Digitale Belege - unerschwinglich für kleine Kanzleien?

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Hallo Zusammen,

momentan "streiten" meine Chefin, unser Admin und ich über das Thema digitale Belege. Was ist mein Ziel? Ich möchte die Belege der Mandanten einscannen (bzw. teilweise werden die bereits per E-Mail geschickt) und dann in Datev Rechnungswesen über das digitale Belegbuchen verarbeiten. Im besten Fall ist der Beleg dann mit der Buchung verknüpft. Da die Verknüpfung (anscheinend) nicht lokal passiert, sondern über das Rechenzentrum läuft stellt sich natürlich unweigerlich die Frage nach den Kosten für die Speicherung der Belege. Die einhellige Meinung hier ist, es sei zu teuer. Unternehmen online ist keine Option, da hier Kosten für die Mandanten entstehen, die sie nicht bereit sind zu zahlen. Wie seht ihr das? Wir sind eine recht kleine Kanzlei mit eher so mittelständischen Mandanten. Lohnt sich das wirklich nicht? Müssen kleinere Kanzleien tatsächlich weiterhin mit Ordnern und Papier und so weiter rumhantieren? Irgendwie glaube ich das nicht.

Ich bedanke mich schon mal recht herzlich für Eure Rückmeldungen.

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Wenn ihr die Belege selbst einscannt bzw. in Unternehmen online hochladen wollt entstehen lediglich Kosten im niedrigen einstelligen Bereich pro angelegten Mandantenbestand in DUO pro Monat.

Ob ihr diese selbst tragen wollt oder weiterberechnet bleibt eure Sache. Man kann hier aber überlegen die Kosten selbst zu tragen, da man durch das digitale Belegbuchen Zeit spart (OCR Erkennung) und auch bei den Jahresabschlüssen effektiver arbeitet, da man alle Belege jederzeit "griffbereit" hat.  

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Ich kann mir nicht vorstellen, daß Sie derart schlechte Honorarvereinbarungen getroffen haben, daß ein Betrag im niedrigen, einstelligen Eurobereich pro Monat bzw. unter 50 Euro pro Jahr den Komfortgewinn und die Zeitersparnis in der Bearbeitung nicht rechtfertigen würde.

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Das kann ich nicht nachvollziehen. Wenn die Kanzlei die Belege digitalisiert, entstehen mtl. Kosten für Belege online.

Wenn der Mandant dies machen soll, kommen mtl. Kosten für DUO dazu. Dies ist unabhängig von der Kanzleigröße.

Jetzt gibt es unterschiedliche Ansätze, mit den Kosten umzugehen. In meiner letzten Kanzlei haben wir die Kosten weiterberechnet, in meiner jetzigen tragen zum größten Teil wir die Kosten, da sich gerade für die Kanzlei auch erhebliche Zeitersparnisse ergeben.

Bei kleinen Mandanten kann man überlegen, statt DUO beim Mandanten Lexoffice einzusetzen und dann die Belege über Onlineschnittstellen in Belege Online transferieren zu lassen.

Auch bei meiner letzten Kanzlei, wo wir die Kosten weiterbelastet haben, war das bei den Mandanten (auch kleineren) kein Thema, weil wir den Mandanten Wege aufgezeigt haben, die auch Vorteile für den Mandanten gebracht haben, die die Kosten auf jeden Fall rechtfertigen.

Wenn Sie die Kosten für die Hardware meinen, gibt es ja auch dort Lösungen, die nicht kostenintensiv sind.

Aber selbst wenn man z.B. die Scannerbox mietet, lohnt sich das auch für kleinere Kanzleien, da auf Dauer die Bearbeitungszeit für die Fibu in der Kanzlei sinkt und man dadurch diese Kosten wieder hereinholt.

@mick @andrereissig Ich fürchte, die Preisangaben werden bald von DATEV gelöscht werden.

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@wwinkelhausen  schrieb:

@mick @andrereissig Ich fürchte, die Preisangaben werden bald von DATEV gelöscht werden.

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Ich denke, das ist okay, da DATEV die Preise hier selbst direkt ungeschützt veröffentlicht:

DATEV Unternehmen online - Software im Shop bestellen

Ich habe die Angaben aber trotzdem mal etwas "verallgemeinert".

