e-Rechnung versendet mit DATEV - und dann?

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Hallo!

Ich versende inzwischen die mit Auftragswesen erstellten Rechnungen als e-Rechnung über den DATEV-Service.

Was ich mich immer wieder frage, was passiert, wenn DATEV so eine Rechnung nicht versenden kann bzw. später eine Rückmeldung erhält, Mail war nicht zustellbar.

• weil Mail-Adresse falsch ist ...
• weil Mailserver gestört ...
• weil was auch immer ...

Es gibt Mailserver, die antworten erst nach Tagen, dass eine Mail nicht zugestellt werden konnte.

Würde ich für das Versenden meine eigene Software-Struktur einsetzen, hätte ich sowohl Kontrolle als auch Überblick.

Aktuell habe ich bei Datev den Eindruck, ich muss es glauben, weil da steht "Übermittelt am". Nur glauben gehört für mich in die Kirche oder die Politik.

Viele Grüße - Ewald

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Moin Moin,

den ausschließlich Versand über Datev Service ist schon an anderer Stelle kritisiert worden.

Aber es ist wirklich nicht falsch den Unmut noch einmal und noch einmal, gefolgt von noch einmal, ... zu kommunizieren.

Auch bei uns gab es Unmut und nicht wenig! Aber was hilft es, wenn Datev da kein Änderung auch nur ankündigt?

Bei uns war der Prozess Rechnungen damit auch zerstört. Ich habe Mecker abgekriegt (mit Entschuldigung als der erste Ärger vorbei war). Die Reaktion war und ist mir auch verständlich. Was mir nicht verständlich ist: Warum wird so etwas Starres und mit Sicherheit bei vielen Kanzleien Inkompatibles überhaupt implementiert? Dass der Admin erstmal Mecker kriegt, ist damit vorprogrammiert. Ihr schuldet mir was!

QJ

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Auch aus der DATEV.- E- Rechnungs- Plattform ist dieses Problem bekannt.
Bei meinem letzten Test gab es NULL- Rückmeldung, wenn eine ungültige Email- Adresse angegeben wird.

Es gibt genau ein Indiz, daß die Rechnung ankam: Der Kunde bezahlt die Rechnung.

Hier ist unbedingt erforderlich, daß die versendete Rechnung mit einem Zustell- Vermerk versehen wird.

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Hallo, ja, die Fragen sind berechtigt. Es gibt meines Wissens schon einen Mechanismus bei nicht zustellbaren E-Mails aufgrund falscher / nicht mehr existenter / geblacklisteter E-Mail Adressen. Die Absender werden in diesem Fall kontaktiert, allerdings erst nachgelagert (nicht unmittelbar).

Sicherlich, wenn man ausschließlich per E-Mail seine E-Rechnungen versendet, wäre man über die eigene Mailinfrastruktur wahrscheinlich besser dran. Kommen allerdings Portalzustellungen (PEPPOL, TRAFFIQX usw.) hinzu, kann das schnell mal lästig und unübersichtlich werden, gerade beim Massenversand. Dann wiederum hätte der DATEV E-Rechnungserver erhebliche Vorteile, weil dieser sich dann selbst um die Portalzustellung kümmert.

[#5 · Accepted solution]

Hallo @edtz, 

beim Versenden der E-Rechnung wird zuerst geprüft, ob die Domäne der Empfänger-E-Mail-Adresse existiert. Wenn die Domäne nicht existiert, erscheint sofort eine Programm-Meldung und die E-Rechnung kann nicht versendet werden.

Wenn die Domäne des Empfängers gültig ist, wird die E-Rechnung per E-Mail versendet. Kommt es nach dem Versenden zu einem Fehler, hängt das weitere Vorgehen davon ab, ob und an wen eine Antwort gesendet wird: Erfolgt die Antwort an die „Reply-to“-E-Mail-Adresse, erhält der Rechnungssteller direkt die Antwort. Erfolgt die Antwort an die DATEV-E-Mail-Adresse, leitet DATEV die Antwort an den Rechnungssteller weiter, sofern sich die ursprünglichen Rechnungsdaten aus der Rückmeldung ermitteln lassen. Die Rückmeldung an den Rechnungssteller kann verzögert erfolgen, je nachdem, ob die Weiterleitung automatisch oder manuell durch DATEV erfolgt.

