DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

sabrinabernhardt · ‎25.01.2020

Als Steuerberaterin sehe ich die Vorgangsmappe als gutes Instrument, um registerkartenübergreifend alle Dokumente für einen Jahresabschluss oder eine Steuererklärung zu sammeln, sei es über Verknüpfungen oder mit Belegen direkt in der Vorgangsmappe.

Das Arbeiten mit diesem sehr guten Instrument ist in der Praxis aber leider sehr "unrund".

Ich möchte, dass Auswertungen direkt aus anderen Programmen heraus in der Vorgangsmappe abgespeichert werden können. Derzeit geht das nur über ein Zwischenspeichern.

Beispiel: In die Vorgangsmappe "Jahresabschluss 2018" soll die BWA per 12/19 eingefügt werden, um die Geschäftsentwicklung mit dem Mandant zu besprechen.

Aktuelle Lösungsmöglichkeiten:

Aus Rewe heraus die BWA ins DMS exportieren, anschließend Verlinkung dieses Dokuments in die Vorgangsmappe -> "vermüllt" die Dokumentenliste im DMS ohne Mehrwert
Zwischenspeichern lokal (z.B. Laufwerk C), Öffnen des Explorers, Verschieben/Kopieren der Datei direkt in die Vorgangsmappe

Ideal wäre die Möglichkeit, in allen Programmen das Ausgabeziel "Vorgangsmappe" hinzuzufügen.

oschmitt · ‎27.01.2020

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/75/jump-to/first-unread-message

Vielleicht können Sie meiner Idee etwas abgewinnen 😉

sabrinabernhardt · ‎27.01.2020

@oschmitt

Tatsächlich, Ihre gleichlautende Idee hatte ich übersehen 🙂 .

oschmitt · ‎27.01.2020

@Nicole_Müller Können Sie die beiden Ideen und deren Stimmen vereinen? Die Ausführungen von Frau Bernhardt finde ich sogar schöner als meine.

Helmut_Lerm · ‎12.02.2020

@oschmittEine Zusammenführung von Ideen ist leider nicht möglich. Den Status der anderen Idee habe ich daher angepasst und hierher verlinkt.

Helmut_Lerm · ‎14.02.2020

Hallo zusammen,

vielen Dank für diese Idee.

Die Funktionalität der Vorgangsmappen und mögliche Erweiterungen/Optimierungen (damit auch diese Idee) werden aktuell geprüft.

Viele Grüße und schon mal ein schönes Wochenende,

Helmut Lerm

LarsBartsch1 · ‎27.04.2020

Auch die Funktion, dass man bei der Ablage eines neuen Dokumentes, ein bereits bestehendes Dokument auswählen könnte, um das neue daran anzuhängen, fände ich wirklich sehr vorteilhaft.

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Mit freundlichen Grüßen
Lars Bartsch

Helmut_Lerm · ‎28.04.2020

Hallo Herr Bartsch,

vielen Dank für die Ergänzung.

Auch diese Idee steht auf unserer Liste zur Prüfung für die nächste Version.

Kurze Rückfrage dazu: Legen Sie diese Dokumente über den Dokumentenkorb ab oder über einen anderen Weg?

Viele Grüße

Helmut Lerm

oschmitt · ‎28.04.2020

Hallo Herr Lerm,

sowohl als auch, eine Ablage von Dokumenten aus dem Dokumentenkorb als auch aus der Erstellung heraus an bestehende Dokumente sind denkbar.

Interessant ist, das ich E-Mails ja schon an bestehende Dokumente hängen kann.

Helmut_Lerm · ‎31.08.2020

Hallo DATEV-Ideas,

wir sind der Umsetzung mit den DATEV-Programmen 14.0 einen Schritt näher gekommen:

Direkt bei der Ablage/Übergabe kann ein Dokument zusätzlich in eine Vorgangsmappe verlinkt werden. Sie finden die Option "zu Dokument" ganz unten im Ablagedialog/Dokumentenkorb.

Die direkte Ablage eines Dokuments nur in eine Vorgangsmappe (nicht als Verlinkung) steht aktuell weiterhin "zur Prüfung" für eine der kommenden Versionen.

Viele Grüße und einen guten Start in die Woche,

Helmut Lerm

Prisca · ‎16.10.2020

Guten Tag, wir haben nun das Update 14, aber wenn ich bei der Ablage auswähle "zu Dokument", dann zeigt er mir nur Dokumente und keine vorhandene Vorgangsmappe an. Was mache ich falsch? Lieben Dank und liebe Grüße

oschmitt · ‎04.01.2021

Hallo Herr @Helmut_Lerm ,

gibt es hinsichtlich des Abspeicherns direkt in die Vorgangsmappe mittlerweile ein UpDate?

