digitale Belege buchen ohne Unternehmen online

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Hallo zusammen,

folgende Frage ist beim Buchen aufgetaucht: Können Belege, die in der DokOrg abgelegt sind, wieder dort gelöscht werden, wenn sie in Rewe einem Buchungssatz über Digitale Belege buchen angeheftet wurden?

Wir gehen momentan folgendermaßen vor:

- Belege kommen derzeit noch ganz normal im Pendelordner (Umstellung auf UNo ist momentan nicht möglich)

- einzelne Belege (z.B. Kauf Anlagevermögen) wurden bisher kopiert für den Jahresabschluss, jetzt sollen sie über Digitale Belege buchen beim jeweiligen Buchungssatz angeheftet werden

- Beleg wird eingescannt, umbeschriftet und in der DokOrg (kein DMS) als Belege abgelegt

- Beleg wird beim Buchungssatz angeheftet

- Beleg bleibt in der DokOrg mit dem Status gebucht stehen

Soweit alles klar. Allerdings kommen dann doch evtl. in einem Jahr einige Belege zusammen, und die sind dann in der DokOrg alle einzeln abgelegt.

Jetzt folgende Fragen: Könnte ich den Beleg in der DokOrg wieder löschen, wenn der Buchungsstapel ans RZ zur Verarbeitung gesendet wurde? Bleiben die Belegdaten weiterhin sichtbar angeheftet am Buchungssatz? Oder darf ich den Beleg in der DokOrg nicht löschen, da ansonsten das Belegbild weg sind?

Sollten/Könnten evtl. die ganzen Belege von einem Jahr nach Erstellung des Jahresabschlusses z.B. über den Dokumentenkorb in einem Dokument zusammengefasst werden und in der DokOrg abgelegt werden?

Ich wäre über eine aussagekräftige Hilfe sehr dankbar.

Vielen Dank im Voraus !

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@Inis schrieb:

(Umstellung auf UNo ist momentan nicht möglich)

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Warum nicht? Muss der Mandant ja nicht haben. Statt die Belege in die DokOrg abzulegen, können Sie als Kanzlei die Belege für den Mandanten auch in den UO Stammdaten ablegen und alles schick mit REWE verknüpfen. Soll der Mandant in Zukunft selber scannen, bekommt einen DUO Vertrag und schickt Ihnen die Belege digital statt im Schuhkarton. 

Dann geht man das Thema DUO zunächst kanzleiintern an und wenn es etabliert ist, rollt man es bei den Mandanten aus. Das hat Zukunft und wandert das Mandat zum anderen Steuerberater, brauchen Sie nur die DUO Stammdaten inkl. DUO Vertrag vom Mandant von StB A auf B übertragen - fertig. Der neue StB hat dann Zugriff auf alle Belege. 

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Vielen Dank für die Antwort. Aber Unternehmen online ist evtl. kein Thema bei einem Mandanten kein Thema, da die Mutterfirma in Italien sitzt und ein eigenes System entwickelt.

Und bei anderen Mandanten ist das UNo kein Thema. Ich bräuchte also für die Problemfälle eine gute Lösung 🙂

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Falls man es bei dem einen oder anderen Mandanten so machen würde, wie Sie vorschlagen: fallen dann Kosten für UNo an? Und wenn ja, wie hoch wären die? Wissen Sie da Näheres?

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@Inis schrieb:

Wissen Sie da Näheres?

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Haben Sie als Kanzlei schon einen DUO Vertag? Wenn nein, sind's 10,50€ / Monat und pro Mandat sind's 3,50€ /Monat und damit können Sie kanzleiintern alle DUO Vorteile nutzen (OCR, ...). 

Über die drei ... können Sie Ihre Antwort 180min bearbeiten. Dann braucht es nicht 2 Antworten hintereinander von Ihnen 😊.

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Ich habe @Inis so verstanden, das Duo in der Kanzlei eingesetzt wird, somit wäre es nur Belege-Online für 3,50/Monat je Mandat.

