Zeiterfassung Leistungserfassung mit Tracker

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Im Frühjahr habe ich unserem Technikvorstand Prof. Dr. Christian Bär meine Idee der Leistungserfassung genannt. Was haltet Ihr davon? Wir könnten per Trackingtool im Hintergrund

• gesendete Mails
• gelesene Mails
• Termine
• angenommene Telefonate
• geführte Telefonate
• DATEV Anwendungen - alle (Rewe, Steuern, DMS u.s.w.)

vom PC einschalten, bis zum PC ausschalten tracken lassen. (Das ist nur ein Beispiel)

Das Ergebnis sollte aufbereitet wie folgt aussehen und als Liste angeboten werden:

• ZMSD; Mandant;  Anwendung; Leistung; Zeit; Textfeld für freie Eingabe; Bestätigungsbutton Übernahme / nicht Übernahme
• Eigene Ergänzungen (Türrahmenberatung)
• Gesamtsumme

Bevor man sich abmeldet, muss die Liste einzeln oder gesamt in die Leistungserfassung angeklickt/mit Text ergänzt werden oder weggeklickt werden.

Vorteil:

Ich hätte als Chef und Kanzleileiter mit meinen vielen verschiedenen Tätigkeiten an einem Arbeitstag die Gewissheit, dass erbrachte Leistungen nicht dokumentiert, vergessen werden und damit auch niemals zur Abrechnung kommen.

Nutzen und Mehrwert:

Mehr Umsatz, mehr Vollständigkeit unserer Leistungen, mehr eigene Anerkennung und Wertschätzung unserer täglichen Leistungen (gilt für MA und auch für Chefs)

Ich würde mich sehr über die Meinung der Community freuen.

Bitte keine Hinweise auf einen besser strukturieren und geplanten Tagesablauf, keine Psycho und Coachingtipps. Es geht um die Frage und Idee, vorhandene technische Möglichkeiten für unsere tägliche Arbeit zu nutzen vs. der Frage, was habe ich heute eigentlich alles gemacht.

LG aus der Pfalz, Christian

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@skipperman66  schrieb:

Es geht um die Frage und Idee, vorhandene technische Möglichkeiten für unsere tägliche Arbeit zu nutzen vs. der Frage, was habe ich heute eigentlich alles gemacht.

LG aus der Pfalz, Christian

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Die Plattform der EO für die Verarbeitung von Zeiten ist aus dem letzten Jahrtausend, der Software-Unterbau aus einer vergangenen Epoche.

Ihre Idee bedingt, dass man das Tracking halbwegs sinnvoll technisch implementieren kann und will.

Welcher Zeithorizont wurde denn @Christian_Bär ggü. geäußert? Sinnvoll wäre ja auch der Einsatz von entsprechenden Devices wie z. B. Watches, die ja eh fast jeder hat.

Ansonsten: gute Idee. Aber DATEV und Ideen....

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Ich lasse bei mir memtime auf dem Server für MICH alleine laufen. Ist nicht schlecht. Funktioniert, aber teuer. VG

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Hi, ich habe große Hoffnung, dass wenn wir hier die Sache weiter nach oben treiben, dass dann auch schnell reagiert wird. Ich bin DATEV Vertreter und kann (oder habe nur das Gefühl) etwas bewegen. Da hilft ein Schwarm, der hinter der Idee steht. Also wer kann, bitte alle Kanäle mit der guten Idee oder den guten Ideen befüllen. Mir hat ein DATEV Berater gesagt, das wäre sehr wichtig und würde auch gelesen und umgesetzt werden!!

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Hi, memtime hatte ich auch und ja, ein Trackingtool funktioniert und kann was. War erstaunlich was da rauskam. Ähnlich wie beim Fahrtenbuch. Aber für mich war das wieder zu viel Arbeit zur Aufbereitung, zu viel IT Freestyle um zum Ergebnis - nämlich einer ausgefüllten Buchungszeile bei Zeiten und Kosten, Stoppuhr und Gegenstandswerte zu kommen. Mein Wunsch, nach einer "DATEV Leistungserfassung" konnte memtime nicht erfüllen. Memtime hat mir jedoch gezeigt, was alles möglich ist.

