LuG Tod eines Mitarbeiters Abrechnung

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Liebe Community,

ich bin zum ersten (und hoffentlich letzten) Mal damit konfrontiert, den plötzlichen Tod eines Mitarbeiters gehaltstechnisch abzuwickeln. Mir ist durch Lesen im Internet und hier im Forum bereits klar, dass die letzte Abrechnung im Sterbemonat noch über die Steuermerkmale des Verstorbenen gemacht werden darf, die Lohnsteuerbescheinigung aber auf den/die Erben ausgestellt werden muss.

Herr Lutz hatte in einem anderen Thread (Thema: Tod eines Arbeitnehmers/LODAS) die Abwicklung über LODAS sehr gut beschrieben. Ich verstehe die Abwicklung auch, doch leider arbeite ich nicht mit LODAS sondern mit Lohn und Gehalt. Gibt es jemanden hier, der mir die Abwicklung in Lohn und Gehalt erklären kann (d.h. mit der Abrechnung über den Verstorbenen soll keine Lohnsteuerbescheinigung generiert werden, sondern erst bei der Abrechnung mit dem Erben)?

Hinzu kommt, dass der Verstorbene im Sterbemonat noch VWL bekommen hat und Abzüge für eine betriebliche Altersversorgung in Form von Gehaltsumwandlung gemacht wurden. In Herrn Lutz's Beschreibung steht, dass man eine Lohnart nehmen soll, die steuerfrei, aber SV-pflichtig ist. Dies kann ich aber bei der LA VWL und Gehaltsverzicht nicht manuell ändern, oder?

Ich hoffe, dass mir jemand helfen kann!

MfG

Wiebke Krull

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So, ich habe nun nach längerem Tüfteln eine Lösung auf Basis von Herrn Lutzs LODAS-Vorgaben gefunden. Ich werde diese für die Community hier nochmal in den nächsten Tagen niederschreiben. 🙂 

[#3 · Accepted solution]

Nun kommt hier meine Anleitung, eine Gehaltsabrechnung im Monat des Todes eines Mitarbeiters zu generieren, bei der eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird, die nur Beträge bis zum Vormonat des Todes enthält. Die Beträge des Todesmonats sollen auf der Lohnsteuerbescheinigung der Erben erscheinen.

Verstorbener Mitarbeiter:

unter Stammdaten/Beschäftigung/Zeitraum:

Austrittsdatum = Datum des Todes

Letzter abzurechnender Monat: Monat des Todes

unter Stammdaten/Arbeitszeiten/Urlaubsanspruch:

tatsächlichen Jahres-Urlaubsanspruch eintragen (jeder volle Monat bis zum Todestag zählt). So steht auf der Gehaltsabrechnung der tatsächliche Resturlaub für die Urlaubsabgeltung an die Erben

unter Stammdaten/Entlohnung/"Bezüge/Abzüge":

hier muss in der Historie des gültigen Gehalts/Festlohns eine neue Zeile mit einer Lohnart eingefügt werden, die nur sv-pflichtig ist und nicht im Gesamtbrutto erscheinen darf.

dafür auf Mandantenebene wechseln

unter Mandantendaten/Anpassung Lohnarten/Lohnarten:

eine neue Lohnart erstellen mit st-frei, sv-pflichtig, kein Gesamtbrutto. Dafür auf den Button "Lohnart neu" (rechts oben neben Lohnartname englisch) klicken und die Maske ausfüllen: Lohnartennummer (z.B. 2021), Lohnartenname deutsch (z.B. Festlohn, gew. nur sv-pfl), Lohnartenkern muss SVP05 sein!! (Bezug, nur sv-pfl, lfd, k.Gesbr.). Mit OK speichern! Mehr muss nicht eingegeben werden.

auf Mitarbeiterebene wechseln

nun kann die neue Lohnart beim verstorbenen Mitarbeiter mit dem vollen Brutto-Monatsgehalt/-lohn angelegt werden. LuG errechnet selbstständig das anteilige Brutto-Monatsgehalt bis zum Todestag.