@sternenreiterin : Oder anders: Wenn Sie einen durchschnittlichen Stundenlohn von 100 Euro berechnen, lohnt es sich, sobald Sie zweieinhalb Minuten pro Stunde einsparen.

Selbst wenn das digitale Buchen genauso lange dauert wie die Bearbeitung des Papiers, holen Sie das spätestens im Jahresabschluss oder in der BP raus.

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Ich habe die Angaben aber trotzdem mal etwas "verallgemeinert".

Dito. Danke.

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@sternenreiterin  schrieb:

Hallo Zusammen,

momentan "streiten" meine Chefin, unser Admin und ich über das Thema digitale Belege. Was ist mein Ziel? Ich möchte die Belege der Mandanten einscannen (bzw. teilweise werden die bereits per E-Mail geschickt) und dann in Datev Rechnungswesen über das digitale Belegbuchen verarbeiten. Im besten Fall ist der Beleg dann mit der Buchung verknüpft. Da die Verknüpfung (anscheinend) nicht lokal passiert, sondern über das Rechenzentrum läuft stellt sich natürlich unweigerlich die Frage nach den Kosten für die Speicherung der Belege. Die einhellige Meinung hier ist, es sei zu teuer. Unternehmen online ist keine Option, da hier Kosten für die Mandanten entstehen, die sie nicht bereit sind zu zahlen. Wie seht ihr das? Wir sind eine recht kleine Kanzlei mit eher so mittelständischen Mandanten. Lohnt sich das wirklich nicht? Müssen kleinere Kanzleien tatsächlich weiterhin mit Ordnern und Papier und so weiter rumhantieren? Irgendwie glaube ich das nicht.

Ich bedanke mich schon mal recht herzlich für Eure Rückmeldungen.

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Bei ganz kleinen Mandanten können die Belege auch in der Dokumentanablage/DMS gespeichert werden und dann ganz normal über digitale Belege gebucht werden.

Beim Buchen dann in den Eigenschaften die Quelle ändern:

Dann entstehen keine Kosten für Belege-Online.

Nachteil: Die Dokumentenablage wird voll, ein Export für das FA ist m.E. auch nicht möglich.

Wir nutzen dass auch bei "Papiermandanten", um Belege für Zugänge Anlagevermögen, Bankbestand 31.12. usw. anzuhängen.

Meine Meinung ist, digitale Belege usw. sind sinnvoll, es muss aber im Ablauf der FiBu Vorteile bringen. Nur scannen, damit alles digital ist, macht keinen Sinn, wenn dadurch ein höherer Zeitaufwand entsteht.

Auch das Argument, dass der JA schneller geht, teile ich nur bedingt, da man sich im JA eh nur größere Belege noch mal ansieht, aber i.d.R. keine kleinen Quittungen.

Scannen sollte i.d.R. der Mandant. Für den bringt das aber nur Vorteile, wenn er auch mit DUO oder Lexoffice gleich die offenen Posten überwacht und überweist. Ansetzen muss man eine Stufe eher beim Mandanten und dort den Ablauf vom Rechnungseingang, OPOS-Überwachung, Ablage usw. prüfen und optimieren.

Wir haben auch Mandante, die noch ganz klassisch die Belege vorbeibringen, wenn man dann die Bank elektronisch bucht, passt das auch.

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Bei ganz kleinen Mandanten können die Belege auch in der Dokumentanablage/DMS gespeichert werden und dann ganz normal über digitale Belege gebucht werden.

Beim Buchen dann in den Eigenschaften die Quelle ändern:

Dann entstehen keine Kosten für Belege-Online.

Nachteil: Die Dokumentenablage wird voll, ein Export für das FA ist m.E. auch nicht möglich.

Ja, ich denke darüber wollte ich arbeiten - hier wird aber der Speicherplatz begrenzt sein oder? Haben Sie da ggf. eine Zahl zur Hand, über wieviel GB oder TB wir da sprechen? Und ist das tatsächlich kostenlos? Die Dokumente werden dann doch bei Datev im Rechenzentrum gespeichert bzw. die digitale Belegbearbeitung läuft über das Rechenzentrum oder habe ich da einen Gedankenfehler?

