Rechtevergabe (online) für Belegtypen

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Wir möchten Freigaben bzw. Sperren je Belegtyp vergeben können, um damit individuelle Zugriffsrechte für verschiedene Mitarbeiter realisieren zu können. Nicht alle Belege sollen von jedem DUO-Nutzer gesehen werden. Das gilt nicht nur für Belege der Personalwirtschaft.

Die "vertraulichen" bzw. "privaten" Ordner haben keinen Einfluss auf die Belege, solange sie sich im "Posteingang" befinden.

Feedback DATEV vom 22.02.2024

Hallo Community,

vielen Dank für das große Interesse und Ihr Engagement bei der Nutzung unserer Software. Ich verstehe, dass dieser Wunsch für Sie von großer Bedeutung ist.

Wir sind am letzten Freitag erfolgreich mit einem MVP (Minimum Viable Product = minimal funktionsfähiges Produkt) in die Pilotphase der neuen Version Belege online mit ersten Kunden gestartet. Im Fokus liegen Neu-Mandate, die die heutige Bearbeitungsform „Standard“ verwenden würden (Unterschied Standard und Erweitert in Kapitel 3.1). Wir starten bewusst in die Pilotphase mit einem geringen Funktionsumfang, denn uns ist frühzeitiges Feedback sehr wichtig. Wir werden diesen aber im weiteren Verlauf bis zu einer Freigabe Stück für Stück erweitern. Mit diesem Vorgehen haben wir sehr gute Erfahrungen gesammelt.

Der Wunsch nach einer Rechtevergabe für Belegtypen wird gerade mitgedacht und wir diskutieren intensiv über eine Lösung. So führen wir im Moment Benutzerlabore durch, um unsere erste Idee mit Ihren Anforderungen aufeinander abzustimmen. Uns ist es wichtig, eine qualitativ hochwertige und gute Lösung für Sie zu finden, die Ihre Bedürfnisse erfüllt. Deswegen stecken wir sehr viel Zeit in die Planung und Vorarbeit. 

Vielen Dank an der Stelle für Ihr Feedback und die zahlreichen Ideen. Ihre Teilnahme ist für uns wichtig 😊

Schöne Grüße

Dr. Daniela Kouklakis

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Es ist immer häufiger so, dass gewisse Mitarbeiter zwar die Kasse schreiben, aber zum Beispiel keinen Einblick auf die Eingangs- oder Ausgangsrechnungen haben dürfen.

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Das diskutieren wir leider auch häufiger mit Mandanten - mit dem Ergebnis "geht so nicht" (oder einen zweiten Mandanten dafür anlegen).

Ich würde die Berechtigung gerne auf Belegebene haben - egal wo sich dieser nun grade (Posteingang..., Belegablage, Typ ER, Typ AR....) befindet.

Ich könnte mir auch vorstellen, dass absenderbezogen alle Belege schon als "vertraulich" eingestuft werden.

Beispiel:

Mitarbeiter A: darf 95 % der Belege sehen, nicht die vertraulichen Belege (scannt, lädt hoch, arbeitet mit Belegerfassung, Auswertungen Fibu/Opos, Belegsuche....)

Mitarbeiter B: kümmert sich um die 5% vertraulichen Belege (scannt, lädt hoch, inkl. Belegerfassung, Zahlung usw.)

Beide arbeiten täglich parallel bzw. zeitgleich mit dem System. Es liegen also schon mal mehrere Minuten/Stunden Belege beider Mitarbeiter im Posteingang (unbearbeitet).

Idee: Smartcard Mitarbeiter B -> neue "Absenderinformation" Belege als vertraulich kennzeichnen, diese Belege kann Mitarbeiter A an keiner Stelle in UO einsehen.