Mögliche Fehlersituationen nach dem Versenden sind beispielsweise eine erreichte Speicherplatzgrenze des Empfänger-E-Mail-Postfachs, Systemprobleme beim Empfänger, Sicherheitsmaßnahmen beim Empfänger oder eine nichtexistierende E-Mail-Adresse.

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@Nadja_Meiner

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Ich verstehe DATEV mit dem E-Rechnungs-Portalzwang überhaupt nicht. Auch nicht das DATEV-Argument, dass zukünftig alles über Portale (PEPPOL, TRAFFIQX usw.) läuft. Abseits der Großstädte ist das ganz ferne Zukunft. Hier finden Sie noch massig Unternehmen, die immer noch in Papier arbeiten oder gerade erst mit der Digitalisierung starten.

Was diese arrogante und ignorante Vorgehensweise der DATEV bewirkt, ist eine noch größere Ablehnung der Digitalisierung und Weiterentwicklung. Geschickter wäre es doch, alle Beteiligten schrittweise mitzunehmen. 

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leitet DATEV die Antwort an den Rechnungssteller weiter, sofern sich die ursprünglichen Rechnungsdaten aus der Rückmeldung ermitteln lassen.

Den Teilsatz müssten Sie für mich bitte aufschlüsseln.

Die Empfängeradresse ist auf jeden Fall bekannt, die Empfängeradresse kann ggf. von mehreren Steuerberatern/Rechtsanwälten/Wirtschaftsprüfern als Empfänger hinterlegt sein.

Nur in diesem Fall kann ich mir erklären warum eine direkte Zuordnung an den versendenden Steuerberater/Rechtsanwalt/Wirtschaftsprüfer nicht  erfolgen kann.

Selbst dann könnten Alle benachrichtigt werden, dass ggf. eine von Ihnen versendete Rechnung an "Empfänger XYZ" nicht zugestellt werden konnte.

Oder man spart sich den ganzen Hick Hack und macht die Angabe einer Reply-to-Adresse zur Pflichtangabe.

Gedankensprung:

Man darf im LODAS Adressdaten von AN der Mandanten nicht frei erfassen und muss Fehler in der Kontrolldatenbank der Post melden.

Hier wird eine eigentliche Pflichtangabe zum "Kann" erklärt und im Hintergrund ggf. manueller Aufwand getrieben um dieses Versäumnis auszugleichen....

Man nenne mich pingelig oder einen Korintensch.... aber viel weiter auseinander kann die Einstellung zu Pflichtangaben innerhalb eines Softwarehauses nicht auseinander liegen.

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Hallo @Nadja_Meiner ,

vielen Dank für die Aufklärung. Das sollte dann so funktionieren, als hätte man die Mail selbst verschickt. Ich weiß aus Erfahrung auch, dass jeder Freiheitsgrad im Mailverkehr vom empfangenden Mailserver falsch- oder auch missinterpretiert behandelt werden kann. Aber in der Regel sollte es so wie von Ihnen beschrieben funktionieren und ist für mich in jeden Fall gut einsetzbar.

Hallo Forum,

ich verstehe zwar die allgemeinen Vorbehalte gegen das DATEV-Portal. Mich stört es nicht, dass unsere Rechnungsmails von "Dritter"-Seite in unserem Namen kommen.  Das ist heutzutage völlig in Ordnung und auch völlig normal.

Gut an der Datev-Lösung ist, dass die Gestaltung der eigentlich DATEV-Mail so ausgelegt ist, dass selbst empfindlichste SPAM-Filter die "DATEV-Rechnungsmail" nicht als SPAM identifizieren würden. Daher dürfte in der Regel die Mail immer die erste Hürde in der Email-Kommunikationskette schaffen, nämlich dass der empfangende Mailserver die Annahme der Nachricht überhaupt zulässt und falls er die Annahme nicht verweigert, sie nicht als SPAM vorkennzeichnet. 

