Hallo @freiburgersteuermann ,
Sie schreiben:
"derzeit ist das neue DATEV DMS meines Erachtens nicht der richtige Ort , um gemeinsam genutzte Dokumente ohne Mandantenbezug sinnvoll abzulegen. Dazu müssen die Programme DMS, Auftragsverwaltung, ProCheck, Lexinform und Informationsdatenbank erst zusammenfinden."
Ja das mit dem "zusammenfinden" fällt der DATEV sehr schwer. Die meisten Mitarbeiter der DATEV kennen nur einen kleinen Ausschnitt aller DATEV Programme und haben selbst in der Regel noch nie mit den DATEV Programmen gearbeitet und haben auch keine Vorstellung wie eine Kanzlei organisiert ist. Daher schreibe ich bei solchen Themen immer wieder:
Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!
Aber leider nimmt das bei der DATEV niemand ernst. Andererseits gibt es nach meiner persönlichen Meinung gute Ansätze wie z. B. Ideas. Aber Ideas hat bisher weder bei der DATEV noch bei uns Anwendern den richtigen Stellenwert. Wir (leider die wenigen die sich dort einbringen) wurden auch von anderen Kollegen schon als "Nasen" bezeichnet (Ideas Kollegen = Nasen). Auch die mir vorliegenden Äußerungen der DATEV zu Ideas machen mich leider eher traurig (politisch nichtssagende viele Worte). Auch kann ich dort nur wenige VR-Mitglieder erkennen.
Auch kann ich die Bemühungen der DATEV einen "Quantensprung" (sofort alles in die Cloud und das auch noch mit KI) zu programmieren nicht verstehen. Dabei ist mir das Ziel verständlich, Ich würde lieber in vielen kleinen Schritten versuchen die vorhandenen Programme an den Stellen zu verbessern die bei uns Anwendern durch unnötige Klicks bzw. mangelnde Zusammenarbeit der DATEV Programme jeden Tag nerven und zur Weißglut bringen. Wie bekannt nenne ich das immer:
Ein DATEV Ideas Unmöglichkeit - ist weniger als ein Fehler; nervt aber ungemein; bisheriges "Brachland" bzw. gefühlte völlige Untätigkeit bei der DATEV - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)
Der Quantensprung wird wegen obigen fehlenden Prozess- und übergreifenden Programmkenntnissen sowie Kanzleikenntnissen (Skalierbarkeit) wahrscheinlich noch öfters scheitern wie z. B. hier: FB: Weg zur Fibu Automation gescheitert. Dabei gibt es bei U-Online viele viele Ideen in Ideas die nicht umgesetzt werden. Hier könnte durch eine Evolution anstatt eines Quantensprunges viel für uns und unsere Mandanten getan werden.
Aber wie wir alle wissen, möchte die DATEV lieber die Quantensprünge wie im Bereich EO (zukünftig Kanzleimanagement - KM genannt). Und auch hier ist "Management" vom Begriff wieder deutlich mehr als "Organisation" (bisher Eigenorganisation). Und uns etwas größere Kanzleien lässt man hier lieber die nächsten Jahrzehnte alleine und verschwendet viel Zeit in einen Quantensprung und neue Begrifflichkeiten, die am Kernproblem wahrscheinlich leider nichts ändern werden und noch lange auf sich warten lassen.
Bitte nicht falsch verstehen, ich würde mir auch wünschen, dass ich in unserer Kanzlei mich nicht mehr um die EDV kümmern müsste, alles ist in der Cloud (keine Hardware mehr im Büro; arbeiten von Überall) und alles läuft vollautomatisch und die Rechnungen werden von alleine von der KI erstellt und beim Mandanten automatisch eingebucht und bezahlt. So dass ich mich nur noch um meine Kernkompetenz kümmern könnte (Steuerberatung / Wirtschaftsprüfung).
