So ein paar resistente Dokumente hängen bei uns auch immer in der Warteschlange aber bei weitem nicht so viele 😄
Tritt das Problem seit der 15.0 auf?
Eventuell hängt es mit der Verlagerung des OCR-Dienstes auf den Fileserver zusammen?
https://apps.datev.de/help-center/documents/1020626
@pascal_duennebacke schrieb:
Tritt das Problem seit der 15.0 auf?
Vorher lief die OCR leider ja nie zu 100% zuverlässig; auch wenn ich's zentral am KOMMSRV angeschoben habe. Dann ist mir die OCR einfach abgestürzt. Also die OCR war seit der Umstellung nie fertig.
@pascal_duennebacke schrieb:
Eventuell hängt es mit der Verlagerung des OCR-Dienstes auf den Fileserver zusammen?
Dort läuft die ja endlich als Dienst zuverlässig und hat mir überhaupt erst wieder den OCR Index erstellt. Nun hängt die OCR am SQL an besagter Stelle.
Was sagt denn Euer Filter zu fehlerhaft und teils fehlerhaft? 🤔 Um das in einen Kontext zu setzen: Gesamtanzahl Dokumente: ca. 400k
Vorher lief die OCR ja auf jedem Terminalserver. Das funktionierte bei uns auch problemlos, außer, dass die CPU ab und zu etwas zu stark ausgelastet wurde.
fehlerhaft haben wir aktuell 1 Dokument
teilweise fehlerhaft sind 26.000 Dokumente, der Großteil sind aber Dokumentenstrukturen mit vielen verschiedenen Dateitypen bzw. E-Mails
Bislang haben wir die hohe Zahl ignoriert, weil sich niemand über fehlende OCR-Unterstützung beschwert hat. Leider wird der Status auch nirgendwo näher erläutert.
Gesamtzahl der Dokumente in der aktuellen Datenbank: 200k
@pascal_duennebacke schrieb:
teilweise fehlerhaft sind 26.000 Dokumente, der Großteil sind aber Dokumentenstrukturen mit vielen verschiedenen Dateitypen bzw. E-Mails
Okay, da sind wir dann kongruent 👍. So ist das bei uns auch. Ob das richtig so ist, weiß ich allerdings auch nicht 😬.
@pascal_duennebacke schrieb:
Leider wird der Status auch nirgendwo näher erläutert.
Bis auf Deinen Link habe ich auch nichts in der Info-DB dazu gefunden. Deshalb hatte ich hier um Hilfe geschrien.
Guten Morgen zusammen,
kurioser Fehler 😲: Mitarbeiter ist im DATEV Arbeitsplatz > Filter: Dokumente zur Erledigung > Rechtsklick auf ein Dokument > Eigenschaften (STRG+E), um den Status zu aktualisieren > im Ablagedialogfenster steht plötzlich eine ganz andere Dokumentennummer samt anderer Mandantennummer.
Nochmal das Ganze: plötzlich steht alles korrekt drin. Nochmal das Ganze: Wieder alles falsch.
Es steht immer der gleiche falsche Mandant im Ablagedialog. Es betrifft nur 1 Mitarbeiterin aktuell. In DATEV DMS > Stammdaten und Auftragsdaten aktualisieren hilft nicht. Es betrifft aber mehrere Dokumente, die man per STRG+E bearbeiten will.
Abhilfe: DATEV Arbeitsplatz schließen und wieder öffnen. Dann passt STRG+E zum Dokument.
Was in aller Welt ist das? 😱 Muss man aufpassen wie ein Luchs 🦊. Cache, Cookies, Stammdaten?! 😫
Hallo metalposaunist,
ich würde Sie gerne bitten, sich mit einem Servicekontakt mit Verweis auf diesen Community-Beitrag bei uns zu melden, wir würden uns das sehr gerne mal genauer ansehen.
Lieben Dank vorab und viele Grüße aus Nürnberg,
Kristina Fink
Hallo @Kristina_Nering,
SK schicke ich morgen rein. Da es als Administrator nicht auftritt und aktuell nur bei 1 Benutzer, müssen wir den zwecks Fernwartung einmal stören.
