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Max1411 · ‎18.05.2023

Als Unternehmer möchte ich unbedingt den Workflow in der Belegerfassung verbessern. Üblicherweise scannen/mailen wir über eine gewisse Periode Belege in UO, um dann irgendwann nach 1-2 Wochen die Belege zu erfassen um Zahlungen vorzubereiten. Hier ist der Workflow seitens UO irgendwie nicht ganz stimmig in unseren Augen. Für diesen Arbeitsschritt interessiere ich mich nur für die neuen Belege, also all die, die in der Periode gescannt/gemailt wurden. Dazu filtere ich in der Belegübersicht nach "unbearbeiteten Belegen". Nun scrolle ich nach unten und picke mir den ältesten relevanten Beleg raus um hier die Daten zu erfassen um die spätere Zahlung vorzubereiten. Dieser ist meist irgendwo in der Mitte der Belege, da es häufig noch ältere gibt, die aus welchen Gründen auch immer noch nicht bearbeitet werden müssen oder z.B. bei Lastschrift über die Kontoübersicht den Zahlungen zugewiesen werden. Ist alles im Beleg erfasst, klicke ich auf "Speichern und weiter". Der logische nächste Schritt wäre eigentlich, genau an die Stelle in der zuvor verwendeten Übersicht der unbearbeiteten Belege zu kommen, um sich dann dort den nächsten Beleg rauszusuchen. Stattdessen bekommt man nur die beiden Vorschläge "Startseite Belege" oder "Belegübersicht". Beides ist nicht ideal und erfordert zu viel Mausarbeit um an die gewünschte Stelle zu kommen, an der ich schließlich schon war. Entweder klicke ich auf Startseite Belege, muss dann auf unbearbeitete Belege klicken, dann baut sich die Übersicht komplett neu auf und man ist an die top Seite gescrollt und muss wieder runter scrollen an den Punkt der letzten Bearbeitung usw. Oder man klickt auf Belegübersicht, hier ist leider der Filter für unbearbeitete Belege nicht gesetzt, muss also dies wieder machen und dann an die entsprechende Stelle scrollen. Es ist im Einzelnen nicht sehr viel, bei hunderten Belegen im Monat aber doch viel zu viel unnötige Klickerei. Warum gibt es nicht einfach eine Art "zurück" Funktion nach der Erfassung?

Max1411 · ‎17.08.2021

Hallo zusammen, zunächst ein mal möchte ich mich hier recht herzlich bedanken. Tolles Forum mit äußerst sachdienlicher und flotter Hilfe. Das Steuerbüro hat es dank der Hinweise hier, die ich weitergegeben habe, geschafft, die Daten entsprechen "verknüpft" abzurufen. Ganz versiert sind sie mit der Thematik zwar noch nicht ganz, aber ich denke, gemeinsam schaffen wir das. Eine Sache scheint hier noch nicht geklärt. Grundsätzlich möchte ich, dass erst Umsätze vom Steuerberater abgerufen werden, wenn ich diese als "geprüft" markiert habe. Sonst werden Umsätze abgerufen, die evtl. noch nicht den nötigen Beleg/Notiz haben. So hat es nun das Steuerbüro für den letzten Monat leider auch zu früh abgerufen bevor ich alle Belege angehangen habe. Kurz darauf wurden die Belege von mir hinzugefügt, allerdings schaffen sie es nun nicht mehr, die Umsätze mit Belegverknüpfung erneut abzurufen. Dazu drei Fragen: - Kann das Steuerbüro vor Umsatzabruf erkennen, wie weit ich bereits mit der Bearbeitung anhand des "Geprüft" Statuses bin? - Wie kann ansonsten vorgegangen werden, wenn Umsätze zu früh geholt wurden und ich danach noch Notizen/Belege hinzufüge? Beste Grüße

Max1411 · ‎27.07.2021

Hallo zusammen, da ich viele Vorteile bei UO im Vergleich zum "konventionellen Dienstweg" zwischen unserer Zahnarztpraxis und dem Steuerberater sehe, haben wir auf unser drängen hin UO in der Praxis eingeführt. Seitens des Steuerberaterbüros scheint man hier jedoch noch zu großen Teilen Neuland zu betreten. Mir ging es neben der eigentlichen Digitalisierung der Prozesse bei uns in der Praxis auch um eine stark vereinfachte Zusammenarbeit mit dem Steuerberaterbüro und geringerem Arbeitsaufwand auf beiden Seiten. Nun scheint es so, dass ich in der Praxis alles vorbildlich aufbereite und beim Steuerberater doch noch klassisch gearbeitet wird, nur eben in digitaler Form. Im Detail: Ich scanne Belege, prüfe und bezahle diese über UO. Allen Bankbewegungen (außer Patientenrechnungen), auch SEPA-Abbuchungen, wird in UO ein Beleg von mir beigefügt, bei Erklärungsbedürftigkeit das Notizfeld genutzt und alle Umsätze werden auf geprüft gesetzt. Nun dachte ich, dass das Steuerberaterbüro all dies sieht, was ich bereits getan habe, und nur noch die Kontierung vornehmen muss. Als die Bearbeiterin des Steuerbüros zur Zuordnung der digitalen Belege die Kontoauszüge in PDF von mir angefordert hat, wurde ich etwas stutzig. Scheinbar sieht sie in ihrer Software einfach alle Belege, aber weder Zuordnung zu Kontobewegungen noch sonst etwas. Handelt es sich hierbei um Unwissenheit im Steuerbüro, nur teilweise kompatible Software, die dort genutzt wird, oder kann dies UO gar nicht so richtig, sprich Belegzuordnung zu Kontobewegungen, Geprüft-Status und Notizen sind nur für uns intern? Wenn dem so wäre, wäre UO nur dazu in der Lage, einen losen Haufen Belege zu übermitteln, als wenn ich sie einfach mailen würden. Dies kann ich mir allerdings nicht vorstellen. Vielen Dank schon mal, für die Hilfe.