Hallo Frau @Franziska_Hackner ,
Hallo Frau @Nicola_Teich ,
wie Sie wissen, sind wir in allen Prozessen "papierarm" und unsere digitalen Belege in der DMS gehen Papierbelegen vor. 100% aller Dokumente landen bei uns in der DMS! Wir haben schon mit der guten alten DokOrg gearbeitet und auch dort schon in vielen Produktbereichen gescannt. Über DMS calssic sind wir in der Zwischenzeit bei der DMS neu angekommen und versuchen von den Möglichkeiten der DMS neu möglichst viel zu nutzen.
Unser letzten Papierprozess (WP-Bereich) haben wir mit Beginn von Corona und der Möglichkeit über den Mandantendialog (MaDi; wir sind dort Pilot; der Mandant scann und speichert die Dokumente in einer Plattform der DATEV) Dokumente vollautomatisch mit Knigge in der DMS abzulegen auch auf digitale Belege der DMS umgestellt.
Im WP-Bereich (aber nicht nur dort) ist es aber sehr wichtig, Prüfungshandlungen an den elektronischen Dokumenten zu dokumentieren. Die MS-Produkte haben dafür jeweils unterschiedliche Möglichkeiten in Word z. B. über "Überprüfen" und den Button "Änderungen nachverfolgen" oder über die Möglichkeit Kommentare zu erfassen. Leider sind diese Funktionen von MS nicht immer einfach zu bedienen und auch nicht in einem look and feel.
Wir gehen daher oft folgenden DATEV "Umweg":
- die vom Mandanten digital über den MaDi erhaltene in der DMS gespeichert Dokumente (DMS Dokument A)
- per drag and drop in ein Verzeichnis des Servers kopieren/speichern
- die Kopie der Datei zur Bearbeitung öffnen
- Drucken über den Drucker "DATEV Dokumentenmanagement"
- Über das Menü "Anhängen" speichern wir dann das Dokument unter obiger "DMS Dokument A"-Nummer
- Am Ende des Anhängen-Dialoges wählen wir dann folgendes aus:
Dann haben wir hinterher in der DMS eine PDF-Datei mit der Original MS-Datei in der Dokumentenstruktur.
In der PDF-Datei können wir dann alle Prüfungshandlungen durch Kommentare in Acrobat, mit dem Textmarker, mit Symbolen etc und aber auch mit unseren Stempeln (wir haben die Adobe Vollversion) wie z. B.:
oder zum Ausziffern:
Über obigen DATEV "Umweg" haben wir somit die von Herrn @oschmitt gewünschte Funktion schon fast. Und hier könnte uns die DMS Abteilung und auch vielen anderen Anwendern helfen, in dem die DMS Abteilung es ermöglichen würde, eine Datei die direkt aus der DMS geöffnet wurde über den Drucker "DATEV Dokumentenmanagement" (schön wäre noch eine übliche automatische OCR Texterkennung auch die sinnvollere Vorbelegung von VM und VJ) man auch auf eine in der DMS geöffnete Datei über das Menü "Anhängen" speichern könnte (zur Zeit geht es nicht, da die Datei ja geöffnete ist und die DMS dann das "überschreiben" verweigert). Wenn der Drucker "DATEV Dokumentenmanagement" bei dem konkreten Szenario zuerst speichern würde (die Version in dem Zeitpunkt in dem der Button "DATEV Dokumentenmanagement" gedrückt wurde, hätten wir einen Revisionseintrag mit der Datei vor dem "Überschreiben" mit der PDF-Datei und mit den Einstellungen im Menü "Anhängen".
Dann hätten Sie mit einer kleinen Änderung auch DATEV "Umweg" deutlich verkürzt und Nutzen für den ein oder anderen Anwender insbesondere im WP-Bereich geschaffen.
Gruß
Ralf Blum
bitte nochmal prüfen, ob die "Fehlermeldung":
bei dem von mir geschilderten Szenario überhaut eine Fehlermeldung ist. Evtl. handelt es sich ja bei der Fehlermeldung um einen Fehler im Programm, denn warum soll ich in einem Dokument, welches ich geöffnet habe, keine Änderungen (welche auch immer; hier Umwandlung in PDF) vornehmen können/dürfen. Die Fehlermeldung macht doch nur sinn, wenn ein anderer Kollegen die Datei geöffnet hat.
Bei meinem Szenario gibt es mit mehreren Dokumenten in der Dokumentenstruktur kein Problem, da ich immer nur eine Datei mit dem Drucker Drucker "DATEV Dokumentenmanagement" drucken kann.
Gruß
Ralf Blum
Hallo Frau @Nicola_Teich ,
in einer PDF kann man wie in fast allen Programmen für Windows mit strg+f nach Wörtern suchen. Wenn Sie eine PDF-Datei über Sky oder Acrobat erstellen oder einen anderen üblichen PDF Erzeuger, wird automatisch im Hintergrund wenn es sich um eine lesbare Datei handelt (z. B. Word-Datei) in der PDF die OCR durchgeführt:
Der einzige Druckertreiber, den ich kenne, der das nicht macht ist der DMS Drucker (warum auch immer)! Es wäre schön, wenn dieser DMS Drucker auch immer die OCR Erkennung in der PDF macht.
Die DMS COR läuft natürlich nochmal zusätzlich im Hintergrund. Das funktioniert. Aber leider nicht die Suche in der PDF die mit dem DMS Drucker erzeugt wurde.
Ich hoffe ich habe mich verständlich ausgedrückt.
Gruß Ralf Blum