DUO - Bank online Daten löschen - 10 Jahre Aufbewahrungspflicht?

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Hallo liebe Community,

ein Mandant hat seine Hausbank gewechselt und fragt an ob er die "alte" bisherige Hausbank in Bank online löschen kann.

Eine Recherche zur 10-jährigen Aufbewahrungsthematik habe ich im Datev Hilfe Center nicht vorgefunden.

Die Daten der bisherigen Hausbank liegen auch bei uns in K-Rewe vor, aber die Ursprungsdaten kommen natürlich aus DUO.

Daher tendiere ich eher dazu, dass die Daten vor Ablauf der 10 Jahre nicht gelöscht werden dürfen.

Wie sieht das die Community?

Danke und Gruß!

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Zu archivieren sind die Kontoauszüge (Papier oder digital). Weder die elektronischen Kontoumsatz-Daten in DUO noch die in Rechnungswesen erfüllen die Anforderungen an eine gesetzliche Archivierung. 

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Diese Frage habe ich mir noch nicht gestellt, würde sie aber mit Grundlagenwissen für mich wie folgt beantworten:

Ich denke, dass die Daten in Bank online nur ein Abbild der aufbewahrungspflichtigen Daten ist. Das "Original" sind die Papierauszüge oder alternativ die elektronischen Daten (pdf) - je nach Vereinbarung mit der Bank. Daher unterliegen meiner Meinung nach die Daten in Bank online generell nicht der Aufbewahrungspflicht.

Problematisch wird es ggf. erst, wenn Beleg mit den Informationen verknüpft wurden, dann könnten die Daten einen neuen, aufbewahrungspflichtigen Charakter bekommen (z.B. beim ersetzenden scannen). Sofern diese Verknüpfung jedoch in Rewe bestehen bleibt (nach dem Löschen der Bank in DUO) ist das wiederum m.E. kein Problem.  

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@Wohlgemuth schrieb:  Wie sieht das die Community?

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Zitat des BMF-Schreibens zu GOBD vom 28.11.2019 Rz 76:

"Werden neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen bzw. Datensätze ausgestellt (identische Mehrstücke derselben Belegart), ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (buchungsbegründende Belege) ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden. Andernfalls sind beide Formate aufzubewahren. Dies gilt entsprechend, wenn mehrere elektronische Meldungen bzw. mehrere Datensätze ohne bildhafte Urschrift ausgestellt werden. Dies gilt auch für elektronische Meldungen (strukturierte Daten, wie z. B. ein monatlicher Kontoauszug im CSV-Format oder als XML-File), für die inhaltsgleiche bildhafte Dokumente zusätzlich bereitgestellt werden. Eine zusätzliche Archivierung der inhaltsgleichen Kontoauszüge in PDF oder Papier kann bei Erfüllung der Belegfunktion durch die strukturierten Kontoumsatzdaten entfallen."

Daher muss geprüft werden, ob der Kontoumsatzabruf seitens der Bank etwas ist, was die Bank inhaltsgleich zum Kontoauszug zusätzlich bereitstellt oder ein Kundenservice ohne rechtliche Bedeutung ist.

Wie rechtlich verbindlich sind Kontoumsatzabrufe über RZ-Bankinfo oder HBCI/EBICS? Was passiert, wenn sich tatsächlich Unterschiede ergeben würden? Vermutlich haben hier Banken unterschiedliche AGB?

Eine mögliche Praxislösung zur Frage von @Wohlgemuth , ohne die Rechtsfrage zu klären:

Richten Sie die alte Hausbank in DATEV Zahlungsverkehr ein und laden Sie alle Kontoumsätze in den DATEV Zahlungsverkehr. Dann sichert die Kanzlei die elektronischen Kontoumsätze, die anschließend in Bank online gelöscht werden. Zumindest solange, wie es Zahlungsverkehr "on premise" noch gibt.

