Teams Unterhaltung in der DMS speichern

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Als Steuerberater möchte ich eine Teams Unterhaltung vollständig in der DMS archivieren können (als PDF und alle Dateien in der Dokumentenstruktur).

Ebenso alle Unterhaltungen eines kompletten Kanals.

Ebenso alle Kanäle eines Teams.

Inkl. Volltextsuche in der DMS.

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Wäre es nicht einfacher, das Team dann zu archivieren?

Bei UNterhaltungen (meinen sie Chats?) gibt es da auch noch das Problem, will ihr Chat-Prtner das denn überhaupt. Das gilt nicht nur für Externe, sondern auch für Mitarbeiter! 

Ich persönlich würde mich da eher gegen sperren.

D.h., sie müßten dann auch die (freiwilligen! wie immer das nachweisbar sein soll) Freigaben ihrer Mitarbeiter mitspeichern.

Das ist durchaus von Relevanz! Einfaches Beispiel: Sie fragen per Chat einen Mitarbeiter bezüglich einer Komplikation bei einem Mandanten. Der Mitarbeiter - bereits genervt und eigentlich in der Mittagspause - antwortet, "mach den **bleep** doch selber". Mag dieser Mitarbeiter auch eine halbe Stunde später sich abgeregt haben, der Chat wäre in einem Arbeitsprozess ein Beweismittel - oder ohne die freiwillig Speichererlaubnis ein Fall für den Landesdatenschutzbeauftragten. Was ein gekündigter (und vielleicht noch verärgerter) Mitarbeiter gerne mitnimmt.

Meine Emspfehlung ist tatsächlich, Chats und erst recht Videokonferenzen (und sei es nur mit 2 Personen) grundsätzlich nicht zu speichern! Stattdessen eine Zusammenfassung der Informationen zu erstellen - und nur der Informationen. Sonst begibt man sich in ein Minenfeld 😉

QJ

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@quantenjoe 👍👍👍besser hätte ich es nicht formulieren können. Schön, dass es auch Mal einem anderen Datenschutz-technischen Bedenkenträger gibt.

Ein Chat ist wie ein Telefonat zu behandeln. Der andere muss vor Beginn aktiv seine Zustimmung geben. Im Nachgang geht das nicht. Man kann nicht erwarten, dass man sich an jedes Wort was vor einer Stunde getippt wurde erinnert. 

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Hallo QJ,

leider sind die Begrifflichkeiten in Teams nicht gut. 

Der Chat (1:1 Kommunikation) oder Chat-Gruppen (1:n Kommunikation) (nennt sich dort "neue Nachricht") sind für mich das "Quatschen" (ähnlich wie whatsapp; kenne ich nicht persönlich, sondern nur von Erzählungen meiner Familie). Darum geht es mir nicht und das habe ich auch nicht gemeint.

Ein Team (ich übersetze das gerne mit Arbeitsgruppe) sind mehrere genau definierte Personen.

Den Teams-Kanal (dort wird es "neue Unterhaltung" genannt) übersetze ich gerne mit "Projekt". Und in der Projektarbeit sollte/könnte nach meiner persönlichen Meinung konstruktiv "gearbeitet" werden. Und diese Projektarbeit würde ich gerne nach Abschluss des "Projektes" in der DMS archivieren und den Kanal in Teams zu schließen (der Leitz-Ordner mit den Arbeitspapieren kommt ins Archiv).

In einem Team kann es mehrere Kanäle (Projekte / Teilprojekte) geben.

Chat (privat) und Teams (hier sollte gearbeitet werden) werden in MS Teams deutlich getrennt. Jeder der einen Beitrag (neue Nachricht oder neue Unterhaltung oder neue Antwort) erstellt, kann diese auch wieder löschen (Nachricht wurde gelöscht).

Eine DATEV Ideas Vision - ist ein Vorschlag für DATEV 2025 - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Gruß Ralf Blum

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@blum OK. da ich mit Teams nicht arbeite waren mir die Begrifflichkeiten nicht ganz klar. Danke für die Konkretisierung. 

Frage: wenn ein Teilnehmer eine Nachricht/Post löscht, erscheint dann ein Einschub im Chat/Unterhaltung "Max Mustermann hat Kommentar gelöscht"?

