mueller  schrieb:

Gibt es einen „Absprung“ für die Kommunikation direkt aus dem DMS-Dokument, oder mache ich grundsätzlich was falsch? Der Prozess dauert ca. drei Mal so lange wie vorher.

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Es braucht kein Word/DMS-Dokument für die Kommunikation, wir schreiben direkt in die entsprechende Maske. 

Alle Nachrichten, ob Einspruch, Belegnachreichung oder sonstige Nachricht landen direkt im DMS, auch der Antrag auf Anpassung der Vorauszahlung taucht hier direkt auf.

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Den Grundgedanken verstehe ich schon. Jedoch kann ich dann meine Vorlagen nicht mehr nutzen. 

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Sie können auch mit Ihren Vorlagen ein Word-Dokument erstellen, im Word-Dokument alles markieren und mit Strg+C kopieren und mit Strg+V direkt in das Schriftfeld der digitalen Kommunikation einfügen. 

Ich weiß auch das ist wahrscheinlich nicht die beste Lösung.

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@Felix_Mueller  schrieb:

Den Grundgedanken verstehe ich schon. Jedoch kann ich dann meine Vorlagen nicht mehr nutzen. 

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Was steht denn so wichtiges in den Vorlagen drin? Außer einer Anrede und einer Grußformel ist das Meiste dann doch entweder individuell oder als Floskel überflüssig.

Bei Einspruch z.B. sind alle Daten in der Maske schon ausgefüllt, wenn ich will, klicke ich auf "Begründung wird nachgereicht" und schicke ab. Bei der Belegnachreichung sind die Belege anbei, das funktioniert auch ganz ohne Text. Der Name vom Sachbearbeiter beim FA steht auch nicht in der Vorlage... 

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Die Lösung, das Word-Dokument zuvor in PDF umzuwandeln, ist nur bedingt tauglich, da ich oft (nicht immer) das Dokument noch als Word haben möchte:

1. Gerade bei komplexen Themen kann ich die Texte noch anderweitig wiederverwenden
2. Volltextsuche im DMS

Ich weiß: theoretisch geht beides auch in PDF-Dokumenten, wenn diese zuvor aus Word konvertiert wurden. Aber Word ist praktischer und zuverlässiger.

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Das direkte Erfassen des Textes in der Maske ist bei einfachen und kleinen Nachrichten praktikabel. Da bin ich bei Ihnen.

Bei komplexen Sachverhalten, bei denen ich Schreiben formatieren und strukturieren will, muss man aber auf Word und Anhang zurückgreifen. Das Gegenüber soll ja auch Spaß beim Lesen haben.

Außerdem spart man sich bei Word-Dokumenten als Ausgangsdokument die Anrede und Grußformel zu tippen.

In den Word-Vorlagen steht in vielen Fällen oft auch mehr Text als Anrede und Grußformel, z.B. Antrag Verrechnungsstundung und einige Standard-Anträge

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Sie können Zusätzlich ein PDF Dokument erstellen. Das Word Dokument wird nicht ersetzt. Kann aber muss nicht. 

Sie erhalten dann eine Dokumentenstruktur, welche beide Dateien beinhaltet. 

Einfach mal testen ob das in Frage kommt. 

Grüße

AKW

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Guten Tag,

die Frage ist hier doch, warum die Datev mal wieder an dieser Stelle etwas nicht kann, was an anderen Stellen funktioniert.

Natürlich gibt es öfter mal Word- oder Exceldokumente, die an das FA gehen sollen, und sei es die Ermittlung bestimmter Ansätze oder was auch immer, die als Officedokument erstellt und abgelegt wurden (bei den xls. natürlich prüfen, was in den anderen Tabellenblättern so steht).

Es ist diese unabgestimmte uneinheitliche Funktionalität in Datev-Produkten, die stört und behoben werden sollte. Gleiches gilt übrigens für die Dateinamenlängenbeschränkung bei der Kommunikation mit der FinVerw. 

Mfg.

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Woher kommt die Dateinamenlängenbeschränkung?

Die Kürzung kostet mich super viel Zeit.

