E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

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@vogtsburger Ach kommen Sie, als wäre das nicht inzwischen üblich, nur noch digitale Mandanten anzunehmen oder die auszusortieren, die nicht zur Zielsetzung der Kanzlei gehören. Auf dem letzten Regional-Infotag hat sogar ein Steuerberater einen Vortrag gehalten, in dem er klipp und klar gesagt hat, dass er irgendwann gesagt hat, meine Kanzlei bekommt jetzt quasi eine Satzung, welche Branchen wir bearbeiten wollen, wie die Mandanten mit uns zusammenarbeiten sollen usw. Und alle nicht dazu passenden Mandate wurden gekündigt. Da gab es keinen Aufschrei im Publikum: Triage!

In unserer neuen Zweigstelle haben wir einen kleinen Mandanten, der seine Buchführung noch in einem Journalbuch erledigt wie zu Zeiten meines Großvaters, der noch Helfer in Steuersachen war und nächtelang Differenzen in den Journalen gesucht hat. Da wurden keine Pfennige weggebucht, die wurden gesucht. Aber welche Chancen hätte ein solcher Mandant heutzutage, wenn er sich einen neuen Steuerberater suchen müsste?

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Ich nehme für uns mit, dass die e-RE nicht elektronisch weiterzuverarbeiten nur eine Verschiebung der Pflicht ist und nur weiter uneffektive Verhaltensmuster schürt– vor allem bei x-RE.

Ein Stufenplan zur Volldigitalisierung, um alle Mandanten mitzunehmen – es bleibt eben eine Mischkalkulation - , beginnt also mit der elektronischen Übertragung der e-RE (via Regel bspw.). Wir werden ab hier auch wieder versuchen den Aufhänger zu nutzen um dem MDT das Profitieren via anschließenden digitalen Schritten mitzugeben. Ich denke, dass hier Fingerspitzengefühl in Form von Leichtigkeit sowie Vorteile predigen gefragt ist. Mit „So isses jetzt“ gehen wir denke am Dienstleistungsgedanken vorbei. Beim Thema Geduld sind wir doch alle Schüler.

Einzig die Entwicklungssprünge, die die (externen) Softwarehersteller in den kommenden Monaten noch leisten werden, sind noch nicht abzusehen, was Empfehlungen für MDT neben DUO aktuell schwierig macht.

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Welche Argumente gibt es für das Anlegen der gesonderten Empfangs-E-Mail-Adresse rechnungen@..., wenn via E-Mails nicht archiviert wird? Reinweg für das automat. Weiterleiten?

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@wwinkelhausen  schrieb:

@vogtsburger Ach kommen Sie, als wäre das nicht inzwischen üblich, nur noch digitale Mandanten anzunehmen oder die auszusortieren, die nicht zur Zielsetzung der Kanzlei gehören.

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Ich habe auch schon die 'umgekehrte Triage' erlebt ...

... und zwar, dass Mandanten aus eigenem Antrieb gegangen sind, weil die betreuende Kanzlei nicht digital genug war 

... und auch, dass man einzelnen Mandanten gekündigt hat, weil die Mandanten zuuuu digital 'unterwegs' waren

Ich vermute mal, dass z.B. Mandanten, die von Kopf bis Fuß auf Apple eingestellt sind, immer in einem großen Zwiespalt sind, ob sie bleiben können/wollen/dürfen oder ob sie gehen können/wollen/sollen/müssen oder ob es nicht doch Kanzleien gibt, die ebenfalls voll und ganz auf Apple eingestellt sind😎

Wenn man sich einvernehmlich trennen kann, kann man immer noch 'befreundet' bleiben, ansonsten  wird jede Trennung etwas schmerzhaft und 'zäh' 

Aber auch in einer Datev-Kanzlei mit dem Label "Digitale Kanzlei 2024" ist nicht alles (digitales) Gold, was glänzt 😎

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Ich hatte ja schon einmal eine ähnliche Frage in den Raum geworfen, daher bin ich natürlich stark an Antworten und vor allem Meinungen interessiert.

Vorab aber mal meine bisherige Auffassung und Zusammenfassung zu dem Thema; es ist wie so oft in Deutschland, ein Thema kommt auf und plötzlich gibt es hunderte Experten zu diesem Thema, die nahezu alle eines gemeinsam haben, nämlich keine Ahnung. Sorry, aber es ist so! Ich halte mich selbst für technisch äußerst versiert, aber bei Weitem keinen Profi in diesen Themen, dennoch kann ich sagen, dass hier vieles vermischt wird und Menschen ohne Ahnung anderen Menschen ohne Ahnung versuchen Sachen aufzuerlegen!

