Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung - Workflow

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Hallo,

ich habe bislang meine gesamte Korrespondenz mit dem Finanzamt via E-Mail abgewickelt.

Leider stellt die Finanzverwaltung in Hessen sukzessive die E-Mailadressen der Finanzämter ab und verweist auf ELSTER.

Ich teste immer mal wieder die „Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung“, leider durchbricht das absolut meine Workflows und erscheint aus meiner persönlichen Sicht auch alles andere als logisch.

Anträge und Einsprüche schreibe ich via Dokumentenvorlage die eine Word-Datei im DMS erzeugt. Diese sende ich als Korrespondenz auch dem Mandanten zu. Wenn man jedoch z.B. einen Antrag auf Anpassung der VZ stellt, kann ich zwar eine Datei hochladen (Belege auswählen), jedoch wird die Word-Datei nicht automatisch in ein PDF umgewandelt, wie es z.B. beim E-Mailversand aus DMS gemacht wird.

Gibt es einen „Absprung“ für die Kommunikation direkt aus dem DMS-Dokument, oder mache ich grundsätzlich was falsch? Der Prozess dauert ca. drei Mal so lange wie vorher.

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Hallo @Felix_Mueller ,

einfach das Word-Dokument in ein PDF in der DMS umwandeln und dieses dann anhängen:

(Rechtsklick auf das Word und dann Auswählen)

Alternativ das Word Dokument per E-Mail schicken, da wird dann eine PDF angehängt. Diese PDF dann in Ihre digitale Kommunikation einfügen (Drag'N'Drop). 

Funktioniert bei mir ganz super. 

Grüße

AKW

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@Felix_Mueller  schrieb:

Gibt es einen „Absprung“ für die Kommunikation direkt aus dem DMS-Dokument, oder mache ich grundsätzlich was falsch? Der Prozess dauert ca. drei Mal so lange wie vorher.

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Es braucht kein Word/DMS-Dokument für die Kommunikation, wir schreiben direkt in die entsprechende Maske. 

Alle Nachrichten, ob Einspruch, Belegnachreichung oder sonstige Nachricht landen direkt im DMS, auch der Antrag auf Anpassung der Vorauszahlung taucht hier direkt auf.

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Den Grundgedanken verstehe ich schon. Jedoch kann ich dann meine Vorlagen nicht mehr nutzen. 

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Sie können auch mit Ihren Vorlagen ein Word-Dokument erstellen, im Word-Dokument alles markieren und mit Strg+C kopieren und mit Strg+V direkt in das Schriftfeld der digitalen Kommunikation einfügen. 

Ich weiß auch das ist wahrscheinlich nicht die beste Lösung.

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@Felix_Mueller  schrieb:

Den Grundgedanken verstehe ich schon. Jedoch kann ich dann meine Vorlagen nicht mehr nutzen. 

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Was steht denn so wichtiges in den Vorlagen drin? Außer einer Anrede und einer Grußformel ist das Meiste dann doch entweder individuell oder als Floskel überflüssig.

Bei Einspruch z.B. sind alle Daten in der Maske schon ausgefüllt, wenn ich will, klicke ich auf "Begründung wird nachgereicht" und schicke ab. Bei der Belegnachreichung sind die Belege anbei, das funktioniert auch ganz ohne Text. Der Name vom Sachbearbeiter beim FA steht auch nicht in der Vorlage... 

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Die Lösung, das Word-Dokument zuvor in PDF umzuwandeln, ist nur bedingt tauglich, da ich oft (nicht immer) das Dokument noch als Word haben möchte:

1. Gerade bei komplexen Themen kann ich die Texte noch anderweitig wiederverwenden
2. Volltextsuche im DMS

Ich weiß: theoretisch geht beides auch in PDF-Dokumenten, wenn diese zuvor aus Word konvertiert wurden. Aber Word ist praktischer und zuverlässiger.

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Das direkte Erfassen des Textes in der Maske ist bei einfachen und kleinen Nachrichten praktikabel. Da bin ich bei Ihnen.

Bei komplexen Sachverhalten, bei denen ich Schreiben formatieren und strukturieren will, muss man aber auf Word und Anhang zurückgreifen. Das Gegenüber soll ja auch Spaß beim Lesen haben.

Außerdem spart man sich bei Word-Dokumenten als Ausgangsdokument die Anrede und Grußformel zu tippen.

In den Word-Vorlagen steht in vielen Fällen oft auch mehr Text als Anrede und Grußformel, z.B. Antrag Verrechnungsstundung und einige Standard-Anträge

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Sie können Zusätzlich ein PDF Dokument erstellen. Das Word Dokument wird nicht ersetzt. Kann aber muss nicht. 

Sie erhalten dann eine Dokumentenstruktur, welche beide Dateien beinhaltet. 

Einfach mal testen ob das in Frage kommt. 

Grüße

AKW

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Guten Tag,

die Frage ist hier doch, warum die Datev mal wieder an dieser Stelle etwas nicht kann, was an anderen Stellen funktioniert.

Natürlich gibt es öfter mal Word- oder Exceldokumente, die an das FA gehen sollen, und sei es die Ermittlung bestimmter Ansätze oder was auch immer, die als Officedokument erstellt und abgelegt wurden (bei den xls. natürlich prüfen, was in den anderen Tabellenblättern so steht).

Es ist diese unabgestimmte uneinheitliche Funktionalität in Datev-Produkten, die stört und behoben werden sollte. Gleiches gilt übrigens für die Dateinamenlängenbeschränkung bei der Kommunikation mit der FinVerw. 

Mfg.

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Woher kommt die Dateinamenlängenbeschränkung?

Die Kürzung kostet mich super viel Zeit.

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...die kommt glaube ich, von der Finanzverwaltung. Es fehlt also die (automatische) Dateinamenkürzung in der vorgeschalteten Datev-Anwendung. Das wäre vermutlich kein Hexenwerk.

Selbiges gilt für die Größenbeschränkung. Auch hier wäre eine vorgeschaltete Verkleinerungsfunktion wünschenswert oder eine Aufteilungsfunktion. All dies muss mühsam manuell erledigt werden.