Nächstes Problem: Wieso kann ich die DATEV eigenen Filtern zumindest nicht so einsehen, dass ich mir die Kriterien abschreiben und ggf. in einem eigenen Filter erweitern kann?
Warum? Kollegin möchte einen Filter Posteingänge der letzten x Tage. Ich hätte jetzt den DATEV Filter Posteingänge letzte 7 Tage kopiert und einmal angepasst. Geht nicht 👎.
Noch etwas: Kanzleipartner möchte 1 Dokument ins Sekretariat abgeben; wer der dort 5 Angestellten es erledigt, ist ihm egal. Also bin ich auf Benutzergruppen nach DATEV DMS übernehmen gestoßen, die das Problem lösen sollten (hoffentlich).
Leider wird die Gruppe in der Benutzerkonfiguration aber nicht verknüpft, sondern einmalig "hart" importiert? Denn: Ändere ich den Namen der DATEV Gruppe, bleibt in der Benutzerkonfiguration trotzdem der ursprüngliche Name drin. Auch wenn ich DATEV DMS schließe und öffne und F5 drücke. Also Gruppe löschen und nochmal importieren.
Unflexibel 👎.
@metalposaunist schrieb:
(hoffentlich)
Das beschreibt es gut. Klappt bei uns: nicht 👎. Wenn ich einem Dokument den Erlediger der Gruppe zuweise, taucht das Dokument nicht im Reiter "zur Erledigung" bei der Person auf, die Teil der Gruppe ist.
Verstehe ich den Satz falsch?
Alle Benutzer der entsprechenden Gruppe erhalten die entsprechenden Dokumente.
Noch einen Filter bauen, wo als Erlediger die Gruppe als Kriterium drin ist - das kann's ja nicht sein?!
Hallo @metalposaunist
Der Filter "Posteingänge der letzten 7 Tage" lässt sich nicht kopieren, da das Kriterium "Zeitraum" bei einer Neuanlage eines Filters aktuell nicht zur Auswahl steht. Andere DATEV-Filter (z.B. Mandanten) lassen sich kopieren.
Bzgl. der Verfügbarkeit der Zeiträume gibt es bereits einen Wunsch, leider kann ich noch keine Aussage zur Umsetzung machen.
Zum zweiten Thema:
Ich habe das Ganze mal intern durchgespielt:
1. Benutzergruppe im DAP angelegt
2. in DMS hinzugefügt
3. Benutzergruppe im DAP umbenannt
Nach einer Stammdatenaktualisierung in DMS wurde der geänderte Name übernommen.
Hilft das vielleicht weiter? 🤔
Viele Grüße aus Nürnberg
Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
@Nina_Schlee schrieb:
Nach einer Stammdatenaktualisierung in DMS wurde der geänderte Name übernommen.
Achso, ja. Natürlich. Sorry. Ich bin nur von F5 ausgegangen. Das hilft bekanntlich bei DATEV nicht immer und überall. Ich vergaß 😶.
Der Filter "Posteingänge der letzten 7 Tage" lässt sich nicht kopieren, da das Kriterium "Zeitraum" bei einer Neuanlage eines Filters aktuell nicht zur Auswahl steht. Andere DATEV-Filter (z.B. Mandanten) lassen sich kopieren.
Bzgl. der Verfügbarkeit der Zeiträume gibt es bereits einen Wunsch, leider kann ich noch keine Aussage zur Umsetzung machen.
Wird es denn zukünftig auch möglich sein eine sinnvolle Sortierung nach Monaten vorzunehmen? Wenn ich z.b. alle Dokumente von 2021 anzeige und nach Monaten sortiere dann sortiert er Alphabetisch... 🙄
Grüße aus Dresden.
Es ist erforderlich, dass ein entsprechender Filter für den Pool, z.B. Sekr. angelegt wird.
Da das Feld "Bearbeiter" ein eindeutiges Feld ist, ist es nicht möglich, die Gruppe in die Einzelbenutzer zu zerlegen. (Das passiert nur, wenn man die Gruppe im Feld "Kenntnisnehmer" verwendet.)
