DMS Status - DATEV-Standard-Status

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Hallo zusammen liebe Community,

zwei SK waren mit folgender Frage leider nicht zu beantworten, vielleicht weiß hier jemand Rat:

In den Organisations-Einstellungen der Status in DMS gibt es lt. Hilfedokument 1006743 insgesamt 6 Standard-Status von DATEV:
zu buchen, offen, gebucht, erledigt, zu erfassen, erfasst
Bei uns in der Kanzlei gibt es aber einen siebten "von DATEV" erstellten Status, nämlich "zu Postausgang".
Warum existiert dieser Status?
Wie kann dieser Status gelöscht werden?
Kann ich den Status einfach umbenennen oder wird dieser noch irgendwo KIS, PFB etc. in irgendwelchen .ini-Dateien verwendet?

Ich bekam dazu leider keine hilfreichen Informationen.

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Hallo Hauke,

zu deiner Beruhigung: Bei uns gibt´s diesen Status auch, du bist also nicht alleine. 😉

Hier im Haus war der Plan bei Einführung des DMS, dass bei ausgehender Korrespondenz das Sekretariat auf Bearbeiter gesetzt und der Status auf zu Postausgang gesetzt wird, sofern die Korrespondenz schon vollständig erstellt wurde und "nur" noch das Haus verlassen muss, so dass das Sekretariat am Ende des Tages abgleichen kann, ob alle Dokumente in der Liste "zu Postausgang" auch im Postausgangsbuch erfasst wurden.

Damit hat der Status zumindest in der Theorie schon einmal eine Daseinsberechtigung. 😁

An der praktischen Umsetzung arbeiten wir noch, die Einführung von DMS bringt doch ganz schön viel Neues mit und alles auf einmal geht nicht. 🙃

Soweit ich weiß, ist er in der Behandlung genauso wie die übrigen sechs Stati und kann damit nicht gelöscht werden. Aber hier übernehme ich keine Garantie.

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@steme schrieb:

Hier im Haus war der Plan bei Einführung des DMS, dass bei ausgehender Korrespondenz das Sekretariat auf Bearbeiter gesetzt und der Status auf zu Postausgang gesetzt wird, sofern die Korrespondenz schon vollständig erstellt wurde und "nur" noch das Haus verlassen muss, so dass das Sekretariat am Ende des Tages abgleichen kann, ob alle Dokumente in der Liste "zu Postausgang" auch im Postausgangsbuch erfasst wurden.

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Klingt in Zeiten von Messengern (WhatsApp, Signal, Telegram ...), Microsoft Teams und Bürokratieabbau nach ganz schön viel Aufwand 😅. Geht es dabei um Leben & Tod oder was genau hängt da im 18. Jahrhundert fest? 🙈

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Der Erste, der hier im Haus zur Kommunikation mit Mandanten irgendeinen Messenger benutzt, darf auch als Erster seine Koffer packen...

Aber davon ab: Wenn man - warum auch immer - eine nicht unerhebliche Zeit lang das zweifelhafte Vergnügen hatte mit einer nicht unerheblichen Anzahl von Mandanten auszudiskutieren, dass und warum Korrespondenz nicht angekommen ist, baut man sich nunmal so viele Kontrollmechanismen wie man kriegen kann. *schulternzucken

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@steme schrieb:

Der Erste, der hier im Haus zur Kommunikation mit Mandanten irgendeinen Messenger benutzt, darf auch als Erster seine Koffer packen...

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Na Mandantenportale wie KanzleiDrive sind doch genau das im Business Kontext. 

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@steme schrieb:

Wenn man - warum auch immer - eine nicht unerhebliche Zeit lang das zweifelhafte Vergnügen hatte mit einer nicht unerheblichen Anzahl von Mandanten auszudiskutieren, dass und warum Korrespondenz nicht angekommen ist

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Auch dabei hilft KanzleiDrive als Beispiel, weil die Nachricht online steht und dank Zeitstempel man sehen kann, wer was wann geschrieben hat. Was will man denn mehr?  