Macht das aus Sicht des Beraters Sinn? Nein. Aber eine mögliche Lösung, wenn die Rechtsfrage seitens der Kanzlei nicht geklärt werden kann.

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Ich würde sagen, daß Sie mit Bank online gar nicht erst die Möglichkeit haben, irgendwelchen Aufbewahrungspflichten der Kontoumsätze nachzukommen.

Die GoBD besagen ja unter anderem, wie die Aufbewahrung zu erfolgen hat:

Lesbar

Zur korrekten Aufbewahrung von Belegen muss der Unternehmer das Format der archivierten Rechnung so gewählt sein, dass es lesbar ist.

Unveränderbar

Die Aufbewahrung von Belegen ist elektronisch so durchzuführen, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Sollte eine Änderung vonnöten sein, müssen diese erkennbar sein.

Manipulationssicher

Die archivierten Belege sind vor Manipulationen zu schützen. Eine Änderung der Hard- oder Software darf keinen Einfluss auf die Belege haben.

Ein lesbares Format ist z. B. PDF, XML, TXT, CSV usw.

Wie kommen Sie denn an die Daten von Bank Online? Indem der Mandant sich in Unternehmen Online einloggt und die Daten ansieht oder alternativ indem Sie die Daten in Kanzlei-Rewe abrufen.

Haben Sie damit die Daten in einem lesbaren Format vorliegen? Nein, denn die Daten sind nun entweder lediglich temporär im Browsercache oder irgendwo in den Eingeweiden von Kanzlei-Rewe.

Hat eine Änderung von Hard- und Software Einfluss auf die Daten? Ja, denn wenn der Unternehmer keinen DUO-Zugang mehr hat, verliert er auch den Zugriff auf die Daten.

Können Sie die Daten unverändert ausgeben? Nein, lediglich als bearbeitete Daten als Resultat der Buchführung.

Meiner Ansicht nach hat der Mandant mit Bank Online (allein) gar keine Möglichkeit zur GoBD-konformen Archivierung der Umsätze.

Ich sehe es da wie @noescher : Bank Online ist ein Kundenservice ohne rechtliche Relevanz, bei dem noch nicht einmal der dauerhafte Zugriff gewährleistet ist.

Ich erachte da als einfachste Möglichkeit den Download der Daten aus dem Onlinebanking-Portal der Bank oder die wie auch immer geartete Archivierung der Kontoauszüge.

Das ist aber eigentlich auch völlig egal, denn wer erfüllt die Aufbewahrungspflichten für Bankbelege? Immer und stets die Bank.

Gerade bei Kontobelegen wäre ich da maximal entspannt, denn wenn Bedarf entsteht, kann Ihnen die Bank (fast) bis zum Sanktnimmerleinstag alle Unterlagen zur Verfügung stellen.

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Zitat: "Das ist aber eigentlich auch völlig egal, denn wer erfüllt die Aufbewahrungspflichten für Bankbelege? Immer und stets die Bank."

Dass die Bank per sé für die eigene Aufbewahrungspflicht sorgt, habe ich so noch nicht gehört und ist aus meiner Sicht und aktuellem Wissensstand ein sehr unsicherer Ansatz.

Dass die Bank aus eigener Verpflichtung aufbewahrt ist klar, damit ist aber generell nicht die Aufbewahrungs-verpflichtung des Steuerpflichtigen erfüllt, denn dieser hat dies höchstpersönlich sicherzustellen.

Zumindest beim Papier-Kontoauszug ist dieser das Original, der so nicht noch einmal beim Kreditinstitut vorhanden ist (maximal Nachdruck). Auch bei elektronischen Kontoauszügen könnte es sein, dass die Bank zwar Datensätze aufbewahrt, diese müssen aber nicht unbedingt dem elektronischen (original) Kontoauszug entsprechen.

Bei ausländischen Banken kann alles noch ganz anders sein.....

