Hallo zusammen,   ich möchte gerne einmal meine Erfahrungen mit MyDATEV Kommunikation aus der täglichen Praxis teilen und gleichzeitig in die Runde fragen, wie es bei euch mit dem Tool läuft.   Ich habe MyDATEV Kommunikation als Test-Mitarbeiterin unserer Kanzlei über etwa drei Monate mit einem Mandanten getestet. Die technischen Voraussetzungen waren auf Mandantenseite grundsätzlich gegeben: Die beiden Ansprechpartner, mit denen ich regelmäßig arbeite, hatten jeweils einen eigenen DATEV-Zugang inkl. SmartLogin.   Bei dem Mandanten hatte ich dabei zwei wesentliche Kommunikationsbereiche: eine Ansprechpartnerin für die Zuarbeit zur Lohnabrechnung und Rückfragen einen Ansprechpartner für die Buchhaltung, insbesondere für Fragen zur Lohnverbuchung, Abstimmungen, Buchungsbelege und Zahlungsdateien. Nach der mehrmonatigen Nutzung sind wir letztlich wieder zur E-Mail-Kommunikation zurückgekehrt. Der Grund ist nicht, dass ich die grundsätzliche Idee einer strukturierten Kommunikation schlecht finde – im Gegenteil. In der derzeitigen Umsetzung hat sich für mich in der täglichen Lohnpraxis allerdings keine Arbeitserleichterung ergeben. Teilweise war der Arbeitsaufwand sogar höher als bei der bisherigen Kommunikation per E-Mail.   Anhänge – fehlende direkte Verknüpfung mit der Personalakte Ein Beispiel: Die Ansprechpartnerin lädt Unterlagen für die Lohnabrechnung über eine Unterhaltung hoch. Die Dokumente landen anschließend im Bereich „Dokumente“. Was mir hier fehlt, ist eine direkte Möglichkeit, diese Dokumente aus MyDATEV Kommunikation heraus mit einem Klick in die DATEV Personalakte bzw. den entsprechenden Dokumentenbereich zu übernehmen. Aktuell bedeutet das für mich: Dokument in der Unterhaltung erhalten Dokument im Dokumentenbereich suchen herunterladen anschließend wieder in der Personalakte hochladen. Gerade bei einer laufenden Lohnabrechnung empfinde ich diesen Arbeitsschritt als unnötig.   Wie dokumentiere ich getroffene Entscheidungen und Rückfragen? Das ist für mich einer der größten Punkte. In der Lohnabrechnung gibt es regelmäßig Rückfragen wie beispielsweise: Wie ist dieser Sachverhalt zu beurteilen? Welche Information gilt für diesen Monat? Welche Vereinbarung wurde mit dem Mitarbeiter getroffen? Über eine Unterhaltung lässt sich das zwar klären. Aber: Was mache ich anschließend mit dieser Information? Ich möchte bei einer späteren Prüfung oder Rückfrage nachvollziehen können, was ich mit dem Mandanten geklärt habe und auf welcher Grundlage ich die Abrechnung vorgenommen habe. Mein derzeitiger Workaround wäre, die komplette Unterhaltung als PDF zu exportieren und anschließend in der Personalakte bzw. im DMS abzulegen. Für mich ist das allerdings keine wirklich integrierte Lösung. Ich würde mir hier beispielsweise wünschen, dass einzelne Nachrichten bzw. ganze Unterhaltungen direkt und dauerhaft einem Mitarbeiter bzw. einer Personalakte zugeordnet und dort dokumentiert werden können.   Wann ist eine Unterhaltung wirklich „abgeschlossen“? Auch die Funktion zum Abschließen einer Unterhaltung hat sich mir in der Praxis nicht ganz erschlossen. Theoretisch klingt „Unterhaltung abschließen“ logisch. In der täglichen Arbeit ist aber die Frage: Wann ist ein Thema tatsächlich abgeschlossen? Beispiel Buchhaltung: Ich stelle dem Buchhaltungsmitarbeiter jeden Monat den Buchungsbeleg bzw. die Zahlungsdateien zur Verfügung. Für mich ist damit mein Vorgang erledigt. Ich erwarte darauf nicht zwingend eine Antwort. Also habe ich die Unterhaltung anschließend abgeschlossen, damit meine Liste der offenen Unterhaltungen übersichtlich bleibt. Dabei war mir allerdings nicht eindeutig genug ersichtlich: Was bedeutet „Unterhaltung abschließen“ eigentlich für die andere Seite? Sieht der Mandant die Unterhaltung weiterhin? Verschwindet sie nur aus meiner Liste? Ist sie für beide Seiten abgeschlossen? Eher nicht, da er damit ja weiter arbeiten muss. Kann der Mandant später noch darauf zugreifen? Gerade bei einer Kommunikation, die auch der Nachvollziehbarkeit dient, finde ich diese Logik sehr wichtig.   Antworten auf mehrere Fragen sind weniger übersichtlich als bei einer E-Mail Ein weiterer Punkt, der mir im Alltag aufgefallen ist: Wenn ein Mandant mir beispielsweise fünf Fragen in einer Nachricht stellt, kann ich bei einer normalen E-Mail einfach auf „Antworten“ gehen und die einzelnen Fragen direkt beantworten. Ich kann beispielsweise: Frage 1: … Antwort: … Frage 2: … Antwort: … oder mit Hervorhebungen, Fettdruck, Farben etc. arbeiten. In MyDATEV Kommunikation habe ich diese Möglichkeit so nicht bzw. nur sehr eingeschränkt. Die Antwort erfolgt letztlich als reiner Text. Gerade bei mehreren Rückfragen zu einer Lohnabrechnung finde ich das deutlich unübersichtlicher.   Mein persönliches Fazit Nach etwa drei Monaten Testphase ist mein Fazit deshalb leider: MyDATEV Kommunikation hat meine tägliche Arbeit in der Lohnabrechnung nicht vereinfacht, sondern teilweise eher erschwert. Wir sind deshalb wieder auf die Kommunikation per E-Mail zurückgegangen. Mein Eindruck ist, dass insbesondere die Verknüpfung mit den anderen DATEV-Anwendungen und die Arbeitsabläufe in der täglichen Praxis noch nicht ausreichend durchgängig sind. Gerade für die Lohnabrechnung wäre für mich entscheidend, dass Kommunikation, Dokumente und die daraus resultierenden Entscheidungen möglichst nahtlos mit der DATEV Personalakte bzw. den entsprechenden DATEV-Dokumenten verbunden werden können.   Wie sind eure Erfahrungen? Mich würde deshalb wirklich interessieren: Nutzt ihr MyDATEV Kommunikation bereits produktiv? Hat es eure Arbeit tatsächlich erleichtert? Wie geht ihr mit Rückfragen und getroffenen Entscheidungen um? Wie dokumentiert ihr die Kommunikation für die Personalakte? Wie organisiert ihr abgeschlossene Unterhaltungen? Wie handhabt ihr die erhaltenen Dokumente? Empfindet ihr die Kommunikation gegenüber einer normalen E-Mail tatsächlich als übersichtlicher? Vielleicht gibt es auch Funktionen oder Arbeitsweisen, die ich während der Testphase schlicht nicht optimal genutzt habe. Dann bin ich natürlich sehr dankbar für entsprechende Hinweise. Gleichzeitig würde ich mir wünschen, dass solche Erfahrungen aus der Praxis möglichst früh in die weitere Entwicklung einfließen @DATEV.   Wenn MyDATEV Kommunikation künftig stärker zum Standard der Mandantenkommunikation werden oder vielleicht irgendwann sogar bestimmte bisherige Kommunikationswege ersetzen soll, wäre es aus meiner Sicht wichtig, die Arbeitsabläufe vorher noch stärker aus Sicht der täglichen Kanzleipraxis – insbesondere auch der Lohnabrechnung – weiterzuentwickeln.   Daher freue ich mich sehr auf einen offenen Austausch mit anderen Kolleginnen und Kollegen aus Steuerkanzleien – sowohl über positive Erfahrungen als auch über Kritikpunkte und Verbesserungsvorschläge.   Vielleicht können wir hier gemeinsam ein möglichst praxisnahes Feedback für DATEV zusammentragen.   Viele Grüße  Laura ... Mehr anzeigen