PDF als neue Revision im DMS

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Als Steuerberater möchte ich aus deinem DOC Dokument im DMS ein PDF/A Dokument als neue Revision für dieses Dokument erzeugen, um dann dieses PDF-Dokument versenden zu können.

Auch wenn die Idee schon mal von @Franziska_Hackner unter https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-DATEV-DMS/PDF-Datei-aus-Dokument-generieren-und-als-neue-Revision-ablegen/idi-p/309179 abgelehnt wurde erfasse ich diese Idee noch mal neu, da es jetzt m.E. neue Erkenntnisse gibt.

Im Zusammenhang mit dem beSt (besonderes elektronische Steuerberaterpostfach) bin ich verpflichtet PDF - Dokumenten (bzw. konkret PDF/A oder PDF 2.0) an das FG zu senden. Auch bei andere Empfänger im beSt macht es Sinn, dass die Dokumente als PDF versendet werden. 

Der Mitarbeiter in der Kanzlei soll die Schreiben / Dokumente vorbereiten (in der Regel Word) und vor dem Versand soll dieses Dokument dann als PDF umgewandelt  und dann versandt werden. Dass muss m.E. in einem Dokument passieren - und zwar dann als Revision!

(Die heutige Lösung mit Export aus dem DMS als PDF ins Dateisystem und dann das Dokument wieder (als neues Dokument) zu importieren ist absolut untauglich)

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Meine Stimme haben Sie, obgleich ich noch immer nicht verstehe warum die DATEV für solch eine Idee die Vorteile sehen muss. Sind die Ideen nicht dafür geschaffen worden um den Genossenschaftsmitgliedern die Entscheidung über "sinnvoll" oder nicht "sinnvoll" zu überlassen. 

Aber lassen wir das, dass will keiner bei der DATEV hören.

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Dieser Gedanke kam mir auch sofort, nach dem ersten Test des beSt. Wenn man nicht aufpasst, versendet man eine docx-Datei über das beSt. Das kann beim besten Willen niemand wollen, dass Word-Dateien versendet werden. Beim E-Mail-Versand aus DMS heraus kann man ja automatisch eine pdf-Datei erzeugen. Dieser Schritt fehlt beim Senden via beSt aktuell. Ihr Vorschlag geht noch weiter und wäre wünschenswert. Als (schnellere?) Lösung würde mir das Dialog-Fenster wie beim E-Mail-Versand genügen. 

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@dirk2018 Aber leider erfolgt der PDF-Dateiversand nur beim Versenden ausgehend von DMS, möchte ich in Outlook eine Word Datei anhängen geht es nicht diese vorher als PDF-Datei umzuwandeln.

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@oschmitt wobei das ja jetzt kein DATEV-Thema ist. 

Aus dem DMS heraus kann ich ja DOC - Dokumente heute schon gut als PDF per Mail versenden. Dann wir das DOC durch DATEV in PDF konvertiert. 

Und direkt aus Word heraus gehts ja auch ganz ohne DATEV:

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Die Umwandlung in PDF als Revision halte ich auch für einen unentbehrlichen Schritte. Das muss auch die DATEV einsehen, wenn sie ein bisschen was für die "effizienten Prozesse in den Kanzleien" machen möchte, so wie sie es gerne in ihren Marketing-Sprech-Aufsätzen verkauft.

Wichtig ist nicht nur die Umwandlung in PDF, sondern auch die Hinterlegung eines entsprechenden Profils, um z.B. in einem einzigen Schritt das Briefpapier "reinblitzen" zu können (Wasserzeichen, ...).

Es muss eine Datei rauskommen, mit der wir in DATEV, Kollaborationsplattformen, beSt usw. ohne viel Rumgeklicke weiterarbeiten können. 

Die Zeiten sind m.E. vorbei, in denen der Versand per E-Mail en vogue war. Das ist eher ein sterbender Schwan. Wer "Zukunft - gemeinsam" machen möchte, sollte die Weichen jetzt stellen.

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Hallo DATEV Ideas, 

vielen Dank für das Einbringen und Voten dieser Idee. 

Wir haben den Wunsch und die Notwendigkeit dieser Ergänzung wahrgenommen.

Wir arbeiten daran, eine Möglichkeit zur Konvertierung von Dokumenten für die beSt-Nachricht anzubieten. Voraussichtlich können wir die Funktion dann über das Service Release im April ausliefern. 

@oschmitt Nehmen Sie Ihren Wunsch gern in eine eigene Idee auf, bzw. verlinken die Idee in Ihrem Kommentar. So kann dieser direkt gevotet werden. 

@steuerbär Das hinterlegen von Profilen, bzw. die Möglichkeit von Wasserzeichen ist nicht angedacht. Aktuell sehen wir hier keinen Bedarf. Wie ist Ihr Szenario?

Viele Grüße

Franziska Hackner

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Hallo Frau Hackner,

vielen Dank, dass die Umsetzung nun doch geplant ist.

