Notizfeld neue Personalakte

[#1]

Hey,

nach der Umstellung auf die neue Personalakte kann ich nichts mehr in das Feld Notizen eingeben bei den zugeordneten Dokumenten. Hat das noch jemand und kann man das irgendwie ändern? 

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

wenn Sie die Personalakte aus Lohn und Gehalt heraus geöffnet haben, können Sie auch für bereits zugeordnete Dokumente wie folgt Notizen erfassen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, für das Sie eine Notiz erfassen möchten.
2. Hier gehen Sie auf "Im Posteingang bearbeiten" und bestätigen mit OK. Damit befindet sich das Dokument wieder im Posteingang und Sie können eine Notiz hinterlegen.
3. Nach Erfassung der Notiz kann das Dokument wieder zugordnet werden.

Diese und weitere Informationen finden Sie auch in unserem Dokument 1027600 - Arbeiten mit DATEV Personalakte.

[#3]

Hallo Frau Preuß, das hat geklappt. Vielen Dank!

[#4]

Das ist aber hoffentlich nur eine Übergangslösung und nicht das neue Normal, @Astrid_Preuß? Bei uns hat sich in der Kanzlei eingebürgert, für die laufende oder zukünftige Abrechnungen relevante Unterlagen (z.B. monatsübergreifende AUs) mit einer entsprechenden Notiz zu versehen, damit sie im Vertretungsfall schneller gefunden werden. Wenn ich die jedes Mal erst zurück in den Posteingang holen und dann neu zuordnen muss um die Notiz entfernen zu können … Das kann doch nicht Ihr Ernst sein‽

[#5]

Hier fehlt mir noch eine Antwort @Astrid_Preuß auf die Frage von @rschoepe . Es würde mich auch interessieren, ob sich da noch etwas ändert. Mir ist klar, dass irgendwie eine Änderungshistorie des Dokuments erreicht werden muss, aber den "Zeitstempel" durch ein zurückschieben in den Posteingang zu setzen (Ist eine Vermutung von mir, warum das so ist), finde ich sehr umständlich.

Es wäre immer Weiteren - wenn man die Personalakte tatsächlich als einzige Arbeitsgrundlage für die Entgeltabrechnungen nutzt - sinnvoll, wenn man innerhalb der Personalakte auch Notizen auf dem Dokument machen könnte, z. Bsp. abhaken, markieren etc.. Auch eine Lesehilfe, wie ein digitales Lineal oder Ähnliches, wäre hilfreich. 

Das würde auch eher zu Akzeptanz des Nichtdruckens führen, wenn etwas auch bearbeitbar wäre.

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hallo @rschoepe,

in der aktuellen Version DATEV Personalakte können die Änderungen an den Zuordnungsinformationen zu den Dokumenten nur im Posteingang vorgenommen werden.

Die Analyse weiterer Möglichkeiten wie z. B. die Bearbeitung der Notizen bei den zugeordneten Dokumenten ist für weitere Ausbaustufen vorgesehen.

Viele Grüße

[#7]

Hier kommt doch hoffentlich sehr schnell eine Nachbesserung ...

leider ist die neue Personalakte in der Praxis nicht praktikabel:

Um die Kanzleinotiz zu bearbeiten muss das Dokument immer aus der Zuordnung gelöst werden und die Notiz kann nur im Posteingang bearbeitet werden. Das ist für die Bearbeitung der Dokumente äußerst umständlich und ein Rückschritt zu der bisherigen Vorgehensweis

Bei bereits zugeordneten Dokumenten kann der Abr.Monat nur geändert werden, indem das Dokument auch hier wieder zurück in den Posteingang geschoben wird. Auch das ist äußerst unpraktikabel, da wir häufiger Dokumente haben, die immer in den Folgemonat vorgetragen werden. Die Zuordnung muss nun dafür jeden Monat gelöst werden und erst dann kann im Posteingang ein neuer Abr.Monat vergeben werden. Ein Rückschritt in der laufenden Bearbeitung !!!

