DATEV Kassenbuch online in Verbindung mit offener Ladenkasse - zurück in die digitale Steinzeit?

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Hallo zusammen,

wir sind in einem Newsletter auf dieses Dokument gestoßen https://apps.datev.de/help-center/documents/1028886 

Nehmen wir mal das Szenario einer "Kaffeekasse" in einem beliebigen Büro mit 20-30 Kassenbewegungen im Monat.

So wie ich das Dokument verstehe reicht es nicht mehr aus ein Kassenbuch in "Kasse online" zu führen, sondern es ist eine handschriftliche Kassenbuchführung verpflichtend. Kasse online dient nur noch der Übermittlung an das Steuerbüro. Deute ich das richtig oder bin ich auf dem Holzweg?

Wenn wir unsere Mandanten informieren würden, gibt es einiges an Gesprächsbedarf. Die Akzeptanz von "Kasse online" würde erheblich sinken...

Besten Dank vorab

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Der retrograde manuelle Kassenbericht ist nur notwendig, wenn keine Einzelaufzeichnungen geführt werden. Wenn die Einzelaufzeichnungen in Kasse online geführt werden, ist doch alles in Ordnung. Es ist jedoch nicht ausreichend, in Kasse online die Tageseinnahmen in Summe einzutragen, wenn diese nirgends separat ermittelt wurden. Bei einer elektronischen Kasse ist das der Z-Bon, bei offener Ladenkasse ohne Einzelaufzeichungen nun einmal der manuelle Kassenbericht.

Bei uns kommt die Kasse online eh kaum zum Einsatz aufgrund der dokumentierten Daten, wann die Kasse geführt wurde. 

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@wwinkelhausen  schrieb:

Der retrograde manuelle Kassenbericht ist nur notwendig, wenn keine Einzelaufzeichnungen geführt werden. Wenn die Einzelaufzeichnungen in Kasse online geführt werden, ist doch alles in Ordnung. Es ist jedoch nicht ausreichend, in Kasse online die Tageseinnahmen in Summe einzutragen, wenn diese nirgends separat ermittelt wurden. Bei einer elektronischen Kasse ist das der Z-Bon, bei offener Ladenkasse ohne Einzelaufzeichungen nun einmal der manuelle Kassenbericht.

Bei uns kommt die Kasse online eh kaum zum Einsatz aufgrund der dokumentierten Daten, wann die Kasse geführt wurde. 

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Stimmt schon alles was Sie sagen. Wenn wir aber bei dem Beispiel "Kaffeekasse" bleiben, wo einmal im Monat Geldtransit als Geldeingang vorliegt und davon dann diverse Kleinstbelege der Mitarbeiter "bezahl" werden, haben die Mandanten früher diese Aufzeichnungen auf einem Kassenblatt manuell geführt. Viele Sind danach auf Kasse online umgestiegen.
Laut dem oben angemerkten DATEV Dokument könnte Kasse online als technisches Hilfsmittel zählen, was nicht erlaubt ist bzw. TSE Pflicht auslöst.

Somit hätten doch alle Mandanten, die von Kassenblatt auf Kasse online umgestiegen sind, das Problem, dass sie jetzt beides machen müssen. Kassenblatt weil GoBD und Kasse online für den Datenübertrag an das Steuerbüro.

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Kasse online ist aber keine elektronische Registrierkasse, welche eine TSE besitzen möchte, sondern nur eine Alternative zum Führen des Kassenbuchs. Man muss hier zwischen Kasse und Kassenbuch unterscheiden.

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@wwinkelhausen  schrieb:

Kasse online ist aber keine elektronische Registrierkasse, welche eine TSE besitzen möchte, sondern nur eine Alternative zum Führen des Kassenbuchs. Man muss hier zwischen Kasse und Kassenbuch unterscheiden.

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Mit dem Satz "Um die Einstufung als elektronische Registrierkasse (§ 146a AO i.v.M § 1 Satz 1 KassenSichV) und damit eine TSE-Pflicht zu vermeiden, wird empfohlen, folgende organisatorische Rahmenbedingungen einzuhalten." aus dem Dokument 1028886 wird ja genau das suggeriert, dass das geschehen könne. Weshalb die Datev bei einer offenen Ladekasse empfiehlt: Grundaufzeichnung/Einzelaufzeichnungen per Hand/auf Papier -> Zusätzliche Erfassung in Kasse Online für den Datenübertrag.