Wie dann der Mailclient des Empfängers die Mail weiterbehandelt oder ob es den Empfänger in eine Daseins-Krise stürzt, da er normalerweise, zumindest beim ersten Mal keine Rechnungen von DATEV bekommt ... ja da mag es dann das eine oder andere Missverständnis geben können ... aber wenn er die Mail wirklich liest, klärt sich alles. Lesen, bildet!

Wir arbeiten jetzt erstmal mit dieser unkomplizierten Lösung und schauen, was die Zukunft bringt. Und bis jetzt haben wir unser Geld bekommen.

Viele Grüße - Ewald

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Hallo nochmal, ich verstehe allerdings nicht, dass DATEV die Rechnungsersteller in einen Zwang versetzt hinsichtlich einer Portalzustellung. Es sind doch die Rechnungsempfänger, die ihren Rechnungserstellern diese Zwänge auferlegen. DATEV versucht doch nur, diese Dinge abzubilden. Sorry, aber ich kann da keine arrogante und ignorante Vorgehensweise erkennen.

Ich verstehe auch nicht, was Portale mit Großstädten zu tun haben sollen. Wenn ein Handwerker vom Land eine Leistung für eine Behörde erbringt und die Behörde verlangt eine E-Rechnung über eine Portalzustellung, dann kann sich der Handwerker 5 mal im Kreis drehen - zustellen muss er diese E-Rechnung trotzdem wie gefordert.

Sicherlich - es gibt noch viele Unternehmen, die mit Papierrechnungen arbeiten. Aber wir reden hier von E-Rechnungen, d.h. unter bestimmten Umständen ist eine E-Rechnung Pflicht. In diesem Fall ist man schon mitten in der Digitalisierung drin und das Papier zählt dann leider nicht mehr.

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Lesen, bildet!

100 % korrekt.

Lese ich einen individualisierten Mailtext meines Steuerberaters, lese ich seine Domain bildet dies eine gewisse Bindung.

Spätestens wenn Mandanten von mehreren Empfängern Rechnungen durch DATEV übermittelt bekommen geht es drunter und drüber.

Tiefbauleistungen -->      Abteilung Tiefbau

Elektroleistungen -->       Abteilung Elektro

Baustelleneinrichtung --> Abteilung für Bauplanung

....

alle Zulieferer, Subunternehmer, Spediteure, Leihgerätefirmen,..... schicken Ihre Rechnungen nun unter  ....(at)datev-quatsch.de. Zuvor wurden die Rechnungen je nach Absender automatisch von invoice@musterbauunternehmer

an die Abteilungen und die Buchhaltung weitergeleitet. Die 10 % Fehlerquote wurden manuell ein zweites Mal an den zuständigen weitergeleitet.

Den Kuddelmuddel möchte ich nicht managen wollen.

Das ist ein rein fiktiver Fall nur mit dem Zwang zur DATEV domain wird auch massiv in bestehende Prozesse eingegriffen. Mit welchem Recht? Das Recht des Stärkeren? irgendwie nicht genossenschaftlich....

Wir haben Mandanten welche Leistungen für nicht EU Empfänger erbringen. Erklären Sie mal einem philippinischem Kunden warum Ihre Rechnungen jetzt nicht mehr von Ihnen kommt.

Das Scheinargument, dass der Philippiner keine E-Rechnung braucht lasse ich nicht gelten. --> Ein Prozess zur Rechnungslegung. Keine Sonderlocken egal ob Privatperson, EU-Empfänger, Drittland-Empfänger,.... --> Zugferd 2.X und fertig.

[#11]

Hallo, sorry, aber das ist in meinen Augen übertrieben dargestellt. Die E-Mail, die durch den DATEV E-Rechnungsserver an den Empfänger gelangt, ist keineswegs übergeneralisiert, sondern nach wie vor bezüglich der Inhalte ausreichend individuell:

• Im Betreff steht der Absender Ansprechpartner
• In der Absender E-Mail steht (neben dem Zusatz, dass von Datev versendet) ebenfalls der Absender Ansprechpartner
• Im E-Mail Text stehen Informationen zur Rückfragen. Hier bezieht man sich auf die Absender E-Mail Adresse, die der Ersteller beim Speichern einer E-Rechnung hinterlegen muss
• Im E-Mail Text steht die komplette Anschrift / Adresse des Erstellers

Wie viele Absender Informationen braucht es denn noch? Eine Weiterleitung / Anwendung von Outlook Regeln ist auch mit diesen E-Mails problemlos möglich.