Aber die vielen kleinen (notwendigen) Schritte um z. B. die beiden DATEV Programme DMS classic und DMS neu zusammenzuführen haben schon rd. 5 - 6 Jahre gedauert. Wie lange hat der jetzige Stammdatenabgleich der DATEV Anwendungen gebraucht? Auch bei meine Steuern sieht man, dass eine übergreifende Entwicklung mit Schnittstellen zu mehreren DATEV Programmen schwierig und zeitaufwendig ist und viele kleine Schritte bedarf. Auch arbeitet man hier leider nicht mehr agil Ideas ab, sondern prüft hier zukünftig nur noch alle 1/4-jährig, wie und wann was umgesetzt wird (auch Programmfehler werden ignoriert und kleine Weiterentwicklungen dauern leider viel zu lange).
Nun wieder zur Ausgangsfrage:
In meiner ganz persönlichen Vision der EO (KM wäre übertrieben): Eine DATEV Ideas Vision - ist ein Vorschlag für DATEV 2025 (wohl eher 2030) - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg). Sieht das wie folgt aus:
Und dort ist das IMS (Weiterentwicklung [Evolution kein Quantensprung] der jetzigen DAS = Dokumentenablagesystem welches sich schon DMS = Dokumentenmanagementsystem nennt hin zum IMS = Informationsmanagementsystem) das zentrale Element/Programm (lässt sich natürlich leicht alles so "malen" - ich muss es ja nicht umsetzen). Eine Verschmelzung der DMS, Dokumentenkorb, Vorlagenverwaltung und PFB.
Warum bin ich nun der Meinung, dass ALLES in das IMS sollte?
Das Atomisieren der Ablageorte von Informationen an verschiedenen Stellen wie z. B.:
- DMS
- U-Online
- Meine Steuern
- Servicekontakt
- Akten in Abschlussprüfung
- etc.
ist aus meiner Sicht ein DATEV Holzweg/Sackgasse/Irrweg (der Ablage Ort - onpremise oder cloud oder wo auch immer - ist mir egal). ICH würde gerne alle Informationen an einer zentralen Stelle SEHEN und auch durchsuchbar machen (oben im linken Bereich genannt "Wissensmanagement alles durchsuchbar). Und mit durchsuchbar in obigen Bild meine ich nicht nur das IMS, sondern alle Informationen in aller DATEV Programmen wie z. B. das Textfeld in Rewe bis zur Lohnart in LuG bzw. Textpassagen im Bilanzbericht. Dafür müssten die Programme in Zukunft aber sinnvoll zusammenarbeiten.
Vorteile des DMS bzw. (Dokumente/Informationen an einer zentralen Stelle) sind die Kernfunktionen der DMS, die natürlich noch ausgebaut werden müssen:
- Revisionssicherheit
- Öffnen zum Bearbeiten
- OCR Texterkennung
- mini-work-flow (Erlediger / Kenntnisnehmer)
- Verschlagwortung (Knigge)
- 1:1 Verbindung zu einem Auftrag (1:n-Verbindung wäre wünschenswert)
- Dokumente an einem Platz im Arbeitsplatz
- Schnellinfos
- Schnittstelle zu PFB
- Schnittstelle zur Vorlagenverwaltung
- Schnittstelle zur Outlook
- Posteingangsassistent
- 1:n Verknüpfungen zu anderen Aufträgen
- 1:n Verknüpfungen in Vorgangsmappen
- etc.
Wir haben zur Zeit (noch DMS classic) einen zentralen Mandanten bei uns (14415 = MSP Intern) in dem wir alle möglichen allgemeine Informationen (z. B. Urteile, Seminare, Broschüren, Info-Dokumente, Aktenvermerke) speichern, die wir dann mit den Kernfunktionen der DMS einerseits durchsuchen aber auch z. B. zu ProCheck oder auch zu einer Mandantennummer verknüpfen oder mit den Arbeitspapieren verknüpfen kann.
Aber bei der DATEV interessiert das leider nur wenige Menschen. So arbeiten leider die DATEV indische Kasten (Silos) jeweils alleine weiter vor sich hin und erstellen tolle Inselprogramme (warum sind die Dokumente von Meine Steuern nicht auch in der lokalen DMS zu sehen?). Es fehlt der rote Faden bzw. die verbindenden Elemente. Der Stellenwert der DMS innerhalb der DATEV ist gefühlt leider gering und ich kenne niemand bei der DATEV die sich für diese verbindenden Elemente richtig einsetzt.