Bei der nun folgenden Abrechnung wird nur Sozialversicherung berechnet, das Gehalt bis zum Todestag wird in der SV-Meldung gemeldet, die Lohnsteuerbescheinigung (auf den Verstorbenen ausgestellt) beinhaltet nur Beträge bis zum Vormonat (allerdings Zeitraum bis zum Todestag). Die Abrechnung endet mit Überzahlung in Höhe des Arbeitnehmeranteils zur Sozialversicherung. Die ELStAM-Abmeldung zum Todestag wird durchgeführt.

Erbe:

Als Mitarbeiter neu anlegen mit 01. - letzten des Monats des Todes.

unter Stammdaten/Personaldaten: alle Angaben des Erben eintragen

unter Stammdaten/Steuer/Steuerkarte: Steuer-Identifikationsnummer des Erben erfassen! Alle weiteren steuerlichen Merkmale (St.Kl., Konfession, Freibeträge) vom verstorbenen Mitarbeiter manuell eintragen! Keine ELStAM-Anmeldung!! Dafür im Unterpunkt "Besonderheiten elektronische Lohnsteuerkarte" das Kästchen Keine Teilnahme am Verfahren aktivieren.

auf Mandantenebene:

Wie oben muss für die Abrechnung des Gehalts/Lohns eine neue Lohnart erstellt werden: st-pflichtig, sv-frei, lfd., im Gesamtbrutto enthalten. Ablauf wie oben, aber Lohnartenkern muss STP01 sein!!

auf Mitarbeiterebene wechseln

unter Stammdaten/Entlohnung/"Bezüge/Abzüge":

nun kann die neue Lohnart beim Erben mit dem vollen Brutto-Monatsgehalt/-lohn des Verstorbenen angelegt werden. LuG errechnet selbstständig das anteilige Brutto-Monatsgehalt bis zum Todestag. Dieses erscheint auch im Gesamt-Brutto in der Gehaltsabrechnung.

unter Bewegungsdaten/Monatserfassung:

Die Sozialversicherung aus der Abrechnung des verstorbenen Mitarbeiters muss als Nettoabzug in dieser Abrechnung vom Netto-Verdienst abgezogen werden. Dafür kann auch hier eine neue Lohnart erstellt werden (z.B. Abzug AN-Anteil Sozialvers. mit Lohnartenkern NET01).

Bei der nun folgenden Abrechnung wird nur Lohnsteuer berechnet und fließt in die Lohnsteueranmeldung des AG's, es gibt keine Meldungen zur Sozialversicherung, keine ELStAM-Meldung. Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung wird auf den Namen und der Steuer-Identifikationsnummer des Erben für den Sterbemonat ausgestellt.

Der Auszahlungsbetrag auf dieser Gehalts-/Lohnabrechnung ist identisch mit dem Betrag, der an den Erben ausgezahlt werden muss. Sollte es mehrere Erben (Erbengemeinschaft) geben, muss jeder Erbe als Mitarbeiter angelegt werden und bekommt je nach prozentualer Verteilung auf dem Erbschein einen entsprechenden Anteil des Gehaltes und es wird der entsprechende Anteil an Sozialversicherung als Nettoabzug abgezogen.

[#4 · Accepted solution]

Ein kleiner Fehler hat sich in meinem Ablauf oben eingeschlichen. Da der Erbe mit 1. - letzten Tag des Sterbemonats angelegt wird, rechnet das Programm natürlich nicht automatisch den Teilbetrag des Gehaltes aus wie auf der Abrechnung des verstorbenen Mitarbeiters. Also muss beim Erben der Teilbetrag des Bruttogehalts aus der Abrechnung des verstorbenen Mitarbeiters genommen werden.

🙂

[#5 · Accepted solution]

Zum Thema Gehaltsverzicht und VWL kommt noch folgende Handlungsempfehlung:

Beides steht dem Mitarbeiter im Sterbemonat voll zu, bzw. wird voll abgerechnet (auch von dem Unternehmen, bei dem der Altersvorsorgevertrag geschlossen wurde). Beides ist st- und sv-pflichtig und somit wichtig für die Abrechnung. Es kann allerdings nicht durch eine selbst kreierte Lohnart (wie beim Gehalt nur sv-pflichtig) geändert werden, da LuG diese selbstkreierte Lohnart im Bereich Stammdaten/Betriebliche Altersvorsorge/... nicht findet (im Kontextmenü der Lohnarten sind nur die Lohnarten der bAV enthalten). Gehaltsverzicht und VWL alleine haben aber steuerlich keine Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung des Verstorbenen, daher kann dieser Umstand außer Acht gelassen werden.