Hier bin ich mir nicht ganz sicher (Kurzrecherche): Die inländische Bank könnte die Kontoumsätze ggf. nach einer kürzeren Aufbewahrungspflicht löschen dürfen (6 Jahre) während die eigene Aufbewahrungspflicht 10 Jahr beträgt.

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@andrereissig schrieb :

[...]

Gerade bei Kontobelegen wäre ich da maximal entspannt, denn wenn Bedarf entsteht, kann Ihnen die Bank (fast) bis zum Sanktnimmerleinstag alle Unterlagen zur Verfügung stellen.

in solchen Fällen würde ich (sicherheitshalber) versuchen, sämtliche Kontoauszüge in Papierform oder als  PDF-Download zu erhalten.

Gerade im Insolvenzfall kann es passieren, dass Nachweise für Zahlungen verlangt werden, dass also bestimmte Zahlungen 'geflossen' sind, z.B. Gesellschafter-Einlagen, Stammkapital etc.  ...

... und das lässt sich sehr gut mit entsprechenden Original-Belegen nachweisen.

... aber die Banken können nicht bis zum St-Nimmerleinstag liefern, sondern haben auch nur eine 'endliche' Aufbewahrungspflicht

Im Zweifel greift der Unternehmer und/oder die Bank und/oder die Kanzlei in's Leere ... und der Insolvenzverwalter in's Portemonnaie der Unternehmer😎

In meinen Fällen hatte ich Glück und erhielt noch 'uralte' Originalbelege von der Bank (Ausdrucke von Matrixdruckern auf Endlospapier 😅) und der Insolvenzverwalter musste in's Leere greifen

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@Neu_hier  schrieb:

Zitat: "Das ist aber eigentlich auch völlig egal, denn wer erfüllt die Aufbewahrungspflichten für Bankbelege? Immer und stets die Bank."

Dass die Bank per sé für die eigene Aufbewahrungspflicht sorgt, habe ich so noch nicht gehört und ist aus meiner Sicht und aktuellem Wissensstand ein sehr unsicherer Ansatz.

Dass die Bank aus eigener Verpflichtung aufbewahrt ist klar, damit ist aber generell nicht die Aufbewahrungs-verpflichtung des Steuerpflichtigen erfüllt, denn dieser hat dies höchstpersönlich sicherzustellen.

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Ich habe ja auch nicht gesagt, daß die Bank die Pflichten des Unternehmers erfüllt, sondern wollte damit lediglich zum Ausdruck bringen, daß die Wiederbeschaffung eines nicht ordnungsgemäß archivierten Bankbelegs äußerst problemlos möglich ist und mich nicht ins Schwitzen bringen würde.

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Ach so, na dann viel Glück im Fall der Fälle. Jeder hat da auch eine andere Schmerz- bzw. Schwitzgrenze.

Ich kann nur sagen "äußerst problemlos" ist das mit Banken eben oftmals nicht (so zumindest meine Erfahrungen - allerdings ging es da eher um Papierauszüge). Bei einer niederl. Bank beißen wir uns zudem gerade die Zähne an (irgendwelchen) sinnvollen digitalen Daten aus.....

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@andrereissig schrieb:
[...]
wollte damit lediglich zum Ausdruck bringen, daß die Wiederbeschaffung eines nicht ordnungsgemäß archivierten Bankbelegs äußerst problemlos möglich ist und mich nicht ins Schwitzen bringen würde
[...]

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in meinen o.g. Insolvenz-Fällen ging es immerhin um Stammeinlagen bis zu einer Höhe von 1.000.000 DM.

Da kann man schonmal 'leicht' in's Schwitzen kommen.