Danke.

Helmut_Lerm · ‎05.01.2021

Hallo Herr @oschmitt,

der Stand ist weiterhin aktuell.

Die Umsetzung ist eingeplant, sobald die entsprechende Veröffentlichungsversion feststeht, informiere ich wieder an dieser Stelle.

Viele Grüße

Helmut Lerm

Helmut_Lerm · ‎15.02.2021

Hallo zusammen,

die Umsetzung einer "direkten Ablage ohne zusätzliche Ablage als Einzeldokument" ist für die DATEV-Programme 15.0 (Sommer 2021) eingeplant.

Viele Grüße

Helmut Lerm

fhcgn · ‎25.03.2021

Guten Tag,

die geplanten Umsetzungen für Sommer 2021 klingen schonmal super.

Wir würden uns allerdings auch wünschen, ganze Vorgangsmappen den Mandanten zur Verfügung zu stellen - hier am liebsten mir der vorhandenen Ordnerstruktur innerhalb der VGM. Gibt es hierfür Ansätze?

Viele Grüße

Heike Leinberger

Helmut_Lerm · ‎26.03.2021

Guten Morgen Frau Leinberger @fhcgn,

vielen Dank für das positive Feedback!

Aktuell und kurzfristig gibt es 2 Optionen:

In der aktuell freigegebenen Versionen können Sie die gesamte Vorgangsmappe auswählen und "Als E-Mail senden". Im Dialog haben Sie die Möglichkeit alle Dokumente zu einem PDF zusammenzufügen und über "Mit Lesezeichen" ein klickbares Inhaltsverzeichnis aufzunehmen.
Demnächst (geplant Service-Release April) wird auch der Export einer Vorgangsmappe inklusive Ordnerstruktur möglich sein.

Eine direkte Möglichkeit der Bereitstellung an den Mandanten steht auf der (mittelfristigen) ToDo-Liste.

Vorab ein schönes Wochenende und viele Grüße,

Helmut Lerm

oschmitt · ‎02.08.2021

@Helmut_Lerm

Habe mir eben einmal kurz das Lernvideo zur DVD 15.0 angeschaut, die hier angesprochene Funktion wird aber nicht angesprochen.

Nicht im Lernvideo enthalten oder gab es Probleme bei der Umsetzung?

oschmitt · ‎12.08.2021

@Helmut_Lerm Ich hab jetzt die 15.0 installiert und finde die Umsetzung dieser DATEV Idea nicht!

Können Sie bitte hierzu einmal Stellung nehmen? Wieso man nach 1 1/2 Jahren an der Umsetzung scheitert und dies dann, nachdem man eine Umsetzung angekündigt hat, den Genossen das nicht mitteilt.

Ich vermute Herr Lerm ist im Urlaub, daher verlinke ích noch einmal @Nicole_Müller

Nicola_Teich · ‎12.08.2021

Guten Tag @oschmitt,

tatsächlich ist es leider nicht gelungen, das Feature rechtzeitig zur 15.0 fertigzustellen und auch noch ausgiebig zu testen. Es ist nun allerdings in der Fertigstellung und wird mit dem Service Release Nov. ausgeliefert werden.

Wir agieren in einer sog. agilen Entwicklung, d.h. natürlich planen wir Features zu einem Termin ein aber durch äußere Umständen, wie z.B. Serviceunterstützung im Rahmen von DMS-Umstellungen, können sie sich dann auch verschieben. Das macht uns auch nicht glücklich aber so ist das Leben.

Wir informieren über Neuerungen vor allem im Hilfe-Dokument 1003483. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht alle Stellen im Blick haben, an denen wir möglicherweise eine Aussage zu Terminen gemacht haben.

Bis November bleibt die bekannte Möglichkeit, Dokumente z.B. aus einer E-Mail oder vom Windows Explorer per Drag & Drop in eine Vorgangsmappe zu ziehen.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

oschmitt · ‎12.08.2021

@Nicola_Teich Erstmal vielen Dank für Ihre Stellungnahme.

Man könnte jetzt wieder schreiben, dass Sie zum Glück nicht erwähnt haben welches Jahr das Service-Release für November geplant ist 😕

Ich warte nun 3 Monate.

Nicola_Teich · ‎12.08.2021

@oschmitt : Ja, Sie haben recht. Es tut mir leid. Das war nachlässig. Es ist aber tatsächlich dieser November 2021 gemeint.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich