Workflow Belegerfassung

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Als Unternehmer möchte ich unbedingt den Workflow in der Belegerfassung verbessern. Üblicherweise scannen/mailen wir über eine gewisse Periode Belege in UO, um dann irgendwann nach 1-2 Wochen die Belege zu erfassen um Zahlungen vorzubereiten. Hier ist der Workflow seitens UO irgendwie nicht ganz stimmig in unseren Augen. Für diesen Arbeitsschritt interessiere ich mich nur für die neuen Belege, also all die, die in der Periode gescannt/gemailt wurden. Dazu filtere ich in der Belegübersicht nach "unbearbeiteten Belegen". Nun scrolle ich nach unten und picke mir den ältesten relevanten Beleg raus um hier die Daten zu erfassen um die spätere Zahlung vorzubereiten. Dieser ist meist irgendwo in der Mitte der Belege, da es häufig noch ältere gibt, die aus welchen Gründen auch immer noch nicht bearbeitet werden müssen oder z.B. bei Lastschrift über die Kontoübersicht den Zahlungen zugewiesen werden. Ist alles im Beleg erfasst, klicke ich auf "Speichern und weiter". 

Der logische nächste Schritt wäre eigentlich, genau an die Stelle in der zuvor verwendeten Übersicht der unbearbeiteten Belege zu kommen, um sich dann dort den nächsten Beleg rauszusuchen. Stattdessen bekommt man nur die beiden Vorschläge "Startseite Belege" oder "Belegübersicht". Beides ist nicht ideal und erfordert zu viel Mausarbeit um an die gewünschte Stelle zu kommen, an der ich schließlich schon war. Entweder klicke ich auf Startseite Belege, muss dann auf unbearbeitete Belege klicken, dann baut sich die Übersicht komplett neu auf und man ist an die top Seite gescrollt und muss wieder runter scrollen an den Punkt der letzten Bearbeitung usw. 

Oder man klickt auf Belegübersicht, hier ist leider der Filter für unbearbeitete Belege nicht gesetzt, muss also dies wieder machen und dann an die entsprechende Stelle scrollen. Es ist im Einzelnen nicht sehr viel, bei hunderten Belegen im Monat aber doch viel zu viel unnötige Klickerei.

Warum gibt es nicht einfach eine Art "zurück" Funktion nach der Erfassung?

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Nun scrolle ich nach unten und picke mir den ältesten relevanten Beleg raus um hier die Daten zu erfassen um die spätere Zahlung vorzubereiten. Dieser ist meist irgendwo in der Mitte der Belege, da es häufig noch ältere gibt, die aus welchen Gründen auch immer noch nicht bearbeitet werden müssen oder z.B. bei Lastschrift über die Kontoübersicht den Zahlungen zugewiesen werden. Ist alles im Beleg erfasst, klicke ich auf "Speichern und weiter". 

@Max1411 So wie Sie das gerade machen ist das ineffizient. --> Lassen Sie sich einen Belegtyp "Rechnungseingang Lastschrift" und einen Belegtyp "Rechnungseingang zu überweisen" anlegen. Dann das Sortieren der Belege gleich beim Upload vornehmen. Aktuell fließen die Informationen (Belege) unsortiert ins DUO.

Aktuell: Alle Belege hochladen --> In dem "Haufen" suchen --> Überweisungen vorbereiten/durchführen

Neu: Beleg anschauen / prüfen --> Gezielt hochladen (nicht mehr suchen sondern filtern können) --> Überweisungen vorbereiten durchführen. 

Haben wir bei einem Mandanten so im Einsatz. Der lädt dutzende Eingangsrechnungen pro Woche hoch. Von denen 95% per Lastschrift bezahlt werden. Damit er Freitags gesammelt seine Überweisungen machen kann habe ich Ihm den  Belegtyp eingerichtet.

Das er Täglich die hochgeladenen Rechnungen durchgeht wäre gleichfalls ineffizient.

Beleg anschauen / prüfen100% der Belege --> gezielt hochladen --> 5% bearbeiten (Überweisung erstellen) 95 % nie wieder sehen müssen.

vs.

Beleg hochladen --> alle Belege in DUO anschauen müssen --> 95% nur durchklicken und 5 % überweisen.

Der Workflow bei der Belegerfassung ist, wenn richtig aufgesetzt, einer der Wenigen im DATEV Multiversum die wenig zu kritisieren sind. 

(GEDREHTE BELEGE MÜSSEN GEDREHT BLEIBEN!!!)

Ohne Ihrem Berater was Böses zu wollen. DUO ist mehr als ein Tool welches man dem Mandanten in die Hand gibt. Das ist eine Form von Transferplattform welche es erforderlich macht Prozesse komplett neu zu denken. Sonst nimmt man die Effizientsgewinne welche möglich sind nicht mit.

Wie bucht Ihr Steuerberater? OPOS?

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Das mit den Belegtypen ist ein guter Tipp, für den Workflow der Bearbeitung hilft es, in der Belegübersicht alle Belege zu markieren, die bearbeitet werden sollen, dann auf "Bearbeiten", anschließend geht "speichern und weiter" zum nächsten Beleg. 

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@RAHagena vorher den Filter Belegtyp "zu überweisende Belege" nutzen und dann alle markieren. Dann wird ein Schuh draus.

In der Belegübersicht vorher die xy Stück zu suchen zu markieren und dann über "weiter nächster Beleg" ist zwar effizienter als das bis jetzt praktizierte Spiel vor und wieder zurück aber beinhaltet auch den Suchaufwand.

Digital manuell suchen ist immer der Tod.

Aber richtig, dass hatte ich der Beschreibung nicht entnommen.😇