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Wir als Kanzlei nutzen UNo, auch bei ein paar Mandanten wird es genutzt. Allerdings will der eine oder andere Mandant dies auch nicht nutzen, daher meine Fragen.
Aber verstehe ich es dann richtig:

Die Kanzlei zahlt 10,50 € für UNo

und für jeden Mandanten, bei dem wir die Belege über UNo einscannen würden,  würden monatlich 3,50 € anfallen

Allerdings wäre es noch interessant, wenn meine Fragen zur Ablage und Löschung der Belege in der DokOrg noch  beantwortet werden könnten - ohne Nutzung von UNo.

Vielen Dank !

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Mein Verständnis ist, dass am Beleg nur ein link zum Belegbild abgelegt ist. Wenn sie das Belegbild löschen, wird der link ins Leere laufen.

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@Inis schrieb:

Aber verstehe ich es dann richtig: Die Kanzlei zahlt 10,50 € für UNo und für jeden Mandanten, bei dem wir die Belege über UNo einscannen würden,  würden monatlich 3,50 € anfallen

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Richtig! Werden es viele Belege, greift das myDATEV Dokumentespeichervolumen.  

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Für die Kanzlei fällt die Grundgebühr von Unternehmen online nicht an. 

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@Inis ,

... aber warum denken Sie an das spätere Löschen der Belege ?

Haben Sie Angst vor dem Datenvolumen ?

... ein gelöschter Beleg mit einem in der Buchführung festgeschriebenen Beleglink könnte evtl. später Ärger machen, weil dann der Betriebsprüfer 'in's Leere' greift.

... ob das bei der BP tatsächlich zum Problem 'hochstilisiert' wird, weiß ich nicht

Nachtrag:

.. es gibt auch Möglichkeiten, später noch mitsamt den Belegen (aus der Dokumentenablage oder aus DMS) nach "DUO" (für Italien-Fans geht auch "UNO") umzuziehen 

... hierzu gibt es Info-Dokumente, die ich aber gerade nicht parat habe 

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So lange Sie die Belege nur in der Dok.ablage ablegen, dürfen Sie diese auf keinen Fall löschen, weil dann geht auch die Verknüpfung vom Buchungssatz ins Leere, aber sie können das ja gerne mit einem Beleg den Sie parallel noch in der Mail haben testen. 

Kanzlei Rewe enthält auch wenn Sie daten wegschicken ins RZ nur die Beleglinkverknüpfung und den Speicherort. 

Wird also der Beleg am hinterlegten Speicherort gelöscht hat Kanzlei Rewe nichts mehr wo es den Beleg finden kann. 

Daher der Vorschlag von @metalposaunist  und der anderen die Belege als Kanzlei in UO zu speichern, dann brauchen Sie Belege nicht mehr in der Kanzlei vorrätig zu halten. 

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@Inis  schrieb:

Sollten/Könnten evtl. die ganzen Belege von einem Jahr nach Erstellung des Jahresabschlusses z.B. über den Dokumentenkorb in einem Dokument zusammengefasst werden und in der DokOrg abgelegt werden?

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Hallo @Inis,

für bereits abgelegte Belege gibt es keine Möglichkeit diese zusammenzufassen ohne dabei die Verknüpfung zur Beleg-ID zu verlieren.
Grundsätzlich können Belege im Dokumentenkorb geheftet werden (1008879 -Dokumente in der Übersicht des Dokumentenkorbs manuell heften / trennen), dadurch wird jedoch eine komplett neue Datei in der Dokumentenablage mit neuen Metadaten erzeugt.

Mit freundlichen Grüßen

K. Schönweiß
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

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@vogtsburger  schrieb:

Nachtrag:

.. es gibt auch Möglichkeiten, später noch mitsamt den Belegen (aus der Dokumentenablage oder aus DMS) nach "DUO" (für Italien-Fans geht auch "UNO") umzuziehen 

... hierzu gibt es Info-Dokumente, die ich aber gerade nicht parat habe 

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Hallo @vogtsburger,

vermutlich meinen Sie damit das Info-Dokument 1002861 - DATEV Belegtransfer - Dokumente aus den Dokumentenmanagement-Lösungen importieren.