Das Verfahren wurde genau so in DMS classic praktiziert und wird in DMS (neu) noch weiter vereinfacht, da keine Beschränkung mehr besteht, dass nur der Erlediger (= Bearbeiter) kontextbezogene Links ausführen darf. D.h. man kann Dokumente direkt aus dem Pool-Filter weiter bearbeiten. Manche bevorzugen aber auch die Arbeitsweise, dass eine Sekretärin sich dann per Weiterleiten das Dokument aus dem Pool-Postfach in die persönliche Erledigungsliste verschiebt.
Mit den besten Grüßen - Nicola Teich
Hallo @stephanh!
Soll eine Dokumentliste nach dem Monat sortiert werden, kann über die Erweiterten Listeneinstellungen die Spalte Monatsnummer in die Dokumentliste mit aufgenommen und danach sortiert werden.
Mit den besten Grüßen - Nicola Teich
Alles klar, vielen Dank! Ein weitere Frage: Ist geplant den Dokumentenkorb zukünftig um die Funktion Belegeupload zu UO zu erweitern?
Hallo @stephanh,
die Zielanwendung des Dokumentenkorbs ist die Dokumentenablage oder DATEV DMS (classic oder neu). Die Ziele spielen sich daher auch komplett in der lokalen Welt ab. Es ist nicht geplant, mit dem Dokumentenkorb in die Online-Welt abzulegen.
Es gibt genug einfache Wege für den Upload nach DUO. Der Umweg über den lokalen Dokumentenkorb ist aus meiner Sicht nicht zielführend.
Mit besten Grüßen - Nicola Teich
Nach einigen Telefonaten/Aufschaltungen habe ich weitere Infos bezüglich der OCR-Warteschlange erhalten (dabei einmal Danke an die DATEV für den Einsatz und die Geduld mit meinen vielen Nachfragen 😄 )
Hallo Herr Tober,
sehr interessante Wünsche sind das, aber zum Teil ja schon - ggf. etwas anders als gewünscht - realisiert oder in der Planung.
Mit MS 365 i. V. m. dracoon for DATEV läßt sich da einiges realisieren.
Herzliche Grüße
Stefan Droß
@Droß99 schrieb:
Mit MS 365 i. V. m. dracoon for DATEV läßt sich da einiges realisieren.
Aber aus Mandantensicht kann es auch nicht sein, dass man am Ende 5 Portale nutzen muss: DRACOON zum Austausch von Daten, kanzlei.land zur Kommunikation / Aufgabenstellung als Alternative zur E-Mail, FP Sign zum Signieren von Dokumenten, DUO um REWE und Personalauswertungen einsehen zu können, sevDesk als ERP/CRM System, ...
Irgendwann ist auch mal gut: Session 1 Schaffen wir es eine einheitliche Kommunikationsplattform zu etablieren
Ich klemme mich für 1 kurze Frage mal hier dran:
Ziel 🏁: ausgeschiedene DATEV Benutzer im Dokumentenkorb in der Auswahl Erlediger aufräumen - sonst wird die Liste in 10J ja immer länger.
DATEV DMS > Benutzerkonfiguration > der Bereich aktiviert / deaktiviert scheint DATEV nicht zu interessieren? Hier sind alle Benutzer tacko aber auch deaktivierte tauchen im Dokumentenkorb auf 🤔.
Meine Lösung: ausgeschiedene Mitarbeiter löschen und alle damit verknüpften Dokumente auf neue Mitarbeiter schieben.
Ist das die einzige Lösung? Gibt es andere Ideen? Wie ist das von DATEV vorgesehen? Soll die Liste mit Auswahl der Benutzer bis 202X einfach unendlich lang werden?
Guten Morgen,
der Wunsch ist verständlich, widerspricht aber m.E. dem Sinn des DMS und der Archivierung. Meine Meinung zur neuen Dokumentenablage (Datev nennt das DMS) kennt hier glaube ich jeder, aber in diesem Fall wäre es falsch.
Wenn Lieschen Müller zum Zeitpunkt X die Verantwortliche war, ist das ein Fakt, den man nach Ausscheiden aus der Kanzlei nicht einfach ändern sollte. Viel wichtiger ist es, dass der/die zuständige Mitarbeitende in den Stammdaten aktuell gehalten wird, damit von dort nicht "Kanzleileichen" herangezogen werden.