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@sternenreiterin  schrieb:

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Ja, ich denke darüber wollte ich arbeiten - hier wird aber der Speicherplatz begrenzt sein oder? Haben Sie da ggf. eine Zahl zur Hand, über wieviel GB oder TB wir da sprechen? Und ist das tatsächlich kostenlos? Die Dokumente werden dann doch bei Datev im Rechenzentrum gespeichert bzw. die digitale Belegbearbeitung läuft über das Rechenzentrum oder habe ich da einen Gedankenfehler?

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Die Belege werden über diese Variante nicht im RZ gespeichert, es entstehen keine Kosten für das RZ/Belege-Online.

Ein Export für das FA geht mit Belegen aber nicht. Je nachdem, wo der DATEV-Server steht (lokal/Cloud), wird dort der Speicher voller...

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@sternenreiterin schrieb:

hier wird aber der Speicherplatz begrenzt sein oder? Haben Sie da ggf. eine Zahl zur Hand, über wieviel GB oder TB wir da sprechen? Und ist das tatsächlich kostenlos?

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Speicherplatz ist nie begrenzt. Ab und zu muss man nur Münzen 💵 nachwerfen. Als Anhaltspunkt: MyDATEV Dokumentenspeichervolumen

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@mick  schrieb:

Wenn ihr die Belege selbst einscannt bzw. in Unternehmen online hochladen wollt entstehen lediglich Kosten im niedrigen einstelligen Bereich pro angelegten Mandantenbestand in DUO pro Monat.

Ob ihr diese selbst tragen wollt oder weiterberechnet bleibt eure Sache. Man kann hier aber überlegen die Kosten selbst zu tragen, da man durch das digitale Belegbuchen Zeit spart (OCR Erkennung) und auch bei den Jahresabschlüssen effektiver arbeitet, da man alle Belege jederzeit "griffbereit" hat.  

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ok, die Kosten für Unternehmen Online kenne ich, ich glaube diese zu übernehmen wäre tatsächlich keine große Hürde. Aber der Speicherplatz bei Datev für die Belege kostet ja auch - in welchem Kostenrahmen bewegen wir uns da so grob? Also pro Gb, Tb, wie auch immer. Ich muss Argumente sammeln damit ich das hier endlich durchkriege im Büro 😅

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@sternenreiterin  schrieb:

ok, die Kosten für Unternehmen Online kenne ich, ich glaube diese zu übernehmen wäre tatsächlich keine große Hürde. Aber der Speicherplatz bei Datev für die Belege kostet ja auch - in welchem Kostenrahmen bewegen wir uns da so grob? Also pro Gb, Tb, wie auch immer. Ich muss Argumente sammeln damit ich das hier endlich durchkriege im Büro 😅

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Wie bereits oben erwähnt und auf der DATEV-Seite verlinkt, kostet der Belege Online-Bestand pro Mandant 3,65 Euro.

Wieviel Speicher Sie hier verfügbar haben, hängt kanzleispezifisch von Ihrem individuellen Datenvolumen ab. Siehe hier:

Informationen zu MyDATEV Dokumentenspeichervolumen - DATEV Hilfe-Center

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@guenther  schrieb:

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Die Belege werden über diese Variante nicht im RZ gespeichert, es entstehen keine Kosten für das RZ/Belege-Online.

Ein Export für das FA geht mit Belegen aber nicht. Je nachdem, wo der DATEV-Server steht (lokal/Cloud), wird dort der Speicher voller...

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ok, danke sehr - sind die Belege dann auch mit den einzelnen Buchungen verknüpf- und aufrufbar oder ginge das nur bei der Variante über das Rechenzentrum?

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@sternenreiterin  schrieb:

ok, danke sehr - sind die Belege dann auch mit den einzelnen Buchungen verknüpf- und aufrufbar oder ginge das nur bei der Variante über das Rechenzentrum?

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Das ist genau der Sinn der Sache. Digitale Belege ohne Rechenzentrum.

Die Belege liegen lokal bei Ihnen und sind mit der Buchung verknüpft.

Siehe hier:

Digitales Belegbuchen: Belege im Programm Dokumentenablage oder DATEV DMS ... - DATEV Hilfe-Center

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@andrereissig  schrieb:

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@sternenreiterin  schrieb:

ok, danke sehr - sind die Belege dann auch mit den einzelnen Buchungen verknüpf- und aufrufbar oder ginge das nur bei der Variante über das Rechenzentrum?

