Lösung zum Hochladen von tausenden Belegen

[#1]

Hallo liebe Community,

TL;DR: Gibt es eine Drittanbieter-Software mit DATEV-Integration die nichts weiter macht, als eine Email-Adresse und/oder API bereitstellt, mit der wir extrem viele Belege komfortabel in DATEV Unternehmen Online hochladen können?

---- Problembeschreibung:

Wir setzen im Unternehmen vollständig macOS ein und suchen gerade eine Lösung für zwei Probleme im Rahmen der Digitalisierung unserer Buchhaltung:

1. Wir wollen unsere Belege der letzten Jahre in DUO hochladen. Wir reden hier wahrscheinlich ca 100.000 Belegen (Größenordnung).

2. Wir wollen Belege, die bei uns vollständig digital erstellt werden, in Zukunft automatisch in Unternehmen Online hochladen. Hierbei handelt es sich um ca 5000 Belege pro Monat (auch Größenordnung).

Momentan stoßen wir dabei auf folgende Probleme:

* Über die Datev Web UI können wir maximal 300 Belege auf einmal hochladen.

* Die Belegtransfer-Desktop-Software läuft nur auf Windows, und hat evtl. die gleiche Beschränkung?

* DATEV Unternehmen Online lehnt die Rechnungskopien per Email ab, die unser System automatisch an es sendet. Emails werden bei uns durch Sendgrid versendet, und der "Return-Path" Header wird bei jeder Email zufällig gesetzt. Leider besteht DUO darauf, dass der Return-Path einer freigeschalteten Absenderadresse entspricht, was für uns nicht umsetzbar ist (wir versenden monatlich erfolgreich über 1 Million Emails durch Sendgrid, und nur für DATEV den Anbieter zu wechseln ist unverhältnismäßig).

Hat einer von euch eine Idee, wie man um das Problem umgehen kann? Idealerweise gibt es eine Drittanbieter-Software mit DATEV-Integration die eine Email-Adresse und/oder API bereitstellt, mit der wir die Belege aus der Vergangenheit und in Zukunft in DUO hochladen können.

Danke und liebe Grüße

Marvin

[#2]

Bei diesen Belegmengen ist Unternehmen online meines Erachtens nach nicht das richtige Belegarchiv.

[#3]

Hallo,

wir arbeiten im Moment auch daran eine ähnliche Umsetzung zu finden. Allerdings im Windows Umfeld.

Von einer Upload Beschränkung in Belegtransfer ist mir nichts bekannt, wir laden hier auch auf einmal hunderte Dokumente hoch.

Evtl. wäre DATEV SmartTransfer ein Lösung. Hier können Rechnungen per E-Mail angenommen und an Unternehmen Online weiter gegeben werden. Allerdings wird das teuer. Wir haben auch ca. 9000 Belege monatlich und SmartTransfer möchte 0,2 EUR für jeden Beleg.

Wir haben dazu demnächst einen Termin mit einer genaueren Produktvorstellung.

[#4]

@eliansawatzki ,

... ein paar Tausend Belege pro Monat sind z.B. bei Internet-Shops nichts Ungewöhnliches. 

Wo sehen Sie das Problem bei hoher Beleganzahl ?

[#5]

Mit der Beleganzahl hat das DATEV-RZ sicher keine Probleme. Meine Bemerkung war eher in Richtung Sinnhaftigkeit zu verstehen. Allerdings kenne ich den Grund des Fragestellers nicht, warum solche Mengen an Belegen nach Unternehmen online geschaufelt werden sollen. Von daher beurteile ich den Sachverhalt noch nicht abschließend.

Unternehmen online ist primär eine Datenaustauschplattform zwischen Kanzlei und Mandant. Ich kenne niemanden, der sich im Rahmen einer Auftragsbuchführung mehrere tausend Belege pro Monat anschaut. Bei diesen Datenmengen, da sind sich glaube alle einig, müssen Datensätze ausgetauscht werden. Letzteres gilt i. d. R. auch für Onlineshops. Früher waren es Klingeltöne, heute sind es z. B. In-App-Käufe - für diese Massendaten benötige zumindest ich keinen Beleg. Ich setze hier bereits im ERP-/Webshop-System an und kümmere mich darum, dass sämtliche Sachverhalte steuerlich korrekt in verwertbaren Exportdateien enthalten sind.

Bei selbstbuchenden Mandanten: Hier sehe ich bei diesen Belegmengen ein DMS als zwingend erforderlich an.