Die Bank hat bei der Herausgabe der Zahlungsnachweise (Originale) ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es reine 'Glücksache' war, dass diese uralten Unterlagen noch existierten und dass die Aufbewahrungspflicht der Bank längst nicht mehr bestand

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@Neu_hier  schrieb:

Hier bin ich mir nicht ganz sicher (Kurzrecherche): Die inländische Bank könnte die Kontoumsätze ggf. nach einer kürzeren Aufbewahrungspflicht löschen dürfen (6 Jahre) während die eigene Aufbewahrungspflicht 10 Jahr beträgt.

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@Neu_hier 

Das war übrigens eine wirklich sehr kurze Recherche.

Die 6 Jahre beziehen sich auf die Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge für Privatpersonen.

Die GoBD gelten auch für Banken, denn die heißen ja nicht GoBDohneBanken.

Banken sind Unternehmen und die BaFin findet das auch:

https://www.bafin.de/SharedDocs/FAQs/DE/Verbraucher/Bank/Allgemeines/09_aufbewahrung_unterlagen.html

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@andrereissig  schrieb:

Die GoBD gelten auch für Banken, denn die heißen ja nicht GoBDohneBanken.

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Steht das "oB" nicht schon für "ohne Banken"? 😛

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Kurzrecherchen sind immerhin besser als gar keine! (Nachtrag, das war ganz allgemein und nicht persönlich gemeint)

Da sich viele Unternehmen privater Bankkonten bedienen wird dies dann genau zum Problem....

Die eigene Aufbewahrungsverpflichtung des "Unternehmers Bank" hat erst nichts mit der Aufbewahrungsverpflichtung des Unternehmer-Kunden zu tun. Wenn dann die entsprechenden Daten hilfreich sein können, ist das nur Glück...

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@Neu_hier  schrieb:

Da sich viele Unternehmen privater Bankkonten bedienen wird dies dann trotzdem zu Problem....

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Nicht ganz korrekt!

Nochmal: PrivatPERSONEN dürfen nach 6 Jahren entsorgen. Banken erst nach 10 Jahren.

Nur weil ich eine Privatperson bin, darf die Bank doch trotzdem nicht IHRE Unterlagen nach sechs Jahren entsorgen.

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@Neu_hier  schrieb:

Kurzrecherchen sind immerhin besser als gar keine!

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Meine Recherche besteht übrigens auch 15 Jahren Tätigkeit im Firmenkundengeschäft einer Großbank. Ihre war das erste Google-Ergebnis einer Volksbank falsch interpretiert. Und sonst so?

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Warum werden Sie leicht ausfallend?

Im übrigen hatte ich die Worte verwendet "Bin mir nicht sicher" und "Kurzrecherche"..... da sind eigene Fehler durchaus eingebaut.  

Das Privatpersonen ihre Kontoauszüge 6 Jahre aufbewahren müssen (nicht die Bank) war mir tatsächlich nicht bekannt und da habe ich mich wohl "vergooglet". Danke für diese Info.

Nach meinen Kurzrecherchen zumindest haben Privatkunden keine Aufbewahrungspflichten.  

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@Neu_hier  schrieb:

Warum werden Sie leicht ausfallend?

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Wenn das Wort "Quark" sie beunruhigt, nehme ich es gern zurück. So ist es hoffentlich besser.

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Danke, "Quark" und "Hä" etc. bringen im kommunikativen Austausch nur wenig weiter.  

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Ich bin Freund einer lockeren Kommunikation.

Egal:

Es ging um Aufbewahrungspflichten, und denen kann man mit Bank Online nur schwerlich nachkommen.

Aber ich bin entspannter Praktiker und wollte daher lediglich zum Ausdruck bringen, daß auch ein Lapsus in der Aufbewahrung keinen Beinbruch darstellt, wenn man auf der Gegenseite einen Profi wie eine Bank hat, die einem bei der Heilung des Problems schnell helfen kann.

Mehr nicht. Es ist schon beinahe erschreckend banal.

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@Neu_hier  schrieb:

Nach meinen Kurzrecherchen zumindest haben Privatkunden keine Aufbewahrungspflichten.  