So, aber zurück zur E-Rechnung. Für mich trifft es relativ klar auch hier wieder zu, wer keine Ahnung hat, sitzt im öffentlichen Dienst und bestimmt darüber (wobei bestimmen hier ja auch falsch ist) was eine E-Rechnung ist und wie diese aufbewahrt werden muss. Die Unveränderbarkeit der Daten ist gefordert und auch gesetzlich normiert. 146 Abs. 4 AO fordert dies (wenn auch etwas verklausuliert und eigentlich auch dort nur "das keine Veränderungen vorgenommen werden; sprich das tun "ändern" ist verboten). Hieraus kann ich aber durchaus eine Verpflichtung erkennen, die die Unveränderbarkeit der Daten gebietet.

Jetzt kommt das, wovon man im öffentlichen Dienst nicht so ganz einen Plan zu haben scheint. Die technische Umsetzung (ich meine, das FA will Belege immer noch gerne per Fax und verschlüsselter E-Mail Versand ist auch nicht überall möglich); technisch betrachtet kann ich ein Dokument, welches mir per Mail übermittelt wird nur in einer einzigen Form wirklich revisionssicher speichern, über eine Mail Archivierung! Alles andere ist Humbug und formeller Quatsch (ja, ich weiß dieser ist beim FA gerne gesehen); klar kann ich dem FA (und dem dienen wir ja irgendwie alle) es recht machen, meine Rechnungen per Mail empfangen, ändern und dann analog der Verfahrensdokumentation in DUO speichern, kontrollieren ob es so angekommen ist wie ich es geändert habe und das FA "**bleep**en".

Aber macht das Sinn? Bzw. ist das rechtssicher? Ich glaube langfristig nicht, denn das BMF kann seine Meinung ja jederzeit ändern, die Aussagen der Regierung (irgendwo war hier mal eine kleine Anfrage wonach E-Mail ausreicht) sind ohnehin nicht bindungsfähig und am Ende entscheidet ohnehin ein Richter über das Thema. Jeder klar denkende Mensch mit dem technischen Sachverstand wird erkennen, dass eine E-Mail Archivierung (zumindest in der Phase wo Daten noch nicht dem FA gemeldet werden) die einzige Lösung für dieses Problem sein kann. Denn von der Mail, bis zum DMS ist es ein weiter weg und ich kann viel ändern! 

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@unklarer_Posten  schrieb: 

- Die DATEV vermarktet DUO u.a. als System, um E-Rechnungen rechtssicher aufzubewahren.

-> Bedeutet das, dass man sich beim Einsatz von DUO eine E-Mail Archivierung sparen kann? Ich war bisher immer der Meinung, dass nur dann ausreichend archiviert ist, wenn die ursprüngliche Mail nebst Anlagen im Originalformat archiviert wird, denn beim Transport vom Mailpostfach zu DUO könnte ja an der Rechnung noch etwas manipuliert werden.

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Hallo @unklarer_Posten 

durch die Einführung der E-Rechnung ergibt sich keine Änderung der Rechtslage hinsichtlich der Aufbewahrung bzw. E-Mail-Archivierung.

Bisher schon galt:

- (digitale) Handelsbriefe müssen aufbewahrt werden nach den Vorschriften des HGB und der AO

- digitale Buchungsbelege müssen digital aufbewahrt werden. Außerdem muss zumindest steuerrechtlich nach Meinung der Finanzverwaltung (GOBD) der digitale Beleg digital kontiert und digital mit der Buchung verknüpft sein bzw. durch sonstige Vermerke auf dem digitalen Beleg und im digitalen Buchungssatz eine Verbindung zwischen Beleg und Buchung hergestellt werden.

Nicht jeder Handelsbrief ist ein Buchungsbeleg. Daher gelten die Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten nebeneinander. Überschneiden sich zwar oft, aber nicht immer.

Ob es sich bei dem digitalen Beleg um eine PDF-Datei nach bisheriger Methode oder um eine E-Rechnung (egal welchen Formates) handelt, spielt dabei keine Rolle.