Aus dem Nähkästchen geplaudert kann ich sagen, dass hier auch ein Mandant im Rahmen einer Auftragsbuchführung bearbeitet wird, welcher mehr als 5.000 Belege pro Monat im Unternehmen online bereitstellt - in diesem Fall über die XML-Schnittstelle online mit vollständiger Kontierung. Die Belege werden bei weitem nicht alle geprüft. Im Rahmen der Buchhaltung ist vereinbart, das Belege ab einem vorher definierten Betrag aufwärts und bei bestimmten steuerlichen Sachverhalten geprüft werden. Stichprobenartig werden weitere Belege geprüft.

Nach Kontrolle der Buchungen werden die Buchungsinformationen nach Unternehmen online zurückgeschrieben und dann folgt der vereinbarte finale Akt: Alle Belege, welche vom Wert unter der definierten Betragsgrösse liegen und nicht besonderen steuerlichen Sachverhalten zugehörig sind, werden im Unternehmen online gelöscht. Das lässt sich im Unternehmen online recht leicht filtern. Damit ist zwar der Beleglink zu den gelöschten Belegen noch an der Buchung, allerdings wissen hier im Haus die Beteiligten genau, bei welchen Links noch ein Beleg verknüpft ist.

Diese Vorgehensweise verschwendet keinen Speicherplatz für Belege die sich nie jemand anschauen wird und steigert die Performance. Beim Starten der Belegübersicht werden, wenn ich mich nicht täusche, maximal 5.000 Belege gleichzeitig angezeigt. Bei größeren Belegmengen muss man fleißig Filter setzen und den Suchlauf abwarten, in der Hoffnung, dass der gewünschte Beleg schon dabei ist. Letzteres trifft natürlich nur auf den Mandanten zu - der Buchhalter schaut sich die Belege aus Rechnungswesen heraus an.

Vielleicht rührt die Intension des Fragestellers aber auch von anderer Stelle her.

[#6]

Ich knüpfe da gerne an: Ein Online-Shop im Mandat hat ein paar Tausend Ausgangsbelege/Monat, welche per Datensatz eingespielt werden.

Eine einzelne Belegbilderfassung sprengt m.E. den Rahmen der belegverknüpften Einzelerfassung.

Die Eingangsrechnungen verschiedener Zulieferer liegen vielleicht bei einem 20stel der Ausgangsrechnungen. Hier können dann auch effektiv via UO bereits in der Belegerfassung mit OCR und Kontenvorbelegung rapide Belegbild-Buchungen erzeugt werden um in Rewe "grün durchzulaufen".

Man weiß letztlich nicht die Beweggründe, aber eine rückwirkende Erfassung von 100.000 Belegen erachte ich persönlich als wenig sinnvoll; vielmehr wäre doch ein Umstellungszeitpunkt wie der 01.01.2021 sinnvoll.

Nun, ich weiß wie gesagt nicht, welchen Nutzen der Beitragssteller sich davon verspricht, denn eine nachträgliche Belegverknüpfung würde ja ausscheiden und ich gehe von einer reinen Digitalisierung der Rechnungsordner aus; in dem Fall ist UO auch m.E. das falsche Instrument.

Dennoch: 100.000 : 300/Scan = 333 Scans - 5 Minuten für ein "Paket" mit einem leistungsfähigen Scanner, also netto 28 Stunden . . . Wäre an einem Wochenende erledigt. Man sollte ggf. einen Reserve-Scanner bereitstellen bzw. mit Zweien oder Dreien arbeiten, aber die Zahl erscheint womöglich nur im Moment so hoch.

[#7]

---

@eliansawatzki schrieb:

... Vielleicht rührt die Intension des Fragestellers aber auch von anderer Stelle her...

---

... die Fragestellung klang für mich auch eher nach Archivierung von alten Belegen und nach dem Versuch, die neuen Belege Digital zu buchen.

100.000 Belege nachträglich zu kontieren und zu verbuchen, kann aus meiner Sicht nicht die Intention sein.

... es gibt immer wieder mal Fälle, bei denen mehrere Wirtschaftsjahre wegen einer angekündigten Betriebsprüfung und chaotischer Buchhaltung 'aufgearbeitet' werden müssen.

... und manche Mandanten träumen dann davon, dass man mit 'Digitalisierung' diese Arbeit quasi auf Knopfdruck erledigen können müsste.

... ein frommer Wunsch ...

Falls jemand weiß, wo es dieses Knöpfchen gibt, bitte her damit 😄

... aber zum Thema Beleglinks und digitale Belege nachträglich löschen:

... das halte ich für etwas gefährlich.

Wenn der Beleglink mal festgeschrieben in REWE steht, hat der BP vermutlich auch einen Anspruch auf Aushändigung des Digitalen Belegs, zumindest in der Theorie 

[#8]

PDFs in freigegebenen SMB Ordner ablegen, (virtueller) Windows-Server mit SiPa, BS-mIdentity und Belegtransfer überwacht diesen Ordner und sendet an UO.