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@skipperman66  schrieb:

Hi, ich habe große Hoffnung, dass wenn wir hier die Sache weiter nach oben treiben, dass dann auch schnell reagiert wird. Ich bin DATEV Vertreter und kann (oder habe nur das Gefühl) etwas bewegen. Da hilft ein Schwarm, der hinter der Idee steht. Also wer kann, bitte alle Kanäle mit der guten Idee oder den guten Ideen befüllen. Mir hat ein DATEV Berater gesagt, das wäre sehr wichtig und würde auch gelesen und umgesetzt werden!!

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Die Idee wäre eigentlich gut ..... wenn sie Aussicht auf Erfolg hätte 

Die Idee wurde übrigens schonmal thematisiert ... und ist 'im Sand versickert'

Interessant ist, dass jemand als 'Datev-Vertreter' von 'Schwarm, der hinter der Idee steht' spricht, von 'alle Kanäle', von 'die Sache weiter nach oben treiben, dass dann auch schnell reagiert wird', der selbst seit 2019 bisher nur insgesamt 6 Beiträge geschrieben hat, davon 3 zu diesem aktuellen Thema 😎

... also ein echter 'hidden champion' 😎

Mit einem guten Zeiterfassungstool würde man schnell feststellen, dass die Beschäftigung mit dieser Idee eine ausgezeichnete Methode wäre, um Arbeitszeit zu verbraten,

quasi ein 'Sommerloch' in der Winterzeit 😎

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@skipperman66  schrieb:

 Mir hat ein DATEV Berater gesagt, das wäre sehr wichtig und würde auch gelesen und umgesetzt werden!!

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Dann sprechen Sie doch mal mit dem DATEV Berater, ob man das Thema nicht in die "IDEAS" aufnehmen kann.

Und der Schwarm dies dann mit "Likes" unterstützt.

Dann läuft die Sache....bestimmt!

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Leider sehe ich bei dem Tracking folgende Problem:

Ich habe teilweise mehrere Kanzlei Rechnungswesen parallel auf.

Eines zum Bearbeiten, eines zum z.B. ein Verrechnungskonto abstimmen

dann kommt ein Anruf vom Mandant: Nochmal ein Rechnungswesen offen (das vergessen wir zu schließen)

Dann noch eine Anfrage zur Einkommensteuer, also wieder ein Programm offen.

Dann kommt ein Kollege/Chef der einen "kurz braucht" also ist man ne halbe Stunde in einer Besprechung/weg vom PC... 

Wie kann der Tracker das auseinander halten? Oder wäre dann alle 5 Zeiten, die in der halben Stunde Abwesenheit getrackt werden, anschließend zu bearbeiten? 

Ich denke das Tracken geht, wenn man schön an einem Fall arbeiten kann... was wünschenswert wäre, aber, zumindest bei mir, nicht die Realität ist. 

Grüße

AKW

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Guten Morgen, 

Sie schildern hier ziemlich genau, was wir uns seit Jahrzehnten wünschen. 

Wir haben dann die DATEV-Telefonie eingeführt und wenigstens diese Zeiten landen automatisch in der Lea. 

Würde das auch noch für andere Anwendungen funktionieren müsste ich, als Mitarbeiter, dass nicht mehr manuell zusammensuchen und überlegen wo ich überall aktiv war. 

Abgesehen davon, dass natürlich auch für mich spannend ist, wo ich meine Zeit "verbrate". 

Da ich eben nicht immer mit der Stoppuhr dasitze und 1:1 mitlogge, was ich gerade tue.

Viele Grüße

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@AKW  schrieb:

Leider sehe ich bei dem Tracking folgende Problem:

Ich habe teilweise mehrere Kanzlei Rechnungswesen parallel auf.

Eines zum Bearbeiten, eines zum z.B. ein Verrechnungskonto abstimmen

dann kommt ein Anruf vom Mandant: Nochmal ein Rechnungswesen offen (das vergessen wir zu schließen)

Dann noch eine Anfrage zur Einkommensteuer, also wieder ein Programm offen.