Eine Ausnahme gibt es m.E. bei Status "offen" sollte das ändernbar sein, um dem/der Neuen gleich die entsprechenden Dokumente zuzuordnen.
Da gebe ich Dir Recht 👍. Deshalb frage ich ja nach einer anderen Lösung 😉. Warum Lieschen Müller im Dokumentenkorb allerdings als Auswahl auftaucht, wenn diese in der BRV rot ist und auch im Reiter Mitarbeiter deaktiviert und auch im DMS als deaktiviert, erschließt sich mir leider überhaupt nicht.
Zumal das Löschen in der BRV auch nicht hilft und im DMS der Benutzer trotzdem drin stehen bleibt (afaik).
Es kann doch von DATEV nicht gedacht sein, dass diese Liste ewig lang wird? Ja, Knigge und man kann nach Mitarbeitern im Zweifel suchen aber wenn es 10 Mitarbeiter mit Bo im Namen gibt und 9 davon gibt es nicht mehr, werden mir 9 zu viel angezeigt und ich muss länger suchen als wenn Bo mir direkt die Lösung anzeigt.
Ich komme mir wieder irgendwie sehr doof vor 🙁. Oder ist das Design by DATEV?
Du lamentierst über olle Kamellen. Die Handhabung der User beruht auf dem Rechtekonzept von DMS classic welches bei DATEV nicht verstanden werden sollte weil es nicht zu dem eigenen verkorksten System passt. Hat man sich mit den in DMS classic (Versionen vor dem Rückbau zur Dokumentenablage) mit dem System der ACLs auseinandergesetzt vesteht man auch warum der User höchstens als inaktiv zu betrachten ist.
Da sind zum einen natürlich die Revisionsketten zu beachten, wird ein User gelöscht ist in der Revisionskette die jeweilige Änderung nicht mehr nachvollziehbar und ist damit als ungültig zu betrachten. Auf der anderen Seite besteht der Bruch der Ownership, hat also die zugeordnete ACL das Recht zur Rechteerweiterung nur einem User zugeteilt, wird es schwierig dem Dokument eine neue ACL zuzuordnen. Das Konzept bietet ACLs für Dokumente, User und Gruppen die sich erheblich voneinander unterscheiden.
DATEV hat nun in den Umbauarbeiten zur Dokumentenablage dieses ACL Konzept zurückgebaut, mit den Folgen haben Altanwender zu kämpfen. Die erweiterte Dokumentenablage wird vermutlich das alte Konzept halbwegs übernommen haben, die Löschung eines Users wird vermutlich auch hier die Revisionskette unterbrechen und evtl. weitere Einschränkungen auf die Arbeit mit dem Dokument mit sich bringen.
Insoweit ist zu prüfen, ob ein Inaktivsetzen des Users Linderung bei der Usersuche mit sich bringt.
@einmalnoch schrieb:
Insoweit ist zu prüfen, ob ein Inaktivsetzen des Users Linderung bei der Usersuche mit sich bringt.
Sagst Du mir wo 🤔? BRV: ist schon rot; Reiter Mitarbeiter: Austrittsdatum eingetragen; DMS Konfiguration: deaktiviert.
@einmalnoch: Ist das in anderen DMS auch so umständlich?
@metalposaunist schrieb:@einmalnoch schrieb:
Insoweit ist zu prüfen, ob ein Inaktivsetzen des Users Linderung bei der Usersuche mit sich bringt.
Sagst Du mir wo 🤔? BRV: ist schon rot; Reiter Mitarbeiter: Austrittsdatum eingetragen; DMS Konfiguration: deaktiviert.
@einmalnoch: Ist das in anderen DMS auch so umständlich?
Im AP Mitarbeiterverwaltung findet sich neben dem Austrittsdatum der Status der auf "aktiv" und "inaktiv" gesetzt werden kann. Hier auf "inaktiv" und der ausgeschiedene MA wird in vielen Anwendungen nicht mehr zur Auswahl angezeigt. Hat auch Auswirkungen auf EO wie Zeiterfassung etc.