Da der Gehaltsverzicht ja tatsächlich abgeflossen ist, muss dieser Anteil des Gehaltes auch im Gesamtbrutto der Abrechnung erscheinen, da es ja bei den Netto-Abzügen auch wieder in Abzug kommt. Dafür muss man eine weitere Lohnart anlegen mit st-frei, sv-pflichtig, im Gesamtbrutto enthalten! Der Lohnartenkern muss hier SVP01 sein. Dann teilt man das Gehalt auf die beiden Lohnarten so auf, dass der Gehaltsverzicht abgedeckt ist.

Beispiel:

Mitarbeiter verdient 2.500€ brutto. Er hat im Monat Februar noch 9 Tage gelebt. Gehaltsverzicht sind 150€.

Sein anteiliges Gesamt-Gehalt wären (2500/30*9) 750€. Davon der Gehaltsverzicht abgezogen macht:

600€ Gehalt über Lohnart st-frei, sv-pflichtig, kein Gesamtbrutto

150€ Gehalt über Lohnart st-frei, sv-pflichtig, im Gesamtbrutto enthalten

Da dies aber nur das anteilige Gehalt ist, man aber in Stammdaten/Entlohnung/"Bezüge/Abzüge" das Gesamt-Gehalt des Monats eingeben muss, ergibt sich hieraus noch folgende Rechnung:

600/9*30 = 2000€ über Lohnart st-frei, sv-pflichtig, kein Gesamtbrutto

150/9*30 = 500€ über Lohnart st-frei, sv-pflichtig, im Gesamtbrutto enthalten

Der VWL-Betrag ist ebenfalls im Gesamtbrutto enthalten und wird bei den Netto-Abzügen automatisch in Abzug gebracht.

Ergebnis: Die SV-rechtlichen Abzüge sind richtig und die Abrechnung endet mit der Überzahlung in Höhe des AN-Anteils zur Sozialversicherung.

Bei der Abrechnung des Erben müssen all diese Lohnarten (Gehaltsverzicht/VWL) ebenfalls aufgeführt werden, da diese Einfluss auf die Lohnsteuerberechnung haben.

So, ich hoffe, ich konnte umfassend helfen.

Falls sich doch noch ein Fehler eingeschlichen hat, bitte unbedingt darauf hinweisen! 🙂

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Hallo,

ich schwitze auch über so einer Abrechnung. Danke für die tolle Anweisung. Mir konnten weder der Steuerberater noch das Finanzamt so richtig weiter helfen. Eines verstehe ich aber noch nicht:

warum muss die Sozialversicherung aus der Abrechnung des verstorbenen Mitarbeiters als Nettoabzug in der Abrechnung beim Erben vom Netto-Verdienst abgezogen werden?

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Hallo!

Ich freue mich, dass ich Ihnen mit der Anleitung helfen konnte! Mir ging es genauso. Ich musste mir die Infos alle einzeln zusammensuchen. Und halt auch ausprobieren.

Nun aber zu Ihrer Frage. Bei dem Abzug der Sozialversicherungsbetrags handelt es sich ja um den AN-Anteil, den der AG zwar mit seinem Anteil an die KK bezahlt, aber sich normalerweise auf der Gehaltsabrechung wieder abzieht und so weniger an den AN überweist. Nur bei der Gehaltsabrechnung des verstorbenen Mitarbeiters handelt es sich ja nur um eine fiktive Abrechnung, um den Sozialversicherungsbetrag errechnen zu können. Der AG kann sich diesen Betrag ja nur vom Erben zurückholen. Das macht er also in der Gehaltsabrechnung, die auf den Namen des Erben erstellt wird. Die Bezeichnung "Netto"abzug deshalb, weil es in der Gehaltsabrechnung im Bereich "Nettobezüge/Nettoabzüge" stehen muss.

Das beide Abzüge, also Sozialversicherung und Lohnsteuer, nicht in einer Abrechnung gemacht werden können, liegt einfach daran, dass die Lohnsteuerbescheinigung auf dem Namen des Erben ausgestellt werden MUSS und Datev keine Möglichkeit vorsieht, dies nachträglich zu ändern. Deshalb muss man Datev überlisten und diese zweite Abrechnung erstellen und, um die Abrechnungen wieder zusammenzusetzen, den vorher errechneten SV-Beitrag übertragen.