Und wenn Du sagst, das sind Mandate, die man nur per Post erreichen kann: Die deutsche Post als Nachrichtenübermittler kannst Du technisch nicht zu 100% ausschließen, egal, was man sich ausdenkt. Das Problem haben wir ja auch bei ANO. Siehe hier: Arbeitnehmer Online Einladung Und in Zeiten von, wo alles von jetzt auf gleich geht, geht man davon aus, dass der Brief vom 16.05 wohl verloren gegangen sei. Dass der am 28.05 tatsächlich noch angekommen ist, eher ein wahres Wunder. 

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Hier ein Auszug aus unserem Orga-Handbuch in ProCheck, welches den Status bei uns beschreibt:

Betrifft nur noch die alte "Papierpost", die immer weniger wird. Siehe: VPP = Verzicht auf Papierpost

[...] 

Wird ein Dokument vom Mitarbeiter nicht komplett fertig gestellt, ist das Dokument mit dem Status "offen" zu speichern und erst dann "zu Postausgang" zu setzen, wenn das Dokument auch wirklich an dem Tag versendet werden soll.

Soll das Dokument direkt nach Fertigstellung versendet werden, wird der Dokumentenstatus auf "zu Postausgang" gesetzt.

Das Dokument erscheint dann in der Liste der "Dokumente zur Erledigung", gleich ob der Dokumentenstatus auf "offen" oder "zu Postausgang" gesetzt wurde.

Sachbearbeiter (der das Schreiben erstellt) hat folgendes zu beachten:

1. Ausgangsdatum wird nicht mehr gepflegt. Erklärung: Sobald das Orga-Team den Postausgangssatz an PFB weitergibt, setzt das Programm automatisch das Ausgangsdatum (Heute) sowie die Ausgangsart (Brief).
2. Wird der Status des Dokumentes zu Postausgang in der DMS gesetzt und ist der tatsächliche Postausgang aber in der Zukunft (bei Abholung, persönliche Abgabe), so ist folgendes zu beachten:

• es ist ein zukünftiges Ausgangsdatum in der DMS zu erfassen UND
• die Unterlagen müssen in das Terminkörbchen im Orga-Team gelegt werden oder in der Ausgangsart ist z. B. "persönliche Abgabe" oder „ Abholung durch Md“ einzutragen
  Beispiel:

a) Dokument wird am 15.02.2017 erstellt; Dokument wird am 16.02.2017 zu Postausgang gesetzt und soll auch am 16.02.2017 an den Mandanten versendet werden = obiger Fall 1 = kein Ausgangsdatum gesondert in der DMS erfassen

b) Dokument wird am 15.02.2017 erstellt, Dokument wird am 15.02.2017 zu Postausgang gesetzt, soll aber erst am 18.02.2017 beim Mandanten abgegeben werden. = obiger Fall 2 = Postausgangsdatum 18.02.2017 in der DMS erfassen und als Ausgangsart ist "persönliche Abgabe" zu erfassen.

3. Pausgangsang durch Abholschrank:

Postausgänge zur "Abholung" über das Abholschrank werden "zu Postausgang" gesetzt und vom Orgateam nach Abholung (Zettel/Mitteilung vom Empfang) sodann an PFB weitergegeben und festgeschrieben.

Übergreifendes / Grundstäzliches

• Die Ausgangsart wird vom Orga-Team manuell geändert, wenn der Postausgang kein Brief ist (z.B. Päckchen, Paket etc.)
• Dokumente mit dem Status "zu Postausgang" werden vom Orga -Team mit dem unterschriebenen Dokument (Papier in Unterschriftenmappe/Postausgangskorb) abgeglichen und ein Postausgangssatz (--> "neuen Postausgang anlegen") zur weiteren Verarbeitung in PFB erstellt.
• Erst jetzt mit Erstellung des Postausgangs wird das Dokument automatisch erledigt und aus der Liste der zu erledigenden Dokumente entfernt.
• Nach der Übergabe des Dokuments nach PFB sind die Postausgangssätze zusätzlich in PFB festzuschreiben. 

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Mir geht’s um was ganz Simples dabei.

Der Status ist überflüssig, könnte ihn eigentlich löschen, wenn ich nur könnte.

Lt. DHC kann ich DATEV Standard-Status nicht löschen.

Lt. DHC gibt es diesen Status aber gar nicht als Standard-Status.