Unterhaltung ins DMS (Arbeitsumgebung)

Privater Chat ( bleibt privat) 

Wenn klar kommuniziert ist, das eine Unterhaltung Teil der Dokumentation zu einem Projekt wird sollte das vor Datenschutzgesichtspunkten kein großes Problem sein. 🤔

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Ich halte den Einsatz von TEAMS generell für derzeit mit der DSGVO nicht vereinbar. 

Soweit ich die Technik hinter Teams verstanden habe läuft diese komplett in der (Microsoft-)Cloud. Damit ist die gesamte Bandbreite der datenschutzrechtlichen Themen eröffnet die sich bereits aus dem Einsatz der Online-Version der Office-Programme ergeben.

Spannender finde ich daher schon Lösungen, die den zentralen Kommunikationsserver in eine Umgebung setzen die unseren berufsrechtlichen Anforderungen näher kommt, wie er etwa von der Universität Innsbruck, aber auch vielen anderen deutschen Universitäten eingesetzt wird.

Es wäre wünschenswert wenn mehr in diese Richtung gedacht würde statt sich noch tiefer in die Abhängigkeit eines einzelnen Softwareherstellers zu begeben - ein Umstand der merkwürdigerweise an anderer Stelle häufiger beklagt wurde. 

Was das Speichern von Chatverläufen anbelangt; nette Idee, sollten die Informationen, die auf diesem Weg ausgetauscht wurden aber so relevant sein, dass sie einer dauerhaften Speicherung zugänglich sein sollen, ist die Verwendung von TEAMS oder jeden anderen Chat-Programms der falsche Ansatz.

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Hallo zusammen,

mir geht es hier um die Idee / Vision (in einer guten Zukunft nicht in der schlechten Gegenwart) einer guten/effektiven/schnellen/verbindenden/einfachen Zusammenarbeit (z. B. Dateien gemeinsam bearbeiten, Bildschirmfreigabe, Telefonieren ohne Telefon über alle Geräte, Kalender, Umfragen, schelle Informationsverteilung, Viedeokonferenz, mit Planer ein Projekt planen, aber auch Quatschen, etc.) . Teams (einfach mal probieren) ist deutlich mehr als ein Chatprogramm (ähnlich wie DATEV deutlich mehr ist als DATEV Nachrichten). Ich bin kein Freund von MS, mir wäre auch ein gleichwertiges und ähnlich verbreitetes Programm aus der EU lieber. DATEV hat diese verbindenden Elemente (roter Faden) zwischen den eigenen Programmen nie dahin bekommen (früher: germanys first cloud / heute bezüglich Datenaustauschplattform: last cloud)! Und hier hat es aus meiner ganz persönlichen Sicht MS mit Teams von der Aufgabenstellung her gut umgesetzt.

Thema Nachricht/Antwort löschen: Wenn ich es richtig in Erinnerung habe:  Derjenige, der die Nachricht gelöscht hat (kann nur der Verfasser) sieht dies im Chatverlauf "Diese Nachricht wurde gelöscht. Rückgängig" und die anderen sehen diese nicht mehr. Eine Nachricht kann auch vom Verfasser (nur von diesem) nachträglich bearbeitet werden (wird dann aber wie in der Community hier auch kenntlich gemacht).

Gruß

Ralf Blum

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jeder spricht von DSGVO 

Die DSGVO schwebt auch immer als Damokles-Schwert unsichtbar über unseren Köpfen 

... aber ist dieses Schwert auch schon (einige Male) 'heruntergesaust', in Form von Gerichtsverfahren oder -Urteilen und entsprechenden Strafen oder Konsequenzen ?

... vielleicht gibt es da schon eine 'hübsche' Sammlung von Urteilen zur DSGVO, die aber nur in Fachkreisen (RAs) bekannt ist 

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Genau diese "einfache" Lösung, wie sie in TEAMs umgesetzt wurde, soll uns Anwender dazu veranlassen diese auch zu nutzen, ohne dabei über die Konsequenzen nachzudenken.  

