Archivierung Lohn und Gehalt

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Liebe Community,

nachdem bei uns das Thema Archivierung Lohn und Gehalt jedes Jahr zum Jahreswechsel aufploppt, würde ich gerne mal ein paar Fragen loswerden - vielleicht weis ja jemand Bescheid:

- wie handhabt ihr die Archivierung bei LuG: einmal jährlich nach dem Jahreswechsel?

- wir haben oft das Gefühlt, dass wir die Archivierung mehrmals anstoßen müssen, bis sie auf Kanzlei-Ebene unter "Archivieren im RZ" als "vorläufig oder endgültig archiviert" angezeigt wird. Auch wenn die Archivierung bereits einige Tage zurückliegt und damit eigentlich im RZ verarbeitet sein müsste, erscheinen die Mandanten nach wie vor nicht als archiviert.

- was würde passieren, wenn keinen Archivierung durchgeführt wird? Solange man mit LuG arbeitet und der Mandant in der Kanzlei betreut wird, kann man ja jederzeit auf die Auswertungen zugreifen. Und die Archivierung hat ja nichts mit der Datensicherung zu tun, die man jeden Monat im Rahmen des Monatsabschlusses durchführt.

- bin ich richtig informiert, dass man die Archivierung immer manuell anstoßen muss und es keine Möglichkeit gibt, das automatisiert laufen zu lassen analog zur Datensicherung? Bei dem großen Mandatenstamm, den wir haben, dauert die Archivierung immer einige Wochen, bis alles durchgelaufen ist.

Danke in die Runde und viele Grüße

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mehrere Wochen.. darf man Fragen, wieviele Mandanten und Mitarbeiter ca. abgerechnet werden?

eigentlich dauert das nicht so lang..

ich archiviere alle drei Monate mal...

eine Automatisierung ist nicht möglich

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Wir rechnen derzeit ca. 140 Mandate in unterschiedlicher Größenordnung ab (Mitarbeiteranzahl zwischen 1 - 150 Mitarbeiter).

Viele Grüße

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140 klingt erstmal nicht soviel.. anhand der datev-rechnung könnte man die anzahl der mitarbeiter am ehesten sehen.

wir archivieren, um die daten irgendwann auf dvd zu bestellen, auf platte abzulegen und dann in einem geschützten bereich zu "archivieren". für mehr benötigen wir das eigentlich nicht..

da es kein großer aufwand ist, stoße ich das allerdings alle 3 monate mal am freitag an.. das dauert aber nicht länger als 1-2 tage

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Wie funktioniert die Archivierung?

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Datev Lohn und Gehalt ohne Mandanten öffnen, oben auf "Kanzlei-Archivierung". lg

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Hallo,

wie Sie Datenbestände aus dem Programm Lohn und Gehalt im DATEV-Rechenzentrum archivieren und eine Lohn-Archiv-DVD aus dem DATEV-Rechenzentrum abrufen, entnehmen Sie bitte unserem Dokument 1024451 Lohn-Archiv-DVD aus Lohn und Gehalt erstellen.

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Sehr geehrter Herr Platz,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Könnten Sie noch auf die zwei Fragen eingehen:

- was passiert, wenn die Archivierung nicht durchgeführt wird, solange die Sicherung im RZ monatlich gemacht wird? Könnte man im Fall der Fälle auf die RZ-Sicherung zugreifen und diese Daten wieder einspielen? Soweit ich infomiert bin, kann man aber immer nur den letzten Monat wieder einspielen?

- wie lange dauert es i.d.R., bis die Datenbestände archiviert sind, d.h. bis die jeweiligen Mdt. als archiviert in der Übersicht erscheinen?

Danke und viele Grüße

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Hallo,

unabhängig von einer Archivierung können Sie natürlich Ihre Bestände jederzeit oder monatlich mit dem Monatsabschluss im DATEV Rechenzentrum oder auch lokal auf Ihrem PC sichern. Die erstellte Sicherung können Sie jederzeit wieder einspielen. Eine Archivierung ist nur möglich, wenn die Daten in Lohn und Gehalt eingespielt und vorhanden sind.

Der Abruf einer Archiv-DVD ist nur möglich, wenn Daten im Rechenzentrum archiviert sind. Daher empfehlen wir die Archivierung prüfungsrelevanter Zeiträume im DATEV Rechenzentrum.

Eine pauschale Aussage über die Dauer einer Archivierung können wir nicht treffen. Dies ist abhängig von der Größe Ihrer Datenbestände. Bei einer Archivierung vor 12 Uhr im DATEV-Rechenzentrum sind die Daten in der Regel am gleichen Tab ab 15 Uhr abrufbereit. Bei einer Archivierung nach 12 Uhr frühestens am folgenden Arbeitstag.

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Lieber @Gökhan_Aras, 

so funktioniert das nicht. 

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@Gökhan_Aras schrieb:

oder auch lokal auf Ihrem PC sichern. 