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@DavidThelen Ich bin ob der Anfrage etwas irritiert.

1) Bei den meisten AG wo ich war haben die Kollegen untereinander eine Kaffeekasse organisiert. Der AG also nichts mit zu tun (Außer den Strom spendieren und die Geräteprüfung...). Gelegentlich hat nen Gruppenleiter der partizipieren wollte ein Paar Pfund Kaffee hingestellt und durfte sich bei Bedarf an unserer Kanne bedienen.

2) Bei einem gab es Automatenkaffee 🤢, was Schluss endlich in allen Büros zur ersten Lösung geführt hat.

3) Bei zwei Arbeitgebern konnte man sich einfach Kaffee aus dem Vollautomaten in der Küche ziehen und wieder gehen. For Free.

Bei zwanzig bis dreißig Bewegungen im Monat kommt es den AG billiger die ein/zwei Pfund Kaffee einfach in die Küche zu stellen und Lösung 3 zu wählen statt sich auch nur Gedanken über die Aufzeichnung zu machen...

Ergänzung. @ geändert. Sorry mick

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@jjunker  schrieb:

@DavidThelen Ich bin ob der Anfrage etwas irritiert.

1) Bei den meisten AG wo ich war haben die Kollegen untereinander eine Kaffeekasse organisiert. Der AG also nichts mit zu tun (Außer den Strom spendieren und die Geräteprüfung...). Gelegentlich hat nen Gruppenleiter der partizipieren wollte ein Paar Pfund Kaffee hingestellt und durfte sich bei Bedarf an unserer Kanne bedienen.

2) Bei einem gab es Automatenkaffee 🤢, was Schluss endlich in allen Büros zur ersten Lösung geführt hat.

3) Bei zwei Arbeitgebern konnte man sich einfach Kaffee aus dem Vollautomaten in der Küche ziehen und wieder gehen. For Free.

Bei zwanzig bis dreißig Bewegungen im Monat kommt es den AG billiger die ein/zwei Pfund Kaffee einfach in die Küche zu stellen und Lösung 3 zu wählen statt sich auch nur Gedanken über die Aufzeichnung zu machen...

Ergänzung. @ geändert. Sorry mick

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Es gibt leider noch unzählige Mandanten, bei denen die Mitarbeiter und auch der Chef selbst, selbst getätigte Auslagen aus der Barkasse erstattet bekommen. Dazu zählen Getränke, Tanken, Büromaterial, Reinigungsmittel usw.
Der Begriff "Kaffeekasse" sollte hier vielleicht zu ernst genommen werden 😉 

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Rechtlich betrachtet ist Kassenbuch also eine offensichtliche Farce und sollte von der DATEV schnellstens deaktiviert werden.

Welcher Mandant, der noch einigermaßen bei Sinnen ist, schreibt zunächst eine handschriftliche Kasse und überträgt dann die Eintragungen ins Kassenbuch online.

Warum ist Kassenbuch online dann überhaupt so restriktiv mit der Festschreibung seiner Buchungen, wenn dies nur eine digitale Erfassungshilfe darstellen soll ? 

Das ist vollkommener Kokolores und wenn DATEV nun so schlau ist, dass das Kassenbuch online, rechtlich keinerlei Wirkung besitzt, sollte man es wenigstens wieder "öffnen" und flexibilisieren (Festschreibung zwangsweise), denn offenbar war DATEV auch jahrelang der Überzeugung, dass Kassenbuch online, die handschriftliche Einzelerfassung ersetzen kann.

Ja, nicht wenige meiner Mandanten nutzen Kassenbuch online für ihre Kassenführung und denken in der Tat, dass sie hier mal ein hochwertiges Produkt für ihre einfache Kassenführung haben und was ist: Schon wieder eine Luftnummer aus der grünen Online-Welt.

