Leseliste in der DMS mit einer Vorgangsmappe

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Hallo Community,

wir setzen bei uns in der DMS (jetzt noch classic) Vorgangsmappen sehr intensiv ein. Nach meinem Kenntnisstand, soll es diese Vorgangsmappen auch in der DMS neu geben. In die Vorgangsmappen der DMS kann man andere Dokumente der DMS aus verschiedensten Ablageorte in eine Vorgangsmappe zusammenführen (verknüpfen = Link) wie z. B.:

• Dokumente verschiedenerer Mandanten
• Dokumente verschiedener Veranlagungsjahre
• Dokumente aus der Stammakte und Steuerakte
• Dokumente mit verschiedenen Knigge
• Dokumente aus verschiedenen Aufträgen (E-Comfort)

Wir haben in unserem System in der Zwischenzeit rd. 800 verschiedenste Vorgangsmappen.

Wir benutzen diese Vorgangsmappen z. B. als Leselisten für unsere Mitarbeiter. Wir haben für jeden Mitarbeiter eine ZMSD-Nummer eingerichtet, auf den nur er und die Kanzleileitung Rechte haben. Darüber werden z. B. alle Personalangelegenheiten digital mit dem Mitarbeiter ausgetauscht. Dort wird z. B. jeden Monat seine Kostauswertung (sein Umsatz ./. seine Kosten = Mitarbeiterdeckungsbeitrag) für ihn bereitgestellt. Daneben speichert z. B.  jeder Mitarbeiter dort seine Leseliste in dem er eine Vorgangsmappe anlegt und alle Dokumente, die ihm wichtig sind dorthin verknüpft.

Meine Vorgangsmappe hat z. B. folgenden Inhalt.

Diese Leseliste kann man auch im Bereich "Programme“ öffnen hinzuzufügen:

Weg:

• Vorgangsmappe Leseliste in der DMS markieren
• Rechte Maustaste „Kopieren“
• Datei Explorer öffnen und ein zentrales dauerhaftes Verzeichnis suchen bzw. anlegen. Bei uns „Y:\MSP Standard\MSP Standard Leselisten“
• Dort recht Maustaste / Neu / Verknüpfung / in den Schlitz shift/Einfügen drücken, dass sollte dann so ähnlich aussehen:

• Weiter
• Dann dort den Namen der Leseliste erfassen:

• Fertig stellen
• Dass sollte dann wie folgt aussehen:

• Dann im Arbeitsplatz unter jeweils: Mandantenübersicht / Einem / Arbeitsblatt der DMS / Einer Auftragssicht:
• Unter „Programm öffnen“ mit der rechten Maustaste:

• Dort auf den Reiter „Weitere Programm/Dateien wechseln
• Dort unten auf „Weitere Programme/Dateien aufnehmen klicken
• Im Feld „Pfad“ obige Datei „Leseliste“ auswählen Button „übernehmen“ drücken
• Danach bitte noch hier klicken:

• Hier noch folgendes einstellen:

Jetzt sollte in allen Arbeitsblättern Eure Leseliste sofort und ohne Umwege zu starten sein.

Gruß

Ralf Blum

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Hallo Herr @blum ,

meinen Sie immer noch, dass DMS, vor allem das neue DATEV DMS der richtige Ort ist, um gemeinsam genutzte Dokumente ohne Mandantenbezug sinnvoll abzulegen?

Ich frage deshalb, weil wir mit dem Gedanken spielen, eine Kanzlei-Wiki über Wordpress im Intranet aufzubauen, die gegebenenfalls auch für Mandanten zugänglich werden soll. Dort sollen Anleitungen zu allem möglichen abgelegt und schnell gefunden werden. Auch sollen die Anwender die Möglichkeit bekommen, Änderungen an den Texten vorzunehmen, die dann nach Genehmigung veröffentlicht und mitgeteilt werden.

All dies tun wir nur aus der Not heraus, weil DATEV keine einfach zu lesende Hilfe bietet. Mein Vorschlag, das Hilfesystem Lexinform und Informationsdatenbank ähnlich dem Kontenrahmen S/K/I aufzubauen, ist zwar aufgegriffen, aber "ein Termin für die Umsetzung...".

Der Filter "Kanzlei" sollte nur die Hilfen anbieten, die mit den von der Kanzlei genutzten Programmen benötigt werden

Zum einen programmbedingte Einschränkungen:

- wenn LODAS genutzt wird, dann kommen keine Hilfetexte zu Lohn und Gehalt.

Zum anderen praktische Aspekte, über die auch in der Community abgestimmt werden könnte:

- wenn wir meinen, Zahlungsverkehr sollte alle Bankumsätze abrufen, dann kommen keine Hilfetexte, wie man dies auch mit Rechnungswesen könnte

Ziel soll sein, dass nicht jeder Mitarbeiter sein eigenes Süppchen kocht, sonder dass auch bei Krankheitsvertretung gleich klar ist, wo was steht und wie was geht.

Der Filter "Mandant" sollte nur die Hilfen anbieten, die mit den Einstellungen des Mandanten in den Stammdaten benötigt werden - wenn Überschussrechner, dann kommen keine Hilfetexte zu Jahresabschluss.

Die erwähnten Mitarbeiterdeckungsbeitragsauswertungen können Sie doch beim Mitarbeiter selbst im DMS geschützt ablegen. Alle anderen Dokumente, die für alle Kanzleimitarbeiter zugänglich sein sollten, wie Kontenrahmen und wichtige Urteile gehören meines Erachtens ins Lexinform, nicht ins DMS. 

Wie gehen Sie in Ihrem System mit einem neuen Mitarbeiter oder einem Auszubildenden um? Eine Kopie der Leseliste eines bestehenden Mitarbeiters können Sie ja nicht anfertigen, da darin auch vertrauliche Dokumente wären, die nur einen Mitarbeiter betreffen.

Die Antwort können Sie gerne bei "DMS neu: Leseliste" geben

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/142