Mit freundlichen Grüßen

K. Schönweiß
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG

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Wow, vielen Dank !

Schön, dass ich das jetzt wieder weiß, Frau @Katharina_Schoenweiss 😊 

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Hallo liebe Community, 

leider bekomme ich bei der Datev keine gescheite Antworten auf meine Fragen:
Wir möchten digitale Belege kleinen Mdt. vorschlagen OHNE UNO ......

Lt. Datev ist das digitale Belege nicht extra nutzbar....mittlerweile weiß ich dass, das nicht stimmt. 

Wie ist da das vorgehen? Ist es so richtig?
1. Ich lege eine Unterberaternummer an bestelle da die digitale Belege und SmartCarte oder SmartLogin 
2. Ich Schalte die Rechte frei nur für die digitale Belege für die Mdt mit der der Fibu Bestand angelegt ist. 

3. ?????
Meine Fragen:
- wie kann der Mdt Belege hochladen? Manche sagen nur Upload per Email mache sagen UploadMobil? Was stimmt?
- Wie richtet man Upload per E-mail ein?
- geht hier auch Belegtransfer?
- kann Mdt dann auch die Belege anschauen unter digitale Belege?

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Hallo, 

Belege online ist ein Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Ohne einen Vertrag für DATEV Unternehmen online kann der Mandant/die Mandantin weder digitale Belege nach DATEV Unternehmen online übertragen noch diese sehen. Ausführliche Informationen finden Sie hier:  DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 0903478 

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Danke für die Antwort. 
Das ist mir aber klar. 
Meine Frage ist wenn ich als Kanzlei UNO verwende .....wie sind da die genauen Schritte dass ich meinen kleinen Mdt. Belege digital OHNE Unternehmen Online anbieten kann. 
Und was noch wichtig wäre wie funktioniert mit Hochladen per E-mail oder wie unternehmen Online oder gibt es dann da auch Beleg Transfer. Ich meine jetzt nur digitale Belege für 3,50 €.

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Hallo, 

wie ich bereits in meinem vorherigen Post beschrieben habe, ist Belege online ein Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Ihr Mandant/Ihre Mandantin benötigt einen eigenen Vertrag für DATEV Unternehmen online. Ohne eigenen Vertrag auf Mandant:innen-Seite können weder digitale Belege nach DATEV Unternehmen online übertragen noch weitere Funktionen wie DATEV Upload Mail verwendet werden.

Auch in DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1007550, Kapitel 2.1 ist festgehalten, dass DATEV Upload Mail nur verwendet werden kann, wenn ein Vertrag für DATEV Unternehmen online vorliegt. 

Um DATEV Unternehmen online für Ihre Mandant:innen zu bestellen, können Sie die MyDATEV Mandantenregistrierung nutzen. Wie das genau funktioniert, ist hier im Detail beschrieben:  DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1002326 

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Das stimmt so nicht. Man kann die Belege online als Kanzlei buchen u. dann vom Mandanten über eine der div. Schnittstellen bestücken lassen (durch Anwendungen wie buchhalter.pro, Finmatics, kanzlei.land, Lexoffice, Sevdesk etc.).

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Auch dann wird ein DUO-Bestand und eine/ein Smarcard/SmartLogin mit Zugriff darauf benötigt.

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Nein, nur Belege online. Die Schnittstelle kann von der Kanzlei einmalig authentifiziert werden.

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Belege online ist Teil von DUO

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@theo hat Recht. Wir nutzen auch https://kanzlei.land und buchen die Pakete dort; schalten die Schnittstelle zu DUO als Kanzlei frei und das Mandat muss nur kanzlei.land nutzen, die Belege landen dann vollautomatisch im DUO. Den Mandanten neben kanzlei.land noch einen DUO Vertrag samt Medien zu geben, konterkariert das Ganze ja. 