Wir arbeiten auf WTS mit Word-Vorlagen aus der Dokumentenverwaltung und DMS. In den Vorlagen ist bisher kein Briefpapier hinterlegt, da die Briefe teilweise auf unserem Drucker mit vorbedruckten Briefpapier gedruckt und teilweise als PDF mit Briefpapier ausgeben werden. Ist das Word-Dokument im DMS fertig, verwenden wir PDF-XChange; es ist wunderbar in Word integriert und hier lassen sich auch entsprechende Profile mit Briefpapier im Hintergrund (Wasserzeichen) anlegen. Das geht mit ein oder zwei Mausklicks und wir haben gleich einen sauberen PDF-Brief.

Einziges Manko: ich muss die PDF-Datei erst zwischenspeichern und kann sie dann erst in die Dokumentenstruktur ziehen. Hier wäre es eine echte Erleichterung, wenn das PDF einfach als zusätzliche Revision in DMS erscheint, wir uns den Zwischenschritt sparen und das PDF-Dokument sofort weiter verwenden bzw. versenden könnten.

Wenn Sie hier Verbesserungsvorschläge sehen, bin ich für alles offen.

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Guten Tag @steuerbär,

herzlichen Dank für die Erläuterung Ihres Prozesses.

Diese Konstellation gibt es natürlich in einigen Kanzleien:

• Papierkorrespondenz wird noch auf Briefpapier ausgedruckt
• Für E-Mails braucht man den Briefkopf/-fuß direkt im Dokument

Tatsächlich haben Sie die Lösung schon mit erwähnt: Sie bräuchten entsprechende Vorlagen MIT Briefkopf in der Vorlagenverwaltung. Dies kann man recht elegant mit entsprechenden Bausteinen lösen. Dann könnte man bei der Erstellung des Dokumentes entscheiden, ob man den Briefkopf mit anziehen möchte oder eben nicht.

Ihr aktueller Weg über PDF-XChange bietet zwar schöne Möglichkeiten aber die weitere Verarbeitung des Dokumentes erscheint doch sehr aufwändig.

Bevor man in Zukunft in eine Nachbestellung von Briefpapier investiert, könnte man prüfen, ob man den Briefkopf nicht einfacher per Farblaser andrucken kann. Dann entfällt die Unterscheidung von oben und man ist auch bzgl. Gestaltung des Briefpapiers flexibler.

Unsere geplante Erweiterung wird in jedem Fall nur das vorhandene Dokument nach PDF wandeln. Eine weitere "Anreicherung" ist nicht vorgesehen.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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@Franziska_Hackner @Nicola_Teich noch eine Anregung zur Umsetzung da das Thema ja übergreifend zu sehen ist:

Wenn ich bspw. ein Schreiben an das Finanzamt per ELSTER (sonstige Nachricht) senden möchte benötige ich ja auch zwingend ein PDF (auch ein Grund für diese super Idee 😉

Allerdings sind dann die ELSTER Vorgaben für Dateiname (Länge) ein Problem. Wäre natürlich super, wenn sich das auch gleich lösen lassen würde. 

Oder man macht auch ein "Senden" und dann senden an Finanzamt (ELSTER) mit der Konvertierung...

Bin gerne für einen Austausch bereit 😉 

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Vielleicht auch in diesem Zusammenhang die Möglichkeit in Vorgangsmappen gespeicherte Dateien von *.* nach *.pdf umzuwandeln.

Gerade heute wieder Belege aus einer VGM per ELSTER an das FInanzamt senden wollen, musste ich diese vorher erst über den DMS-Drucker wieder in die VGM anhängen um sie senden zu können.

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Finde ich auch gut, es gibt aber schon einen relativ einfachen und sehr unbekannten Weg: 

Drucken ins DMS!

Als Druckertreiber kann das DATEV DMS ausgewählt werden, Wehrmutstropfen ist, dass im DMS Dialog dann nichts vorbelegt ist. Dafür entfällt der Zwischenschritt im Filesystem. 

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So, das ist ja seit letzter Woche umgesetzt. Nur die Umsetzung entspricht in keiner Weise meinem Vorschlag. 

Mein Vorschlag war:

Ich erzeuge erst im DMS ein Dokument als Word, dann Konvertierung als PDF (neue Revision),  dann (bei Bedarf) eine qualifizierte elektronische Signatur QES mit FP Sign (neue Revision) und dann Versand dieser Revision bspw. mit dem beSt oder per E-Mail oder Upload zu meine Steuern oder ....

Die Konvertierung erst beim Aufnehmen mit dem beSt ist daher an dieser Stelle nur für die (wenigen) FG Verfahren anwendbar. Ein Versand einer QES -signierten PDF-Datei (bspw. für Einsprüche, Widersprüche o.ä.) ist damit (weiterhin) nicht möglich! 

Schade, dass diese Idee so komisch umgesetzt wurde.

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Hallo Herr @bernhard_holleitner ,

ich verstehe Ihr Problem nicht ganz. Wenn FP-Sign eingesetzt wird und richtig konfiguriert ist, kann genau Ihr Szenario umgesetzt werden.

Meine MitarbeiterInnen schreiben das Dokument in Word, ich lese es durch, sende es an FP Sign zur Signatur und dann wird das Word-Dokument automstisch als Revision durch das signierte PDF-Dokument ersetzt.