In richtigen DMS können User nicht gelöscht werden, es sei denn sie haben keine Verbindungen zu Dokumenten. Also niemals einen Co Admin anlegen, der mit Dokumenten arbeiten muss. Umständlich ist das nicht wenn das Konzept verstanden wurde.
@einmalnoch schrieb:
Im AP Mitarbeiterverwaltung findet sich neben dem Austrittsdatum der Status der auf "aktiv" und "inaktiv" gesetzt werden kann. Hier auf "inaktiv" und der ausgeschiedene MA wird in vielen Anwendungen nicht mehr zur Auswahl angezeigt. Hat auch Auswirkungen auf EO wie Zeiterfassung etc.
Ah, okay - cool 😎. Dann habe ich auch diese Logik verstanden. Hatte mich schon gewundert, warum der MA nicht automatisch auf inaktiv gesetzt wird, wenn es ein Austrittsdatum gibt. I'll try und ich berichte 🤓.
Vielen Dank @einmalnoch 👍! Das erspart einem ewige Sucherei in ellenlangen DHC Dokumenten. Oder wonach hätte ich wie suchen müssen @Melanie_Koller?
EDITH: Leider ist auch das nicht zu 100% die Lösung. In der Liste der Erlediger tauchen 2 Mitarbeiter auf, die im Reiter Mitarbeiter ein Austrittsdatum haben und zusätzlich auf inaktiv stehen 😕.
Da kommt wieder die "Logik" der Datev durch. Wieso ist ein Mitarbeiter, der über das Austrittsdatum hinaus ist, nicht automatisch "inaktiv" und taucht in keiner Auswahl mehr auf.
Das könnte man noch weiterspinnen. SmartLogin, SmartCard werden dann auch inaktiv usw.
@metalposaunist schrieb:
EDITH: Leider ist auch das nicht zu 100% die Lösung. In der Liste der Erlediger tauchen 2 Mitarbeiter auf, die im Reiter Mitarbeiter ein Austrittsdatum haben und zusätzlich auf inaktiv stehen 😕.
Das muss auch so sein. DATEV missbraucht das Feld "Erlediger" als Alibifeld für einen Pseudoworkflow. Ein offenes Dokument mit einem ausgeschiedenen Erlediger wurde nicht bearbeitet, es ist ja noch offen. Es sollte dann zumindest die Stellvertretung ab Kenntnisnahme des Ausscheidens gesetzt werden (war in classic möglich) damit das Dokument fristgerecht bearbeitet wird. Ach nee, blöde Idee, Fristen heute in PFB im Sonderangebot.
Also per Massenindexierung den Erlediger der offenen Dokumente ändern. Ich höre schon den Schrei in der Knzlei "M A N U E L, M A N U E L A antreten, sofort!"
Alles klar 👍! Danke zum 2.!
Dann rufe ich eben manuell 👨 an ☎️: 0900 ... weil, ist ja ein Premiumdienstleistung 😅.
Vielen Dank für den Hinweis. Hier scheint in der aktuellen Version ein Fehler vorzuliegen. Ich gebe das intern weiter.
Die gewünschte und eigentlich auch umgesetzte Funktionalität ist im Hilfe-Dokument Benutzerkonfiguration löschen beschrieben:
Wenn ein Benutzer in DATEV Benutzerverwaltung deaktiviert wird, wird der Status der entsprechenden Benutzerkonfiguration in DATEV DMS / Dokumentenablage ebenfalls auf deaktiviert gesetzt. Entsprechend erscheint der Benutzer nicht mehr in Auswahllisten zu z. B. zur Kenntnis setzen oder Weiterleiten.
An der Nutzung des Feldes "Bearbeiter" für einen einfachen Workflow - der uns nun seit knapp 25 Jahren gute Dienste leistet - kann ich auch keinen Missbrauch erkennen... 😉
Mit den besten Grüßen - Nicola Teich
Wäre schön wenn dann die Rechteverwaltung automatisch vorschlägt, kann der mitarbeiter gelöscht werden ?
Nachtrag: Dazu darf dann gerne noch aufploppen, soll ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellt werden ? (Personalmanagement).