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Digitalen Steuerbescheid dem Mandanten über "Meine Steuern" bereitstellen

Umgesetzt
letzte Antwort am 05.08.2022 10:23:50 von Alexander_Tebelew
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Alexander_Herrmann
Meister
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Ab dem VZ 2019 werden Steuerbescheide auf Wunsch ausschließlich elektronisch bekannt gegeben.

 

https://www.datev-community.de/t5/Steuern-und-Expertisen/Elektronische-Bekanntgabe-von-ESt-Bescheiden/td-p/130212 

 

Ich würde mir eine Möglichkeit wünschen, das erhaltene Dokument dem Mandanten in "Meine Steuern" bereitstellen zu können.

 

Momentan ist man darauf angewiesen, den als PDF erhaltenen Steuerbescheid dem Mandanten (verschlüsselt) per E-Mail zu schicken und zum Thema Akzeptanz der DATEV E-Mailverschlüsselung bei den Mandanten brauche ich an dieser Stelle nichts zu sagen.

 

Darum: Über "Meine Steuern" sollte der Mandante Belege rein und seinen Steuerbescheid raus bekommen. Am besten nicht nur auf der Internetseite dazu, sondern auch über eine App oder wenigstens Webseite mobil.

 

Optimierung:

Idealerweise erfolgt die Bereitstellung nicht über einen händischen Upload des Mitarbeiters, sondern über eine automatische Funktion. Beispielsweise könnte beim Abruf des Bescheids im Dokumentenkorb in der Verschlagwortungs-Maske (Ablage) ähnlich wie die Schnittstelle zum Erfassen eines Posteingangs in PFB eine Schnittstelle zur Übertragung des Bescheids nach "Meine Steuern" erfolgen.

 

Problem: Wenn der Bescheid wie oben beschrieben bereits an der Stelle, an der er in die Kanzlei kommt, abgegriffen und dem Mandanten bereitgestellt wird, dann werden spätere Ergänzungen im DMS wie bspw. ein digitaler Stempel mit "Bescheid geprüft und in Ordnung" nicht mehr berücksichtigt - der Mandant erhält die Urfassung ohne Anmerkungen der Kanzlei.

 

Lösung: Die Bescheidprüfung findet beim digitalen Workflow in Post, Fristen und Bescheide über die Funktion "Bescheid prüfen" statt. Genau an dieser Stelle müsste man ansetzen und das Ergebnis der Bescheidprüfung (bspw. nach geändertem Bearbeitungsstand von "offen" in "geprüft" als eine Art digitalen Stempel auf den elektronischen Bescheid aufbringen. Und das an zwei Stellen: An den Bescheid, der im DMS abgelegt wurde und an den Bescheid, der dem Mandanten in "Meine Steuern" bereitgestellt ist. Der Stempel könnte bspw. wie in Unternehmen Online der "gebucht" oder "bezahlt" Stempel ausgestaltet werden.

 

Viele Grüße,
RA/StB Alexander Herrmann, Ravensburg
Status: Umgesetzt

Hallo Community, 

 

heute startet die Freigabe light für das neue Portal DATEV Meine Steuern. Im Zuge dieser Übergangsphase haben Sie die Möglichkeit, die neue Oberfläche von DATEV Meine Steuern kennenzulernen. Der Wechsel in die neue Version des Portals erfolgt hierbei über ein eingeblendetes Banner in der bisherigen Anwendung – mit nur einem Klick landen Sie in der neuen Oberfläche und können die neuen Funktionen nutzen. Umgekehrt können Sie so auch jederzeit wieder in die bisherige Oberfläche zurück wechseln. Sowohl die bisherige als auch die neue Oberfläche von DATEV Meine Steuern greifen hierbei auf die gleiche Datenbasis zu.  