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Das ist genau der Sinn der Sache. Digitale Belege ohne Rechenzentrum.

Die Belege liegen lokal bei Ihnen und sind mit der Buchung verknüpft.

Siehe hier:

Digitales Belegbuchen: Belege im Programm Dokumentenablage oder DATEV DMS ... - DATEV Hilfe-Center

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Perfekt, danke sehr! 

Auch vielen Dank an alle anderen, ihr habt mir sehr geholfen! 😍

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Vielleicht nochmal zur Übersicht:

Variante A:

Echtes Unternehmen Online mit digitalen Belegen im RZ und Zugriff für den Mandanten:
-> 11,00 Euro für den DUO-Vertrag

-> 3,65 Euro für den Belege Online-Bestand

Variante B:

Digitale Belege im RZ aber nur für die Kanzlei, aber kein Zugriff für Mandant:

-> 3,65 Euro für den Belege Online Bestand

Variante C:

Digitale Belege in DMS/Dokumentenablage, kein Zugriff für Mandant

-> Stückkosten, die Sie kalkulatorisch Ihrem lokalen Speicher zuweisen

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@andrereissig schrieb:

Variante C:

Digitale Belege in DMS/Dokumentenablage, kein Zugriff für Mandant

-> Stückkosten, die Sie kalkulatorisch Ihrem lokalen Speicher zuweisen

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Bloß blöd, wenn Mandanten gehen und kommen, weil man dann keine Belege / keine Historie hat, weil man kaum alle Belege aus dem DMS exportiert und wieder importiert, weil dann alle Verknüpfungen bei einem Beraterwechsel hinfällig sind und je nach Mandant am Ende noch Speicher nachgeschoben werden muss, den die Kanzlei im PARTNERasp/DATEVasp/SmartIT teuer einkaufen muss. 

Lohnt nur, wenn es eine Hand voll Belege im Monat sind. Andernfalls würde ich so nie arbeiten wollen. 

Zumal dann das Mandat gar keine Möglichkeit in Auswertungen Rechnungswesen hat, sich Buchungen mit Belegen anzuschauen, wenn es denn will. 

Immer dran denken: Mandanten zahlen unsere Party 😉.

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Ja, aber wenn sie eine Party mit Luftballons haben möchten, müssen sie die Luftballons auch bezahlen, ansonsten gibt es halt nur Party. 😉

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Hallo,

die Diskussion haben wir auch hinter uns. Auch wenn die Kanzlei nicht so klein ist. Meine Meinung ist, auch die analoge Einreichung von Belegen kostet Geld (Treibstoff, Zeit, Porto). Und nach der Umstellung merkt man auch, daß man neue Mandanten erhält, denen die Digitalisierung wichtig ist. So vermeidet man die Überalterung der Mandatsstruktur. Die Bestandsmandanten haben fast komplett mitgezogen, entweder scannen die selber oder wir. 

Wir zahlen die Speichergebühr im RZ, die Kosten für UO für Selbstscanner tragen die Mandanten. Letztlich ist das aber egal, auch wenn andere Berater evtl die 11 EUR UO Gebühr übernehmen, wird dies wohl über die Kostenkalkulation  oder Zehntelsätze weiterbelastet. "Schenken" tut dem Mandanten niemand was,  alles andere ist Verschleierungstaktik. 🙂

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Im Grunde geht es doch darum, dass beide Seiten (Berater und Mandant) Vorteile davon haben.

Wenn es um die Mandantenseite geht, die die Kosten für Unternehmen Online bezahlen soll, gebe ich gerne diese Argumente raus:

OK, sie bezahlen pro Monat ca. 20-50,- (je nachdem...) mehr, aber:

- Sie/ Ihre Mitarbeiter müssen keinen Belegordner vorbereiten

- Sie/ Ihre Mitarbeiter müssen hierfür keine Belege kopieren, weil man die Übersicht über aktuelle offene Posten im Unternehmen verständlicherweise nicht verlieren will, weil die Originalbelege beim Steuerberater sind

Sie sparen dadurch Kopierkosten, Tonerkosten, Mitarbeiterkosten (weil die Mitarbeiter was sinnvolles in der Zeit machen können)