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Ist seit 2021 keine valide Antwort mehr.  

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@Gökhan_Aras schrieb:

Daher empfehlen wir die Archivierung prüfungsrelevanter Zeiträume im DATEV Rechenzentrum.

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Dürfte seit 2021 doch nicht mehr gelten, wenn man alles im RZ archivieren möge und nur das RZ ISO zertifiziert ist?   

Ich bin verwirrt: Der Bauplan für die neue DATEV-Cloud-Welt

Will man nun alles im RZ zentral haben, um mit den Daten zu jonglieren oder will man doch das bekannte "Chaos" zwischen lokal und RZ - wo es teils keine automatische Synchronisation gibt - beibehalten? 

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Hallo,

bedeutet das, dass die Archivierung eigentlich nur durchgeführt werden muss, um eine Archiv-DVD abrufen zu können oder handelt es sich bei der Archivierung auch um eine Datensicherung analog zur monatlichen Sicherung im RZ? Was ist der Unterschied? Soweit ich weis, werden die Daten bei der monatlichen RZ-Sicherung jeden Monat neu überspielt, heisst, es wird immer nur der aktuellste Monat gesichert und nicht die Vormonate. 

Danke für eine Rückmeldung.

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Hier finden Sie eine Erläuterung über die Funktionen der Archivierung:

Inhalt der RZ-Aufträge für die Archivierung einsehen - DATEV Hilfe-Center

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Hallo,

ich muß das Thema auch nochmal aufgreifen, da es mir nicht ganz klar ist.

Zunächst ist mir aufgefallen, dass das Dokument schon aus 2018 ist -> ist das noch aktuell?

Meine Fragen:

1. Wenn ich mtl. im RZ und Firmenintern sichere, bei einer RV- oder St.-Prüfung die Daten über euBP oder GDPdU sende, benötige ich doch keine Archiv-DVD mehr und müsste doch somit auch nicht archivieren???
2. Zu Löschung Altdaten: Einmal habe ich MA, die schon vor >10 Jahren ausgeschieden sind und natürlich Altdaten von MA, die noch im Unternehmen beschäftigt sind. Sollte ich das getrennt handhaben? Also einmal über MA löschen im Mandant und dann Altdaten löschen über den Mandanten Manager?

Wir sind Firmenabrechner und ich habe absolut keine Erfahrung bei diesen Themen, habe nur schon mal ein paar MA gelöscht, die bis 2005 ausgetreten sind und jetzt steht das Thema quasi vor der Tür. Ich möchte auch für Altdaten keine Gebühren bezahlen. Ich lese mich von Dokument zu Dokument durch, bekomme aber leider nicht wirklich einen Überblick. Ich würde mir da von DATEV ein wenig mehr übersichtlichere Informationen wünschen...

Ich freue mich über Antworten...

LG

I. Haag

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Hallo I. Haag,

zu Ihrer ersten Frage:

Eine Archivierung im Rechenzentrum ist notwendig für die Erstellung der Archiv-DVD. Sofern Sie Ihre Daten für eine Prüfung mit euBP übermitteln oder den Export für eine steuerliche Außenprüfung nutzen, ist keine Archivierung im Rechenzentrum notwendig.

Zu Ihrer zweiten Frage:

Im DATEV-Rechenzentrum gespeicherte Daten müssen gemäß DS-GVO für längstens 14 Jahre aufbewahrt werden. Mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muss der Verantwortliche für die Datenverarbeitung in der Kanzlei oder im Unternehmen die Daten löschen.

Das Löschen von Altdaten für noch im Betrieb aktive Mitarbeiter ist möglich, außer für die Daten des aktuellen Jahres, des Vorjahres und die 4 weiteren zurückliegenden Jahre. Das Vorgehen hierzu finden Sie im Hilfe-Dokument .

Das detailliert beschriebene Vorgehen zum Löschen der gesamten Altdaten eines Mandanten finden Sie im Hilfe-Dokument unter dem Punkt "Altdaten löschen".

So gesehen sollten Sie diese Löschvorgänge separat handhaben.

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Sehr geehrter Herr Aras,

vielen Dank für Ihre Antwort. Wären Sie so freundlich und würden noch auf die Frage vom 02.04. eingehen?

Wir haben nun erfahren, dass man die Archivierung eigentlich nur für den Abruf der Archiv-DVD benötigt, nicht für eine Datensicherung an sich.

Heißt im Umkehrschluss: für den laufenden Betrieb ist die Archivierung eigentlich nicht nötig. Sehe ich das richtig?

Reicht die RZ-Sicherung aus, die mit dem Monatsabschluss erstellt wird? Soweit ich informiert bin, wird immer nur der jeweilige Monat gesichert und die vorherigen Monate werden überspielt. Wie würde man dann im Fall eines Falles an die Daten für die Vormonate kommen?