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Na gut, dann präzisieren wir das auch noch: Für Privatpersonen mit einem Jahreseinkommen über 500 TEUR gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren für steuerrelevante Unterlagen.

Wie gesagt: Ich wollte es eigentlich simpel halten. Vielleicht können wir uns darauf einigen, Kontoauszüge nicht sofort in die Tonne zu werfen.

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Kein Ding. Bleiben wir beim Thema.

Woher kann man sicher sein (konkret), dass eine Bank wirklich immer "helfen" kann?

Ich kenne es aus der Vergangenheit, dass Kontoauszüge (Papier) nur mit sehr hohem finanziellen Aufwand erneut von der Bank gedruckt wurden und das dies auch nur ein Nachdruck und kein Original war. In einigen Fällen war selbst dies nicht möglich. Das war allerdings noch vor der Zeit von elektronischen Daten im heutigen Sinne.

Wie sieht das denn heute rechtlich aus, wenn ich die Original-Daten (digitale Kontoauszüge - meist pdf) nach z.B. 8 Jahren benötige?

1. Die Banken sind zur Aufbewahrung der Kontoumsätze verpflichtet (wohl 10 Jahre), aber sind das auch 1:1 die Original-Daten der Kunden? Wenn ja, ist ja wirklich alles gut.

2. Ist die Bank zudem VERPFLICHTET dem Kunden/dem ehemaligen Kunden die Daten zur Verfügung zu stellen? Wenn kein Rechtsanspruch besteht, kann das nach hinten losgehen.

3. Was ist mit dem Argument der ausländischen Banken - da gibt es ggf. gar nichts...

Banales sehe ich hier (noch) nicht, sondern eher einen rostigen Rettungsanker im Fall der Fälle.

Aber klar, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, kann die Bank hier ggf. retten. 

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@Neu_hier  schrieb:

Woher wissen Sie denn (konkret), dass eine Bank immer "helfen" kann?

Wie gesagt: Ich habe 15 Jahre sowohl im Vertrieb als auch als Analyst bei Großbanken gearbeitet. Die Peinlichkeit, keine Auskünfte erteilen zu können oder Unterlagen zur Verfügung zu stellen, haben wir uns nie geleistet.

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@Neu_hier  schrieb:

Ich kenne es aus der Vergangenheit, dass Kontoauszüge (Papier) nur mit sehr hohem finanziellen Aufwand erneut von der Bank gedruckt wurden und das dies auch nur ein Nachdruck und kein Original ist.

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Kommt auf die Servicebereitschaft des Instituts an. Wir haben das auf dem "kurzen Dienstweg" gemacht. Wenn der Prüfer aber einen Nachdruck eines Kreditinstituts bemängelt, liegt der Hase vermutlich ganz woanders im Pfeffer.

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@Neu_hier  schrieb:

Die Banken sind zur Aufbewahrung der Kontoumsätze verpflichtet (wohl 10 Jahre), aber sind das auch 1:1 die Original-Daten der Kunden? Wenn ja, ist ja gut.

Was sind "Original-Daten der Kunden"? Die Daten hat die Bank ja quasi selbst produziert. Und ja, ich konnte stets die komplette "Lebenszeit" des Kunden im Institut sehen.

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@Neu_hier  schrieb:

2. Ist die Bank zudem VERPFLICHTET dem Kunden/dem ehemaligen Kunden die Daten zur Verfügung zu stellen?

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Na, die Bank die sich dem verweigert, würde ich erstmal mit dem Auskunftsrecht nach § 15 DSGVO kommen, dann ist aber Strom in der Tapete!

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@Neu_hier  schrieb:

3. Was ist mit dem Argument der ausländischen Banken - da gibt es ggf. gar nichts...

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Das gäbe es auch nicht in Bank Online.

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@Neu_hier  schrieb:

Banales sehe ich hier (noch) nicht. 