Gerade wir als Mitglieder von Berufsgruppen, deren höchstes Kapital das Vertrauen und die Verschwiegenheit ist, sollten daher für unsere Mandanten "mitdenken" und nicht alles was sich "toll" und die Arbeit "vereinfachend" anfühlt, bedenkenlos einsetzen; oder dessen Unterstützung fordern. 

Der aktuell von Fr. Kühnast gegen Facebook angestrengte Prozess auf Löschung von Postings zeigt, welche "Geister" durch den Einsatz von "Sozialen Medien" - oder allgemeiner: durch die Digitalisierung - gerufen wurden, die nur schwer wieder einzuhegen sind. 

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Moin Moin

Eine kurze Zusammenfassung, was es neu in Punkto Datenschutz und Teams gibt. Und am Ende ein eigener Gedanke, den niemand als Begründung für Teams nehmen darf!

Microsoft hat inzwischen den europäischen Markt als doch lukrativ eingestuft und tut vieles um der DSGVO und den Urteilen des EuGH zu folgen.

Dem prinzipiell entgegen stehen, der Cloud Act, das Geheimgericht FISC - und die eigene Telemetrie. An letzterer kann MS feilen und tut es auch.

Was MS weiter tut, die Daten der MS-Cloud-Nutzer werden in derselben Region gespeichert (manchmal eher lax, in Europa streng) - gilt allerdings nur für Unternehmen, nicht für Privatpersonen. Daten deutscher Unternehmen werde weitestgehend in Deutschland gespeichert, alle Ausnahmen im EU-Ausland (das sind dann die Niederlande und Irland).

Ohne Cloud Act und FISC wäre dies hinreichend!

MS hat ein Angebot zur Bundescloud gemacht, in dem implizit auch Sicherheit vor den US-Behörden zugesichert sein soll. Ich habe das Angebot nicht gelesen, bin also auf das, was berichtet wird angewiesen. Aber allein, dass dieses Angebot geprüft wird, spricht für mich dafür, das MS sich gegen Cloud Act und FISC auflehnt. Auch das MS alles das, was sie veröffentlichen dürfen aus diesen US-Gesetzen, auch veröffentlichen spricht für einen Wandel.

Insofern: Streng genommen, nein, es geht nicht ohne EInschränkungen (die MS von INformation ausschließen, beispielsweise Verschlüsselung von Daten, deren SChlüssel MS nicht kennt.)

Jetzt der vielleicht ketzerische Gedanke: Wenn die Amerikaner massenhaft Daten von in Europa stehenden Servern abziehen, wird es Ärger geben. Denn dann werden auch Betriebsgeheimnisse abgezogen sprich Wirtschaftsspiionage betrieben. Das gibt Ärger, denn dann ist nicht die europäische Politik, sondern die europäische Wirtschaft betroffen - also ein wesentlich mächtiger Gegenspieler.

Dazu kommt auch: Unsere Kanzleidaten sind aus Sicht der USA auch ohne Cloud Act sicherlich leicht beschaffbar. Jedenfall glaube ich nicht daran, unsere Kanzlei gegen die Geheimdienste und staatlichen Stellen verteidigen kann. Und hier kommt ein Artikel der DSGVO ins Spiel: Die Verantwortlichen müssen nur alles was im wirtschaftslichen sinnvollen Rahmen möglich ist, zur Absicherung tun. (Ich kann mir den Artikel nicht merken, ist 23 oder 24? Sorry, ich schaue jetzt nicht nach, aber ich weiß das es in der DSGVO steht!). 

Und da überlege ich mir, wenn die Amerikaner sich die Daten einfach aus der MS-Cloud oder einfach von meinen Servern holen können ... wo ist da der effektive Unterschied?

Trotzdem: das Aufzeichnen von Chats und Konferenzen (egal ob mit Video, nnur Audio oder gar nur Video, wenn man es mit ZEichensprache versuchen will) ist sehr heikel und ich rate dazu, dies zu unterlassen. 

Zumal: den ganzen Datenmüll dazu braucht man für effektives arbeiten doch gar nicht. Es interessiert doch nur die Esszenz, also das Ergebnis. Ggf. noch Bedenkenstimmen. Wozu dann den ganzen anderen Kram speichern?

