PDF-Dateien heften und trennen

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Als Steuerberater möchte ich PDF-Dateien heften und trennen können.

Worum ging es mir: Heften und Trennen auf allen Stufen der Bearbeitung:

• Dem Mandanten bei Upload helfen dass er dort evtl. 10 Rechnungen, die sein Scanner in eine Datei gescannt hat, zu entheften. Dem Mandanten helfen, wenn sein Scanner nur Einzelseiten scannt, hier zu heften.
• Dem Mandanten in U-Online helfen, wenn er aus verstehen leider eine Datei mit 10 Rechnungen hochgeladen hat, dass er es dort enthelften kann
• Uns helfen, dass wir in Rewe beim buchen heften und entheften können

Hinweis DATEV: Ergänzung der Beschreibung

Update DATEV vom 13.09.2022

Hallo Community, 

in DATEV Upload online können nun neben TIFF-Dateien auch mehrseitige PDF-Dateien getrennt werden. 

Feedback DATEV vom 24.03.2022

Hallo Community,

hier zwei Updates zu Ihren Ideen bzgl. Heften und Trennen in DATEV Unternehmen online.

Aktuell haben wir zwei Arbeitsstränge, die sich damit auseinandersetzen:

Zum einen wird es wieder möglich sein, TIFF-Dateien im DATEV Upload online trennen zu können.

Der Prozess gestaltet sich wie früher – nur ohne Captiva Cloud Runtime:

Beim Uploadprozess können Sie Rechnungen, die der Scanner in eine Datei gescannt hat (sog. Multi-TIFF Dateien), wieder entheften. Auch ein Heften ist wieder möglich. Die Funktion soll noch im 2. Quartal 2022 für Sie zur Verfügung stehen.

Zum anderen arbeiten wir an einer Heften- und Trennfunktion in der Belegfreigabe online.

Umfragen unter unseren Piloten haben ergeben, dass diese Funktion während der Pilotierung vermisst wurde, weswegen wir an der Stelle nun weiter ansetzen möchten. Die neue Heften- und Trennfunktion soll aber nicht 1:1 aus Belege online nachgebaut, sondern noch einmal grundlegend überdacht werden. Dazu möchten wir gerne mit Ihnen ins Gespräch gehen und im Rahmen eines Kundeneinbezugs aktiv Ihre Wünsche und Ideen einholen.  Bei Interesse, melden Sie sich bitte per Servicekontakt im DATEV Hilfe-Center an uns.

Viele Grüße

Rainer Reiter

Product Owner DATEV Unternehmen online

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@oschmitt schrieb:

Ich nutze das System jetzt seit November und es spart eine unheimliche Menge an Arbeit.

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Jupp, nutzen wir auch 👍. Ist mir bei der Präsentation dazu auch sofort eingefallen 😎. 

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@jjunker schrieb:

Ich bin ja schon länger der Meinung das DATEV sich einen Gefallen täte wenn die nötige Expertise von außen käme.

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DATEV Community 👨‍👩‍👧‍👦 and here we are 🤓. Will mich ja mit Hallo, I bims nicht in den Vordergrund drängen. Dazu sind wir zu viele positive Freaks hier 😎.

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ich nutze gerne das DATEV- Scan- Modul 3.72 zum Trennen und Heften von TIFF- Dateien, die in einem Scan- Stapel hier ins Haus kommen. 

Immer wieder passiert es dem Mandanten, daß er dutzende von Rechnungen in eine TIFF scannt und es erst beim Buchen erkannt wird.

In der Kanzlei:
- Beleg exportieren
- DATEV- Scanmodul TIFF- Datei laden
- Zerhacken & Heften
-> Hochladen, fertig.

Bitte diese Möglichkeit nicht in die Tonne treten.

Danke.

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Ist ja unglaublich bis befremdlich, wie sich aus dieser tollen Idee (die eigentlich gar nicht notwendig sein sollte) eine echt skurrile Odyssee entwickelt hat.

Die armen Datev-Mitarbeitenden, die hier kleine Tippelschrittchen (durchaus auch in die richtige Richtung) als tolle Fortschritte anpreisen müssen, tun mir echt Leid.

Bitte, bitte, bitte versucht die Idee von Herrn @blum korrekt zu verstehen (das Gegenteil scheint im Lichte der vielen hier aufgeführten Erklärungen eigentlich kaum noch möglich zu sein) und setzt sie einfach unverzüglich um - TIFFs (speziell mehrseitig) sind leider - im Vergleich zu PDFs - mit Windows-Bordmitteln etwas hakelig im Handling. Denke auch wie @metalposaunist , dass PDF der Standard wird.

Ich hoffe die Aussage der Datev, dass da was mit Tiffs geht, bedeutet nicht, dass an den in der Idee speziell erwähnten PDFs nicht mehr gearbeitet wird.