Bisher waren bei den zugeordneten Dokumenten die Dokumente der Arbeitnehmer sowie die Unternehmensweiten Dokumente sichtbar. Nun muss oben im Filter immer erst ausgewählt werden, ob die Mitarbeiter oder die Unternehmensweiten Dokumente angezeigt werden sollen. Auch das ist sehr umständlich, und das Risiko, dass was untergeht sehr groß

Wir sind mit der jetzigen Umsetzung der Personalakte nicht zufrieden, es erschwert uns die tägliche Arbeit in der Kanzlei sehr. Es sollte dringend nachgebessert werden!

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@Evgenia_Jost  schrieb:

in der aktuellen Version DATEV Personalakte können die Änderungen an den Zuordnungsinformationen zu den Dokumenten nur im Posteingang vorgenommen werden.

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Aus dem Video zur neuen Personalakte weiß ich inzwischen, dass das der "Revisionssicherheit" geschuldet ist. Und dann wurde das Änderungsprotokoll gezeigt - in dem nur steht, wer das Dokument wann gelöst bzw. zugeordnet hat. Das ist hoffentlich ein schlechter Witz und das herunterladbare JSON-Protokoll ist ausführlicher. Denn wenn DAS alles ist, was protokolliert wird, dann verstehe ich echt nicht, warum uns hier unnötig Steine in den Weg gelegt werden.

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@Evgenia_Jost  schrieb:

Die Analyse weiterer Möglichkeiten wie z. B. die Bearbeitung der Notizen bei den zugeordneten Dokumenten ist für weitere Ausbaustufen vorgesehen.

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Ich bitte doch sehr darum. Bei der alten Personalakte muss ich Änderungen bereits abgelegter Dokumente ja auch schon speichern und bekomme unten einzeln aufgelistet, welche Dokumente bei welcher Personalnummer geändert worden sind. Das sollte also kein Hexenwerk sein, die Info jeweils auch in das Änderungsprotokoll zu schreiben.

[#9]

@rschoepe 

Bei AU-Fällen behelfe ich mir damit, 

• den Erstabrechnungsmonat als Abrechnungsmonat zu erfassen,
• in beiden Gültigkeitsfeldern den Beginn sowie das Ende der AU einzutragen und
• die noch nicht endgültig verarbeiteten im Posteingang zu belassen. 

Man kann die oben genannten Tagesangaben jetzt gottseidank erst einmal speichern ohne den Beleg bereits zuordnen zu müssen.

Durch die Erfassung der entsprechenden Angaben hat man im Posteingang für Ihren Vertretungsfall nur noch die zu berücksichtigenden Dokumente vorliegen, welche aber bereits "vorerfasst" sind. 

Im Ablagebereich (Zugeordnete Dokumente) kann man dann auf eine Blick sehen, welche AU von wann bis wann ging, ohne das Dokument öffnen zu müssen.

Kleiner Tipp, falls noch nicht bekannt:
Ein Doppelklick auf das abgelegte Dokument öffnet einen zusätzlichen Tab nur mit der Dokumentenansicht. Ist in manchen Situationen hilfreich, wenn z. B. ein Arbeitsvertrag besser lesbar und geöffnet bleiben soll.

[#10]

Ich habe auch eine Frage:

Bei Unterlagen die ich in der Personalakte hochlade kann ich eine

Notiz für die Kanzlei dazu schreiben.

Ich rede über die Maske beim Freigeben der Unterlagen, wo ich den

Mitarbeiter wähle und andere Daten eingeben kann.

Was aber wenn ich der Kanzlei Notizen im Allgemeinen schreiben

möchte: Mitarbeiter X hat ab...Lohnerhöhung, oder ändert Prozente

Arbeitszeit, oder ist krank, schwanger usw.. Jeden Monat ein Blatt?

