Habe auch lediglich drei laufend besetzte Arbeitsplätze. Vor Ort ist maximal nun eine Person, der Rest arbeitete von daheim via Teamviewer/Anydesk. Ist technisch auch keine große Sache.
In dieser Woche stelle ich zwei Plätze auf VPN/RDP um.
Ich habe die Kanzlei an sich bereits 2008 vollständig digitalisiert und ab 2010 mehr als 90% der Buchführungen auf Unternehmen online umgestellt, was den workflow jetzt natürlich einfach macht, weil er sich im Prinzip nicht ändert. (Will mich jetzt nicht selbst loben, nur den Status darstellen).
Vor zwei Jahren begann ich, die gesamten Jahresabschluss- und Steuerunterlagen nummeriert und aussagekräftig beschriftet, vorab, per E-Mail an die Mandanten zu übermitteln, sodass man bequem von seinem persönlichen Gerät strukturiert seinen Fall anschauen und ggf. telefonisch besprechen kann; die Variante wird verschiedentlich praktiziert. Die Printunterlagen folgen per Post.
Diese schönen, umfangreichen Mappen dienen auch noch ein wenig der "Produktpräsentation", um den Mandanten mit der Rechnung noch etwas "zum Anfassen" in die Hand zu geben.
Vor Jahren begann ich bereits die Mandanten zu befragen, ob Sie überhaupt das Runterleiern von Zahlenkolonnen (Abschlussbesprechung) wünschen, zumal wir i.d.R. engen Kontakt und laufende Beratungen zum Geschäftsverlauf vornehmen. Die Jahresabschlusswerte sind damit nicht mehr die große Überraschung.
Ernüchternd war in der Tat, dass bei den Wenigsten tatsächlich noch der Wunsch nach einer persönlichen Abschlussbesprechung bestand.
Somit setzen wir letztlich die Wünsche unserer Mandanten um, welche uns ebenso zu Gute kommen und beiden Parteien Kapazitäten sparen.
Ich nehme oft die Gelegenheit wahr, wenn jemand Geburtstag hat, ihn zur Gratulation anzurufen und dabei noch die ein oder anderen geschäftlichen Dinge zu besprechen, denn es gibt durchaus Mandate, bei denen es sonst kaum Gelegenheit zum persönlichen Gespräch gibt.
Wie gesagt, der Mandantenwunsch wird nur konsequent umgesetzt und damit auch niemand zum Kanzleibesuch genötigt.
Diesbezüglich sind die Änderungen durch Corona tatsächlich überschaubar, dürfen uns aber deshalb nicht zurücklehnen, sondern auch konsequent notwendige Hygienekonzepte umsetzen und unsere Mandanten "mit sanftem Druck" mitnehmen.
Der Publikumsverkehr hat auf Grund der Digitalisierung der Buchführungen bereits eklatant abgenommen; Steuer- und weitere Abschlussunterlagen können natürlich immer noch abgegeben oder im Briefkasten hinterlegt werden und es gibt auch andere Gelegenheiten, die eine persönliche Besprechung, insbesondere bei komplexeren, längeren Sachverhalten notwendig macht.
Am Wochenende habe ich das Mitarbeiter- und gleichwohl Empfangsbüro umstrukturiert, sodass ein Art Barriere im Vorraum errichtet wurde, über die zwar hinweggeredet werdet kann, aber der Abstand ca. 3 m zum nächsten Mitarbeiter besteht.
Der vormals freie Weg in das offene Büro an die Schreibtische wurde gerne genutzt, aber damit nun gesperrt und der Mandant kann seine Unterlagen bequem ablegen.
Bereits mit dem ersten unangekündigten Besuch hat sich die Umstellung bezahlt gemacht, weil mal wieder jemand die Maske vergessen hatte: "Bitte ablegen und raus, danke !"
Derzeit ist das Büro im Wechsel eben noch mit einer Person für Telefon oder kurzem persönlichen Kontakt besetzt.
Schade in dem Zusammenhang ist natürlich der fehlende "Flurfunk" und damit auch die soziale Komponenten eines besetzten Büros... Leider hat diese Entwicklung für den Kanzleibetrieb nicht nur positive Aspekte.
Ich sehe durch die Pandemie eine irreversible Änderungen des Kunden- bzw. des Mandantenverhaltens und damit tiefgreifende Änderungen in den Arbeitsablauf und die Struktur der Steuerkanzleien.
Die Digitalisierung wird auch in unserem Beruf einen enormen Nachdruck und Anschub erhalten und der persönliche Kontakt mit dem Mandanten, insbesondere der weniger Notwendige, wird immer mehr in den Hintergrund geraten.
Solide, kompetente und engagierte Mitarbeiter werden die Wahl ihres Arbeitsplatzes mit hoher Sicherheit auch davon abhängig machen, wie hoch die Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort ist und ich denke behaupten zu können, dass derzeit die Steuerkanzlei der Bewerber ist, nicht umgekehrt.
Der Kanzleibetrieb wird nach Corona nie wieder so, wie er davor war.
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