Dass bislang die PDF-Dateien von einzelnen Mandanten evtl. ausgedruckt und der Papierbuchführung beigelegt wurden, ändert nichts daran, dass das bislang offiziell schon nicht korrekt war und auch weiterhin nicht korrekt sein wird. Nur fällt es jetzt besser auf.

Mandanten sollten daher auf die bereits bestehende Rechtslage hingewiesen werden und Lösungswege aufgezeigt werden. Wenn der Mandant diese nicht umsetzt, haben Steuerberater Ihrer Hinweispflicht genüge getan. Erstellt der Steuerberater auch die UST-VA, muss weiter geprüft werden, ob angesichts der vorgelegten Belege ein Vorsteuerabzug zulässig ist oder nicht (siehe Entwurf BMF-Schreiben zur E-Rechnung).

Für diese Prüfung ist eine Verfahrensdokumentation des Mandanten sehr hilfreich. 

Dieses mögliche Spannungsfeld zwischen Mandant und Berater wird sich durch die Einführung der E-Rechnung möglicherweise erheblich verschärfen. Daher besteht zwingender Handlungsbedarf!

Meiner Meinung nach benötigt man für die handelsrechtliche Archivierung der Handelsbriefe nicht zwingend ein E-Mail-Archivsystem. Der Mandant muss nur sicherstellen, dass die Handelsbriefe innerhalb der Aufbewahrungsfrist vollständig bleiben und jederzeit lesbar gemacht werden können. Was durch ein Archivsystem deutlich vereinfacht wird. Ein kleines Unternehmen kann diese Archivierung aber auch anderweitig umsetzen.

Für die steuerrechtliche Aufbewahrung der Buchungsbelege ist grundsätzlich auch kein Archivsystem zwingend. Theoretisch ist bei kleinen Betrieben auch eine Archivierung im Dateisystem (mit Rechtemanagement + Verfahrensdokumentation) nach den GOBD zulässig. Wenn entsprechende Verknüpfungsmerkmale zwischen Beleg und Buchung existieren (z.B. Dateiname im Belegfeld 1). 

In der Praxis ist das aber sehr umständlich, daher bietet es sich sowohl aus praktischen als auch aus rein kaufmännischen Gründen an, für (je nach persönlicher Einschätzung) geringe monatliche Beträge DUO oder ein alternatives Produkt anderer Anbieter (egal mit welcher Farbe) einzusetzen. 

Sollte der Steuerberater DATEV einsetzen und die Fibu samt Kontierung in Rewe machen, führt der Einsatz von alternativen Produkten anderer Anbieter aber möglicherweise dazu, dass die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung fehlt. Daher bleibt es in solchen Fällen oft zwingend, dass zusätzlich zum alternativen Produkt auch DUO eingesetzt wird, um eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Belege sicherzustellen.

Wichtig: Das Belegarchiv in DUO ist immer das Belegarchiv des Mandanten, niemals das Belegarchiv des Steuerberaters. Die korrekte Archivierung der Belege gemäß GOBD ist eine Verpflichtung des Mandanten.

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Sehr schön auf den Punkt gebracht, @noescher  👍

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Für die steuerrechtliche Aufbewahrung der Buchungsbelege ist grundsätzlich auch kein Archivsystem zwingend. Theoretisch ist bei kleinen Betrieben auch eine Archivierung im Dateisystem (mit Rechtemanagement + Verfahrensdokumentation) nach den GOBD zulässig.

Würde mich anhand der aktuellen Infos, die sowohl vom BMF, als auch von der Regierung gesendet werden durchaus anschließen. Mir sei aber die Frage gestattet; wie aussagekräftig ist eine Aussage des BMF? Wieviele BMF Schreiben wurden in der Vergangenheit mit Rückwirkung geändert, sei es durch das BMF (was hier wahrscheinlicher ist) oder auch durch die Rechtssprechung. Gerade in den letzten 20 Jahren ist es doch vermehrt dazu gekommen, dass richterliche Aussagen die kompletten BMF Schreiben quasi nutzlos machten. Ob sich dann rückwirkend ein Problem ergibt, ist dann auch immer eine Auslegungssache des BMF / Regierung.

Auch eine Aussage zum Thema "kleine Betriebe"; gerade hier halte ich die E-Mail Archivierung für quasi perfekt, geringe Kosten (Office 365 mit Beweissicherung kostet um die 25 EUR im Monat) und kein organisatorischer Mammutaufwand wie eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. 