Die von Herrn Reiner Reiter (Product Owner DATEV Unternehmen online) aufgeführten Arbeitsstränge scheinen sich ja nur mit TIFFS und der völligen Neudenkung von Heften und Trennen zu beschäftigen (Belegfreigabe online) - Ich hoffe die Idee hat in der Umsetzung hier Vorrecht und wird nicht schon wieder für befremdliche Fehlinterpretationen missbraucht?! Dies wäre dann entgegen der Datev-Entscheidung nicht die Umsetzung der Idee!!!!!

Datev: Wann wird den die Kernidee (die ein Trennen von mehrseitig eingescannten PDF-Seiten umfasst) nun umgesetzt werden - noch in 2022?

Man macht sich ja zum Klops vor den Mandanten (oder mit den beschriebenen Workarounds), wenn man denen erklärt, dass dieses Profi-Programm solche essenziellen Lücken hat und deshalb 1001-Verhaltensregeln bei der Bedienung einzuhalten sind - sorry, aber dass hier ist keine Werbung für die Datev.

Bin hier echt peinlich berührt....

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Ich bitte dringend darum, das DATEV Scan-Modul nicht zum 01.10.22 abzuschalten/deaktivieren.

Dieses Tool ist unentbehrlich zum Vorsortieren, Heften und Entheften von eingescannten (tiff) Dokumenten !!!! 

Sie können ja die Pflege dieses Programms einstellen, aber bitte lassen sie es in dieser Form funktionsfähig!

Ich habe leider keine vergleichbare Software auf dem freien Markt gefunden, mit der dies so effizient möglich ist! Zum selber programmieren fehlt mir leider die Zeit.

Danke.

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@ma_bo schrieb:

Ich habe leider keine vergleichbare Software auf dem freien Markt gefunden, mit der dies so effizient möglich ist!

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Wie gut das mit der Canon Software OneTouch geht 😍 oder man einfach dem Scanner schon direkt beim Scannen sagen kann, was er heften soll und was nicht 😉. Erst scannen und danach manuell heften - wer so viel Zeit noch hat, gerne 😋. 

Keine Lösung aber ein Ideenanstoß: HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

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@ma_bo schrieb:

Sie können ja die Pflege dieses Programms einstellen, aber bitte lassen sie es in dieser Form funktionsfähig!

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Gut, das wird so sein. Ob die manuell gehefteten Dateien dann auch unter %AppData% liegen, weiß ich aber nicht. Selbst wenn, muss man die dann aus dem Ordner nach Belegtransfer oder Upload online manuell verschieben, weil ein Senden aus dem Tool nicht mehr möglich sein wird (afaik). 

Meine Mandanten freuen sich immer über 2 Klicks und wie einfach das ganz ohne oldschool ScanModul der DATEV geht. Das kommt aus Windows 98 Zeiten. Nachdem ich umgestellt habe, vermisst niemand mehr das Tool.  

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@ma_bo schrieb:

Zum selber programmieren fehlt mir leider die Zeit.

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Dann holen Sie sich doch Hilfe von Experten, die zusammen mit Ihnen sich anschauen, was das Ziel sein soll, was die Ausgangslage ist (Software, Scanner, Anwender, Beteiligte, ...) und daraufhin in die Umsetzung gehen, die möglichst wenige Klicks und möglichst automatisiert ist. 

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@metalposaunist:

Es gibt viele Arten, mit den Belegen umzugehen!
Die eigentliche Scan-Funktion der Programms "Scan-Modul" wird von mir gar nicht genutzt: Meine Mitarbeiter:Innen scannen Belege an verschiedensten Scannern im Betrieb, ohne die Möglichkeit diese Belege nach dem Scannen zu sehen, bearbeiten, verändern, oder gar zu löschen !!

(Beleg einlegen, Knopf am Scanner drücken, fertig.) Alle diese gescannten Belege gehen in ein Sammelverzeichnis, aus dem ich dann die Belege importiere, sortiere, drehe, hefte, einer Belegart zuordne etc. und schlussendlich hochlade.

Die Verzeichnisse im "Scan-Modul" lassen sich so konfigurieren, dass "Belegtransfer" diese anschliessend findet.

Daher ist für mich die Bearbeitungsfunktion  des "Scan-Moduls" essentiell.

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Mhm, ist ja bald ein Jahr rum das der Rohrkrepierer online gegangen ist ... wie lange wird es nun dauern? Gibts mal ein Update? 

Frage für einen Freund 🙄

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@ma_bo schrieb:

Meine Mitarbeiter:Innen scannen Belege an verschiedensten Scannern im Betrieb, ohne die Möglichkeit diese Belege nach dem Scannen zu sehen, bearbeiten, verändern, oder gar zu löschen !!

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Dann kann man das doch umstellen oder schauen, wie man das optimieren kann? Blind zu scannen halte ich für wenig zielführend und hilfreich, wenn ich danach noch mehr Arbeit habe. 

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Hallo Community, 

in DATEV Upload online können nun neben TIFF-Dateien auch mehrseitige PDF-Dateien getrennt werden. 

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Gilt das nur für Belege, die ab heute hochgeladen wurden?