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Danke für die Rückmeldung. Ich hab es ausprobiert und dann auch verstanden - learning by doing.

Vielen Dank für die ausführliche Anleitung, das hat mir sehr geholfen!

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Sehr gerne! 🙂

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Hallo Frau Krull, vielen Dank für Ihre tolle Beschreibung. ich bin mir nicht sicher welche Angaben bzgl Personengruppenschlüssel und Steuerliche Behandlung beim Erben erfasst werden müssen. In meinem Fall hab ich neben Sterbegeld auch Restgehalt und Arbeitszeitguthaben an die Erbin auszuzahlen.

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Hallo,

ich habe bei der Erbin den Personengruppenschlüssel 0000 genommen, da es hierbei ja um die SV-Beiträge geht und die müssen beim Verstorbenen abgerechnet werden. Als Steuerklasse habe ich die des verstorbenen Ehemannes (3) genommen, da beide 3 und 5 hatten und die Ehefrau nach dem Tod des Ehemannes nicht mehr 5 ist. Wenn ich mich recht erinnere, kann ohnehin die Steuerklasse des Verstorbenen genommen werden.

Nicht vergessen:

Den Negativbetrag bei den SV-Beiträge des Verstorbenen habe ich bei der Abrechnung der hinterbliebenen Ehefrau in Abzug gebracht.

Hoffe, das hilft ein wenig weiter...

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Hallo, Ja die Beitragsgruppe hab ich auch auf 0000 gesetzt und als Personengruppenschlüssel hab ich jetzt 900 -nicht meldepflichtig Beschäftigte drin. Und alle Umlagen auf nein gesetzt. hoffe das passt so. Das mit der Steuer (hier 4/4 aber die ID der Erbin) und den SV Beiträgen hatte ich genauso erfasst wie Sie.

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Hallo!

Entschuldigen Sie meine späte Antwort, ich war im Urlaub. 😉

Also, bei dem Personengruppenschlüssel habe ich damals den des verstorbenen Mitarbeiters (hier: 101) genommen. Ich bin der Meinung, dass mir Datev eine Fehlermeldung gegeben hatte, als ich da nichts eingetragen hatte (<k.A.>). Aber wie schon meine Vorschreiberin anmerkte, ist das bei dieser Abrechnung auch unwichtig, da es ja rein um die steuerliche Berechnung geht.

Bei der Steuerklasse muss unbedingt die des verstorbenen Mitarbeiters genommen werden! Denn die Lohnsteuerabrechnung muss ja auf jeden Fall auf Basis der Lohnsteuermerkmale des Verstorbenen gemacht werden. Da diese Lohnsteuerabrechnung aber auf dem/den Namen des/der Erben laufen MUSS und Datev diese nachträgliche Änderung im Dokument nicht zulässt, ist dieser Umweg über den Erben notwendig.

Anders verhält es sich bei der Abrechnung von Sterbegeld und Urlaubsabgeltung, die direkt über den Erben und dessen SV- und Steuer-Merkmale abgerechnet werden müssen. Dafür muss der Erbe noch einmal als Mitarbeiter angelegt werden, nur diesmal halt mit all seinen eigenen Daten/Merkmalen.

Ich hoffe, ich war nicht zu spät mit meiner Antwort. 🙂

Gutes Gelingen!

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@WiKrull  ganz lieben Dank für die tolle und ausführliche Beschreibung.

Eine Frage, was macht man, wenn es mehrere Erben gibt?

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Hallo Community, 

kann hierzu jemand aus der Praxis unterstützen?

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@_JuliaBorowski_  schrieb:

@WiKrull  ganz lieben Dank für die tolle und ausführliche Beschreibung.

Eine Frage, was macht man, wenn es mehrere Erben gibt?

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Hallo@_JuliaBorowski_ ,

aus dem Bauch heraus, würde ich in dem Fall definitiv einen Erbschein verlangen oder zumindest ein Schriftstück auf dem alle Erben unterschreiben, dass die Abrechnung über eine einzige (von den Erben bestimmte ) Person abgerechnet werden kann. Ansonsten würden es halt 15 gesonderte Abrechnungen werden (oder wieviel auch immer) - würde ich denken.