Abgesehen davon, hat Kassenbuch online schon einige Betriebsprüfungen überstanden und den Prüfern war diese herzlich egal; sogar in einer Gastwirtschaft mit reichlich Barumsätzen wurden die eingetragenen Fantasie-Summen-Erlöse und die Kassenbuch online - Führung nicht beanstandet, weil die Z-Bons der Kasse zumindest übereinstimmt haben.

Im Umkehrschluss würde mich mal interessieren, ob Kassenbuch online bei einer Prüfung bei Mandanten von Kollegen schon zu Problemen oder gar Hinzuschätzungen geführt hat oder müssen da noch andere Ungereimtheiten auftreten ? Ich denke schon . . .

Ich kann kaum einem Dutzen Mandanten jetzt sagen, sie müssen zusätzlich wieder alles manuell in einen Kassenbuch eintragen; die liefern mich in die Geschlossene ein.

edit: @DavidThelen Wenn ein Betriebsprüfer auf die Idee kommen sollte, eine "Spesen- und Auslagenkasse" zu monieren, wie sähe dann seine Konsequenz aus?

Eben. Ich behaupte hier, dass kein einziger Prüfer diesen Sachverhalt ernsthaft aufgreifen wird.

"Viel Rauch um Nichts" oder eher "No risk, no fun" . . . 😉

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Warum wird das nicht überwiesen? Das machen mittlerweile die meisten Mandanten bei uns.

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@mick da kann ich @glasi nur zustimmen.

Sowas wird strikt überwiesen. Solche "Kassen" akzeptieren wir schon lange nicht mehr. Wäre ein klarer Grund sich von einem Mandat zu trennen.

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@jjunker  schrieb:

@mick da kann ich @glasi nur zustimmen.

Sowas wird strikt überwiesen. Solche "Kassen" akzeptieren wir schon lange nicht mehr. Wäre ein klarer Grund sich von einem Mandat zu trennen.

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Das ist doch jetzt aber nicht Ihr Ernst oder etwa doch 🤔 ?

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Warum nicht @deusex? @jjunker und ich sind da bisschen härter unterwegs 😅. Mich hat man ja auch schon für solch Aussagen gerügt 😅. 

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Na ja, das Mandat zu kündigen, weil einer eben eine Spesen- und Auslagenkasse führen will, ist schlichtweg eine Frechheit und m.E. mit dem "Berufsethos" nicht zu vereinbaren.

Das ist doch nichts Illegales oder führt zu einer massiven Überlastung in der Buchführung, wie bei Oberschlampern !

Diese Witzkassen bucht man im letzten Zug noch kurz ein.
Das tut niemandem weh.
Ich weiß nicht, was das soll.

Man weist den Mandanten maximal drauf hin, dass hier steuerrechtlich ein Problem entstehen könnte, greift ihm doch aber nicht derart ins Lenkrad und bevormundet ihn derart. Also die Aussage, lieber @jjunker schockt mich im Moment schon enorm.

Ich bin auch recht tight in der Mandantenführung, insbesondere bei Digitalisierung und das weißt Du auch sehr, aber man sollte die Kirche im Dorf lassen und vor allem mal wieder etwas Bodenhaftung zeigen; insbesondere dann, wenn die Jahre besonders "fett" sind.

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@deusex schrieb:

und m.E. mit dem "Berufsethos" nicht zu vereinbaren.

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Dazu gehört bei mir das Thema Drucken 🖨 und Faxen 📠. Oder per Papier 📜 Dinge versenden, die nicht notwendig gewesen wären. 

Aber das tut auch niemanden weh 😉. Da verlässt mich ganz oft die Bodenhaftung fürs Technische in 2024. So sieht jeder die Dinge anders. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@deusex schrieb:

und m.E. mit dem "Berufsethos" nicht zu vereinbaren.

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Dazu gehört bei mir das Thema Drucken 🖨 und Faxen 📠. Oder per Papier 📜 Dinge versenden, die nicht notwendig gewesen wären. 

Aber das tut auch niemanden weh 😉. Da verlässt mich ganz oft die Bodenhaftung fürs Technische in 2024. So sieht jeder die Dinge anders. 

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Das sind andere Themen und die taten mir auch weh, weshalb ich seit zehn Jahren kein Faxtraffic mehr anbiete.