Anschließend kann ich das PDF für alles erdenkliche weiter nutzen.

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@steuerbär ja; grundsätzlich geht das schon wenn ich über die DMS-Schnittstelle an FP Sign gebe. 

ABER: Zunächst mal wäre festzuhalten, dass eine PDF-Konvertierung im DMS unabhängig von der Signatur mit FP - Sign gehen sollte. Nicht jedes Dokument was dann als PDF versandt wird soll auch signiert werden. Bspw. möchte ich ein Word-Dokument als PDF dann im DMS haben und ggf. über andere Schnittstellen (ohne Signatur) weitergeben können.

UND: Es ist unklar, welches PDF - Format FP-Sign generiert. Im Hinblick auf die Vorgaben der ERVV ist das eher ungut, auch wenn diese grundsätzlich nur bei der Gerichtskommunikation anzuwenden ist.  

UND: Darüber hinaus ist die PDF-Konvertierung bei FP-Sign teilweise nicht sauber. So kommt der Konverter mit Platzhaltern für Text / Auswahlfelder o.ä. nicht sauber zurecht. Das ist aber dann (lt. DATEV) ein Problem von FP-Sign. 

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@bernhard_holleitner stimme ich zu. 

Unabhängig vom Verwendungszweck sollte es über das Kontextmenü eines Dokuments möglich sein, dieses in eine pdf umzuwandeln (inkl. Revisionierung).

Technisch scheint das ja unproblematisch möglich zu sein (Umwandeln bei "Senden per E-Mail"; Senden über das Anwaltspostfach) - @Nicola_Teich @Franziska Hackner was sind die Gründe, warum man die Konvertierung nicht unabhängig von Ihren erdachten Anwendungsszenarien umgesetzt hat?

Beste Grüße 

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Hallo in die Runde,

alleine an dieser Diskussionsrunde merkt man schon, wie viele verschiedene Bedürfnisse dann plötzlich rund um die - vermeintlich - einfache Konvertierung nach PDF aufkommen. 

Wir haben zum Thema PDF in letzter Zeit einiges gelöst

• PDF-Konvertierung der Dokumente aus DATEV DMS beim Hinzufügen von Anhängen an eine E-Mail (Programme 17.0)
• beSt: Manuelle Konvertierung der Anlagen einer beSt-Nachricht in PDF/A-Format (Programme 17.0)
• beSt: Automatische Konvertierung der Anlagen in PDF/A beim Versand von beSt-Nachrichten (SR 07.09.2023; siehe hier )

Aus den zugehörigen Community-Beiträgen (dieser und Link) bleiben folgende Anforderungen übrig:

• Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um sie per DigiKom zu versenden (Einspruch, Sonstige Nachricht etc.)  -> Tendenz: ersetzen
• Anpassung Dateiname ermöglichen -> bei ELSTER-Versand scheinbar begrenzte Länge
• Dokumente nach PDF konvertieren, um sie mit einer Signaturlösung ungleich FP Sign zu signieren -> Tendenz: ersetzen
• Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um Prüfungshandlungen zu dokumentieren (vor allem WP) -> Tendenz: zusätzlich ablegen (am Anfang/am Ende)

Wir erarbeiten aktuell einen Lösungs-Vorschlag, um die skizzierten Szenarien abzudecken.

Mit besten Grüßen - Nicola Teich

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@Nicola_Teich 

Danke!

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@Nicola_Teich danke, es geht doch noch vorwärts.

Gerade gestern hatte ich wieder den Fall, dass ich einen Einspruch als Word im DMS hatte und diesen dann per ELSTER versenden wollte. 

Im Moment muss ich ihn exportieren, umbenennen und dann manuell wieder hinzufügen. 

Oder auch mal Belege usw. 

Wollte schon eine neue Idee erfassen 😉 

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Guten Tag @Nicola_Teich - können Sie schon abschätzen, wie lange diese neuen Umsetzungen brauchen? Wir stehen gerade vor einer Einführung eines Tools, bei dem diese Funktion äußerst relevant wäre.

Ich weiß, Sie können vermutlich nichts Konkretes sagen, aber eher kurzfristig (bis Ende Q1 2024), mittelfristig (im nächsten Jahr) oder langfristig?

Vielen Dank für eine Einschätzung.
Dennis Gebhard

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Hallo Herr @Dennis_Gebhard,

das Thema steht in der Planung zur 18.0 (also Sommer 2024). Es kann sein, dass es auch schon vorher per Service Release bereitgestellt wird. Aber das kann ich noch nicht versprechen.

Der Workaround mit den Bordmittel sieht aktuell wie folgt aus:

• Dokument markieren
• rechte Maustaste - Drucken (oder STRG + P)
• Drucker "DATEV Dokumentenmanagement" wählen - OK
• <etwas Geduld 😇>
• in der Ablagemaske auf das Register "Anhängen" wechseln
• per Doku-Nr. das Ausgangsdokument suchen und auswählen
• unten die Option "Gesamte Struktur ersetzen" wählen

Beste Grüße - Nicola Teich