Gruß Flitze

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Muss denn zwingend auf einen Erben abgerechnet werden? Wenn ich die Abrechnung bis zum Todeszeitpunkt erstelle und der Arbeitgeber das Gehalt auf das Bankkonto überweist, dann erben doch die Erben das überwiesene Geld.

Ich habe noch nicht so richtig verstanden in welchem Fall und warum die Abrechnung auf die Lohnsteuerkarte des Erben ausgestellt werden muss.

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@_JuliaBorowski_  schrieb:

Ich habe noch nicht so richtig verstanden in welchem Fall und warum die Abrechnung auf die Lohnsteuerkarte des Erben ausgestellt werden muss.

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Da für die Lohnsteuer das Zuflussprinzip gilt, kommt es auf die Auszahlung des Lohns an. Wenn der Mitarbeiter zu dem Zeitpunkt schon verstorben war, kann das Entgelt steuerlich nicht mehr an ihn ausgezahlt werden.

Nachlesen kann man die steuerlichen Ausführungen in Abschnitt 19.9 der LSt-Richtlinien.

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Einen schönen Sonntag zusammen,

die (deutschen) Steuergesetze sind aus meiner Sicht halt nicht immer logisch, anwenderfreundlich oder praktikabel, gerade in solchen Sonderfällen ... 🙄

Gruß, Volker

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@Uwe_Lutz  Ich danke Ihnen für die Erklärung, das hat mir sehr geholfen. Dann bleibt mir wohl nichts anderes übrig, als das so abzurechnen.

LG Julia

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@_JuliaBorowski_  schrieb:

@WiKrull  ganz lieben Dank für die tolle und ausführliche Beschreibung.

Eine Frage, was macht man, wenn es mehrere Erben gibt?

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Hallo Frau Borowski!

Es freut mich, dass ich Ihnen mit meiner Beschreibung helfen konnte. 😊

Nun zu Ihrer Frage:

Bei mehreren Erben gibt es die Möglichkeit, alle Erben als Mitarbeiter anzulegen und die Verteilung des Erbes und der Abzüge nach der prozentualen Aufteilung im Erbschein vorzunehmen. Die andere Möglichkeit ist, das ein Erbe aus der Erbengemeinschaft als Empfänger für alle fungiert. Dies muss aber schriftlich festgehalten werden und muss zwingend von allen Mitgliedern der Erbengemeinschaft unterschrieben werden. Mit diesem Schriftstück kann und darf (steuerrechtlich) der Arbeitgeber das Erbe in einer Summe auszahlen. Der Empfänger des Gesamterbes kann dann über seine persönliche Einkommensteuererklärung die Auszahlungen an die Resterben als negative Einnahmen dann wieder gelten machen.

Die weitere Frage zur Abrechnung der Lohnsteuer hatte ja Herr Lutz schon erklärt. Falls Sie noch Urlaubsansprüche an die Erben auszahlen müssen, empfehle ich Ihnen meine Anleitung unter diesem Link: https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/LuG-Fehler-LN13391-DE%C3%9CV-Tod-eines-Mitarbeiters/m-p/166449#M39450 Sie müssen nur ein kleines bisschen runterscrollen, da die Anleitung nach meiner Fragestellung kommt. In dem Fall fallen nämlich Lohnsteuer und Sozialversicherung zeitlich auseinander!

Viele Grüße

Wiebke Krull

[#22]

Ich habe gerade auch einen Todesfall zu berechnen und nach der Anlage der Erben stellt sich für mich eine Frage: Sind die Steuermerkmale eigentlich überhaupt großartig von Bedeutung?

Bei mir geht es um einen Teil Gehalt und noch Einmalzahlung aus Überstunden. Beides wird bei den Erben aber nicht versteuert - egal mit welcher Lohnsteuerklasse ich sie abrechnen würde. Denn selbst für die Lohnsteuerklasse 6 ist der laufende Lohn geteilt auf zwei Erben zu niedrig für 30 Steuertage (Mitarbeiter ist zum Monatsanfang verstorben). Die Einmalzahlungen laufen über die Jahrestabelle, also auch ohne Lohnsteuer.

