Automatische Seitentrennung mit künstlicher Intelligenz auf der ScanMachine mit finmatics - Erfahrungen?

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Liebe Community,

viele Kanzleien nutzen mittlerweile professionelle Dokumentenscanner mit der Möglichkeit, direkt am Gerät eine Vorbearbeitung der gescannte Dokumente (Sichtkontrolle, entfernen von Leerseiten, Trennen/Heften) und eine konkrete Zielauswahl (Bestand in DATEV Unternehmen Online und DATEV Meine Steuern) über DATEVconnect vorzunehmen.

Ein nicht unerheblicher Teil des erforderlichen Zeitaufwandes beim Scannen eines großen Dokumentenstapels entfällt auf das manuelle Trennen der Belege in Einzeldokumente. 

Bei der ScanMachine der Fa. Kuhn IT gibt es seit kurzem ein Plugin des Anbieters finmatics, mit dem eine künstliche Intelligenz das Ende des einen und den Beginn des nächsten Belegs erkennen und dann automatisch trennen soll. Die Trefferquote liege bei über 99 %.

Mich würde interessieren, ob jemand damit schon Erfahrung hat und die Lösung empfehlen kann.

https://www.scanmachine.de/support/ki-trennung

https://finmatics.com/de/

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Keine Erfahrung, aber etwas zum Thema: Finmatics ist seit kurzem auf dem DATEV-Marktplatz zu finden:

Finmatics Belegverarbeitung (datev.de)

Was sich mir allerdings nicht erschließt:

Wozu benötige ich eine KI zum auslesen von Daten aus dem Beleg innerhalb von Finmatics, wenn am Ende nur Belegbilder (ohne Daten) über den Belegbilderservice nach Unternehmen online übertragen werden. Ich kann nur mutmaßen, dass Finmatics noch eine andere, nicht auf dem Marktplatz ersichtliche, Schnittstelle ins Rechnungswesen verwendet, welche auch die Belegdaten mitliefert. 

Interessant ist auch die eine der beiden aktuell vorliegenden Bewertungen:

"Besonders gefällt uns dabei die automatische Seitentrennung, die zu einem sehr großen Teil fehlerfrei funktioniert."

Man kann also Stapel scannen und dann nach Fehlern suchen bzw. Fehler im Rahmen der weiteren Bearbeitung bereinigen...

Ein Preis ist auch angegeben.

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@eliansawatzki schrieb:

Man kann also Stapel scannen und dann nach Fehlern suchen bzw. Fehler im Rahmen der weiteren Bearbeitung bereinigen...

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Aber das ist ja schon die Erklärung auf die Frage, wozu man eine KI braucht. Ohne KI kann finmatics nicht erkennen, welche Belege wo anfangen und aufhören. Ist z.B. der Footer immer gleich, wird es wohl 1 Rechnung mit x Seiten sein. 

In finmatics kann man wild PDFs hochladen und die heften und trennen für einen. Dazu braucht es KI. 

Laut Anbieter arbeitet die Trennung zu 98% korrekt. Man muss also nur sehr, sehr wenig manuell nacharbeiten und korrigieren. 

Im Übrigen kommen die aus der Schweiz oder Österreich und man hat auch dort noch sehr, sehr viel Papier und ist schon etwas "neidisch", wie weit manche Handwerker in DE sind. Das scheint dort wohl noch schlimmer als hier zu sein. 

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In Ordnung, hab verstanden, 98%...

Bei 4.000 Belegen für 190,00€ können 80 falsch oder gar nicht geheftet sein.

Bin mir nicht sicher, ob ich das gut finde.

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@eliansawatzki schrieb:

Bin mir nicht sicher, ob ich das gut finde.

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Ich auch nicht aber weil es keinen digitalen Plan und Vorgaben gibt, gibt es solche Anbieter, die für ein Entgelt einen technischen Workaround anbieten, weil der manuelle Weg noch viel teurer (Arbeitszeit) ist.  

Die Grundidee von SmartTransfer finde ich gut 👍. Ist bloß freiwillig dem IQ Netzwerk beizutreten, in dem vieles wieder möglich ist, weil es ein "geschlossenes" Ökosystem ist. 

Mit ZUGFeRD versucht man da gewisse Dinge aber wenn alles eher freiwillig statt staatliche Pflicht ist, ist das digital schwierig. Wer 99% schon per PDF bekommt, braucht solche Lösungen gar nicht. 