Gegenfrage: Wenn Sie eine E-Mail von "noreply@MeineFirma.de" bekommen, stellen Sie doch auch nicht den Inhalt der E-Mail sofort in Frage, nur weil die E-Mail von einem für Sie unbekannten Absender stammt, auf den man nicht einmal antworten kann.

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Hallo!

Hier mal anschaulich eine nachträglich "rot-anonymisierte" Rechnung, aber ich denke jeder weiß was, wie gemeint ist.

Ach ja übrigens, es ist sogar ein gültiges S-MIME Zerfikat beinhaltet, vorbildlich korrekt und bietet sogar zusätzlich Sicherheit für die großen "Hasenfüße"!

Da bleibt eigentlich nur noch eine Frage an DATEV, kann man auch verschlüsselte Nachrichten mit Rechnungen versenden? Das kann jetzt sogar schon DHL und die Post. S-MIME  Verschlüsselung das wäre noch ein zusätzlicher Nutzen und sollte eigentlich heute schon bei allem Offiziellen Standard sein.

Viele Grüße Ewald

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Hallo nochmal, der Teilsatz richtet sich doch an den Absender (Rechnungsersteller), nicht an den Empfänger.

In gewisser Weise ist die Reply-To- E-Mail Adresse sogar Pflicht, sie wird in Auftragswesen (Mittelstand faktura) bei den Informationen zum Absender erfasst und ist ein Pflichtfeld. Aber es gibt derzeit noch eine Schwachstelle:
Wenn man dort eine ungültige E-Mail Adresse einträgt, dann scheitert auch die o.g. Rückzustellung an die Reply-To-Adresse. Das war glaub ich damit gemeint.

In diesem Fall wird dann die E-Mail wieder zurück an DATEV gesendet und (wahrscheinlich) manuell untersucht und der Absender informiert. Wäre mal ein Verbesserungsvorschlag, dass man auch die Gültigkeit der Absender E-Mail Adresse prüft (zumindest ob die Domain existiert), ehe man die E-Rechnung auf die Reise schickt.

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sondern nach wie vor bezüglich der Inhalte ausreichend individuell:

Darüber kann man streiten. Lassen wir aber lieber.

Wie viele Absender Informationen braucht es denn noch? Eine Weiterleitung / Anwendung von Outlook Regeln ist auch mit diesen E-Mails problemlos möglich.

Richtig. Und wer pflegt den ganzen Raffel nach?

noreply@MeineFirma.de

da weiß ich aber auch ob ich bei @meinefirma.de was bestellt habe.

Unsere Rechnung wird dann einfach eine unter vielen. @datev.de als Absender domain geht gar nicht. Das verkrüppelte "Design" der E-Rechnung erwähne ich besser mal nicht.

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Anderen Anbietern gelingt es, die relevante Rechnungsinformation in den Body zu packen.
Somit müßte der Mandant die Monatsrechnung nicht öffnen, wenn der übliche Betrag abgerechnet wird.

Wer öffnet schon seine monatliche Telekom- Rechnung, wenn der übliche Betrag berechnet wird?

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Wenn man diese oder auch andere Diskussionen bzgl. der E-Rechnung verfolgt, dann stelle ich zumindest immer wieder fest, dass sich jeder Betroffene erst noch mit diesem gesamten Thema "anfreunden" muss.

Ich denke, dass die Zeiten, in der man eine personalisierte, ansprechend designte und der corporate identity entsprechende Rechnung des Erstellers in den Händen hält, leider bald vorbei sein werden. Für viele Leistende war das sozusagen das Tüpfelchen auf dem "i", die Krönung einer erbrachten Leistung oder des erfolgreichen Verkaufs von Artikeln. In solchen Rechnungen bekommt man gleich noch das Leistungsportfolio des Unternehmens und die besten Wünsche mitgeteilt, um es vielleicht etwas überspitzt darzustellen.