- Wenn ab und zu mal ein Beleg gesucht wird. Kann man den StB anrufen, der geht in die Buchhaltung rein, sucht nach der Buchung, klickt auf Export, und kann den Beleg innerhalb von kürzester Zeit dem Mandanten mailen. Ist klasse, sollte aber natürlich nicht 5x pro Woche passieren... 😉

Für das Steuerbüro ist ganz klar der Vorteil, dass man OCR Erkennungen nutzen kann und ggfls. direkt mit der Software des Mandanten verbinden kann, welche die Belege sowieso schon zur Verfügung hat (insbesondere die Ausgangsrechnungen).

Tip: Wir haben damit mal ganz klein angefangen und ein paar wenige "willige" Mandanten angesprochen, ob die nicht mal neue digitale Wege gehen wollen. Wenn man dann nach ein paar Monaten die technischen Kniffe raushat, kann man das ja ausbauen.

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@mehrkaffee  schrieb:

Im Grunde geht es doch darum, dass beide Seiten (Berater und Mandant) Vorteile davon haben.

Wenn es um die Mandantenseite geht, die die Kosten für Unternehmen Online bezahlen soll, gebe ich gerne diese Argumente raus:

OK, sie bezahlen pro Monat ca. 20-50,- (je nachdem...) mehr, aber:

- Sie/ Ihre Mitarbeiter müssen keinen Belegordner vorbereiten

- Sie/ Ihre Mitarbeiter müssen hierfür keine Belege kopieren, weil man die Übersicht über aktuelle offene Posten im Unternehmen verständlicherweise nicht verlieren will, weil die Originalbelege beim Steuerberater sind

Sie sparen dadurch Kopierkosten, Tonerkosten, Mitarbeiterkosten (weil die Mitarbeiter was sinnvolles in der Zeit machen können)

- Wenn ab und zu mal ein Beleg gesucht wird. Kann man den StB anrufen, der geht in die Buchhaltung rein, sucht nach der Buchung, klickt auf Export, und kann den Beleg innerhalb von kürzester Zeit dem Mandanten mailen. Ist klasse, sollte aber natürlich nicht 5x pro Woche passieren... 😉

Für das Steuerbüro ist ganz klar der Vorteil, dass man OCR Erkennungen nutzen kann und ggfls. direkt mit der Software des Mandanten verbinden kann, welche die Belege sowieso schon zur Verfügung hat (insbesondere die Ausgangsrechnungen).

Tip: Wir haben damit mal ganz klein angefangen und ein paar wenige "willige" Mandanten angesprochen, ob die nicht mal neue digitale Wege gehen wollen. Wenn man dann nach ein paar Monaten die technischen Kniffe raushat, kann man das ja ausbauen.

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Vielen lieben Dank für diese Anregungen, das hilft sehr! 😊

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Noch mal zur Ursprungsfrage:

-> bei Kleinstmandaten reicht die Dokumentenablage

-> alle anderen nur Belege online oder DUO komplett

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Ich finde es doch immer wieder erstaunlich - auch nach über 20 Jahren in der Branche - wie Kanzleien so ticken, welche Vorstellungen teilweise vorhanden sind, was Mitarbeiter sich gefallen lassen, und vor allem, was der Markt alles noch zulässt.

Mag sein, dass sich Pendelordner-Kanzleien noch ein paar Jahre halten können. (Buchhaltung mit Dauerfristverlängerung zum 10. des Nachfolgemonats)

Aber wenn ich recht behalte, ist das Ende kein sanftes Ausgleiten, sondern ein jähes Erwachen. Manch einer mag vielleicht noch diskutieren, ob die Digitalisierung in den eigenen vier Wänden doch nicht besser (und vor allem billiger) geht (also DMS statt Belege online) - ich kann nur für mich sprechen: Diese Diskussionen habe ich vor 10 Jahren schon aufgegeben zu führen, weil sie nirgendwo hinführt. 