Außerdem kann es von Vorteil sein, wenn klar ist, dass nicht aufgezeichnet wird, man möglicherweise also freier sprechen kann.

QJ

[#11]

Hallo QJ,

sorry, wenn ich mich mit "Teams Unterhaltung in der DMS speichern" etwas unglücklich ausgedrückt habe.

Mir ging es nicht um die Speicherung/Archivierung von Bild und Ton (Videokonferenzen) oder Ton (MS Teams Audioanruf), sondern um Textnachrichten, die MS Teams in Kanälen (siehe oben) von einzelnen Teams (siehe oben) "Unterhaltung" nennt. Das sieht dann z. B. wie folgt aus (hier ein Auszug aus einer "Unterhaltung" aus unserem Team "MSP Steuerabteilung" (Benutzergruppe alle Mitarbeiter der Steuerabteilung) im Kanal "MSP Corona" (Projekt alles rund um Corona):

Die ganze Unterhaltung bestand aus rd. 18 Beiträgen verschiedener Mitarbeiter/Kollegen/Partner (teilweise im Homeoffice), die den Problembereich dann innerhalb weniger Minuten für unsere Kanzlei ausführlich und fast umfassend diskutiert und dargestellt hatten (leider gehen [noch] keine Links zur DMS; daher die Angabe der Dokumentennummer der DMS anstatt ein für alle besseren Link). Über Outlook hätte das nie so funktioniert. Das Notizfeld in der DMS könnte so etwas sein. Auch versucht DATEV Nachrichten einen ähnlichen Weg (aber nur zum Mandanten und nicht intern), aber soll DATEV wirklich versuchen alles was es schon gibt, nachzubauen? 

Ganz unten sieht man den Button um in diesem Kanal eine neue "Unterhaltung" (sind nur Textnachrichten ggf. mit Links und Dateianhängen) zu beginnen.

Und diese Unterhaltungen / Kanäle / Teams (natürlich nicht das "private" Gequatsche; ist bei uns im Chat) würde ich gerne als PDF und alle Dateien in der Dokumentenstruktur in der DMS archivieren können (Möglichkeit). ==> Idee/Vision. Die konkrete Unterhaltung hier oben würde ich nicht archivieren, sondern soll nur ein Beispiel darstellen, wie eine "Unterhaltung" (Textnachrichten) in MS Teams aussieht. Einfach mal probieren bzw. reinschnuppern.

Idee/Vision: Als Steuerberater möchte ich eine MS Teams Unterhaltungen (Textnachrichten mit weiteren Informationen) vollständig in der DMS als PDF (Dateien in der Teams Unterhaltung dann in der Dokumentenstruktur der DMS) archivieren können.

Gruß

Ralf Blum

[#12]

Hallo @blum,

super, dass Sie Teams bereits einsetzen und sich Gedanken über den optimalen Einsatz gerade in Zusammenarbeit mit DATEV machen. 

Mich würde nur noch interessieren, welchen Zweck das PDF Archivieren in DMS erfüllen soll? Geht es um die reine Archivierung oder geht es auch noch um andere Themen, wie z.B. den Zugriff und das einfache Finden der Inhalte im Rahmen einer Wissensdatenbank etc.?

Wir haben am Donnerstag, 23.09.2021  ein kostenfreies Webinar zum Thema Microsoft 365 im Kanzleialltag, wo natürlich auch das Teams aufgegriffen wird. Vielleicht können Sie hier ja noch spannende Anreize mitnehmen und sind natürlich auch eingeladen, den Chat zum Austausch und zur Diskussion über die verschiedensten Microsoft 365 Themen und ihre konkrete Frage bezüglich DMS zu nutzen. 

‌‌Link zur Anmeldung wie folgt:‌‌

➡️ https://www.taxit-consulting.de/live-webinar/microsoft-365

Ich würde mich freuen, Sie begrüßen zu dürfen!