 

Mit der Freigabe light haben wir neben einer modernen und optimierten Benutzeroberfläche nun auch weitere Funktionen, wie den Posteingang, umgesetzt. Über den Posteingang können Sie Ihren Mandantinnen und Mandanten Dokumente von Ihrer Kanzlei, wie z.B. fertige Einkommensteuererklärungen oder Steuerbescheide, direkt im Portal DATEV Meine Steuern zur Einsicht bereitstellen. Die Idea wird somit auf den Status "umgesetzt" aktualisiert.  

Weiterführende Informationen zur Nutzung des Posteingangs finden Sie auch im Hilfe-Dokument 1024266 im DATEV Hilfe-Center.

 

Beste Grüße,

 

Jennifer Tamas

DATEV eG

99 Kommentare
DATEV-Mitarbeiter
Florian_Preis
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Status geändert in: Idee aufgenommen

Die Bereitstellung von Dokumenten durch die Kanzlei wird momentan hinsichtlich einer Umsetzung geprüft. Ein erste Version enthält den manuellen Upload durch den Kanzleimitarbeiter, eine Optimierung würde damit erst in einem nächsten Schritt erfolgen. 

 

Sobald hierzu eine zeitliche Aussage getroffen werden kann, ändere ich den Status auf Umsetzung geplant und aktualisiere den Text.

steuerberaterzukunft
Einsteiger
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Ergänzungswunsch:

 

wir wollen dem Mandanten in der Cloud zwei Ordner anlegen einmal Kommunikation Kanzlei und einmal Steuererklärungen und Bescheide wir wollen dort pro Jahr für den Mandanten seine Erklärung und seinen Bescheid als PDF ablegen Kundenservice

 

Wäre einfacher Service und beim Mandantentermin wäre alles greifbar auch auf einem Tablett   

 

DATEV-Mitarbeiter
Florian_Preis
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Community,

 

ich möchte einen Vorschlag zur ersten Umsetzung des Themas mit Ihnen teilen und bitte um ein kurzes Feedback dazu:

 

Die Anwendung wird um zwei Reiter erweitert:
Unter "Hochgeladene Dokumente" befindet sich, wie bisher, der Bereich mit Kategorien.
Wird "Dokumente aus der Kanzlei" gewählt, erscheint ein Bereich in den nur die Kanzlei (aus der Kanzleisicht) hochladen kann. Dieser Bereich wäre in dieser Ausgestaltung jahresunabhängig

 

Entwurf:

Bild 1.png

 

Mandanten können den Bereich erst nach dem Hochladen durch die Kanzlei sehen und auswählen,
ein Hochladen dorthin ist für diese nicht möglich.

 

Bild2.jpg

 

Mit freundlichen Grüßen 

Florian Preis

Alexander_Herrmann
Meister
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Hallo Herr Preis,

 

wie würde der Upload aus der Kanzlei erfolgen? Doch nicht etwa über einen regulären Upload-Dialog, mit dem eine Datei aus dem Dateisystem ausgewählt werden muss?

 

Der Upload müsste m. E. unbedingt über Schnittstellen aus (vor allem) dem DATEV DMS/Dokumentenablage und den Steuerprogrammen über den Ausgeben-Dialog erfolgen können.

 

Alles andere ist, wie andere es in der Community des öfteren bezeichnen, "EDV zu Fuß" und hat nichts mit einer zeitgemäßen Softwarelösung zu tun. Außerdem wäre das sonst nur die Wiederholung einer bereits als "DATEV Cloudbox" gänzlich erfolglosen Anwendung, deren Erfolglosigkeit unter anderem auf genau diesem Bedienkonzept beruht.

 

Außerdem müsste der Bereich "Dokumente aus der Kanzlei" in Kategorien untergliederbar sein; für den Anfang wenigstens in Standard-Kategorien wie "Steuererklärungen", "Steuerbescheide" und "Sonstige Dokumente".

 

Ferner sollten Dokumente, die von der Kanzlei bereitgestellt wurden, nach dem Öffnen durch den Mandanten im Portal als "gelesen" markiert werden, so dass sich die Kanzlei über diesen nicht ganz unwichtigen Umstand Gewissheit verschaffen kann.