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...die kommt glaube ich, von der Finanzverwaltung. Es fehlt also die (automatische) Dateinamenkürzung in der vorgeschalteten Datev-Anwendung. Das wäre vermutlich kein Hexenwerk.

Selbiges gilt für die Größenbeschränkung. Auch hier wäre eine vorgeschaltete Verkleinerungsfunktion wünschenswert oder eine Aufteilungsfunktion. All dies muss mühsam manuell erledigt werden. 

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Hallo, das stimmt. Aber es gibt ja einige Einsprüche oder Stellungnahmen wo man gerne eine Vorlage in die Maske importieren können sollte. So ist auch ein guter Workflow gewährleistet. Gibt es die Möglichkeit, ggfs. habe ich es ja nur nicht gefunden. Vielen Dank!

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Hier muss ich eine Lanze für die DATEV brechen. Ich nutze seit ein paar Jahres die ELSTER-Kommunikation mit dem Finanzamt und bin sehr zufrieden. Im Regelfall tippsel ich meinen Text direkt ein, kopiere das ganze einmal in eine E-Mail zwecks Rechtschreibkontrolle und gut ist.

Nett wäre eine vorbelegte Signatur/Schlussformel sowie eine vorbelegte E-Mailadresse bei Anhängen, dass man die nicht jedes Mal aufs neue eingeben muss.

Weswegen ich aber so glücklich darüber bin ist die Nachweisbarkeit der Einreichung. Man korrigiere mich wenn ich falsch liege, aber mit dem Transferticket hat man den Nachweis, dass das jeweilige Schreiben in den "Machtbereich" des Finanzamtes ging und alles weitere in deren Verantwortung liegt. Also keine Diskussionen ob vielleicht irgendwie irgendwo verlorengegangen und Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand, das Finanzamt hat das Schreiben erhalten und alles weitere zu verantworten.

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Ich finde die digitale Kommunikation mit dem Finanzamt auch super, ich würde mir aber gerne die Arbeit über Word u.a. sparen wollen. Zum einem wegen der Rechtschreibkontrolle und der Schlussformel aber zum anderen auch, da ich häufiger Nachrichten oder Einsprüche mit ähnlichen Text versende und hierfür Vorlagen nutzen möchte. Dies wäre wesentlich weniger umständlich und hoffe, das diese Möglichkeit geschaffen wird. Es geht ja in anderen Programmen auch.

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Die Finanzverwaltung nutzt, bzw. stellt für die elektr. Kommunikation einen ganz einfachen Texteditor zur Verfügung. Das hat den Grund darin, dass die nutzbaren Bits und Bytes so kurz als möglich sind, denn hinter jedem Bit und Byte könnte sich Schadsoftware verbergen.

Es ist also ein reiner Schutzmechanismus der Finanzverwaltung.

mfg

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Der Nachweis des (sofortigen) Eingangs bei der Finanzverwaltung ist für mich auch der entscheidende Vorteil. Und der Versand läuft auch sehr stabil.

Ich habe seit bestimmt 10 Jahren keinen Brief mehr an Finanzämter geschickt - und seit ca. 2020 auch keine E-Mails mehr.  (Ausnahme: Datensticks für GdPU-Daten). 

Nur zwei Dinge sind nervig:

• Es gibt meist keine automatische Signatur (nur bei Einspruch)
• Aus der Datev-Umgebung kann ich selbst eine "sonstige Nachricht" nur verknüpft mit einer Leistung und einer Steuer-Nr. versenden. Das sollte flexibler sein (wie direkt im Elster-Portal). 

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Ab ich den Text aus einer Art Vorlagenverwaltung in die Maske importiere oder den Text manuell selbst schreibe hat ja keinen Einfluss auf die Vorgaben der Finanzverwaltung. Es handelt sich ja nicht im irgendwelche Bilddateien der ähnliches. Es gebt mir nur um die Textbausteine, was die Arbeit noch weiter erleichtern würde.

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Das ist richtig.

