Nach dem sehr hilfreichen Tipp von t_r_ (Vielen Dank nochmal!), habe ich nochmal mit der Krankenkasse telefoniert. Mit deren Erklärungen habe ich dann die Abrechnung in LuG machen können. Für alle, die vor der gleichen Problematik stehen, habe ich eine Anleitung zur Abrechnung geschrieben:
ANLEITUNG
Urlaubsabgeltung für verstorbenen Mitarbeiter abrechnen (Lohn und Gehalt)
Auseinanderfallen von Lohnsteuer und Sozialversicherung
Bei der Auszahlung der Urlaubsabgeltung gilt seit Anfang 2019, dass diese als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt werden muss und somit der Beitragspflicht zur Sozialversicherung unterliegt. (s. BAG Rechtsprechung v. 22.01.2019 – 9 AZR 45/1) Diese ist nach dem Entstehungsprinzip dem Verstorbenen zuzuordnen. Außerdem ist die Urlaubsabgeltung lohnsteuerpflichtig, allerdings gilt hier das Zuflussprinzip, was bedeutet, dass die Lohnsteuer beim Erben mit dessen Steuermerkmalen abgerechnet werden muss.
Abrechnung beim Verstorbenen
Unter Stammdaten/Beschäftigung/Zeitraum:
Um die Abrechnung durchführen zu können, muss als erstes der letzte abzurechnende Monat auf den aktuellen Monat geändert werden. Das Austrittsdatum bleibt!
Der Auszahlungsbetrag wird folgendermaßen berechnet:
Bruttogehalt/-lohn x 3 Monate / 65 Arbeitstage = Urlaubsabgeltung pro Tag
Urlaubsabgeltung pro Tag x Resturlaub = Brutto-Auszahlungsbetrag
Unter Bewegungsdaten/Monatserfassung:
Die Urlaubsabgeltung muss im Sterbemonat verbeitragt werden, also muss der Betrag auch in dem Reiter des Sterbemonats eingetragen werden. Damit dieser Betrag beim verstorbenen Mitarbeiter nur so abgerechnet werden kann, dass nur Sozialversicherung berechnet wird, muss eine neue Lohnart für die Urlaubsabgeltung erstellt werden.
dafür auf Mandantenebene wechseln
unter Mandantendaten/Anpassung Lohnarten/Lohnarten:
eine neue Lohnart erstellen mit st-frei, sv-pflichtig (Einmalbezug), kein Gesamtbrutto. Dafür auf den Button "Lohnart neu" (rechts oben neben Lohnartname englisch) klicken und die Maske ausfüllen: Lohnartennummer (z.B. 4061), Lohnartenname deutsch (z.B. Urlaubsabg.,sv-pfl,jhrl,k.G-Br), Lohnartenkern muss SVP03 sein!! (Bezug, nur sv-pfl, jhrl, k.Gesbr.). Mit OK speichern! Dann auf den Reiter „Gesetzliche Behandlung“ klicken und bei Unfallversicherung: „UV-pflichtig“ auswählen. Mehr muss nicht eingegeben werden.
auf Mitarbeiterebene wechseln
nun können die neue Lohnart und der Bruttobetrag der Urlaubsabgeltung beim verstorbenen Mitarbeiter unter dem Sterbemonat eingegeben werden.
Bei der nun folgenden Abrechnung wird nur Sozialversicherung berechnet, die Urlaubsabgeltung erscheint nicht im Gesamtbrutto und die Abrechnung endet dadurch mit einer Überzahlung in Höhe des Arbeitnehmer-Anteils der Sozialversicherung. Diese wiederum muss bei der Abrechnung beim Erben zum Abzug gebracht werden.
Es wird die ursprüngliche Meldebescheinigung zur Sozialversicherung storniert und eine neue mit dem um die Urlaubsabgeltung erhöhten Bruttoarbeitsentgelt ausgestellt. Zusätzlich müssen die gesamten SV-Beiträge der Krankenkasse des Verstorbenen gemeldet und dorthin abgeführt werden. Außerdem wird eine neue Lohnsteuerbescheinigung erstellt, in der die SV-Beiträge der Urlaubsabgeltung inkludiert sind.
Abrechnung beim Erben
unter Stammdaten:
Den Erben im aktuellen Monat als neuen Mitarbeiter mit allen persönlichen und steuer- und sv-relevanten Daten einrichten. ELStAM-Anmeldung durchführen!
Unter Bewegungsdaten/Monatserfassung:
Im aktuellen Monat den Bruttobetrag der Urlaubsabgeltung eintragen. Da diese nur steuerpflichtig ist, muss auch hierfür eine neue Lohnart erstellt werden.
dafür auf Mandantenebene wechseln
unter Mandantendaten/Anpassung Lohnarten/Lohnarten:
eine neue Lohnart erstellen mit st-pflichtig (sonstiger Bezug), sv-frei, im Gesamtbrutto enthalten. Dafür auf den Button "Lohnart neu" (rechts oben neben Lohnartname englisch) klicken und die Maske ausfüllen: Lohnartennummer (z.B. 4062), Lohnartenname deutsch (z.B. Urlaubsabg., nur st-pfl, jhrl.), Lohnartenkern muss STP02 sein (Bezüge, nur steuerpfl., jhrl.)!! Mit OK speichern! Dann auf den Reiter „Gesetzliche Behandlung“ klicken und bei Unfallversicherung: „UV-frei“ auswählen. Mehr muss nicht eingegeben werden.
auf Mitarbeiterebene wechseln
nun können die neue Lohnart und der Bruttobetrag der Urlaubsabgeltung eingegeben werden. Zusätzlich muss der AN-Anteil der Sozialversicherung hier in Abzug gebracht werden. Dies macht man mit der individuell erstellten Lohnart 9012 Abzug AN-Anteil Sozialvers. (diese Lohnart musste schon für die Abrechnung des Restgehaltes/-lohns des Verstorbenen an den Erben erstellt werden). Der Betrag muss natürlich mit einem vorangestellten Minus eingegeben werden.
Bei der nun folgenden Abrechnung erscheint die Urlaubsabgeltung im Gesamtbrutto und die Lohnsteuer wird nach den ELStAM-Merkmalen des Erben berechnet und vom Gesamtbrutto abgezogen. Zusätzlich wird der AN-Anteil Sozialvers. von dem Nettobetrag abgezogen und die Abrechnung endet mit dem Auszahlungsbetrag an den Erben. Außerdem wird eine Lohnsteuerbescheinigung auf dem Namen des Erben ausgestellt. Da es keine sv-relevanten Bestandteile in der Abrechnung gibt, wird auch keine Entgeltmeldung erstellt.