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@mkinzler  Wenn ich @theo richtig verstehe, soll der Ablauf wie folgt sein:

a) Berater legt in DUO einen Mandatsbestand an unter der Kanzleiberaternummer

b) Berater bestellt für seine Kanzleiberaternummer den Rechnungsdatenservice 1.0

c) Mandant (m/w/d) stellt in seiner Software die Kanzleiberaternummer ein und die Belegdaten werden in Belege online übertragen, ohne dass der M. einen DUO-Vertrag braucht.

Unter der Annahme, dass dieses Vorgehen nicht gegen die AGB der DATEV verstößt ( @Franziska_Pfadenhauer ?), warne ich aus anderen rechtlichen Gründen davor, das so umzusetzen

Durch diese Methode übernimmt der Steuerberater nach Rückschreiben der Buchungsdaten in DUO (und leider nicht in die andere Mandantensoftware) die Verantwortung für die steuerrechtliche (und ggf. handelsrechtliche) Archivierung dieser Buchungsbelege für den M..

Dies stellt ggf. eine gewerbsmäßige Archivierungstätigkeit dar, die sowohl steuerliche als auch berufsrechtliche Nachteile für den Steuerberater mit sich bringen kann. 

Außerdem ist dieses Vorgehen datenschutzrechtlich äußerst bedenklich

Siehe Details hier:  Einsatz der Scannerbox und DATEV Unternehmen onlin... - DATEV-Community - 262992

Daher sollte Belege online, sofern es rechtlich archivierungspflichtige Belege des M. beinhaltet, ausschließlich im Rahmen von MigMag betrieben werden. 

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https://m.youtube.com/watch?v=SHX6Gh-pgkY

Vgl. u.a. „da wir ein offizieller Partner der Datev sind“. 

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@theo Ich zweifle nicht die technische Umsetzbarkeit an. Wir setzen auch diverse Schnittstellen ein, um Belege nach Belege online zu transferieren.

Ich sehe aber viele rechtliche Probleme, die sich seit Einführung der GOBD in 2014 und Einführung der DSGVO in 2018 mit der Speicherung von digitalen Belegen ergeben. Und die niemand behandelt.

Jeder Dienstleister preist logischerweise an, wie einfach alles geht.

Und der Steuerberater ist der, der die Verantwortung hat. 

Daher muss sich jeder Steuerberater fragen, wie er die Sachen umsetzen will

- so einfach wie möglich und möglichst so, dass der M. entweder nichts mitbekommt oder nichts zahlen muss

- oder rechtlich möglichst sauber, aber dafür mehr Aufwand bei der Umsetzung und Überzeugung des M.

Der Status "offizieller Partner" heißt nur, dass die Lösung von DATEV offiziell empfohlen wird. Das sagt nichts über die korrekte Lizenzierungsform oder die korrekte Form der Umsetzung aus

Informationen für Softwarehersteller (datev.de)

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Ja klar Theo hat Recht. Ich habe Mandanten die buchen auf Lexoffice und via Rechnungsdatenservice 1.0 landen die Belege in Belege online. Mandant braucht kein DUO Vertrag und keine 10,50 je Monat. 

Funktioniert einwandfrei.  Diesen Weg hat Datev ja extra für Fremdbuchhaltungssoftware geschaffen. 

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... technisch funktioniert dieser Weg, aber ich habe @noescher so verstanden, dass es rechtlich eine Rolle spielt, unter welcher Beraternummer 'offiziell' die Belege hochgeladen werden

Der Mandant weiß offiziell nichts von Datev und die Datev weiß offiziell nicht, wer eigentlich 'physikalisch'

Belege hochlädt

... und an wen hält sich der Prüfer, wenn Belege fehlen ?

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Da muss Datev wahrscheinlich noch mehr grüne Werbung für das Datev Ökosystem machen, damit es jemand versteht. 

Ich z.B. hab das mit den „Belege online“ erst verstanden nachdem es @metalposaunist mir hier erklärt hat. 

Edit: Die ,Belege online‘ kann man natürlich auch im MigMag buchen. Das halte auch ich für den saubersten Weg.