Ich habe über einen separaten Texteditor diverse Dokumente mit verschiedenen Textbausteinen bei mir gespeichert, den ich dann halt parallel zur elektr. Kommunikation öffne und die Bausteine per copy+paste übertrage.

mfg

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Ich bevorzuge folgenden Workflow:

1. Grundsätzliche Nutzung von Vorlagen im DMS / Schriftguterstellung im DMS.
2. Versand des Schriftguts direkt aus DMS. Bspw. bei Emails kann so direkt die pdf erzeugt werden.
3. Bei der Sonstigen Nachricht mit Umweg: pdf mit Drucker Datev Dokumentenmanagement im DMS an die Vorlage anhängen. Ggf. die Vorlage durch pdf ersetzen.
4. Versand der pdf als Sonstige Nachricht.

Vorteile:

1. Einheitliche Dokumenterstellung

2. Vorlagen

3. Rechtschreibprüfung

4. Einheitliches Layout

5. Beschränkungen der Finanzverwaltung (bspw. bei der Anzahl der Zeichen) werden so elegant umgangen.

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So mache ich es derzeit auch, es geht mir um Standartmitteilungen mit Vorlagen direkt in dem Programm, die man selbst hinterlegen sollen könnte

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Vorlage machen und Text einfach in das Formular reinkopieren? Sorry wenn ich das Problem da nicht erkenne, es ist Freitag.

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So mache ich es, geht aber auch smarter. Aber ich sehe schon, dass viele den Umweg nicht meiden und sich damit zufrieden geben. Es gibt jedoch auch einige Kollegen die es genauso sehen, aber diese Anfragen wurden von der DATEV abgelehnt und der Chat geschlossen.

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Smart wärs die Sonstige Nachricht direkt im Arbeitplatz unter 'Senden' zu haben. Warum da keiner drauf gekommen ist....

Die Pflicht zur Angabe einer Steuernummer gibts übrigens auch in Elster.

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Bei natürlichen Personen kann über Elster auch nur mit der Steuer-Id eine Nachricht versandt werden.

Bei "Exoten-Steuern", also den nicht regelmäßigen Steuern (KSt, ESt, USt & Co), unterstützt die Finanzverwaltung die "sonstige Nachricht" wohl nicht. Zumindest geht es bei der Datev nicht aus dem Arbeitsplatz heraus eine Sonstige Nachricht zu versenden.

Da muss man dann direkt in Elster gehen. Auch dort wird dann der exotische St-Nummern-Aufbau bei ErbSt & Co nicht unterstützt, so eine Übermittlung nur über die Steuer-Id. bzw. weiterer Tricks geht.

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Ich glaube, die Kollege sind etwas genervt, weil es aus der DMS-Vorlage nicht direkt im Dokument ist und das Kopieren ein paar zusätzliche Mausklicks bedeuten.

Das ging mir anfangs auch so. Inzwischen finde ich das Kopieren sogar besser:

Ich habe ein Word-Dokument mit einer Reihe von Textbausteinen, das in der Windows-Ablage liegt und in der Taskleiste verknüpft ist. An diese Textbausteine komme ich schneller ran, als die ewig langen Wartezeiten über die Vorlagenverwaltung.

Am Ende ist es die gleiche Anzahl von Mausklicks - aber ohne Wartezeit dazwischen. 

Bei solchen "frei rumliegenden" Word-Dokumenten bekommt zwar jeder Prozessoptimieren einen Nervenzusammenbruch  - er das ist praktisch und es läuft. 

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So habe ich mir auch geholfen, wenn es um kleine Textbausteine geht. Aber wie gesagt, bei Addison kann man Vorlagen hinterlegen. Ich finde es auch nicht so praktisch, dass man, wenn z.B. noch keine entsprechende Leistung für das Jahr angelegt ist, man diese zunächst anlegen muss, um dann das FA anschreiben zu können. Das geht bei Addison ebenfalls ohne das man vorher eine Leistung angelegt hat. Vielleicht wird es eines Tages auch bei DATEV funktionieren.

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@Schluchtensauerser 

Nur mit IdNr geht’s nicht. Dafür gibt’skein Feld. IdNr als AZ geht auch nicht.