Stimmt das so oder muss ich noch irgendetwas eingeben?

Die Erben sind 1x Hausfrau ohne weiteres Einkommen und 1x Rentner (Rentenhöhe ist mir nicht bekannt).

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Guten Morgen!

Sie müssen bei der Auszahlung von Restgehalt eh die Erben über die Steuermerkmale des Verstorbenen abrechnen, daher ist erstmal deren Status irrelevant. Und auch wenn der abzurechnende Betrag zu niedrig ist, um steuerlich relevant zu sein, können Sie m.E. die Abrechnung ohne Steuermerkmale gar nicht machen. Da meckert Datev. 🙂

[#24]

Guten Morgen!

Sie müssen bei der Auszahlung von Restgehalt eh die Erben über die Steuermerkmale des Verstorbenen abrechnen, daher ist erstmal deren Status irrelevant. Und auch wenn der abzurechnende Betrag zu niedrig ist, um steuerlich relevant zu sein, können Sie m.E. die Abrechnung ohne Steuermerkmale gar nicht machen. Da meckert Datev.

Ich kann der Einfachheit halber die Steuermerkmale des Verstorbenen nehmen. Müssen nicht, wenn ich das richtig verstanden habe. Da ich sonst ja statt 2x die Erben, 4x die Erben (2x mit Merkmalen des Verstorbenen, 2x mit den eigenen) anlegen müsste, wäre das aber keine Vereinfachung für mich. Ist in diesem Fall aber auch völlig irrelevant, weil 4/1 sowieso das gleiche wäre.

Die Steuer-IDs der Erben habe ich auch, ohne Steuermerkmale will ich nicht abrechnen. Darum geht es mir nicht.

Ich wollte eigentlich nur wissen, ob es korrekt ist, dass keine Steuern gezogen werden.

[#25]

Das ist korrekt, dass keine Steuern bei einem Betrag, der unterhalb der Steuerfreigrenze liegt, berechnet werden.

[#26]

Bei den Angaben des Erben bei der Steuer bin ich etwas verwirrt:

Mir geht es nur um Auszahlung des Arbeitsentgelts im Sterbemonat - keine Urlaubsabgeltung, Sterbegeld etc.

oft habe ich gelesen:

• Steuer ID des Erben
• Abzugsmerkmale des Verstorbenen 
• Haken "Keine Teilnahme am Verfahren"

Ergebnis: keine ELStAM-Meldungen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Und in Dokument 5300444 steht nun:

Der laufende Arbeitslohn für den Sterbemonat kann noch nach den Besteuerungsmerkmalen (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge) besteuert werden, die für den Sterbemonat für den Verstorbenen gelten. Der Arbeitslohn und die davon nach den Besteuerungsmerkmalen des Verstorbenen einbehaltene Lohnsteuer ist jedoch auf der Lohnsteuerbescheinigung des Erben zu bescheinigen! 

Wenn das Feld "Keine Teilnahme am Verfahren" nun nicht aktiviert wird, werden ja automatisch die ELSTAM-Merkmale des Erben gezogen und Steuerklasse 6 gemeldet.

Also was nun?😣

[#27]

Hat hierzu jemand Erfahrung?

Muss die Lohnsteuer nun beim Erben bescheinigt werden oder nicht?

Community meint Nein:

Haken "Keine Teilnahme am Verfahren"

Ergebnis: keine ELStAM-Meldungen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Datev Dokument 5300444 meint Ja:

Der Arbeitslohn und die davon nach den Besteuerungsmerkmalen des Verstorbenen einbehaltene Lohnsteuer ist jedoch auf der Lohnsteuerbescheinigung des Erben zu bescheinigen! 

😒

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@Becci  schrieb:

Haken "Keine Teilnahme am Verfahren"

Ergebnis: keine ELStAM-Meldungen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung

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Ich weiß nicht, wie dies genau in LuG umgesetzt ist, da wir nur LODAS nutzen, aber der Halen "keine Teilnahme am Verfahren" sollte nur die ELStAM-An- und Abmeldungen verhindern. Eine Auswirkung auf die LSt-Bescheinigung sollte dies nicht haben.

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ok, vielen Dank Herr Lutz!