Wer drucken will, soll seine PDF zuhause ausdrucken und wenn er den Drang hat, mir etwas mit der Post zu senden, soll er ruhig.

Selbstredend dränge ich meine digitale Kanzleiführung den Mandanten auf und wer bspw. keinen E-Mail-Account haben möchte oder die Buchführung in Papier erledigen lassen möchte, wird nicht mein Geschäftspartner, da dies elementare, wichtige Aspekte der technischen Abläufe in der Kanzlei sind.

Nochmals:

Es geht hier um die Lappalie, einer Spesen- und Auslagenkasse, die 20 - 30 Buchungen mit Belegbildern hat und über Kassenbuch online gebucht, nach Rewe importiert wird und das ein klarer Fall von Mandatskündigung wäre, wenn ein Mandant dies so praktiziert und nicht alles unbar erstattet.

Also bitte nichts vermischen !

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@jjunker  schrieb:

@mick da kann ich @glasi nur zustimmen.

Sowas wird strikt überwiesen. Solche "Kassen" akzeptieren wir schon lange nicht mehr. Wäre ein klarer Grund sich von einem Mandat zu trennen.

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Ich fände Überweisungen auch besser als Ausgaben-Kassen.

Aber ich schreibe den Mandanten doch nicht vor, wie sie solche Sachen umsetzen. Und schon gar nicht werden Sie deshalb gekündigt. @deusex hat ja etwas ausführlicher dargestellt.

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@mick schrieb:

Aber ich schreibe den Mandanten doch nicht vor, wie sie solche Sachen umsetzen. Und schon gar nicht werden Sie deshalb gekündigt.

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Und Mandanten, die mit Word Rechnungen schreiben? Sind die dann herzlich willkommen? Wobei, nicht vergleichbar. Ich verstehe. Das papierlose Büro ist noch nicht im §§§ verankert, sodass man eine Handhabe hätte 😅. 

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Folgende Fragstellungen haben sich für uns aus der Mitteilung der DATEV ergeben:

Liegt ungeachtet der Form des Kassenbuchs (analog oder digital) weiterhin eine klassische Offene Ladenkasse vor?

Für den Fall, dass in der vorliegenden Konstellation ein Elektronisches Kassensystem zu unterstellen ist: Inwiefern muss für die Geldkassette in Verbindung mit dem Führen des Kassenbuchs über DATEV Unternehmen Online eine TSE Zertifizierung erfolgen?

Leider haben wir noch keine Rückmeldung erhalten

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Hallo,

Leute - es geht in dem anfangs verlinkten Dokument um eine offene Ladenkasse... ⚠️

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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@metalposaunist  schrieb:

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@mick schrieb:

Aber ich schreibe den Mandanten doch nicht vor, wie sie solche Sachen umsetzen. Und schon gar nicht werden Sie deshalb gekündigt.

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Und Mandanten, die mit Word Rechnungen schreiben? Sind die dann herzlich willkommen? Wobei, nicht vergleichbar. Ich verstehe. Das papierlose Büro ist noch nicht im §§§ verankert, sodass man eine Handhabe hätte 😅. 

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Du redest in wirren Worten, werter @metalposaunist ! 😉

Na und ?

Von mir aus können die ihre Rechnung in Paint-3d schreiben oder ihre Rechnung tanzen, so lange ich sie für die Buchführung in UO verarbeitungsgerecht habe.

So damit wäre ich auch soweit fertig im Nebenthema.

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@wielgoß  schrieb:

Hallo,

Leute - es geht in dem anfangs verlinkten Dokument um eine offene Ladenkasse... ⚠️

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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Der kleine Sidestep war nötig, um nicht den Eindruck zu erwecken, dass es ein Mandatskündigungsgrund wäre, wenn jemand die Spesen nicht unbar, sondern bar über eine offene Ladenkasse auszahlt....

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Genau das wollte ich auch schreiben.

Wo liegt denn das eigentliche Problem?

Eine nicht ordnungsgemäß geführte Kasse mit Bareinnahmen etc. führt bei einer Prüfung ggfls. zu einer Hinzuschätzung.