 

Viele Grüße

Alexander Herrmann

blum
Experte
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Hallo Herr Preis,

 

ich stimme mit Herrn Hermann voll überein.

 

In der lokalen DMS müsste es über die recht Maustaste einen kontextbezogenen Link geben "Dokument in meine Steuern hochladen". Dann müsste es eine Spalte in Listen geben mit z. B. einem Symbol einer grünen Wolke und einem Pfeil nach oben. Dann würden wir in der DMS bei jedem Dokument sehen, welches bereits auf Meine Steuern liegt.

 

Noch besser wäre es, wenn wir aus dem Programm ESt mit dem Button "Erklärung abschließen" sofort definieren können, dass bestimmt Auswertungen und auch die Steuererklärung selbst automatisch dort hochgeladen werden und eine Kopie davon in der lokalen DMS mit obigen Symbol landet.

 

Daneben sollte der Mandant eine E-Mail bekommen: "neue Dokumente für Sie in Meine Steuern".

 

Gruß

 

Ralf Blum

Alexander_Herrmann
Meister
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... genau so!

 

Und sorry, aber nochmal: Etwas anderes brauchen wir nicht! Agile Entwicklung und continuous delivery hin oder her - ohne die von Herrn Blum nochmals plastisch beschriebenen Kernelemente sollte die Umsetzung einer Bereitstellung von Dokumenten auch nicht freigegeben werden. 

 

Das frustriert nur alle Anwender und wirft (erst mal) wieder ein schlechtes Bild auf "Meine Steuern". 

 

Eine sichere Variante der Dropbox (und nichts anderes wäre diese Variante in meinen Augen) gibt es bereits zu Hauf am Markt und auch von der DATEV, ist jedoch viel zu Umständlich und Aufwendig im praktischen Einsatz.

 

Wir benötigen eine auf Zeitersparnis ausgerichtete Unterstützung der Kanzleiprozesse.

wielgoß
Experte
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Hallo,

 

ich habe das mal mit den bisherigen Möglichkeiten in DATEV Meine Steuern probiert:

 

1. Mausklick: Kanzleisicht öffnen

2. Mausklick: Drag & Drop des Bescheides aus DMS/Dokumentenablage in DATEV Meine Steuern

 

Fertig

 

Natürlich fände ich eine andere Lösung - beispielsweise im Kontextmenü eines Dokumentes - zum Hochladen schöner...

 

Allerdings: Ich sehe diese Möglichkeit ohnehin nur als "Krücke" bis es eventuell mal ein vollkommen elektronisches Portal für den Austausch bzw. für die Kommunikation mit Mandanten gibt.

 

Viele Grüße

 

Christian Wielgoß

 

 

 

 

rlueke
Aufsteiger
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... und es müsste direkt eine E-Mail an den Mandanten generiert werden mit dem Hinweis "Es liegt ein neues Dokument Ihres Steuerberaters in DATEV Meine Steuern bereit".

 

Meine private Krankenkasse und auch mein Versorgungswerk  bekommen das hin!

zwipf_partner
Einsteiger
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Und wenn wir es ganz Rund machen wollen, dann ist auch unsere Honorarrechnung mit dabei .... analog zu Unternehmen online. Also drei Kernbereiche:

- Auswertungen

- Bescheid

- Honorarrechnung

 

Zu Fuß geht das (bei Honorarrechnung allerdings etwas schwieriger, da dann entweder einen Papierrechnung gedruckt oder eine elektronische Rechnung versendet werden muss. 

DATEV-Mitarbeiter
Florian_Preis
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Status geändert in: Umsetzung geplant

Hier sind wir mittlerweile ein paar Schritte weiter und gehen in die finale Umsetzung, wenn auch noch ein paar konzeptionelle Überlegungen konkretisiert werden müssen.

 

 

mosachse
Fachmann
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Unsere Kanzlei teilt grundsätzlich die Auffassung von Herrn Blum und Herrn Herrmann. 

 

Gleichzeitig unterstützen wir, dass pragmatische Lösungen wie der manuelle Upload von Bescheiden durch Kanzleimitarbeiter als "Dokumente aus der Kanzlei" (siehe Post von Herrn @Florian_Preis vom 24.01.2020 um 13:04 Uhr) 

als Übergangslösungen geschaffen werden. Bevor wieder ewig nichts kommt, dann lieber Übergangslösungen. 

 

Ganzheitliche Lösungen, die auch Änderungen bzw. Erweiterungen an Kernanwendungen wie DATEV DMS oder dem ESt.-Programm bedeuten bei DATEV schließlich in der Regel immer mehrere Jahre Entwicklungszeit. 

Die Zeit haben wir nicht und akzeptieren daher auch pragmatische Lösungen, die nicht voll umfassend sind.  

 

Ohne eine Übermittlung des Ergebnisses in Form der Bescheide beispielsweise ist "Meine Steuern" insgesamt noch nicht richtig nutzbar. Ebenfalls sollten die Steuererklärungen archiviert werden und nicht wie jetzt bei "Freizeichnung Online" nach einer gewissen Zeit nach der Freizeichnung gelöscht werden. Der Mandant muss natürlich dauerhaft darauf zugreifen können genauso wie auf die Bescheide.   

Ergänzen Sie unseres Erachtens die Ebene "Dokumente aus der Kanzlei". Ermöglichen Sie so Bescheide hochzuladen und erlauben Sie so vielleicht auch die Archivierung der Steuererklärungen. Hauptsache es entwickelt sich irgend etwas weiter. 

 

Insgesamt lässt sich für uns nämlich nach wie vor Folgendes festhalten: 

 

Die Entwicklung um portal-basierte Anwendungen ist insgesamt viel zu langsam bei DATEV. Der massive Entwicklungsrückstand bei "Unternehmen Online" ist jedem bekannt. Ganzheitliche Angebote für mobile Endgeräte brauchen wir gar nicht ansprechen, sie sind schlicht nicht existent.  

 

Wenigstens hat sich in letzter Zeit endlich etwas rund um das Thema E-Steuern bewegt wie z.B. die vorausgefüllte Steuererklärung oder das Portal "Meine Steuern".

 

Besonders im tendenziell eher margenschwachen ESt.-Geschäft müssen die Prozesse radikal auf Effizienz getrimmt sein. 

Auch aufgrund der fehlenden Unterstützung der DATEV haben wir in der Vergangenheit den ESt.-Bereich kaum noch als Dienstleistungsangebot unserer Kanzlei positioniert. Reine Einkommenssteuer-Mandate nahmen wir oftmals gar nicht mehr an.  

 

Prozessschritte wie

  • Mandatsannahme
  • Stammdatenerfassung
  • Vollmachterteilung
  • ggf. Steuerberatungsvertrag
  • Checklisten welche Belege gebraucht werden
  • Belegeinreichung
  • Rückfragen
  • Erklärungserstellung, -übermittlung und -archivierung
  • Freizeichnung
  • Bescheidübermittlung
  • Schriftverkehr zur Erläuterung
  • Schriftverkehr allgemein (z.B. Info-Schreiben)
  • Erinnerungen an Steuerterminen
  • usw. 

alles war in der Vergangenheit oftmals papier- und nicht portal-basiert. Auch E-Mails sind in der Regel nicht effizient. 
Viele Punkte hätten längst strukturiert in Form von Portal-Lösungen von DATEV abgebildet werden sollen.  

Jede Bank, jedes Telekommunikationsunternehmen, jeder Energiedienstleister macht es besser und hat umfangreiche Portal-Lösungen im Angebot mit denen wesentliche Prozesse abgebildet werden.

 

Bis jetzt dient "DATEV Meine Steuern" lediglich zur Belegeinreichung und -zuordnung. 

Weitere Elemente der Prozesskette sollten dringend digital abgebildet und Lösungen dafür geschaffen werden. Wir brauchen Unterstützung bei jeglichen o.g. Elementen. Im Web und als App!

 

Pragmatische Lösungen sind dabei willkommen um nicht noch mehr Zeit zu verlieren.  

Alexander_Herrmann
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@Florian_Preis Wie ist hier der derzeitige Entwicklungsstand? Nachdem bei uns nun reihenweise die 2019er Einkommensteuerbescheide elektronisch als PDF von der Finanzverwaltung bereitgestellt werden, wäre es super, diese Funktion zeitnah zu bekommen.

DATEV-Mitarbeiter
Florian_Preis
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Herr Herrmann,

 

die Realisierung ist für Anfang Q4 vorgesehen, wie bereits angekündigt anfangs voraussichtlich mit manuellem Hochladen.

 

Wir sind aber schon in Gesprächen mit diversen Produkten (ESt, DMS/Dokumentenablage/Post Fristen und Bescheide, ...) zwecks Schnittstellen.

 

Hier ein kleiner Vorgeschmack:

(Auch hier ist es ein Entwicklungsstand und kann sich noch verändern)

Dokumente aus der Kanzlei.PNG 

Mit freundlichen Grüßen

 

Florian Preis

olafbietz
Meister
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@Florian_Preis 

 

Das sieht sehr gut aus. So etwas brauchen wir!

Warum kommt das erst so spät? 4. Quartal?

 

MfG

Olaf Bietz

Gelöschter Nutzer
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@Florian_Preis Danke für die Info.

Warum stehen solche Daten nicht auch im Ausblick?

Die häufig gestellten Fragen nach dem Zeitpunkt der Umsetzung gäbe es nur noch selten.

aschreiber
Fachmann
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Ein Register für die pdf-Rechnung der Kanzlei wäre auch nicht schlecht.

mosachse
Fachmann
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Danke sehr Herr @Florian_Preis !

Sieht sehr gut aus und ist der richtige Weg. 

 

 

Übrigens: Die Idee von Herrn Schreiber finden wir auch sehr gut. An Unternehmensmandate funktioniert die Zurverfügungstellung von Honorarrechnungen ja schon seit einigen Jahren sehr gut (per E-Mail und/oder ins Portal Unternehmen Online). Wenn man das vielleicht auch für den Bereich "Meine Steuern" ergänzen könnte wäre sehr gut. 

Klasse, dass sich endlich was bewegt!

zwipf_partner
Einsteiger
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Super!

 

Es freut mich zu sehen, dass meine Vorschläge Gehör gefunden haben.

Die Bescheide sind sehr wichtig nach der Umstellung auf elektronische Bekanntgabe.

 

Nicht minder wichtig aber die Bereitstellung unserer Honorarrechnungen wie meine beiden Vorschreiber schon bemerkt haben. Auch diesen Hinweis habe ich schon länger eingeworfen.

 

Es tut sich was.... auch wenn ich alles gerne früher hätte..... 

Alexander_Herrmann
Meister
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Super Idee mit der Rechnung! Ich habe das gleich mal aufgegriffen und eine separate DATEV IDEA dazu angelegt. Please vote 🙂 

 

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen_zu_Meine_Steuern/article-id/408#M408

 

 

Arno_Müller
Einsteiger
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Hallo Herr Preis,

 

auch ich möchte mich dem anschließen, dass der Punkt "Erklärung abschließen" im Steuerprogramm automatisch zu einer Bereitstellung der Erklärung in "Meine Steuern" führt. Dabei muss vorher das Auswertungspaket mandentenabhängig definierbar sein, da je nach Wunsch mit Berechnungslisten oder ohne oder Englische Auswertungen bereitgestellt werden.

 

LG

Arno Müller