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Ich habe einen Mandanten mit einer Vielzahl an Arbeitnehmern, die einen eine große Anzahl an Reisekosten- und Kreditkartenbelegen monatlich einreichen müssen. Um die Vollständigkeit der Belege prüfen zu können, haben wir für jeden Mitarbeiter einen Belegtyp "Kreditkarte" und einen Belegtyp "RK-Abrechnung" eingerichtet. Aktuell werden alle Belege an eine Mitarbeiterin verschickt, die als Einzige uneingeschränkten Zugriff auf DUO hat. Sie lädt die Dokumente aller Mitarbeiter in den jeweiligen Belegtyp hoch, da die Arbeitnehmer untereinander nicht wissen dürfen, wer welche Kosten verursacht. Das kostet immens (unnötige) Zeit, die vermieden werden kann, wenn jeder Mitarbeiter direkt in seinen Belegtypen hochladen könnte und die Belege nicht erst durch mehrere Hände gehen müssten (Zeit ist bekanntlich Geld!). Dafür benötigen wir jedoch je Belegtyp ein individuell zu vergebendes Zugriffsrecht, damit die Privatsphäre der Arbeitnehmer gewahrt werden kann. Wäre schön, wenn DATEV das kurzfristig umsetzen könnte.

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So wie die Rechtevergabe für Ordner in NTFS (Windows) z.B..  Muss ja nicht in allen Facetten nachgebildet werden. Aber, dass man Einzelpersonen oder auch Rechtegruppen Ordner freigibt oder sperrt, ist eine feine Idee! Auch auf Seiten des Steuerberaters. Da ich dort als Admin tätig bin, habe ich auch schon mehrfach gewünscht, ich könnte direkt so Rechte vergeben oder entziehen.

OK, bei 500MB Speicherplatz lohnt eine großartiges Rechtemanagement eher nicht. Aber wenn DUO ein Erfolg werden soll, muss sich dies eh drastisch ändern. Und mit erhöhter Datenvorhaltung wird die Fähigkeit der Administration für Mandant wie für Steuerberater wichtig.

Eigentlich schon ein MUSS, oder?

QJ

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Es wäre auch schön, wenn man in diese Überlegungen die Bank mit einbeziehen könnte. Wir haben einige Mandanten mit verschiedenen Banken, auf die die Sachbearbeiter unterschiedlich Zugriff haben sollen.

Besten Dank im Voraus.

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Im Bereich von Spesen ist dieser Punkt eigentlich ein "MUSS".

Gerade beim Einsatz von mehreren Außendienstmitarbeitern wäre es sinnvoll, wenn jeder Mitarbeiter nur seinen eigenen Ordner sieht und nicht 10-20 andere Ordner, in welche er scannen bzw. fotografieren kann. Die Fehlerhäufigkeit ist hier einfach viel zu groß.

Und das ein Mitarbeiter im Office nochmal den Posteingang sortiert, kann ja nicht die Lösung sein.

Umsetzung dringend erwünscht.

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Liebe DATEV,

passiert hier irgendetwas?

Der Beitrag/Wunsch ist seit zwei Jahren offen und immer noch aktuell.

Beste Grüße

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Hallo @schmulz, 

Freigaben und Sperren getrennt nach den einzelnen Fibu-Belegtypen möchten wir zukünftig in Unternehmen online auch anbieten können. Momentan ist dieses Thema aber noch nicht in Planung. Ich kann Ihnen aber versichern, dass wir es im Hinterkopf behalten!🙂 

Was die getrennte Rechteverwaltung von den Belegtypen Rechnungswesen und Personalwesen betrifft kann ich Sie auf diesen Beitrag in der Community verweisen: Rechteverwaltung online: Keine getrennte Freigabe Belegtyp Rechnungswesen und Personalwesen? 

Beste Grüße aus Nürnberg und schöne Pfingsten wünscht 

Nina Eichenmüller

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Sehr geehrte Frau Eichenmüller

2 Jahre im Hinterkopf bedeutet für mich - vergiß es! 

OK, aus Sicht meiner Kanzlei ist es inzwischen auch nicht dringend ... eher kann man auch vergessen. Doch das ist der Anwendungsstand.

Aus Admin-Sicht, der vielleicht auch damit spekuliert mit DUO eine engere Kommunikation mit dem Mandaten - und ggf. den zuständigen Mitarbeiern einzugehen - macht es weiterhin  SInn.

Zumal bei uns aktuell Ideen, wie man enger mit Mandanten interagieren kann diskutiert werden.

Es ist nicht schwer, einem DUO-ORdner Zugriffsrechte auf Basis von SmartLogin/Smartcard zu gewähren, das ist keine große Investition. Würde aber den STBs eine Menge neuer ANgebotsmöglichkeiten an ihre Mandanten ermöglichen!