@sternenreiterin In der modernen Buchhaltung geht es schon lange nicht mehr um Digitalisierung, sondern um ein arbeitsteiliges Vorgehen, nicht nur zwischen Mandant und Kanzlei, sondern auch zwischen Mensch und Maschine, um weitgehende Automatisierung und um qualitätssichernde Maßnahmen innerhalb dieser Automatisierung, und um Mehrwerte (bspw. cloudbasierte automatisierte Zahlungserinnerungen per Mail aus einer zeitnahen Buchhaltung heraus)

Irgendwann sind Mandanten nicht mehr bereit für eine zeitaufwändige manuelle Buchhaltung (so viel) zu bezahlen, (Und wir reden hier nicht vom MITTELSTAND, der ist das schon lange nicht mehr!)

Außerdem: Wie will man so junge, talentierte und engagierte Mitarbeiter gewinnen und ans Unternehmen binden?

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@steme  schrieb:

Ja, aber wenn sie eine Party mit Luftballons haben möchten, müssen sie die Luftballons auch bezahlen, ansonsten gibt es halt nur Party. 😉

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... insbesondere blöd, wenn die Gäste wegen den Luftballons gekommen sind.

Die Anfrage für jemanden der keine Näherungs- und Erfahrungswerte hat, ist berechtigt und o.k., keine Frage.

Die Diskussion, ob es sich per Saldo lohnt, unter Berücksichtigung aller Aspekte, ist mindestens ein Jahrzehnt zu spät und nur noch ein Scheinalibi.

Die Fragestellung selbst zeigt mir, dass man sich dort sehr noch im Prinzip nicht mit der Materie befasst hat.

@sternenreiterin : Analoge Prozesse einfach digital abzubilden, führt Sie nicht ans Ziel. Sie sollten den digitalen Prozess als eigenständig betrachten.

Nutzen Sie alle Quellen der DATEV. Produktbeschreibungen, Lernvideos. Beträge in der Community, die sich um UO, Meine Steuern, Automatisierung Rechnungswesen . . . befassen.

Wieso sollten Sie noch Belege in der Kanzlei scannen ? Immer die gleiche Diskussion, wenn man eben erst mal "ein wenig digitalsieren" will...  Machen so manche Kanzleien, damit sie wenigstens sagen können, sie seien digital, aber verbrennen nach wie vor die Zeit der Mandanten mit Ordner bringen und holen, warten, Parkplatz suchen . . . alter Zopf, diese Diskussion. Nichts Halbes und nichts Ganzes letztlich.

Nehmen Sie sich einen Mandanten, dem Sie das zutrauen und im besten Fall proaktiv mitzieht. Zeigen Sie ihm wie er ggf. sogar von unterwegs mit upload mobild arbeiten kann oder einfach mit upload mail (Belegtransfer ist heute im Prinzip nicht mehr nötig), wo er seine Auswertungen findet und ihm gleich noch "Meine Steuern" an die Hand geben. Reden Sie mit ihm, was ihm gefällt und vor allem, was ihm nicht gefällt und lösen Sie es auf.

Dieser Digitalisierungskosmos ist kleiner als man denkt und lässt sich relativ schnell verkleiner . .. "reduce to the max".

Alle Mandanten, die heute ein Smartphone und Tablet bedienen können, arbeiten mit uns digital und da sind sogar einige Ü60er und ein paar Ü70er dabei; selbstredend gibt es noch die Hand voll, denen wir es nicht zumuten wollen, aber das sind nicht mehr die Säulen und das macht man natürlich aus moralischen Gründen noch "old school".

Tun Sie sich einen Gefallen und machen es von Anfang an richtig unter Nutzung der aktuellen Möglichkeiten, denn das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.

Wenn Sie bei ihrem Chef auf taube Ohren stoßen, aber dennoch auf dem beruflichen Zug der Zeit mitfahren wollen, suchen Sie sich als "ultima ratio" einen modernen Arbeitgeber; diese gibts reichlich, mit reichlich Personalbedarf . . .

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Mir wurde nun schon super geholfen, vielen Dank nochmal dafür.