Ricarda Hieber
Lead Process Optimization

TaxIt Consulting GmbH
https://www.taxit-consulting.de/
ricarda.hieber@taxit-consulting.de

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Der DATEV Datenservice für Microsoft Teams wurde im September 2022 freigegeben. Hier ist es möglich Dokumente von DATEV DMS bzw. der Dokumentenablage unter anderem nach Microsoft Teams via MyDATEV Senden zu senden. Aktuell arbeiten wir am "Rückkanal", also dem Senden von Dokumenten von Microsoft Teams zurück in die DATEV. Sofern der Rückkanal fertiggestellt wurde, kommen natürlich weitere Ausbaustufen in Frage. Hierzu nehmen wir Ihre Idee gerne auf und werden diese zum gegebenen Zeitpunkt im Detail betrachten. Ein aktueller Workaround wäre ein PDF-Druck aus der Teams Webanwendung heraus und das anschließende Ablegen in DATEV DMS/Dokab. 

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Ich bin bei @quantenjoe.

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@quantenjoe schrieb:

Wäre es nicht einfacher, das Team dann zu archivieren?

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Oh, Yes 😍! Niemals würde ich mich unflexibel machen und aus der M365 Welt ins unflexible DMS speichern 🤢. Dann kann ich's auch gleich ... DMS 😫 Zumal DMS on-premise ist. Und alle Welt in die Cloud will. DATEV auch. Aber dann geht man den Step zurück? Warum? Weil heute DMS der Kanal ist? Der ist heute schon nicht state-of-the-art mit dem technischen Unterbau. Vielleicht machen's ELO und Co. ja anders aber DMS ist das Grab 😅. 

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Wie jetzt auf einmal diese alten Ideen von 2021 rausgekramt und von der DATEV kommentiert und bewertet werden... genau das meine ich immer mit langsamen und unflexiblen Schiff. Von der Idee, über die Bewertung, bis hin zur Umsetzung dieser, fünf Jahre und mehr. 

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Hallo Daniel,

stell Dir einfach mal folgendes Szenario vor. Ich chatte in Teams mit einem Gesellschafter-Geschäftsführer über seinen neuen PKW (Porsche, E-Mobilität oder doch einen Mercedes oder Audi usw.). 10 - 15 Posts und am Ende teilt er mir den Brutto-Listenpreis mit. Auf Nachfragen auch die Entfernungskilometer und dass er kein Fahrtenbuch (trotz Empfehlung für VimCar) führen möchte.

Und von dieser Unterhaltung (vieles über steuerlich unbeachtliche Dinge wie Marke, PS und Ausstattungsdetails) möchte ich die steuerlich relevanten Informationen einerseits an unsere Lohnsachbearbeiterin, an den Fibu-Sachbearbeiter und auch an den Jahresabschlusssachbearbeiter weiterleiten. Gleichzeitig möchte ich aber auch meine Empfehlung zum Fahrtenbuch und ggf. zur E-Mobilität dokumentieren. 

Und hier wäre es schön, wenn ich die Unterhaltung inkl. Dateien in die DMS "archivieren" könnte. Dann kann ich die PDF aufteilen und über Weiterleiten und auch Kenntnisnehmer die betreffenden Personen informieren und die Arbeit über den Erlediger auch verteilen und auch den betreffenden Aufträgen in EO comfort zuordnen.

Und wenn dann hoffentlich die DATEV mal soweit ist, Landet unsere alte lokale DMS 1:1 mit hoffentlich vielen neuen und besseren Funktionen in die DMS Online "migrieren" (hoffentlich steht dann in der Revisionshistorie sinngemäß: aus Teams-Chat mit Herrn .... vom ....). 

Für mich ist die DMS zur Zeit DAS Organisationstool zum:

• verteilen der Arbeit
• klären der Zuständigkeit
• Verteilung von Informationen (Kenntnisnehmer)
• Portal zum Finden von Informationen (alle Informationen an einem Ort mit OCR und Suchschlitz; und hier fehlen noch viele Dateien aus Meine Steuern, MaDi; Kommunikation mit dem FA; DUO die als Link dort mit den Metainformationen verlinkt sein könnten)
• mit Archivierungsfunktion zur Dokumentation unserer Arbeitsergebnisse und der Beratungsgespräche
• usw.

Gruß Ralf

[#17]

Das hört sich schick an. 😀👍