Eine reine "Ausgabenkasse" ist da m.E. unkritisch. Wie sollen denn Einnahmen hinzugeschätzt werden, wenn es bei der "Kasse" nur um Auslagenerstattungen an Mitarbeiter geht und niemals Kunden dort Geld einzahlen?

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Hallo,

und mein Sidestep war erforderlich, weil hier im Thread offenbar etwas Unklarheit zum Wesen der offenen Ladenkasse besteht 😉.

Wer eine offene Ladenkasse führt, muss sich halt an die restriktiven Vorgaben halten. Der eigentliche Beratungsanlass ist hier meistens eher der, ob eine offene Ladenkasse mit retrograder Ermittlung versus Einzelaufzeichnungspflicht überhaupt zulässig ist...

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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@deusex ich kriege keine PN an dich raus. Du hast mich nicht zufällig gesperrt? 🤗

Wir haben hier Bodenhaftung. Das wäre nur Ultima Ratio.

Wir wollen diesen Schmuh mit den Kleingeldkassen nicht. Der bedeutet im Zweifel nur Ärger und mit Sicherheit mehr Arbeit auf unserer Seite mit hoher Wahrscheinlichkeit mehr Arbeit auf Mandatsseite.

Bis jetzt hat jedes Mandat eingesehen, dass es mit  Überweisung der Barauslagen selber Zeit und potentiellen Ärger spart.

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Hi, nö habe niemanden gesperrt.... 🙄

Ich habe hier rund zwei Dutzend dieser Pseudokassen und da ist eben oftmals einfach so, dass bspw. Mitarbeiter ihre Auslagenbelege abgeben und bar ausbezahlt bekommen; grade dann, wenn der "Ausleger" schmal auf dem Konto ist . . . ; auch ein Bar-Vorschuss auf den Lohn kam da gern mal vor.

Über KB-Online.

Seit Jahren.

Mehrere BPs. Seit über zehn Jahren nicht ansatzweise aufgegriffen.

Insofern kann ich dieses Credo nicht nachvollziehen und das kann maximal "ultima ratio" sein, wenn es auch sonst hinten und vorne im Mandat "knarrt"; kann aber letztlich jeder machen wie er will.

Ich persönlich finde eine Mandatskündigung allein deswegen, wie ausgeführt, mindestens unverhältnismäßig.

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Moin in die Runde,

und vielleicht mal zurück zum Thema.

Ich hatte genau dieses Problem schon einmal hier in der Community und auch mit meinem Datev-Verantwortlichen diskutiert.

Ich habe diverse Mandanten (z.B. Ärzte), bei denen die Kasse wahrlich keine Rolle spielt. 20 Ausgaben für Reinigungsmittel etc. und zwei Bareinnahmen. Die haben nürlich keine elektronische Kasse, sondern eine Geldkassette. Bisher haben die brav per Hand ein Kassenbuch gepinselt. 

Mit der Einführung von Unternehmen Online lockt natürlich die Kassenfunktion, um sich dieser Pinselei zu entledigen. Diese ausschließliche Nutzung führt allerdings dazu, dass EDV eingesetzt wird und das löst den Einsatz von TSE aus.

Darüber gibt es überhaupt keinen Zweifel!!!

Faktisch ist das Kassenbuch nicht nutzbar, außer ich habe Spaß daran, meinen Mandanten zu erzählen, dass er nun zusätzlich zum manuellen Kassenbuch auch noch die Belege hochladen und die Eintragungen vornehmen darf.

Alternativ kann ich es natürlich darauf ankommen lassen...

Eine richtige Lösung bietet die Datev nicht wirklich an, das Dok 1028886 ist meines Erachtens ein Armutszeugnis auf dem Weg in eine papierlose Zukunft!

Viele Grüße aus Celle

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Hallo zusammen,

genau die beschriebene Problematik haben wir aktuell bei einem Mandanten.

Ausgangslage:

Mandant ist auf Märkten unterwegs  und verkauft Süßwaren. Bisher wird eine offene Ladenkasse (Geldkassette) mit Grundaufzeichnung geführt.

Jetzt will der Mandant auf den nächsten Märkten gerne ein Sumup Kartenterminal für bargeldlose Zahlung nutzen.