Liebe DATEV Mitarbeiter: Bitte nicht falsch verstehen. Auch hier wiederhole ich mich. Die einzelnen DATEV Programme sind gut arbeiten aber leider nicht gut zusammen. Auch die DATEV Mitarbeiter die ich in den letzten Jahren bei vielen Kundeneinbezugsmaßnahmen kennen gelernt habe sind motiviert und machen einen guten Job. Aber leider konnte ich bei deren Vorgesetzten zusammenführende Elemente oder einen roten Faden nicht erkennen (Herr Blum, da sind Sie der einzige der so etwas wünscht: Verbesserung PDF Integration in allen DATEV-Programmen?)
@freiburgersteuermann: Leider müssen wir hier auf deutliche Funktionserweiterungen der DMS neu noch warten. Die DMS Umstellung hat noch Priorität. Aber danach will ja die DATEV mit DMS Online den Quantensprung bis 2025 vollziehen. Mir fehlt aber der Glaube, dass DATEV Quantensprünge kann und das auch noch bis 2025. Mir persönlich wären viele kleine zeitnahe Schritte (Evolution) lieber (das Ziel ist das gleiche; nur der Weg ist anders).
Gruß Ralf Blum (Der Nörgler bzw. ein gefrusteter DATEV Genosse mit einem Spleen zur EO - wird leider nicht mehr weiterentwickelt - bzw. zur DMS der sich bald in den "Untergrund" zurückzieht)
Hallo Herr Lerm,
Sie können den Status ändern auf umgesetzt. Mit dem SR 12.2 vom Freitag wurde die Möglichkeit geschaffen individuelle Felder zu erstellen.
Wir haben unsere Leseliste in der Pilotphase damit erstellt und getestet und für gut befunden. Hier für die Kollegen die Anleitung aus unserem Teams-Kanal:
- zum Kontenrahmen
- kanzleiweite Aktenvermerke
- Permanent zu ergänzende Excel-Tabelle zur Kanzleisteuerung
- Mandanten-Gruppen übergreifende Aktenvermerke
- Wichtige in der DMS gespeicherte Literaturhinweise
- usw.
- Leseliste kann einfach erstellt werden
- Leseliste ist immer offen und zeigt immer alle Dokumente Eurer Leseliste
- In einer Vorgangsmappe kann man über neue "Ordner" eine gewisse Struktur einarbeiten. Dies geht mit dieser Leseliste nicht
- DMS Hauptanwendung öffnen
- Extras / Einstellungen / Kanzleieinstellungen eines der Textfelder in "Leseliste" umbenennen und den Haken "Sichtbar" setzen:
- Arbeitsplatz über "Übersicht" bitte Dokumente (unten) anklicken
- oben dann irgend einen Filter anklicken (einmal)
- dann rechte Maustaste und auf "Neuen Filter anlegen klicken":
- Dort dann folgendes eintragen (rote Felder bitte Eure Personalnummer)
- Danach müsste in den Filtern bei den Dokumenten Eure Leseliste zu erkennen sein
- bitte darauf mit einem Doppelklick klicken
- Das neue Arbeitsblatt an Eure gewünschte Stelle verschieben (bei mir nach den Dokumenten zur Kenntnis)
- Dann dort mit der rechten Maustaste klicken und "Dieses Arbeitsblatt bei Start öffnen"
- Bitte dann den Arbeitsplatz schließen und neu starten
- Es kann sein, dass Ihr den Haken "Dieses Arbeitsblatt bei Start öffnen" öfters setzen müsst, bis der Arbeitsplatz sich das merkt (DMS und Arbeitsplatz arbeiten nicht so gut zusammen)
- Wie kommen nun die Dokumente in Eure Leseliste? Bitte auf dem gewünschten Dokument die Eigenschaften (Ablagemaske) aufrufen und dort im Bereich "Individuelle Felder" in das Feld "Leseliste" Eure Personalnummer eintragen (bitte keine andere löschen oder überschreiben; weiter bitte durch ";" ohne Leerzeichen trennen.