Nebenbei: Meine Einschätzung, das muß ohnehin irgendwann kommen. Warum also nicht jetzt gleich einbauen?

QJ

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Diese Idee würde auch das Problem lösen, daß die Bereitstellung von Jahresabschlussauswertungen aktuell nicht möglich ist.

Mit der Umsetzung könnte das über einen separaten Belegtyp erfolgen, den nur die GF sehen kann.

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Im Bereich der Personalwirtschaft haben wir die Reisekostenbelege "missbraucht" um einen 2. abgesicherten Belegkreis zu realisieren.  So können für sensible Dokumente wie Arbeitsverträge als "Reisekostenbeleg" andere Rechte vergeben werden als für Krankenscheine. Das funktioniert natürlich nur, wenn die Reisekostenbelege nicht auch noch benötigt werden. Eine saubere Lösung sieht anders aus.

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Hallo Community,

ich möchte die im Thread genannten Anforderungen gerne versuchen einzuordnen. Kann man die Szenarien in folgende 5 Kategorien einordnen?

1. Mitarbeiter darf nur Belege hochladen, aber nicht in Belege online oder Kassenbuch online aufrufen können.
2. Hochladen und Bearbeiten von Belegen soll organisatorisch getrennt werden, z.B. Jede Abteilung/ein Mitarbeiter hat nur Zugriff auf für sie/ihn definierte Belege.
3. Mitarbeiter darf nur Kassenbelege hochladen und im Kassenbuch online erfassen, aber keine Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Belege online. 
4. Mitarbeiter darf nur Eingangsrechnungen hochladen und bearbeiten, aber keine Ausgangsrechnungen.
5. Weitere Szenarien...

Ich freue mich sehr über eine kurze Einschätzung anhand der Buchstaben a-e von Ihnen 😊

Beste Grüße,

Nina Naßler

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@Nina_Naßler schrieb:

Kann man die Szenarien in folgende 5 Kategorien einordnen?

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Passt 👍. Wer weiß, was nach e und f noch alles kommt 😉. Daher würde ich mir eine flexible Lösung wünschen, die nicht nur bis zur nächsten Ampel 🚦 gedacht ist, sondern auch in Zukunft aktuell noch unbekannte Fälle abdecken kann, damit man in Zukunft nicht nochmal von vorn anfangen muss.

Was ich an Ideen zur technischen Umsetzung des Rechteraum Management gesehen habe, sieht schon mal sehr flexibel und vielversprechend aus (wenn man das Wort flexibel näher definieren will).  

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Eine möglichst flexible Lösung bezüglich der Rechtevergabe wäre toll. Für die Rechtevergabe für die einzelnen Belegtypen könnte ich mir in den Belegtypen eine laufende, Nummer vorstellen, die in der Rechteverwaltung freigegeben werden kann.

Zusätzlich zu den von Ihnen genannten Punkten fällt mir noch die Trennung des Rechtes für das Hochladen von Belegen und das Bearbeiten von Belegen generell ein. Damit könnte ein Mitarbeiter die Belege scannen und hochladen, der keinerlei Bearbeitungskompezenz (oder auch Fähigkeiten) hat. 

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zu den individuellen Rechten werfe ich noch einen zusätzlichen Punkt in die Runde:

Vielleicht ist es möglich, für gewisse Belegtypen einen Gültigkeitszeitraum festzulegen?

Wenn eine Assistenz für die Außendienstmitarbeiter die Reisekosten- oder Kreditkarten-Belege einscannt u. hochlädt, kommt es (leider) immer wieder mal vor, dass die Belege in einem Belegtyp/-kreis eines bereits ausgeschiedenen Mitarbeiters landen, da dieser Belegtyp im Gegensatz zu dem Mitarbeiter noch immer aktiv ist.

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@jodille: Das wäre ein Traum 😍. Von mir aus hilft uns auch schon ein deaktivieren und/oder ausblenden. Ich meine, das hatte ich an anderer Stelle schon mal kundgetan 🙈.  