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... bei uns ist auch schon Werbung von finmatics 'hereingeflattert'.

Ehrlich gesagt ist das Kürzel "KI" für mich immer ein rotes Tuch

Nicht jede Regel in einem Algorithmus, auch nicht Hunderte von Regeln, ist automatisch "KI"

Ich erwarte von einem "KI"-Anbieter wenigstens auch einen Beweis für die angebliche "Intelligenz" der Software

... bisher ist mir in der Steuerkanzlei aber noch keine Software mit eingebauter "Intelligenz" begegnet

... mir würde an so manchen Stellen schon ein "Expertensystem" reichen,  etwa so wie es z.B. im medizinischen Bereich eingesetzt wird

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Wir nutzen Finmatics jetzt seit knapp einem Jahr als "Notlösung" für Mandanten, die DUO-Verweigerer sind.

Grund: Wenn MA einen Stapel Belege scannen, kostet das Zusammenführen bzw. Trennen zuviel Zeit.

Der Mandant liefert nun also seine Belege in Papierform bei uns ein, die MA prüfen kurz auf Tackerklammern oder sonstiges Störpotential und scannen den Stapel in einem Rutsch.

Die Datei wird zu Scann & Trenn hochgeladen und am nächsten Tag haben wir sauber getrennte Belege incl. Buchungsvorschlägen.

Wir nutzen die Lösung aktuell lediglich mit ca. 5000 - 6000 Belegen pro Monat, sind aber sehr zufrieden, was die Ergebnisse angeht.

Der Preisaufschlag zum DATEV Automatisierungsservice ist derart gering, daß wir uns die Mühe der manuellen Sortierung gern sparen.

Für uns ist das Ganze aber eher eine "Brückenlösung" bis die DATEV den Automatisierungsservice mit einer gleichwertigen Lösung ausstattet *mit dem Zaunpfahl wink*.

Kleiner Hinweis wer einen Vertrag mit Finmatics schließen möchte: Man stellt sich dort gern auf den Standpunkt, daß der Standard-Finmatics-Vertrag alle datenschutzrechtlichen Erfordernisse umfasst.

Der Vertrag bezieht sich aber lediglich auf die normalen Regelungen der DSGVO. Die Unterwerfung unter die berufsrechtliche Verschwiegenheit und die Belehrung über strafrechtliche Konsequenzen, die unser Berufsrecht erfordert, sind im Vertrag NICHT enthalten. (Stichwort § 62a StBerG, §§ 203 + 204 StGB)

Es war ein recht langer Kampf, die österreichischen Kollegen dazu zu bekommen, eine derartige Vereinbarung zu unterzeichnen. Laut dortiger Aussage wäre das absolut unüblich, was entweder die Schlussfolgerung zuließe, da man noch nicht mit sonderlich vielen Steuerberatungskanzleien zusammenarbeitet oder diese Kanzleien ein extrem entspanntes Verhältnis zu ihren berufsrechtlichen Pflichten haben.

Insbesondere die Tatsache, daß Finmatics eine mitgliedschaftsübergreifende Freigabe eines MiDentity in die eigene Mitgliedschaft erfordert, hat mich da schon rätseln lassen, warum man so etwas nicht kannte.

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Hallo zusammen,

mich würde interessieren ob es hier neue Erfahrungen zu gibt, vor allem zu der KI bezüglich des Buchens.

Ich habe mir das mal vorführen lassen und von den Vorteilen der Scanmaschine mal abgesehen, ist das automatisierte buchen wohl viel weiter als der Automatisierungsservice von Datev. Was ich besonders positiv empfand ist das "Training". Bei finmatics kann ich die Software trainieren, damit es Belege erkennt und weiß wie sie gebucht werden sollen.

Ich bin gespannt was ihr so für Erfahrungen diesbezüglich gemacht habt.

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Liebe Community, 

verwendet aktuell jemand von Ihnen Finmatics? Wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen damit?
Wie schlägt sich Finmatics im Vergleich zu "Automatisierungsservice Rechnungen" von DATEV?

Viele Grüße 

Alex S.

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Liebe Community, 

verwendet hier noch jemand Finmatics und kann mir berichten wie zufrieden ihr damit seid, insbesondere mit der automatischen Kontierung? Klappt das besser als mit der Datev Lösung? 

Vielen Dank und liebe Grüße! 