Danke und viele Grüße

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Guten Tag Herr Aras,

vielen Dank für Ihre Antwort, da ist mir jetzt schon viiiiel weitergeholfen! 👍

Jetzt beschäftigt mich nur auch noch die Frage: Wird denn nicht mit jedem Monatsabschluß der Gehaltsabrechnung eine Sicherung des jeweiligen Monats gemacht, oder werden die Sicherungen des Vormonats immer überspielt und sind dann weg???🙄

Das wäre mir ganz NEU! 

Im Dokument steht das ja nicht explizit ´drin?!

https://apps.datev.de/help-center/documents/1004089

Wäre toll, wenn wir bald eine Antwort bekommen würden, damit wir entsprechend agieren können...

Danke und viele Grüße

I. Haag

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Hallo,

Sie liegen mit Ihrer Annahme zur Archivierung richtig. Die Archivierung ist für den Abruf der Lohn Archiv-DVD für Prüfungs oder Aufbewahrungszwecke relevant.

Neben der Archivierung haben Sie die Möglichkeit Ihren kompletten Lohn-Bestand des Mandanten im DATEV-Rechenzentrum zu sichern. Mit jeder Sicherung, die Sie mit dem Monatsabschluss oder manuell über den Mandanten-Manager anstoßen, wird der komplette Bestand gesichert. Die Sicherung enthält nicht nur einen Monat, sondern den kompletten Bestand seit Abrechnungsbeginn mit Lohn und Gehalt bis zum Zeitpunkt der Durchführung der Sicherung.

Weitere Infomationen zum Thema Archivierung und Sicherung erhalten Sie in den folgenden drei Dokumenten:
- 1024451 - Lohn-Archiv-DVD aus Lohn und Gehalt erstellen
- 1004089 - Sicherung Durchführen in Lohn und Gehalt
- 1004090 - Sicherung einspielen in Lohn und Gehalt

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Danke. Das hört sich ja sehr gut an!!

Aber jetzt habe ich zwischenzeitlich noch im folgenden Dokument gelesen:

https://apps.datev.de/help-center/documents/9223823

In der Spalte RZ-Sicherung:

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Hallo,

die von Ihnen genannten Informationen aus dem Dokument sind natürlich korrekt und für Ihre Fragen werten Sie diese bitte als Zusatzinformationen.

Mit einer Sicherung können Sie keine Archiv-DVD abrufen, daher ersetzt eine Sicherung keine Archivierung. Wir empfehlen die Sicherung monatlich durchzuführen um Ihren Lohn-Bestand im Rechenzentrum zu sichern. Eine Archivierung führen Sie, wie bereits in diesem Beitrag öfters beschrieben, im Falle eines Abrufs einer Archiv-DVD durch.

Die Aussage, dass Sicherungen nach 13 Monaten gelöscht werden, ist korrekt. Sofern Sie jeden Monat eine Sicherung durchführen, sollte Sie diese Info nicht weiter stören. Denn mit jeder Sicherung wird der komplette Mandanten-Bestand seit Beginn der Abrechnung gesichert.

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Guten Tag,

unsere Firma ist seit 2021 bei Datev als Mandant über die Steuerkanzlei (Berater), machen die Lohnabrechnung über Lohn und Gehalt selbst. Wir hatten Mitte 2024 eine Sozialversicherungsprüfung und dafür brauchten wir keine DVD mehr, die Steuerkanzlei konnte ohne Probleme die gespeicherten Daten freigeben. Es waren also alle notwendigen Unterlagen über die normale Sicherung im Rechenzentrum abrufbar. Nachdem ich das mit der regelmäßigen Archivierung aber auch gelesen habe, wollte ich nun fragen, nach wie vielen Jahren das überhaupt das 1.Mal nötig ist, wenn man keine DVD mehr braucht bzw. wie das mit dem nötigen Löschen von Mitarbeiterdaten wegen der DSGVO ist. Bzgl. der Aufbewahrungsfristen gibt es so unterschiedliche Aussagen je nach Rechtsbereich....ich hätte ehrlich gesagt sicherheitshalber die ersten 10 Jahre jetzt gar nichts gelöscht...

Viele Grüße,

A.S.

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Guten Tag Herr Aras,

müssen wir Daten jetzt doch wieder archivieren, wenn wir die neue Nutzung anwenden? Ich habe schon lange nicht mehr archiviert. Irgendwie ist das alles schon komplex und nicht überschaubar für mich. 😞 

In die Rechteverwaltung habe ich auch keinen Zugang, wahrscheinlich weil wir noch an unserem Steuerberater angebunden sind?! 

Freundliche Grüße

I. Haag

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Hallo,

man muss zwischen Daten-Sicherung und Archivierung unterscheiden. Die Archivierung wird dann benötigt, wenn Prüfungsdaten oder eine Archiv-DVD erstellt werden sollen oder ein Mdt.-Übertrag ansteht. Heißt in Ihrem

Fall: wenn Sie Daten für eine Prüfung abrufen wollen, muss eine Archivierung durchgeführt werden. 

Viele Grüße