Was uns allen mit der Einführung der E-Rechnung ereilt, sind einfach nur nackte Zahlen und strukturierte Daten. Gerade bei einer XRechnung, in der es auch keinen Sichtbeleg mehr gibt. D.h. einfach gesagt, dass jede Rechnung gleich aussieht, egal welches Unternehmen diese Rechnung erstellt. Man kann es sich wie einen Kontoauszug vorstellen, der stupide einfach nur Verwendungszweck, Kontoinhaber und Betrag zeigt. Die Personalisierung einer Rechnung rutscht total in den Hintergrund und ist auch gar nicht mehr möglich. Dazu zähle ich auch z.B. welches Stück "Software" die E-Rechnung zustellt oder wie evtl. der Text einer E-Mail aussieht, der diese E-Rechnung als Anlage beinhaltet.

Der einzige Vorteil, den ich bei Ersteller und Empfänger sehe, ist ein riesiges Potenzial, diese strukturierten Daten nahezu automatisiert verarbeiten zu können. Und natürlich gibt es einen riesigen Vorteil für den Staat, der dann ab 2028 unter dem Decknamen "VIDA" alle E-Rechnungen vorab zugesendet bekommt und diese auch verarbeitet, ehe diese zum Empfänger gelangen. Spätestens dann hat die Rechnung nur noch den Charme eines Kontoauszuges.

Aber gut, das sind meine Gedanken dazu. Vielleicht findet sich der ein oder andere dort auch wieder.

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Ich denke, dass die Zeiten, in der man eine personalisierte, ansprechend designte und der corporate identity entsprechende Rechnung des Erstellers in den Händen hält, leider bald vorbei sein werden. Für viele Leistende war das sozusagen das Tüpfelchen auf dem "i", die Krönung einer erbrachten Leistung oder des erfolgreichen Verkaufs von Artikeln. In solchen Rechnungen bekommt man gleich noch das Leistungsportfolio des Unternehmens und die besten Wünsche mitgeteilt, um es vielleicht etwas überspitzt darzustellen.

🤣Sorry selten solchen Blödsinn gelesen.

Wir haben Mandanten mit gut gestalteten Sichtkomponenten Ihrer Zugpferd Rechnungen. Wenn man da eine alte von Vor der Umstellung auf nach der Umstellung nebeneinander legt--> Facelift beim Golf ist auffälliger als die Nuancen welche sich da ergeben haben.

Rückmeldung von deren Drittland Kunden? "Warum das neue Fomat?/wir hatten eine Fehlermeldung das PDF wird uns aber angezeigt/...." wenn es denn überhaupt eine Rückmeldung gab.

Gut Drittland Kunden wird die DATEV auf absehbare Zeit selber nicht haben. Deswegen wird das in Nürnberg vielleicht vergessen.

Der einzige Vorteil, den ich bei Ersteller und Empfänger sehe, ist ein riesiges Potenzial, diese strukturierten Daten nahezu automatisiert verarbeiten zu können. Und natürlich gibt es einen riesigen Vorteil für den Staat, der dann ab 2028 unter dem Decknamen "VIDA" alle E-Rechnungen vorab zugesendet bekommt und diese auch verarbeitet, ehe diese zum Empfänger gelangen. Spätestens dann hat die Rechnung nur noch den Charme eines Kontoauszuges.

Aber gut, das sind meine Gedanken dazu. Vielleicht findet sich der ein oder andere dort auch wieder.

Die Vorteile der strukturierten Daten sehe ich ein zu eins wie Sie.

Nur warum kann ich nicht beides haben? Corporate Identity und strukturierte Daten?

Zugferd gibt das her. Nur in Nürnberg ist man zu borniert das zu erkennen.

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Also gut, lassen wir das mal so stehen. Aber fakt ist, dass Sie immer noch der DATEV die Schuld geben...für eigentlich was genau??? Nochmal: Der Empfänger entscheidet, was er für ein Format haben will, nicht DATEV. Wird im Auftragswesen keine Leitweg-ID angegeben, dann entsteht doch immer ein ZUGFeRD 2.0. Die PDF Dateien haben den PDF/A-3b Standard, sind gut komprimiert und auch mit jedem PDF Reader lesbar.

Dass es überhaupt zu der E-Rechnungspflicht gekommen ist, ist Sache des Bundes bzw. der EU, auch nicht eine Idee von DATEV.