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Als Steuerberater erhalten wir oft die Anfrage von Mandanten, dass einzelne Belege nicht für alle Mitarbeiter mit Zugriff auf Belege Online sichtbar sein sollen.

Hintergrund sind Belege mit "sensiblen" Informationen, wo der Unternehmer nur persönlich Zugang haben möchte.

Da auch diese Belege für die Buchführung benötigt werden wäre es gut, wenn man sie über ein Häkchen als "Unternehmerbeleg" kennzeichnen könnte oder einer entsprechenden Kategorie hinzufügen könnte.

In der Rechteverwaltung könnte dann das Recht zu der jetzigen Unterteilung bei den Belegen mit "Standardrecht", "Ordnerrecht", "Sonderrechte" etc. hinzugefügt werden als weiterer Unterpunkt "Unternehmerbelege".

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Guten Morgen Zusammen, wie ist denn nun der Stand in dieser Sache ? Thread eröffnet in 2019 und bislang keine Aktion. 128 Ja-Stimmen bislang. Das ist wenig und dürfte daran liegen das der Thread nicht ausreichend bekannt ist.

Ich wüsste nicht warum ein Steuerbüro zu diesem Thema nein sagen sollte. Ich halte das für ein absolutes MUSS und überfällig.

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Hallo zusammen,  

vielen Dank an all die Antworten und Rückmeldungen auf die Frage von Frau Naßler. Das hilft mir sehr weiter 🙏🏻

Ihre Wünsche und Anregungen lasse ich gerne in die Weiterentwicklung von Unternehmen online mit einfließen. In der heutigen „Unternehmen online“-Welt wird es leider kein Sperrkonzept für einzelne Belegtypen geben. Hintergrund ist, dass wir die oben genannten Szenarien/Kategorien nicht so flexibel wie nötig in der heutigen Bestands-Anwendung abbilden können. Für einen reibungslosen Prozess vom Upload bis nach Rechnungswesen wäre ein Umbau der Architektur notwendig. Das macht zum jetzigen Zeitpunkt, wo der Unterbau und die Anwendungen von Unternehmen online modernisiert wird, strategisch und wirtschaftlich einfach keinen Sinn.  

Wie sehen unsere nächsten Schritte aus? 

In der Belegfreigabe online können Belegtypen bestimmten Anwendern oder Anwendergruppen zugewiesen werden. Dadurch kann die Sicht eines Anwenders auf bestimmte Belege eingeschränkt werden. Diese Sperre wirkt sich zunächst aber nicht auf die Folge-Anwendungen Belege oder Kassenbuch online aus.  

Im Zuge der Weiterentwicklung von Belege online wird es dann auch dort neue Mechanismen geben, um Belege besser zu organisieren und/oder zu verwalten. Dies beinhaltet eine Steuerung der Sichtbarkeit von Belegen. Eine erste Pilotversion ist für 2023 geplant. 

Schöne Grüße aus Nürnberg

Dr. Daniela Kouklakis

Product Owner Belege online

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Hallo @Daniela_Kouklakis und vielen Dank, dass Du Dich hier meldest 👍.

Leider macht das Lesen deiner Antwort weder Spaß noch großartig Hoffnung 😕. Heute hat DATEV keine Lösung aber die Zukunft soll es richten. Okay. Die Zukunft ist heute, wenn wir mal 10 Jahre zurück in die alte Newsgroup gehen und dort feststellen, dass wir damals schon Wünsche für heute hatten. Die wurden auch nicht umgesetzt. Und das sind zum Teil keine nice to have Wünsche, das waren damals schon Wünsche, weil das Problem pain in the ass war. 

Die Welt da draußen wird immer komplizierter, IT-Systeme werden komplizierter und DATEV kann der Geschwindigkeit nicht stand halten. Weiß man denn überhaupt, wie die Lage in der DATEV Zukunft ist? Oder nimmt man an, dass heute = Zukunft und es alle 40.000 Genossen schaffen? Anders: Gibt es in Zukunft noch Mandanten, die man mit DUO und Co. abholen wird, wenn es nicht andere Alternativen bis dahin gibt? Der erste Stein wurde geworfen: Kündigung DATEV Steuern

DUO ist heute kein Zugpferd mehr für alle, die sich ein bisschen (mit Technik) auskennen 🤓 und für alle anderen haben wir etliche Wünsche aufgeschrieben, die schon längst in anderen Programmen Standard sind. 

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@Daniela_Kouklakis schrieb:

In der heutigen „Unternehmen online“-Welt wird es leider kein Sperrkonzept für einzelne Belegtypen geben.

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Das hat auch niemand gefordert (afaik) 🤔. Wir können sehr gerne beim Freigabeprinzip bleiben und in der RVo tauchen einfach alle Belegtypen auf, die es gibt mit einem ✅ davor und dann kann man jetzt schon an oberster Stelle den Haken setzen und alle Belegtypen werden freigeschaltet. Danach kann man manuell noch welche rausnehmen, falls nötig.

Wie kommst Du auf das Sperrkonzept? Ist das schon ein erstes Anzeichen dafür, dass DATEV die Rechteverwaltung online der Rechteverwaltung on-premise nachbauen will, die heute beides kann und es dadurch nicht einfacher ist festzustellen, ob man jetzt nun darf oder nicht? Macht man sich bei DATEV Gedanken zu einer strukturierten, flexiblen und sinnvollen Rechteverwaltung online oder kommen da in Zukunft einfach "sinnlos" Punkte hinzu und der Baum wird länger und länger und länger? Warum habe ich heute schon die Möglichkeit bei Mandanten den Angebotsassistenten freizugeben? 🤔 Hat man sich den Vorschlag von @cwes überhaupt mal näher angeschaut und gesagt: Eigentlich eine tofte Idee. Lass uns das mal intern anbringen? Warum übernimmt man nicht coole Ideen von Microsoft; Stichwort Vererbung? Und das bitte durchgehend und nicht halbherzig umgesetzt. Warum muss ich heute noch in einer DUO Gruppe, bei der ich die Beraternummer auswählen muss, von Hand genau diese Beraternummer nochmal manuell eingeben, wenn ich dem Mandant im MM den SK online freischalten will? Warum ist die RVo nicht so schlau und bietet hier zumindest automatisch die Beraternummer an, die man im Step vorher ausgewählt hat? Warum ist hier keine Vererbung plötzlich möglich? ... 

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@Daniela_Kouklakis schrieb:

In der Belegfreigabe online können Belegtypen bestimmten Anwendern oder Anwendergruppen zugewiesen werden.

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Das heißt also, man braucht dazu die Belegfreigabe online als Voraussetzung? Kennst Du den Thread Rechnungsfreigabeprozess? Ich habe heute Probleme die Belegfreigabe online an den Mandanten zu bringen, weil flowwer einiges Entscheidendes besser macht. Wie soll ich so die Grundlagen für die Zukunft bilden? 

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@Daniela_Kouklakis schrieb:

Im Zuge der Weiterentwicklung von Belege online wird es dann auch dort neue Mechanismen geben, um Belege besser zu organisieren und/oder zu verwalten.

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Was auch immer genau das heißen mag. In den DATEV Ideas müssten eigentlich all unsere aktuellen Anforderungen stehen, die uns von unseren Mandanten erreichen. Und das sind keine Wünsche, dass der Button nun grün statt grau sein muss. 

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@Daniela_Kouklakis schrieb:

Eine erste Pilotversion ist für 2023 geplant.

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Wenn man PAR als Beispiel nimmt, kommt das jetzt erst ins Rollen. Umgestellt werden muss final bis Ende 2023, richtig? 🤔

Das heißt, bis man / alle (nicht nur der Pilotenpool) effektiv damit arbeiten kann ist eher Ende 2024 - 2025 ist dann wohl schon Office tot ☠️.  

Ich nehme jetzt einmal frech an: das ist zu spät. So lange werden wir kaum unsere Mandanten vertrösten (können) und weil DATEV uns nicht die Möglichkeiten gibt, die es heute braucht, sind wir schon WoW - Wizards of Workarounds aka das sind "Lösungen" am Standard vorbei, die bei einer technischen Änderung bei DATEV uns wieder auf die Füße fallen werden; das merkt DATEV selbst und deshalb dauert alles noch viel länger, weil man von den Genossen keine Änderung von heute auf morgen erwarten kann. 

skeptisch & erschütternde Grüße ✌️