Ich habe noch eine Frage zur OCR-Erkennung der (Ein- und Ausgangs-)Rechnungsbestandteile: mir schwebt vor (und so geht es ja auch glaube ich), dass die Rechnungsnummer, der Betrag und ggf. der Debitor/Kreditor automatisch erkannt werden und man diese Daten bereits in der Buchungszeile eingetragen hat. Was genau brauche ich dafür? Ich hatte testweise in der Dokumentenablage einen Beleg hochgeladen, aber außer, dass ich mir den Beleg angucken kann und ihn im Buchungsstapel unter "digitale Belege buchen" aufrufen kann, passiert da nicht viel, es ist einfach ein Bild was dann ja immer noch manuell gebucht werden muss 😬 (vielleicht stell ich mich auch dösig an, ich habe was vom Datev Buchungsassistenten gelesen, aber den muss man ja wieder extra dazu kaufen 🙈)

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Die Belege aus der Dokumentenablage oder DMS haben keine OCR-Erkennung, nur die Belege, die über Belege Online von DUO kommen.

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Hi,

den Buchungsassi benötigen Sie in der Tat für die OCR-Erkennung, sonst erkennt Belege online nicht viel und Sie können dort immer die Belegdaten neu erfassen.

Auch mit Buchungsassi ist eine gewisse Wiederholungsfrequenz der Bearbeitungen nötig, damit das Programm "lernt" wo, beim jeweiligen Kreditoren die nötigen Daten zu finden und damit vorzubelegen sind.

Ich kann leider nur den Vorgang über Belege online beschreiben, da wir keine Mandanten haben, bei welchen wir aus der DMS/DokVerw die Belege buchen.

Jedenfalls wäre auch noch der Automatisierungsservice Rechnungswesen interessiert, der eine Art KI von DATEV sein soll, was begrifflich streitbar erscheint.

Diese kostet zwar auch nochmals extra, aber die ersparte Zeit wiegt diese direkten Kosten mehrfach auf, wenn eine Routine gefunden wurde.

Haben Sie Verständnis, dass ich keine detaillierte Handlungsanweisung zusammenstellen kann, da dies den Rahmen sprengen würde und mir auch die Kenntnisse bei DMS/DokVerw als Quelle fehlen; aber schauen Sie doch im Hilfe-Center mal unter den "Schlagwörtern" nach; es gibt auch gute Lernvideos für die Arbeitsabläufe im Shop.

Aller Anfang ist schwer. Viel Erfolg.

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@sternenreiterin 

... nur ein Vorschlag:

spielen Sie doch einfach ein wenig mit den Mustermandanten Nr. "99999" und Nr. "99998" und mit deren Musterdaten.

Das Musterpaket kann mit ein paar Handgriffen nach "Datev Unternehmen Online" hochgeladen  werden. Der IT-Mitarbeiter soll sich ja auch nicht langweilen, falls Sie das nicht selbst erledigen können oder wollen.

Diese beiden Mandantennummern werden in "Unternehmen online" / "Belege Online" nämlich nicht berechnet und es ist schon ein repräsentativer Bestand an Buchungen und an Belegen vorhanden

Neue, z.B. reale, eigene Belege könnten hinzugefügt und frisch, fromm, fröhlich und frei gebucht werden 

.... es kann ja nichts passieren

Bei realen Mandantenbeständen scheut man sich ja aus gutem Grund, herumzuspielen, da man schnell etwas 'kaputt machen' könnte

"Datev Unternehmen Online" und "Belege Online" 'beißen' nicht (bei diesen beiden Mandaten)

... da ja das Motto gilt:

ich will doch nur spielen 😎

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Also langsam kapituliere ich 😑 - jetzt hatte ich meine Chefin gestern so weit, dass wir Belege online nutzen und dann kommt abends unser Admin und meint,  5GB Speicher, das ist ja nix,  da kann man maximal 1000 Dokumente speichern. Ich weiß ja, je mehr Mandanten man mit Belege online bearbeitet, umso mehr GB bekommt man. Aber jetzt mal im Ernst, überschreitet man die 5 GB wirklich so schnell? Für welchen Zeitraum gilt dieses Speichervolumen? Vielleicht gibt es da ja gerade ein Verständnisproblem (also auch auf meiner Seite).

Ich danke schon mal wieder ganz herzlich im Voraus für Eure Rückmeldungen.

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wenn der IT-ler von 5 GB bei 1000 Belegen spricht, hat er vermutlich noch nie mit Digitalen Belegen gearbeitet 😎

(wahrscheinlich meint er 1000 Selfies mit einer hochauflösenden Kamera oder mit dem Smartphone 😎)