Dann kommt ein Kollege/Chef der einen "kurz braucht" also ist man ne halbe Stunde in einer Besprechung/weg vom PC... 

Wie kann der Tracker das auseinander halten? Oder wäre dann alle 5 Zeiten, die in der halben Stunde Abwesenheit getrackt werden, anschließend zu bearbeiten? 

[...]

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... ja, so sieht es in der Praxis aus ...

... aber auch in der Theorie wurden hier in der Community in den letzten Jahren schon mehrere Aspekte dieses Themenkreises diskutiert (DSGVO, Überwachung der Mitarbeiter, Nutzungsverhalten der Mitarbeiter auswerten etc.)

Es gab (und gibt vielleicht immer noch) eine Abteilung bei der Datev, die sich mit dem Nutzungsverhalten der Nutzer beschäftigt.

Es gibt mehr als genug unterschiedliche Knüppel zwischen den Beinen, die die effektive Umsetzung dieser Idee verhindern würden, selbst wenn die Datev-Entwickler die technischen Probleme lösen könnten, was aber aus meiner Sicht auch noch sehr fraglich wäre. 

[#11]

Memtime hieß früher timebro und ich hatte das mal getestet; nun, Jahre später, bekomme ich von denen eine Mail, ob ich nicht Lust hätte, auch das neue mal zu testen, ich wäre ja schon mal dabei gewesen... 

Klingt für mich nicht so, als wäre bei denen der Datenschutz besonders hoch angesiedelt. Die lasse ich garantiert nicht mein System (weiter) tracken. 

Und für den Chef könnte das noch gehen, "Arbeitnehmer" und "Überwachen" sind zwei Dinge, die sich nur sehr schwer vereinbaren lassen. 

Für das Öffnen der DATEV-Programme gibt es übrigens schon ein "Tracking": Im Arbeitsplatz unter "Zeit und Kosten" gibt es das Tagesjournal, hier kann man auch ohne externe Tools sehen, was man den Tag über so gemacht hat. 

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Hallo @RAHagena, 

ja, Überwachen wird immer ein Thema sein. Aber wenn ich als Arbeitnehmer das aktivieren und nutzen möchte ? 

Bei einem System von DATEV wären da sicher auch viele meiner Kolleg:innen dabei! 

Hier muss ich kurz nachfragen:

"Für das Öffnen der DATEV-Programme gibt es übrigens schon ein "Tracking": Im Arbeitsplatz unter "Zeit und Kosten" gibt es das Tagesjournal, hier kann man auch ohne externe Tools sehen, was man den Tag über so gemacht hat. "

Bei uns -Classic-  heisst das unter "Zeiten und Kosten" "Tagesprotokoll" 

Das wäre die von mir manuell erfasste Lea. Ist das in Comfort anders oder bin ich falsch?

Automatisch kenne ich nur in "Heute" die "zuletzt bearbeiteten Leistungen". 

Was übersehe ich hier ? 

Viele Grüße 

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Ich wollte nicht sagen, dass comfort eine automatische Leistungserfassung hat - lediglich den "Tracking" Part gibt es in Teilen schon, daraus entsteht aber leider keine automatische Zeiterfassung. Der Übertrag muss von Hand erfolgen. 

Aber so hat nan schon mal ein Gerüst für die persönliche Zeiterfassung.

Die eierlegende Wollmilchsau wird hier nichts, Überlegungen dazu gab es schon häufiger, im Detail wirds hier aber unschön, auch weil Zeiterfassung im Detail sehr unterschiedlich gehandhabt wird. 

Mein Ansatz ist eher ein anderer: Über die API werde ich mit meinem Tool Touchpoints auslesen wie z.B. Aktionen rund um den Bescheid, hierfür wird dann pro Aktion ein definierter Wert z.B. 5 Minuten inkl. Knigge-Text übergeben. Damit wird die Abrechnung der Bescheidprüfung ein Traum. So können bestimmt auch weitere Teile automatisiert werden, mit Tracking und Anspruch auf Vollständigkeit wird das schwierig. 