In DMS ist er aber ein Standard-Status.

Also 🤪.

Zwei mögliche Lösungen:

1. Ich kann das Ding irgendwo killen; -> wo?

2. Ich biege den Status um zu einem anderen (schon vorhandenen individuellen) und lösche den bisherigen individuellen stattdessen; -> Nebenwirkungen?

Das will ich nur wissen.

(Ich will die Status aufräumen und eindampfen, weil da ein paar neue hinzukommen 🤓)

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Hallo @Hauke_Hamann 

„zu Postausgang“ wird von DATEV standardmäßig mit ausgeliefert. Er lässt sich aber im Gegensatz zu den anderen Standardstatus tatsächlich löschen.

Allerdings kann ich nicht ganz nachvollziehen wieso man den löschen möchte. Das Workflowbasierte Arbeiten mit Dokumenten ist doch u.A. genau der Witz am DMS. Wie andere hier schon schrieben: dieser Status stellt eine Art Aufgabe fürs Backoffice dar, dass da etwas raus geschickt werden soll (egal ob per Post, elektronisch oder wie auch immer). Man kann ihn ja auch umbenennen in „zum Versand“ oder so. Nur zu „zu Postausgang“ gibts im Standard praktischerweise schon mal den passenden Filter.

Ich kann das Ding irgendwo killen; -> wo?

In der DMS-Hauptanwendung unter Organisation->Status->Rechtsklick

MfG, F.Lange

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Hallo @Hauke_Hamann ,

ich wollte nur zur Frage:

Warum existiert dieser Status?

etwas schreiben.

Da wir den Status benutzen, kann ich zum Thema löschen, leider nichts sagen und dies auch nicht testen.

Aber genügt es nicht, den Status hier nur den Haken zu entfernen:

Dann sollte er den Anwendern nicht mehr angezeigt werden.

Gruß R. Blum

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@blum  schrieb:

Aber genügt es nicht, den Status hier nur den Haken zu entfernen:

Dann sollte er den Anwendern nicht mehr angezeigt werden.

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Nein, bei einer der Dokumentenklassen muss mindestens ein Haken bleiben. Sonst kann man die Änderung nicht übernehmen.

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Ich verwende den Status "zu Postausgang" für Dokumente, die ich zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt, in einer E-Mail, versende. Nach Versendung durch E-Mail erstelle ich den Postausgang und der Status wird automatisch auf "erledigt" gesetzt. Einen klassischen Brief-Postausgang gibt es bei mir fast nicht mehr.

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Dafür auch recht vielen Dank, lieber @blum .

Tatsächlich bekomme ich bei dieser Aktion (hatte ich auch schon probiert) folgende Fehlermeldung:

Und das Löschen gelingt leider auch nicht, @flange , dort kommt die Meldung:

Natürlich habe ich auch schon nach diesen Dokumenten gesucht, die da noch vorhanden sein sollen.

Ergebnis:

Deshalb bin ich hier lost und schrieb den (bisher erfolglosen) SK.

Ich habe den Status auch bereits in den Kontextmenüs ausgeblendet. Nur bei den Dokumenteigenschaften bzw. bei der Ablage taucht er eben immer wieder als auswählbar auf. Um dort Fehler zu vermeiden, hätte ich ihn gern weg.

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Auch hierfür recht vielen Dank, lieber @flange .

Der Workflow ist bei uns allerdings anders organisiert.

Wir lösen das für die noch vorhandene Papierpost so, dass hier nicht dieser Status genutzt wird. Die Dokumente in DMS behalten ihren ganz eigenen, notwendigen Status für die laufende Bearbeitung.
Der SB erstellt direkt einen Postausgang für das Sekretariat/Backoffice/Frontoffice und verknüpft dabei gleich die entsprechenden Dokumente (können ja auch mehrere sein), erfasst ggf. noch eine Notiz etc.

Das war für uns von Anfang an eigentlich der schlankere Workflow an dieser Stelle.

"zu Postausgang" haben wir tatsächlich nie benutzt.

Durch die bevorstehende Erweiterung unserer Status wollte ich die Übersichtlichkeit erhöhen und Überflüssiges über Bord werfen.

