Ohne Zweifel handelt es sich um eine Fehler in der Anwendung, der schnellstmöglich beseitigt werden muss. Eine Betroffenheit gibt es bei mir jedoch nicht, weil ich in den allermeisten Fällen durch den Mandanten keine Geschäftspartnerstammdaten in DUO anlegen lasse. Dies hat folgende Gründe:
Wenn im Unternehmen online einmalig durch den Mandanten die Erfassungsmaske zum Beleg gefüllt wird, lernt DUO diese Informationen zu diesem Geschäftspartner (zu dieser UST-ID-Nummer/Steuernummer) - dies gilt sofort für den nächsten Beleg und mindestens für folgende Felder:
- Geschäftspartnername
- IBAN (sofern die OCR beim ersten Beleg eines Geschäftspartners eine nicht gewünschte IBAN herausliest, kann durch manuelles überschreiben die gewünschte IBAN angelernt werden)
- Überweisung/Lastschrift erstellen
- Zahlungsbedingung (neue Zahlungsbedingungen können im Rahmen der Belegerfassung direkt angelegt werden)
Dieses "lernen" der OCR erkennt man unter anderem daran, dass ein mouseover auf die Erfassungsfelder im Rahmen der wiederholten Belegerfassung zu einem Geschäftspartner im DUO die Datenherkunft anzeigt. Auch wenn die Felder im Rahmen der Belegerfassung über die Stammdaten gefüllt wurden, wird hier beim nächsten Beleg mit mouseover die Datenherkunft "wiedererkannte Daten" angezeigt. DUO greift zukünftig also niemals selbständig auf die Stammdaten zurück, der Zugriff auf die Stammdaten ist immer manuell - deshalb kann man sich die einmalige Eingabe i. d. R. meines Erachtens gleich sparen.
Wichtig ist m. E. noch zu wissen, dass die Datenfelder in DUO unterschiedliche "Hoheiten" haben. Hierzu zwei Beispiele:
- Der Mandant erfasst in DUO als Geschäftspartnername "Max Mustermann" - die Kanzlei bucht die Rechnung auf "diverse M" und schreibt die Buchungsinformationen nach DUO zurück; Beim nächsten Bearbeiten eines Beleges von Max Mustermann wird im Datenfeld Geschäftspartnername "Max Mustermann" stehen - die Datenhoheit über dieses Feld hat die Eingabe im Unternehmen online; Das ist so auch richtig, da hierüber u. a. auch Zahlungsaufträge gesteuert werden. Mit mouseover wird für dieses Datenfeld "wiedererkannte Daten" als Datenquelle angezeigt.
- Der Mandant erfasst als Geschäftspartnernummer die 70000 - Die Buchhaltung bucht auf Geschäftspartnernummer 80000 und schreibt die Buchungsinformationen nach DUO zurück. Beim nächsten Bearbeiten eines Beleges von diesem Geschäftspartner wird im Datenfeld Geschäftspartnernummer "80000" stehen - die Datenhoheit über dieses Feld hat das Rückschreiben aus dem Rechnungswesen. Das ist so ebenfalls richtig, da die Buchhaltung entscheidet, wie gebucht wird. Mit mouseover wird für dieses Datenfeld "wiedererkannte Buchungs-Daten" als Datenquelle angezeigt.
Wie verhält es sich mit der Geschäftspartnernummer in DUO?
- dieses Feld lasse ich in der Erfassungsmaske in DUO ausgeblendet
- durch erstmaliges Rückschreiben der Buchungsinformationen nach dem Buchen lernt DUO zum Geschäftspartner den Debitor/Kreditor; zukünftig wird dieser beim Buchen vorgeschlagen (auch ohne dass die Nummer in der Erfassungsmaske steht)
Wie erfolgt die Anlage von neuen Geschäftspartner im Rechnungswesen:
- wenn Belege von neue Geschäftspartnern im Rahmen der Belegerfassung in DUO durch den Mandanten erfasst werden, wird u. a. der Geschäftspartnername an Rechnungswesen übertragen. Im Rechnungswesen lege ich den neuen Geschäftspartner an, der Name wird bereits vorbelegt und ich ergänze nur noch die gewünschte Nummer
Mögliche ungewünschte Effekte/Fehlerquellen beim Arbeiten mit Geschäftspartnerstammdaten in DUO gibt es m. E.:
- Der Mandant muss seine Geschäftspartnerstammdaten pflegen - neben der Ersteingabe ist die Pflege äußerst aufwendig
- Pflegt der Mandant die Geschäftspartnerstammdaten nicht ordentlich (z .B. er aktualisiert eine neue Bankverbindung des GP nicht) wird über die Auswahl aus den Stammdaten ein falscher Wert in die Belegerfassung eingesteuert (hier kommt zwar ein Hinweis, dass die Bankverbindung etc. nochmals geprüft werden soll - dies erscheint mir bei jedem Beleg jedoch sehr aufwendig) - Außerdem bringt die OCR ebenfalls eine Meldung, wenn eine angelernte Bankverbindung nicht der Bankverbindung die durch die OCR erkannt wurde entspricht.
Mein persönliches Fazit:
- in der Masse ist ein Arbeiten mit Geschäftspartnerstammdaten in DUO nicht notwendig und führt zu erhöhtem Arbeitsaufwand und Fehlern
- Geschäftspartnerstammdaten können sinnvoll sein, wenn die OCR die USt-ID-Nummer/Steuernummer auf dem Rechnungseingangsbeleg nicht erkennt und sich damit selbst keine Informationen anlernen kann
- ich erspare mir eine Menge Erläuterungen beim Implementieren von DUO auf Mandantenseite - die Akzeptanz für den neuen Prozess erhöht sich auf Mandantenseite deutlich
- dem Mandanten erspare ich eine Menge meist unnötigen Aufwand; insbesondere bei Mandatsübernahmen sind die Mandanten erstaunt, wie einfach es doch sein kann
Auch hier gibt es Kollegen, die einfach auf Stammdaten "stehen". Das Zeigen der oben geschilderten Programmlogik hat hier jedoch den letzten Verfechter von Stammdaten eines Besseren belehrt. Die dargestellte Programmlogik gibt es m. E. seit ca. drei Jahren - in den Köpfen der Anwender hat Sie sich jedoch noch nicht verbreitet bzw. ist gefühlt größenteils unbekannt.
Ich habe es an die Kollegen weitergeleitet. 