[#9]

Hallo allerseits, danke schonmal für die Antworten.

wir wollen tatsächlich alle unsere digitalen Belege archivieren, sowohl die alten als auch alle neuen. Ich hatte an Unternehmen Online gedacht, weil wir das sowieso schon im Einsatz haben. Wir sind aber auch offen für alternative Belegmanagementsysteme - haben Sie eventuell eine Empfehlung für eine Cloud-Software?

Danke!

Marvin

[#10]

... also liegt doch (wie vermutet) der Fokus eher auf dem Archivieren der Belege-Sammlungen und weniger auf dem Digitalen Buchen 😉

[#11]

---

@vogtsburger  schrieb:

... also liegt doch (wie vermutet) der Fokus eher auf dem Archivieren der Belege-Sammlungen und weniger auf dem Digitalen Buchen 😉

---

Korrekt - wir lassen ca. 4500 digitale Belege (von insgesamt 5000) monatlich als Gesamtheit buchen, haben aber die Maßgabe, die einzelnen Belege für eine eventuelle Betriebsprüfung vorzuhalten. Wir wollen sie dafür in einer vom deutschen Finanzämtern akzeptierten Cloud speichern.

[#12]

---

@MarvinK  schrieb:

---

@vogtsburger  schrieb:

... also liegt doch (wie vermutet) der Fokus eher auf dem Archivieren der Belege-Sammlungen und weniger auf dem Digitalen Buchen 😉

---

Korrekt - wir lassen ca. 4500 digitale Belege (von insgesamt 5000) monatlich als Gesamtheit buchen, haben aber die Maßgabe, die einzelnen Belege für eine eventuelle Betriebsprüfung vorzuhalten. Wir wollen sie dafür in einer vom deutschen Finanzämtern akzeptierten Cloud speichern.

---

Also ich glaube, Sie missverstehen da etwas Grundlegendes.

Das Finanzamt greift auf keine Cloud zu.

Die Entstehung und die Abwicklung eines Geschäftsvorgangs müssen sich lückenlos progressiv und retrograd überprüfen lassen (vom Beleg zur Buchung bzw. von der Buchung zum Beleg). Die progressive Prüfung eines Geschäftsvorfalls beginnt beim Beleg. Sie führt über die Grundaufzeichnungen (im Grundbuch) und das Journal zu den Buchhaltungskonten. Aus den Konten müssen die Entwicklung der Bilanz sowie der GuV und in deren weiterer Folge die Daten der Steueranmeldungen bzw. -erklärungen nachvollziehbar sein. Die retrograde Prüfung beginnt bei der Buchung bzw. beim Ansatz in der Bilanz bzw. GuV und endet beim Beleg.

Somit sollten Sie zunächst mal die 100.000 Belege kontieren . . .

Sie wollen ja letztlich statt Ordnern, Pdf-Dateien vorlegen und sozusagen eine Ablagestruktur wie in einem Ordner speichern. Sie müssten den ganzen Kram ja wieder partiell herunterladen, damit sie das dem Finanzamt vorlegen können.

Mein Tipp: Beginnen Sie, auch rückwirkend zum 01.01.2021 mit Unternehmen online oder einem Alternativprodukt und lassen Sie die alten Belege, "alte" Belege sein.

[#13]

---

---

Also ich glaube, Sie missverstehen da etwas Grundlegendes.

Das Finanzamt greift auf keine Cloud zu.

Habe ich auch garnicht implizieren wollen. Es geht uns darum, diese digitalen Belege "nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß und unveränderbar" aufzubewahren. Aktuell liegen sie auf Amazon S3, und erfüllen unserer Meinung nach alle diese Kriterien. Aber: Mein Bauchgefühl sagt mir, dass der Nachweis dieser Kriterien leichter fällt, wenn wir eine Belegarchiv-Cloud eines deutschen Anbieters benutzen, der sich auf sowas spezialisiert hat. Deswegen dachte ich ursprünglich an DUO, weil meine Vorstellung ist, dass bei einem DATEV-Produkt keine Diskussionen mit dem Finanzamt drohen.

In unserer Buchhaltung wurden diese Belege schon immer monatlich als ein Sammelposten gebucht.

Nochmal zur Klarstellung: Wir setzen DUO schon seit Jahren als Belegarchiv für alle anderen Belege ein, nur nicht für diese, da wir sie in dieser Masse nicht in DUO hochgeladen bekommen. Das war ja der ursprüngliche Grund für meine Frage.

[#14]

Ich verstehe immer noch nicht so recht warum man für den Versand der Rechnung nicht eine noreply.@zxy.de einrichtet und dort eine BCC Regel hinterlegt?

Man muss ja den Anbieter gar nicht wechseln. Einen einfachen Exchange nur für den Rechnungsversand...