In der alten Personalakte gab das auch nicht.

Kann man es machen, oder bleiben wir bei E-Mails, bzw. Tabellen

in Excel/Word?

Und zur Struktur an sich: Mir fehlt die Struktur die ich in der alten

Personalakte gemacht habe. Man kann jetzt filtern/sortieren, aber

manche Sachen haben keine klare Angehörigkeit (z.B Jobrad, Unterlagen

Elternzeit und Schwangerschaft).

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@Lorelei20  schrieb:

Was aber wenn ich der Kanzlei Notizen im Allgemeinen schreiben

möchte: Mitarbeiter X hat ab...Lohnerhöhung, oder ändert Prozente

Arbeitszeit, oder ist krank, schwanger usw.. Jeden Monat ein Blatt?

In der alten Personalakte gab das auch nicht.

Kann man es machen, oder bleiben wir bei E-Mails, bzw. Tabellen

in Excel/Word?

Eine richtige Nachrichtsfunktion gibt es in der Personalakte nicht. Ich würde an Ihrer Stelle einen normale Mitteilung schreiben und als pdf in die Personalakte hochladen.

Und zur Struktur an sich: Mir fehlt die Struktur die ich in der alten

Personalakte gemacht habe. Man kann jetzt filtern/sortieren, aber

manche Sachen haben keine klare Angehörigkeit (z.B Jobrad, Unterlagen

Elternzeit und Schwangerschaft).

---

Ich glaube, dass ist eine Gewohnheitsfrage. Wir sind es alle noch sehr gewöhnt in Ordner, Kategorien, Mappen, Register zu "denken", so dass uns reinschieben, vernünftig betexten und nur nach Wort suchen, noch sehr seltsam vorkommt. Irgendwie bleibt immer die "unterbewusste Angst", man könnte es nicht wieder finden. Ich sehe das als schwierigen Lernprozess, aber stelle immer wieder fest, wie gut und auch schnell man etwas in einer Volltextsuche findet.

[#12]

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@rschoepe  schrieb:

Das ist hoffentlich ein schlechter Witz und das herunterladbare JSON-Protokoll ist ausführlicher. Denn wenn DAS alles ist, was protokolliert wird, dann verstehe ich echt nicht, warum uns hier unnötig Steine in den Weg gelegt werden.

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Es ist leider ein sehr schlechter Witz …

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OB IHR MICH AUF DEN ARM NEHMEN WOLLT, HAB ICH GEFRAGT?!?

[#13]

hallo @rschoepe,

es ist richtig, dass sowohl die Informationen in der Protokollierung als auch die gewählte Vorgehensweise im Sinne der GoBD gewählt wurden.

Das nachträgliche Bearbeiten von bereits zugeordneten Dokumenten wurde bei der Analyse für die erste freigegebene Version als fehleranfällig erkannt. Aus diesem Grund ist es auch derzeit nicht möglich, die Dokumente nachträglich zu bearbeiten, ohne dass die Zuordnung vorher explizit gelöst wurde und das Dokument im Posteingang für die Bearbeitung zur Verfügung steht.

Es handelt sich um eine temporäre Lösung; für die nächsten Ausbaustufen überlegen wir eine praktikable und komfortable Umsetzung. Was uns im Rahmen neuer Möglichkeiten auch gelingen wird.

Viele Grüße

[#14]

Es scheint jedoch ein Datev-Trend zu sein erstmal Rückschritte zu machen und schlechter zu werden... Trauriger Weise wird das im Kollegen- und Seminar-Bekannten-Kreis nur noch als "ist halt Datev" abgetan, da man sich daran gewöhnt hat. 

Die alte Personalakte zum 30.06. zu schließen obwohl die neue Akte erst halbfertig erst (Upload Mail fehlt / Notizen und Kategorien nicht nachträglich änderbar / Schleppfelder fehlen) ist eine Frechheit.