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Mich erinnert diese Diskussion an das Thema: "ersetzendes Scannen"

Seit Jahren werden hier alle Pendelordner digitalisiert und einige
Mandanten senden längst selber ihre Belege nach UO.

Sehr selten kommt die Frage auf, ob Mandant die Papier- Unterlagen
entsorgen darf und nach der Erwähnung des Begriffs "Verfahrensdokumentation" 
werden die Belege dann doch irgendwo physikalisch endgelagert.

Mir ist kein Fall bekannt, wo es im Rahmen einer BP notwendig war,
dieses Archiv zu bemühen.

Wehe, es gibt aber ein Steuerstrafverfahren, und diese Unterlagen, also
die einzelnen Lieferscheine sind nicht mehr vollständig rekonstruierbar.

Selbige sehe ich für die Handelsbriefe mit den E- Rechnungen.

Niemand benötigt diese noch, wenn die Rechnung bezahlt und gebucht
wurde, bis dann aus völlig anderem Grund ein Steuerstrafverfahren eröffnet
ist und die Kripo die Lieferscheine mit allen Einzelposten sehen möchte.

-> Alles nach Gesetz vollständig endlagern, aber keinen Sortieraufwand
betreiben, der später eh nur als Manipulationsversuch gewertet wird.

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@c_kleineboymann schrieb: Mir sei aber die Frage gestattet; wie aussagekräftig ist eine Aussage des BMF?

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BMF-Schreiben sind reine Verwaltungsanweisungen. Sie binden (theoretisch) die Verwaltung, aber keinesfalls Steuerbürger, Steuerberater oder Gerichte.

Ein Steuerberater sollte den Mandanten auf die Verwaltungsanweisungen hinweisen, um darzulegen, dass es einen Weg gibt, der voraussichtlich zu sehr wenig Streitigkeiten später führen wird.

Selbstverständlich kann der Steuerbürger eine andere Rechtsauffassung vertreten und seinen Steuerberater anweisen, diese Rechtsauffassung zu vertreten. Was dieser machen wird, wenn die Auffassung nicht gegen Gesetz verstößt. Die abweichende Rechtsauffassung ist in den Steuererklärungen aber offenzulegen. Ohne Offenlegung geht die Finanzverwaltung davon aus, dass die Verwaltungsauffassung übernommen wurde.

Ich persönlich kann mir hinsichtlich der Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten kein Gerichtsurteil vorstellen, dass einen Sachverhalt, bei dem sich der Steuerpflichtige an das BMF-Schreiben gehalten hat, das Gericht zu einer schlechteren Auffassung kommt. Viel wahrscheinlicher ist der Fall, bei dem sich der Steuerpflichtige nicht an das BMF-Schreiben gehalten hat, dass das Gericht dem Steuerpflichtigen Recht gibt.

Aber das ist ein Risiko, dass der Mandant tragen muss nach.

(Steuer-)Recht ist nie nur Schwarz-Weiß, es gibt immer Grauzonen. Ein Steuerpflichtiger, der möglichst ruhig seinen Geschäften nachgehen will, sollte die BMF-Schreiben als Basis verwenden.

Ein Steuerpflichtiger, der seine Bürgerrechte stärker ausleben will, muss das Gesetz und Verordnungen als Basis verwenden. 

Meines Erachtens wird es in der (kleineren) Praxis keine Probleme geben, solange in der Betriebsprüfung alles vorgelegt werden kann und glaubhaft eine Manipulation ausgeschlossen werden kann und sich bemüht wurde, zumindest die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Eine Verfahrensdokumentation ist hier wichtig.
(die kann in kleinen Firmen auch nur zwei Seiten lang sein und ist keinesfalls "Mammutaufwand" - es ist eine Verfahrensdokumentation, es wird keine Zertifizierung nach DIN ISO gefordert)

.

Dass trotz optimalem Aufbewahren und Aufzeichnungen "Fehler" möglich sind, zeigt z. B. Wirecard

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Ja, ich gerne auch gerne mal rechtssichere Beispiele:

Verfahrensdoku ja oder nein

ersetzendes Scannen mit oder ohne VD

Mailarchivierung ja oder nein

VD bei E-Rechnungen ja oder nein

....

Die Prüfer werden auch immer dümmer & dreister, da würde man gerne frühzeitig deren "Engagement" unterbinden indem man sagt:

"Das geht so nicht, das mag eine Arbeitsanweisung (BMF-Schreiben) für Sie sein,

gesetzlich geregelt ist es aber nicht, sehen Sie hier...."