[#14]

Danke Ihnen!

Dann war ich schon am richtigen Weg, dass es in Comfort nochmal anders heisst/aussieht. 

Und ja, wenn DATEV für bestimmte Aktionen fest vordefinierte Zeiten erfassen würde, das wäre schon ein Traum. 

Wie gesagt haben wir die Telefonie-Anbindung seit Ewigkeiten und das alleine ist schon eine Erleichterung. 

Wenn da noch andere Anwendungen - und sei es ProCheck - Sätze an die Lea abgeben würden ...

Uns werden die Wünsche wohl nie ausgehen 😉

Einen schönen Abend!

[#15]

beim 'sequentiellen' Arbeiten sehe ich eigentlich keine Probleme. Hier erfasst man auf irgendeine Weise den Beginn und das Ende der Tätigkeit.

Probleme bereitet aber regelmäßig das parallele Abarbeiten mehrerer, sich zeitlich überschneidender, Arbeiten, etwa so, wie es @AKW beschrieben hat 

... und am Ende des Tages und/oder der Woche und/oder des Monats und/oder des Jahres kommt einem unwillkürlich der folgende Songtext (frei nach Pete Seeger, 1955) in den Sinn:

"where have all the hours gone ?
long time passing
where have all the hours gone ?
long time ago"

... man bräuchte ...

• entweder einen 'menschlichen' Protokollanten, der z.B. erkennt ob es sich beim parallelen Telefonat um den selben oder um einen völlig neuen Auftrag handelt
  (ok ... das wird ein frommer Wunsch bleiben)
  
  
• oder einen künstlich intelligenten Assistenten, also ein Tool, das die meisten Tätigkeiten automatisch zuordnen und stichwortartig beschreiben kann.
  Es sollte nur wenig Nachbearbeitungsaufwand pro Tag entstehen
  (ok ... das ist momentan ebenfalls noch ein frommer Wunsch)

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Danke für den Beitrag. Das was Du beschreibst, ist genau mein Arbeitsalltag...

Der Tracker den ich mir dazu wünsche soll alles was für "ZMDS Nr." gemacht wurde tracken.

Mehr Protokoll brauche ich nicht. Am Abend, kann ich dann zumindest alle Mandanten sehen, für die ich Leistungen erbracht habe. Ich kann dann anklicken, erweitern, Notizen dazu schreiben, quasi als Verpflichtung vor dem Ausschalten meine Leistungserfassung machen. Ich wäre damit schon sehr zufrieden...

Zu genau, zu exakte Wünsche machen die technische Umsetzung vielleicht kaputt.

LG Christian

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Hallo Herr Kollege, Ihr Beitrag bringt die Sache nicht weiter. Beiträge die motivieren, die unterstützen wären super. Ansonsten wäre gut, nichts zu sagen, wenn man eine Sache nicht voranbringt.

Positive und optimistische Grüße aus der Pfalz

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@skipperman66  schrieb:

Hallo Herr Kollege, Ihr Beitrag bringt die Sache nicht weiter. Beiträge die motivieren, die unterstützen wären super. Ansonsten wäre gut, nichts zu sagen, wenn man eine Sache nicht voranbringt.

Positive und optimistische Grüße aus der Pfalz

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Das Nichtssagen haben Sie ja in der Community jahrelang praktiziert.

Ich und einige Andere haben immerhin über genau dieses Thema schon in mehreren Threads diskutiert.

... aber natürlich haben wir alle nichts gegen neue, gute Ideen

Vorschlag:

investieren Sie einfach mal Zeit und Arbeit in diese Idee,

... schwimmen Sie voran und warten Sie nicht auf den 'Schwarm' der Community, der Ihnen ein paar 'leckere' Häppchen mundgerecht liefert

Das Aussprechen eines Wunsches ist nämlich nur der allererste Schritt auf dem Weg zu einer möglichen Lösung 😎

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Big Brother is watching you. Trackintool im Hintergrund. Wow.

Und da soll noch einmal jemand von der "Vertrauensarbeitszeit" sprechen.

Gruß

Martin Heim