Ja, die Sache mit der Absender Adresse von DATEV bei der Zustellung, ok. Aber das wars dann auch schon, eine Spitzfindigkeit meines Erachtens. Muss jeder selbst entscheiden, wieviel wert einem das ist.

Wenn dann immer mehr Rechnungsempfänger ihre Rechnungen in Portalen zugestellt bekommen wollen (auch keine Erfindung von DATEV), dann viel Freude beim manuellen Upload einer jeden Rechnung ins Portal.

Ich bleibe trotzdem dabei: Die Bedeutung einer personalisierten Rechnung, so wie man sie heute kennt, wird über die nächsten Jahre abnehmen. Aber gut, ist nur meine Meinung...

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...für eigentlich was genau???

- Unter eigener Domain versenden nicht möglich

- eigenes Layout /Corporate Identity nicht möglich

- Sichtkomponenten Design der Zugferd Rechnungen als Ergebnis eines Wettbewerbs unter Sonderschulen.

Strukturierte Daten? JA BITTE unbedingt.

Zu den Bedingungen? Nein Danke

Dass es überhaupt zu der E-Rechnungspflicht gekommen ist, ist Sache des Bundes bzw. der EU, auch nicht eine Idee von DATEV.

@da_ron Danke für meinen Erkenntnisgewinn. 🙄

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Nochmal: Der Empfänger entscheidet, was er für ein Format haben will, nicht DATEV.

Ich bin der Meinung, der Rechnungssteller entscheidet, welches Format er wählt.

Gerade bei der Sichtkomponente wird er sich an den Anforderungen und Wünschen seiner Kunden orientieren.

Wenn die Kunden mit E- Rechnungen nichts anfangen können oder möchten, dann ist es der dringende Wunsch des Rechnungserstellers, daß die Sichtkomponente der E- Rechnung optisch genau dem entspricht, was die Kunden seit Jahren kennen und akzeptiert haben. Warum das Rad auch doppelt erfinden? 

OK, wenn gewisse Dinge hart verschweißt sind, wie der MwSt- Satz, dann könnte man das überarbeiten, aber nicht  alles ohne Grund komplett neu entwickeln..

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Hallo @Nadja_Meiner 

ich hoffe doch, dass hier das System von DATEV noch etwas präziser arbeitet. Tatsächlich können ja bei der Übermittlung von Nachrichten per SMTP Protokoll zu jedem Zeitpunkt die unterschiedlichsten Fehler auftreten. Fehler, die unmittelbar bei der Übermittlung schon signalisiert werden, werden ja nur dem sendenden DATEV SMTP Server mitgeteilt. Hier muss zwingend eine Meldung an den Rechnungsversender erfolgen. Fehler, die durch einen Fehlerbericht des empfangenden Systems an das sendende System signalisiert werden, werden in den allermeisten Fällen die Message-ID des Absenders im Header enthalten und sollten durch DATEV auch zu 99,9% identifizierbar sein. Auch hier hoffe ich, dass die Entwickler diese Edge-Cases alle im Blick hatten und im Rahmen der Qualitätssicherung auch getestet haben (in der spärlichen Dokumentation findet sich dazu leider nichts). 

Die wirklich schwierigen Fälle werden die sein, wo der Empfänger der Nachricht diese zwar technisch fehlerfrei empfängt, dann jedoch mit einem Autoresponder (z.B. Abwesenheitsnachricht) darauf reagiert. Diese Fälle sind quasi unvorhersehbar aber für einen funktionierenden Workflow zu beachten. Da gruselt es mich schon, wenn Sie hier schreiben, dass Fälle ggf. "manuell" bearbeitet werden müssen. Dazu bin ich zu lange im IT-Geschäft um da daran glauben zu können, dass das dann noch in größeren Maßstäben funktionieren wird.

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@olafbietz Es spricht ja eigentlich auch logisch nichts dagegen, den Versand per e-Mail weiterhin wie bisher laufen zu lassen und nur das Routing über Portale bei Bedarf über die DATEV-Plattform zu organisieren. Welche entwicklungs-technischen Probleme das mitsich bringt, können nur die DATEV-Entwickler beantworten aber lösbar ist das Thema sicherlich.