Man diskutiert sich in der Literatur zu Tode

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... selbst wenn das FA zufrieden ist und nichts mehr anfordert, kann evtl. z.B. ein Insolvenzverwalter 'um die Ecke kommen' und den Nachweis bestimmter Zahlungen verlangen.

Papier-Belege schon innerhalb der Aufbewahrungszeit endgültig zu vernichten, gehört mE in die Kategorie "risikofreudig"

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Ich persönlich kann mir hinsichtlich der Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten kein Gerichtsurteil vorstellen, dass einen Sachverhalt, bei dem sich der Steuerpflichtige an das BMF-Schreiben gehalten hat, das Gericht zu einer schlechteren Auffassung kommt. Viel wahrscheinlicher ist der Fall, bei dem sich der Steuerpflichtige nicht an das BMF-Schreiben gehalten hat, dass das Gericht dem Steuerpflichtigen Recht gibt.

Sehe ich komplett anders und ist in der Vergangenheit ja durchaus auch passiert, wenn auch der Fall oftmals andersherum war und das BMF Schreiben eigentlich härtere Regeln darstellte. Einzig, dass es zu so einem Prozess überhaupt kommt, kann ich mir aktuell nicht vorstellen; denn das FA muss sich ans BMF halten und dürfte daher ja gar nicht klagen! 

Aber auch das gab es immer mal wieder, dass "Verrückte" vors Gericht gezogen sind um sich oder andere ins Verderben zu stürzen, man denke nur zurück als ein Ruhestandsbeamter vors Gericht zog um einen höheren Versorgungsfreibetrag zu erwirken. Es gab aber auch immer mal wieder Aussagen zu eigentlich im Kern nicht notwendigen Themen, die anschließend recht schnell im BMF umgesetzt wurden; oft dann eben zum Nachteil des Steuerpflichtigen. 

solange in der Betriebsprüfung alles vorgelegt werden kann und glaubhaft eine Manipulation ausgeschlossen werden kann

Sehe ich problematischer; wie viele Kassensysteme erfüllen alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung? Und wie viele werden davon in der Praxis verworfen? Warum? Weil sie nicht richtig genutzt werden und / oder es formelle Mängel und Fehler gibt. Bspw. muss eine Verfahrensdokumentation dem Willen des BMF nach ja sowohl gelebt als auch belebt werden, sprich man muss die Verfahrensdokumentation anwenden und aktualisieren. In kleinen Betrieben halte ich das für oftmals schwer und sehe das Einfallstor schlechthin für geschaffen. 

Daher bin ich aktuell ein großer Freund der E-Mail Archivierung. 

die kann in kleinen Firmen auch nur zwei Seiten lang sein und ist keinesfalls "Mammutaufwand" - es ist eine Verfahrensdokumentation

Ich will nicht nerven, das nur mal so am Rand. Ich kann ihre Meinung sehr gut nachvollziehen und finde sie vernünftig und durchdacht. Aber ich will an dieser Stelle einfach auch bewusst ein wenig provozieren, denn in meinen Augen ist es genau das, was viele FB in der täglichen Praxis machen. 

Daher hier mal die provokante Frage; woher wissen Sie das? Ich hab bisher keine Verfahrensdokumentation gesehen an der ich nicht etwas zu mäkeln gefunden hätte. Fakt ist aber eben auch, aktuell (und ich persönlich glaube, dass dies noch lange Bestand haben wird) gibt es keine Grundlage an derer wir uns entlanghangeln könnten um zu behaupten, das passt. 

Ich halte die E-Mail Archivierung für die beste Empfehlung die wir Mandanten geben können! So wird für einen Großteil der Eingangsrechnungen eine faktische Rechtsicherheit geschaffen, denn ich glaube da sind wir uns ja alle einig, eine E-Mail Archivierung anzuzweifeln wird nicht einmal die FV schaffen. Dazu relativ günstig, eine Mail braucht man ja nun mal auf alle Fälle und Free-Mail scheidet ob der 10/8 Jahre effektiv aus, daher ist der Aufpreis für eine Mailadresse mit Archivierung in den meisten Fällen überschaubar. O365 wird es dazu ohnehin schon in vielen Betrieben geben und knapp 25 EUR im Monat sollte auch für die kleinsten Mandate gerade noch so zu stemmen sein.