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Man kann alle einfachen Dinge verkomplizieren.

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"Man kann alle einfachen Dinge verkomplizieren" - das stimmt, liegt aber an meinem Beruf.....

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Ich habe jetzt nicht mehr alles gelesen, aber er könnte es sein, dass die ein oder andere Bank, die mir Auszüge erstellen könnte, gar nicht mehr existiert? 🤔

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meines erachtens müssen die banken die daten nach 6-10 jahren löschen… datensparsamkeit usw. -> dsgvo

der mandant oder auch wir müssen die umsätze 10 plus x Jahre aufbewahren (da kommt es wg diverser sonderfälle mal immer wieder zu abweichungen).

in welcher form.. ja, unveränderbar z.B.. papier, pdf.. für meine Begriffe nicht in x beliebigen datenbanken, denn dort kann ich ja schon an den ursprungsdaten gefuscht haben.

ob duo als medium genügt? vermutlich eher als die datenbanken rewe oder/und zahlungsverkehr.

in den meisten fällen reicht vermutlich auch letzteres.. aber wenn es hart auf hart kommt wird die original-pdf oder der papierkontoauszug verlangt werden.

und falls das nicht vorliegt, kann man sich zoffen..

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Hier nochmal der folgende Gedankenaustausch/die folgende Frage zu "Daten":

Bisher bin ich davon ausgegangen, dass die aufbewahrungspflichtigen Bank-Daten/Unterlagen entweder:

a) der Papierauszug ist oder

b) der elektronische Auszug (meist pdf) - eben nicht nur ein Datensatz in einer Datenbank

Entsprechend muss der aufbewahrungspflichtige das mit seiner Bank vereinbaren.

Dass c) auch irgendwelche anderen Daten (aus Datenbanken) der Banken als aufbewahrungspflichtige Daten gelten (ggf. ersatzweise zu a) oder b), ist mit bisher unbekannt (und um diese "anderen" Daten ging es hier im wesentlichen - wenn man die Daten von der Bank nochmal haben möchte, oder die elektronischen Umsätze in DUO). 

Zusatzfrage: Hält die Bank innerhalb von 10 Jahren den elektronischen Kontoauszug (b) tatsächlich vor?

Ideen dazu?

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<< Zusatzfrage: Hält die Bank innerhalb von 10 Jahren den elektronischen Kontoauszug (b) tatsächlich vor? >>

Ja. 🙂

VG 

Sven

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Das sind gute Nachrichten, jetzt kommt man an dieser Stelle weiter.

Gibt es noch ein paar mehr Infos? Erfahrungen, Quellen etc.? "Ja" ist als Antwort positiv aber wenig belastbar 😀  

Auch hier nur eine Schnellrecherche: Eine Volksbank spricht davon, dass die elektronischen Kontoauszüge für den Kunden 10 Jahre aufbewahrt werden, eine Sparkasse davon, dass diese 90 Tage nach Kündigung gelöscht werden....

Zitat einer Volksbank:  "Das im elektronischen Postfach enthaltene Archiv ersetzt nicht die lokale Archivierung auf einem Speichermedium."

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... wie schon erwähnt, kann es auch noch nach mehreren Jahrzehnten sehr hässliche Probleme wg. der Einzahlung des Stammkapitals und wg. Kapitalerhöhungen geben bzw. ob und wann die Einzahlungen tatsächlich 'geflossen' sind.

... eine Bank zauberte mal noch Ausdrucke von Mikrofiches aus dem Ärmel

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Ja klar, ich bin ja auch der Verfechter der Ansicht, dass man sich nicht auf die Bank verlassen sollte....

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Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, auch derartige Unterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren.

Somit können diese in der entsprechenden Zeit auch vom jeweiligen Institut erneut (aber meist nicht online) abgerufen werden.

VG 

Sven

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Immer besser Nachrichten. Woher wissen Sie das? Wo kann man das nachlesen?