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@Hauke_Hamann  schrieb:

Natürlich habe ich auch schon nach diesen Dokumenten gesucht, die da noch vorhanden sein sollen.

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Liegen vielleicht im Papierkorb von DMS noch Dokumente mit dem Status "zu Postausgang"? Wenn ja, müssen die Dokumente endgültig gelöscht werden. Jedoch habe ich die Vermutung, dass der Status trotzdem nicht gelöscht werden kann, weil es ein vorgegebener Standard-DATEV-Status ist.

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Nein, auch dort liegt nichts mehr rum.

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@314159  schrieb:

Jedoch habe ich die Vermutung, dass der Status trotzdem nicht gelöscht werden kann, weil es ein vorgegebener Standard-DATEV-Status ist.

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Das vermute ich auch...

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Hallo @Hauke_Hamann 

wie die Meldung besagt: es gibt noch irgendwo Dokumente mit diesem Status. Haben Sie in der Schnellsuche auch den Haken bei inaktive Ordnungsbegriffe gesetzt? Es könnten auch archivierte Dokumente sein. In der Detailsuche können Sie ‚Archive mit berücksichtigen‘ wählen. Dann können noch Dokumente mit diesem Status im Papierkorb oder ‚Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffre‘ liegen. Auch für Dokumente im Papierkorb kann man den Status in Masse ändern.

Irgendwo muss es da noch was geben.

@314159  schrieb:

Jedoch habe ich die Vermutung, dass der Status trotzdem nicht gelöscht werden kann, weil es ein vorgegebener Standard-DATEV-Status ist.

Das vermute ich auch...

Nein - der Status lässt sich definitiv löschen. Das hatte ich extra ausprobiert bevor ich das schrieb.

MfG, F.Lange

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Hmm…

das werde ich gleich nochmal alles durchsehen.

[#18 · Accepted solution]

So liebe Community,

Dank nochmals an alle für die Ideen.

Ich löse das Problem auf.

Es gab tatsächlich noch "etwas" mit dem Status "zu Postausgang", @flange hatte also recht.

Zu finden war dies allerdings unter keinen üblichen Dokumentenfiltern.

Es brauchte dazu den Filter "Serienbriefe".

Dort waren aus grauer Vorzeit noch ein paar Serienbriefmaster abgelegt, deren Status man auch nicht mehr ändern konnte. Löschen mit dem zugehörigen, enthaltenen Dokument ging aber.

Danach ließ sich auch der Standard-Status "zu Postausgang" endgültig löschen und somit ist er in den Menüs nun verschwunden. 😄

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@Hauke_Hamann  schrieb:

Bei uns in der Kanzlei gibt es aber einen siebten "von DATEV" erstellten Status, nämlich "zu Postausgang".
Warum existiert dieser Status?

Warum kann ich dir nicht sagen. Benutzbar ist er jedenfalls. Wenn ich Schriftverkehr in Papier erzeuge, was sehr selten vorkommt, nutze ich den Status "zu Postausgang" u. das Sekretariat weiß was es zu tun hat.

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Hallo zusammen,

ich habe leider keinen passenden Thread zu meinem Problem gefunden.

Denn wir können die Stati nicht sortieren. Da sich hier viel mit den Stati beschäftigt wird, meine Nachfrage in diesem Thread.

Position hoch und runter an der Seite sind aus gegraut. Dann habe ich gelesen, dass man die Dokumentenklasse auf eine Dokumentenart beschränken muss.

Das kann ich aber auch nicht machen. Ich denke, dass es damit zusammen hängt, da wir z.B. den Status "Offen" für Dokumente und die Telefonnotiz nutzen. Aber ich kann ja nicht 2x den Status offen anlegen, nur um ordentlich sortieren zu können.

Hat noch jemand das Problem und konnte dieses gelöst werden?

 

 

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Hallo @Yvo4,

Sie könnten versuchen im Feld Dokumentklasse "Dokument" oder "Beleg" einzutippen und dann mit Enter bestätigen.

Falls das nicht hilft bitte einen Servicekontakt einsenden.

Als Thema Dokumentenablage oder DATEV DMS und gerne auf diesen Community Beitrag verweisen.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement