PDF als neue Revision im DMS

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Als Steuerberater möchte ich aus deinem DOC Dokument im DMS ein PDF/A Dokument als neue Revision für dieses Dokument erzeugen, um dann dieses PDF-Dokument versenden zu können.

Auch wenn die Idee schon mal von @Franziska_Hackner unter https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-DATEV-DMS/PDF-Datei-aus-Dokument-generieren-und-als-neue-Revision-ablegen/idi-p/309179 abgelehnt wurde erfasse ich diese Idee noch mal neu, da es jetzt m.E. neue Erkenntnisse gibt.

Im Zusammenhang mit dem beSt (besonderes elektronische Steuerberaterpostfach) bin ich verpflichtet PDF - Dokumenten (bzw. konkret PDF/A oder PDF 2.0) an das FG zu senden. Auch bei andere Empfänger im beSt macht es Sinn, dass die Dokumente als PDF versendet werden. 

Der Mitarbeiter in der Kanzlei soll die Schreiben / Dokumente vorbereiten (in der Regel Word) und vor dem Versand soll dieses Dokument dann als PDF umgewandelt  und dann versandt werden. Dass muss m.E. in einem Dokument passieren - und zwar dann als Revision!

(Die heutige Lösung mit Export aus dem DMS als PDF ins Dateisystem und dann das Dokument wieder (als neues Dokument) zu importieren ist absolut untauglich)

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@Nicola_Teich das ist tatsächlich eine interessante Funktion die ich direkt mal ausprobieren muss - löst zwar nicht diesen Problem aber möglicherweise andere 😉 

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Hallo Frau Teich, vielen Dank für den Einblick. Der Workaround klingt erst einmal spannend. Schauen wir uns mal an. Danke!

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Ein Jahr ist der Thread nun alt. Und auch heute musste ich wieder folgendes über mich ergehen lassen: 

(Kommunikation Finanzverwaltung, Belegnachreichung, Schreiben aus DMS hinzufügen):

Ich hoffe, dass hier 

1) eine automatische Konvertierung des Word-Dokuments beim Upload in die Belegnachreichung erfolgt (oder alternativ zumindest vorher im DMS eine PDF-Revision erstellt werden kann - wäre zwar nicht so schön..)

2) auch die Zeichenlänge von max. 46 Zeichen gleich angepasst wird...

@Nicola_Teich wird das auch kommen?

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@bernhard_holleitner schrieb:

2) auch die Zeichenlänge von max. 46 Zeichen gleich angepasst wird...

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Ist eine Vorgabe der Schnittstelle der FV / ELSTER. Da kann DATEV auch nur Bitte, Bitte 🙏 machen. Da musst Du mal mit der obersten Behörde der FV Kontakt aufnehmen. 

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@metalposaunist Die Zeichen sollte jeder Programmierer zurecht schneiden können vor Versand.

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@metalposaunist das ist klar, dass es von der ELSTER Schnittstelle kommt. Aber hier kann ja DATEV entsprechend optimieren vor der Übergabe.

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@bernhard_holleitner schrieb:

Aber hier kann ja DATEV entsprechend optimieren vor der Übergabe.

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Oder ELSTER hält sich einfach an bestehende Windows Standards, die min. 260 Zeichen im gesamten Pfad erlauben. Windows 10: Pfadbeschränkung auf 260 Zeichen in Windows aufheben

46 Zeichen sind so Limits wie bei DATEV mit künstlicher Beschränkung auf 10 in meineSteuern 😅.

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Hallo @bernhard_holleitner,

bekanntermaßen mahlen die Mühlen bei DATEV nicht so schnell. Das Thema "in PDF konvertieren und in Struktur ersetzen" wurde genau angeschaut, es haben sich diverse Konstellationen ergeben, die beachtet werden müssen und das Thema ist nun zur 18.0 (Sommer 2024) in Arbeit.

Den Themenkomplex "Nicht-PDF-Dokumente an Nachrichten der Digitalen Kommunikation mit der Finanzverwaltung anhängen" habe ich auch nochmal an meinen Steuern-Kollegen weitergegeben, denn dort muss dafür (und für die Längenbegrenzung des Dateinamens) eine Lösung gefunden werden. Tatsächlich nähern wir uns aktuell dem Thema "RaBe" (= Referenzierung auf Belege) an. Dabei handelt es sich - sofern freigeschaltet - um den direkten Durchgriff der Finanzverwaltung auf verknüpfte Belege der Steuererklärung. Auch in diesem Kontext kann nur auf PDF-Dateien zugegriffen werden. D.h. hieraus ergibt sich ebenfalls die Herausforderung, Belege nach PDF zu konvertieren. Ich hoffe aus dieser Diskussion ergeben sich dann auch neue Angebote für das geschilderte Problem.

Beste Grüße - Nicola Teich

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@Nicola_Teich schrieb:

Auch in diesem Kontext kann nur auf PDF-Dateien zugegriffen werden. D.h. hieraus ergibt sich ebenfalls die Herausforderung, Belege nach PDF zu konvertieren.

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Hm. Nö? Ich hätte da als DATEV vielleicht auch nur PDF in DUO und meineSteuern zugelassen. 

DATEV so:

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CSV, JPG, JPEG, PDF, PNG, TIF, TIFF, TXT, DOCX*, XLSX*

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Zumal auch die Upload mobil App Bilder in 12M Vollfarbe zulässt 👎. 

Hier hätte ich mir deutlich mehr Zug und Drang zu PDF gewünscht. Jetzt sucht DATEV eine Lösung für ein selbst gemachtes Problem. Wir reparieren also am Symptom rum statt an der Ursache. 

Schön ist auch folgende App: Microsoft Lens: PDF Scanner 

Irgendwie fühlt sich diese Digitalisierung falsch an 😅.

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Ich hab da gelesen, dass dieses Thema zum Sommer endlich umgesetzt wird!

Da wir unsere Dokumente direkt aus dem DMS unseren Mandanten bereitstellen, fehlt uns eine unmittelbare PDF Konvertierung sehr!

DATEV-ESt hatte mit Elstern und Raben nichts zu tun, als dort individuelle Anlagen ermöglicht wurden. Die machen aber nur in Excel Sinn, deshalb ist es zwingend notwendig, solche Dateien mit Feldern verknüpfen zu können. Diese Anlagen sieht das FA bislang nur, wenn man die da hinschickt. Ein Zugriff vom FA auf die Excel stand da noch nie zur Diskussion. Das kommt erst jetzt neu durch Rabe und seine Möglichkeit, aus Push endlich Pull zu machen.

Ich freu mich sehr auf Rabe, dann gibts keine Nachfragen nach Belegen mehr!