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Hi,

ich bin auch sehr neugierig auf Finmatics Erfahrungen. Hat jemand das Tool aktuell im Einsatz?

Hält es, was es verspricht - insb. im Bereich der Anzahlungen/Schlussrechnungen?

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Hallo Zusammen, 

wir nutzen Finmatics nun schon seit knapp 2 Jahren in der Kanzlei in mehreren Bereichen. 

Wir nutzen Finmatics zum einen für Papierbuchhaltung, welche wir in der Kanzlei selber scannen, trennen und dann über das Programm buchen. Die Buchungsinformationen werden nach dem Export in DUO übergeben. 

Welchen Vorteil hat das ganze - nun ja, die Seitentrennung ist nahezu perfekt - eben 98%. Da kommt es stark auf den Beleg drauf an. Ist die Qualität gut, erkennt das Programm den Rechnungsbetrag einwandfrei und trennt auch dementsprechend. Ist die Qualität nicht all zu gut, wie z.B. bei Kassenzettel, muss man etwas nachbessern. Jedoch ist der Zeitaufwand nicht wirklich hoch. 

Die Verarbeitung des Belegs dauert in der Regel nicht all zu lange. Dann kann auch schon das Buchen starten. Je häufiger Finmatics genutzt wird, desto besser werden die Buchungsvorschläge. Gerade bei Belegen die jeden Monat vorkommen, liest die KI die Belege perfekt aus und erfasst den gesamten Buchungssatz. Somit fällt das eintippen von Rechnungsbetrag, Datum, Rechnungsnummer und Geschäftspartner weg. Sollte eine Information nicht erkannt worden sein, kann man diese im Beleg einfach anklicken und sie wird in das gewünschte Feld eingetragen. Bei Rechnungseingängen muss nachgearbeitet werden, Rechnungsausgänge sind so gut wie Fehlerfrei und können einfach exportiert werden. Seit neustem gibt es auch Splittbuchungen bei welchem man durch ein Promt hinterlegen kann, wie ein Beleg aufgeteilt werden soll. Zum Beispiel bei unterschiedlichen MwSt-Sätzen oder verschiedenen Konten. Erfahrungswerte der Kollegen zeigen, dass auch diese immer besser werden. Finmatics ist dabei diese in der Zukunft auch bei Metrorechnungen anwenden zu können. 

Des weiteren nutzen auch unsere Mandanten Finmatics. Sie können entweder selber die Belege bearbeiten oder laden uns diese hoch. Auch in Finmatics gibt es die Möglichkeit Belege per Drag and Drop, E-Mail oder Handyapp hochzuladen. Diese Möglichkeit verwenden wir gerne bei Ausgangsrechnungen, sowie Anzahlungsrechnungen. 

Weiterhin kann man über Finmatics auch Überweisungen für die Mandanten vorbereiten. 

Und ein letztes Feature welches ich besonders toll finde - es ist möglich, Papierkontoauszüge in einen elektronischen Kontoauszug umzuwandeln. Gerade bei Jahresbuchhaltungen ohne DUO eine super Sache. 

Was kann ich nun als Feedback geben - Finmatics wird bei uns im Arbeitsalltag täglich verwendet und ist nicht mehr wegzudenken, da es eine enorme Zeitersparnis bringt und Buchhaltungen zum Teil automatisiert durchlaufen. 

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Wird die Lösung mit der E-Rechnung nicht obsolet? Zumindest für Buchführungen?

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Ganz vielen Dank für deine Zeit und die ausführliche Schilderung eurer Erfahrungen!

Tatsächlich habe ich auch meine Zweifel, ob diese Funktionen im Großen und Ganzen im Zeitalter von E-Rechnungen noch in der Form benötigt werden, dass die hohen Kosten dieses Tool rechtfertigt. 

Gerade das automatische Trennen/Heften hätte ich mir so vor zwei, drei Jahren noch sehr gewünscht. Mittlerweile spielt es kaum noch eine Rolle, da entweder die Mandanten selbst DUO nutzen und digitalisieren. Oder eben schon viele E-Rechnungen dabei sind. 

Nicht falsch verstehen: ich finde es wirklich super, ein gut durchdachtes System, zumindest was ich bisher wahrgenommen habe. Aber ich bin echt unentschlossen, ob es sich lohnt, es einzuführen. Wir sind hier aktuell in der Entscheidungsfindung.