Habe nämlich gerne gerade einen Beleg mit 12 Seiten probiert. Der war schon gebucht, dann ging das nicht. Also Gebucht Kennzeichen entfernt und wieder in den Posteingang. Das Entheften ging nicht, da er schon vorher geheftet wurde.

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Wenn ich das richtig sehe, steht die Funktion mehrseitige PDF-Dateien zu trennen nur in Upload Online zur Verfügung. Wobei sich da beim Testen auch schon eine Frage ergeben hat. Bei einem Dokument hat es funktioniert, aber bei dem nächsten Dokument (>1.000 kb) nicht. Meine Vermutung war, dass es sich um ein PDF/A Dokument handelt. Das war aber nicht der Fall.

Somit wäre das interessant zu wissen, ob es an der Größe der Datei liegt und ob das so vorgesehen ist?

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Das klingt ja erstmal sehr gut, mal sehen, ob diese Funktion zumindest für Upload online die Idee von Herrn @blum umfänglich abdeckt.

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@314159 schrieb:

Somit wäre das interessant zu wissen, ob es an der Größe der Datei liegt und ob das so vorgesehen ist?

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Nö, habe die DATEV Preisliste mit 233 Seiten und 2,2MB genommen: klappt. Jetzt habe ich 233 einzelne PDFs. 

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@314159 schrieb:

Somit wäre das interessant zu wissen, ob es an der Größe der Datei liegt und ob das so vorgesehen ist?

Nö, habe die DATEV Preisliste mit 233 Seiten und 2,2MB genommen: klappt. Jetzt habe ich 233 einzelne PDFs.

Hat sich erledigt...

Funktioniert alles🙈

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@metalposaunist schrieb: 

@314159 schrieb:

Somit wäre das interessant zu wissen, ob es an der Größe der Datei liegt und ob das so vorgesehen ist?

Nö, habe die DATEV Preisliste mit 233 Seiten und 2,2MB genommen: klappt. Jetzt habe ich 233 einzelne PDFs. 

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Da gab es doch zumindest Aspekt zum Typ A PDF  oder signierten PDFs (hier würde ein Trennen z.T. auch rechtlich problematisch werden können - eine Originalrechnung sollte ja nicht getrennt werden) - ggf. werden diese aktuell nicht getrennt, dann wäre aber eine Meldung ggf. auch mit der Option dies in einer Kopie trotzdem tun zu können nett.

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Hallo @Nutzer_8888 und alle anderen interessierten Mitleser,

bezüglich des Trennens von speziellen PDF-Dateien (ZUGFeRD, PDF/A, schreibgeschützte und signierte PDF) haben wir in der Anwendung eine Prüfung implementiert, die bei Erkennen einer solchen Datei eine sprechende Fehlermeldung mit dem Grund ausgibt und zudem auf das folgende Hilfedokument verweist: PDF-Dateien können nicht getrennt bzw. zusammengefügt werden in DATEV Upload ... - DATEV Hilfe-Center

Gleiches gilt übrigens auch beim Zusammenfügen von PDF-Dateien in einem Bestand mit aktivierter Belegfreigabe - hier werden auch die Hinweismeldungen ausgegeben.

Beste Grüße

Oliver Hetz

DATEV eG

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Dass die Trennung von PDF Dateien beim Upload funktioniert finde ich schon mal gut.

Wäre natürlich besser wenn die Datev das auch in anderen Bereichen erweitern könnte.

Wenn der Mandant z.B versehentlich beim Upload Mobil mehrere Rechnungen als eine Datei hochgeladen hat, dann wäre es schön, wenn ich diese bei der Buchhaltung (Rechnungswesen) beim buchen direkt in mehrere Belege aufteilen könnte und nicht erst den Beleg downloaden muss um ihn anschließend nochmal in Upload Online zu verschieben, dort in einzelne Belege aufteile und den Originalbeleg dann lösche, damit ich die Rechnungen nicht doppelt habe. 

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@klunk_w Zumindest in der Bearbeitung des Beleges wäre die Funktion, korrespondierend wie in Meine Steuern, wünschenswert.

Beim Buchen in Rewe selbst sind die Belege ja bereits "kontiert" und werden nur noch automatisch "durchgebucht".

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In den meisten Fällen nutzen unsere Mandanten UO nur als Übertrag der Belege an uns und ggf. für die Auswertungen. (nicht in der Form erweitert, Belege werden nur hochgeladen und nicht vom Mandanten bearbeitet).

Daher ist nichts kontiert.

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Ok, verstehe.

Mehr hat der Mandant bei uns auch nicht zu tun.

Bei uns werden eben die Rechnungen in UO im erweiterten Modus komplett mit Geschäftspartner-Anlage, Kreditoren und Sachkonto vorbelegt, so dass diese  nach Bereitstellung nur noch "eingespielt" werden.

"Wir" bearbeiten die Belege in UO und bereiten diese vor und stellen sie dann bereit; nicht der Mandant. Der muss nur scannen und hochladen. Ab da übernehmen wir.