Und nach derzeitige Gesetzeslage/-text würde die Nutzung des Kartenterminals (technische Ausstattung gemäß AO) die Privilegien der offenen Ladenkasse "aushebeln".

Dieses wurde uns auch von einen Betriebsprüferin, nach interner Rücksprache im Amt, mündlich bestätigt.

Wir sind gerade noch intern in der Klärung, wie es da weitergehen soll. 

Vor allem besitzt das kleine unscheinbare Sumup Kartenterminal eine sogenannte Cloud-TSE. Voraussetzung ist, dass der Mandant diese Funktion aktiviert. Die Information dazu war auf der Homepage zu finden. Ob sich da der Mandant vorab selber informiert hat, lasse ich mit einem großen Fragezeichen stehen.

Viele Grüße Markus

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@NuMa_2018  schrieb:

Jetzt will der Mandant auf den nächsten Märkten gerne ein Sumup Kartenterminal für bargeldlose Zahlung nutzen.

Und nach derzeitige Gesetzeslage/-text würde die Nutzung des Kartenterminals (technische Ausstattung gemäß AO) die Privilegien der offenen Ladenkasse "aushebeln".

Dieses wurde uns auch von einen Betriebsprüferin, nach interner Rücksprache im Amt, mündlich bestätigt.

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Da wäre ich mir nicht so sicher, ob die Aussage der Prüfer zutrifft. Durch die Kartenzahlung wird eben KEIN Bargeld eingenommen und beeinflusst eben NICHT die Barkasse. Wie hätten Sie den Sachverhalt beurteilt, wenn statt Karte mit Paypal gezahlt wird? Also mit einem anderen Zahlungsdienstleister als Sumup?

Prüfer haben auch schon gegenteilig argumentiert und die Kassenführung in Frage gestellt, weil die EC-Kartenzahlung als Einnahme und als Ausgabe erfasst waren. Hier mussten die Gerichtet die Prüfer erst wieder auf Linie bringen, dass bei dem Vorgehen kein Mangel an der Kassenführung vorliegt.

Viel mehr liegen die Probleme bei der offenen Ladenkasse schon vor der Art der Aufzeichnung, egal ob Einzelaufzeichnung oder retrograder Kassenbericht. Die Prüfer und Gerichte hängen noch in der Steinzeit und verlangen eine Durchnummerierung der Belege mit entsprechender Angabe der Nummer auf der Kassenaufzeichnung. Dazu muss auf jedem Beleg der Zahlungszeitpunkt ersichtlich sein, also die Angabe mit "Datum und Betrag erhalten" etc. Auch muss zu jedem Eintrag ein Beleg vorhanden sein, auch für die Privatentnahmen und -einlagen.

Ohne die Durchnummerierung sind die Prüfer und Gerichte der Meinung, es liege kein Zusammenhand zwischen Beleg und Aufzeichnung vor und somit keine eindeutige Zuordnung möglich. Es ist egal gewesen, dass andere eindeutige Zuordnungsmerkmale vorhanden sind, wie Rechnungsnummern, geordnete Ablage etc. Wegen so einem Fall hängen wir beim BFH mit einer NZB.

Zurück zum Thema: Kann die DATEV für die Kassenaufzeichnung nicht einfach eine digitale TSE bereitstellen?

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Ja, wieso bietet Datev nicht eine TSE an?

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Zurück zum Thema: Kann die DATEV für die Kassenaufzeichnung nicht einfach eine digitale TSE bereitstellen?

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Wenn ich mich an ältere Beiträge hierzu erinnern kann, hakt es an der TSE-Zertifzierung von Kassenbuch online, womit sich DATEV hier vorzugsweise nicht weiter engagierte (ggf. Kostengründe, technische Umsetzung) und lieber ein "Vorbehaltsdokument" erstellte.

Die Erkenntnis, dass Kassenbuch online NICHT als ordnungsgemäß beurteilt wird, kam dann mal, als Mandanten Kassenbuch online schon bis zu zehn Jahren nutzten und früher wurde es als digitales Kassenbuch angepriesen . . . ohne wenn und aber.

Keiner hätte dies genutzt, wenn er zuersts eine handschriftliche Kasse führen müsste, um diese nochmals digital abzuschreiben. Das ist grotesk.