Nur einmal quer gedacht.

[#15]

Hallo,

da das hier für mich nicht klar erwähnt wurde: Ihnen ist aber dann bewusst, das die einzige Möglichkeit der Belegsuche darin besteht, nach dem Dateinamen zu suchen?

Sofern Belege nicht "erfasst" werden oder schon als XML-Daten mit Beleginfos da ankommen haben Sie sonst ein Archiv, in dem womöglich nichts gefunden wird.

Ich spreche aus Erfahrung: In einem Fall gab es hier auch die Idee, mal ca. 1000 Ausgangsrechnungen eines Jahres vom Mandanten hochzuladen. Mit nicht aussagekräftigen Dateinamen. Für den Fall, dass der STB mal "was prüfen möchte". Ergebnis = was wir nicht finden können wir auch nicht prüfen, außer man lädt mal alles wieder runter bzw. druckt alles aus....

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#16]

Sehr geehrter Herr Hüwe,

danke für die Warnung. Wir müssten dann wohl dafür sorgen, dass die Dateinamen die Belegnummern und ein Datum enthalten.

Danke und viele Grüße

Marvin

[#17]

... das hatte ich eigentlich schon vorausgesetzt.

... wie wollten Sie sonst nach Belegen suchen, mit Volltextsuche ?

[#18]

Hallo,

noch ein Hinweis weil hier auch der Begriff "Finanzamt" ins Spiel gebracht wurde: 

Bei einer klassischen BP (Fibu gebucht mittels UO) mit Beleganforderung / Datenzugriff bestellen wir immer das hier:

Rechnungswesen-Archiv-DVD mit ... - DATEV Hilfe-Center

Da sind aber nur Belege drauf, die mit Buchungen verbunden wurden.

Sprich: was nur hochgeladen bzw. "archiviert" wurde fehlt dort!

Falls dann der Gedanke kommt: OK - richten wir dem Prüfer halt einen Zugang für UO ein -> das ist so nicht vorgesehen! Das scheitert schon daran, dass keine zeitliche Einschränkung möglich ist. Und eine Trennung bei den Belegtypen ist maximal zwischen Lohn/Reisekosten-Belegen und übrigen Belegen möglich.

Auch ein reiner Nur-Lese-Zugriff lässt sich m.E. nicht umsetzen.

Und ob ein Prüfer mit der Suchmaske ausschließlich nach Dateinamen glücklich wird wage ich zu bezweifeln. Grade im Hinblick auf die progressive und retrograde Prüfbarkeit:

• wo/wie/wann wurde die PDF Datei "RG0123456-xyz-20_03_2020.pdf" gebucht?
• zeigen Sie mir (schnell) den Beleg zur Buchung vom 19.02.2020 auf dem Konto xyz über xx Euro

Den mittelbaren Datenzugriff (Prüfer diktiert Fragen, zweite Person arbeitet alles in UO ab) lasse ich da mal gleich außen vor.

Auch hier noch ein praktisches Beispiel - was wir wohl bei einer BP hatten: Für den Prüfungszeitraum wurden Ausgangsrechnungen angefordert. Belege waren jedoch nicht in UO sondern per Schnittstelle aus der Warenwirtschaft importiert (kein UO-Fall!) Anstatt jetzt hier 60.000 Blatt Papier zu erzeigen gab es eine DVD wo alle Rechnungen als PDF enthalten waren. (ja: der Prüfer hätte auch den direkten Zugriff auf die WaWi fordern können)

Da war zumindest über eine gute Struktur der Dateinamen ein schneller Zugriff auf gewünschte Rechnungen möglich.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#19]

Hallo Herr Hüwe,

danke, das sind wirklich hilfreiche Informationen. Müsste das Warenwirtschaftssystem in so einem Fall nachweisbar die Kriterien "nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß und unveränderbar" erfüllen? Liegt die Nachweispflicht beim geprüften Unternehmen oder beim Finanzamt?

Danke!

Marvin

[#20]

Hallo MarvinK,

das ist jetzt eine der Fragen wo vermutlich viele Mitlesende denken: "das klärt man besser mit seinem Steuerberater".

Und denen gebe ich Recht.

Mir ging es bisher um die technischen Aspekte, aber bei dem Thema klinke ich mich jetzt aus. Ansonsten sprechen wir auch noch über die Verfahrensdokumentation und klären diverse Aspekte der GoBD.

Umgekehrt wäre ich auch irritiert bzw. überrascht, wenn ein Mandant von uns sich zu solch elementaren Themen die Beratung nur "von Dritten" holt.

Ich wünsche trotzdem ein schönes Wochenende!

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#21]

Wünsche ich Ihnen auch, und nochmal vielen Dank.