E-Rechnung: Bitte in BelegeOnline UND per Email

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Moin liebes DATEV-Team,

wir haben alle Mandanten auf E-Rechnungen umgestellt. 

Leider gibt es ja nur die Auswahl zwischen

"E-Rechnung/E-Rechnung Service" --> Mandant bekommt ne Mail und

"E-Rechnung/Unt.Online/E-Rechnung Service" --> Mandant bekommt es NUR in Duo (und nicht als Mail).

Sorry, aber das geht (derzeit) an der Realität vorbei. 

Klar, wenn ein Mandant ausschließlich in UnternehmenOnline arbeitet, dann wäre ein zusätzlicher Emailversand vielleicht nicht notwendig. Aber das tun doch die wenigsten. Die meisten haben ihr Bankprogramm oder sonstige Tools zum Verarbeiten und wollen die Rechnung auch außerhalb von Duo haben...genauso brauchen wir diese aber auch in Duo zum Verbuchen. 

Wenn irgendwann die Rechnungsplattform kommen mag oder interne Prozesse beim Mandanten den Beleg dann wieder automatisiert in Duo jagen, mag das ja dann überflüssig sein...aber bis dahin würde ich mir die Möglichkeit wünschen, dass als dritte zu den o.g. Möglichkeiten noch der Versand per Email UND die Ablage in BelegeOnline kommt.

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@Christoph_Behn schrieb:

Wenn irgendwann die Rechnungsplattform kommen mag oder interne Prozesse beim Mandanten den Beleg dann wieder automatisiert in Duo jagen, mag das ja dann überflüssig sein

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Wie lange wollen wir denn noch warten? Wann ist dieses irgendwann? Nur weil es bisher eine DATEV-intern eigene Möglichkeit gab, soll DATEV jetzt die EU Norm anpassen? Der Berater eines Unternehmens ist genauso ein Lieferant wie die Telekom, 1und1, Vodafone und Co. Nicht mehr, nicht weniger. Ja, es besteht ein inniges Vertrauensverhältnis und ja, der Berater ist teils auch der Digitalisierer der Unternehmer. Dann möge der sich aber auch an allgemeine IT-Standards halten und keine DATEV-only Lösungen beim Mandanten bauen. 

Da DATEV ja gute Kontakte zur Telekom hat, kann DATEV ja mal nachfragen, wie die Telekom das Thema E-Rechnung bei den eigenen Mitarbeitern mit einem Telekomanschluss umgesetzt hat. Kann mir schwer vorstellen, dass die Mitarbeiter eine technische Sonderbehandlung bekommen und die private Telekomrechnung genauso per E-Mail erhalten, wie alle nicht-Telekom-Mitarbeiter. 

Das ist wie mit VIWAS. Wer das in breiter Masse als die Lösung empfunden hat, ist in Vergangenheit nicht nur 1x böse auf die Nase gefallen. 

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..warum denn gleich die EU-Norm anpassen? Das wäre vielleicht doch mit Kanonen auf Spatzen geschossen. 😉

Natürlich sind wir genauso Lieferanten wie alle anderen. Aber bisher (bei den einfachen pdf-Rechnungen) war mein begleitender Email-Text "Hey, und wenn du bereits Duo nutzt, haben wir diese Rechnung bereits für dich dort abgelegt" [sinngemäß]....

Jetzt heißt es "Hier hast du die Rechnung, sieh selbst zu, wie du sie wieder zu mir in die Buchhaltung bekommst".

Ich sehe es, für Mandanten, die bisher noch keine vollständig automatisierten Rechnungseingangsprozess haben, eher als Service an. 

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@Christoph_Behn schrieb:

Aber bisher (bei den einfachen pdf-Rechnungen) war mein begleitender Email-Text "Hey, und wenn du bereits Duo nutzt, haben wir diese Rechnung bereits für dich dort abgelegt" [sinngemäß]....

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Der ist es dann nicht mehr. Nichts ist beständiger als der Wandel und hätte man mit der Sonderlocke nie angefangen, hätte man sich (oder den Text) jetzt nicht verändern müssen. 

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@Christoph_Behn schrieb:

Jetzt heißt es "Hier hast du die Rechnung, sieh selbst zu, wie du sie wieder zu mir in die Buchhaltung bekommst".

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Oh, das ist schade. Da kann man Werbung für UploadMail machen, für Automatismen für UploadMail (rechnung@ hat das Mandat sicher für eben viele andere Lieferanten auch schon), für den manuellen Upload via Upload online oder anderen technischen Finessen (GetMyInvoices inkl. Anbinding via IMAP und durchsuchen der Postfächer nach Schlagwörtern - keine extra rechnung@ unbedingt notwendig, wenngleich schöner) und dabei gleich schreiben: ist kein extra nur für die Kanzlei; die Kanzlei verhält sich dann so wie all deine anderen Lieferanten.  

Übrigens kann Buchhaltung auch lexOffice sein. Mein Berater schickt dann seine E-Rechnung leider sinnlos ins DUO, weil ich mit lexOffice arbeite und alle Belege dort zentral ankommen müssen, damit ich sie sehe. Ja, mag sein, dass ich damit der 1% Freak bin. Heißt lange nicht, dass wir zigtausend mehr Unternehmer auf lexOffice haben könnten. 

lexOffice kann in dem Kontext auch sevDesk, Buchhaltungsbutler und Co. heißen. Die Digitalisierung bietet uns mehr als DUO Möglichkeiten.  

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@Christoph_Behn schrieb:

Ich sehe es, für Mandanten, die bisher noch keine vollständig automatisierten Rechnungseingangsprozess haben, eher als Service an. 

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Dann ist es in meinen Augen falscher (IT) Service 🙈. 

Ich verstehe den Kern Deiner Aussage aber wenn wir Deutschen so langsam nicht in die Puschen kommen, werden wir immer weiter abgehängt. Wir hinken im Vergleich zu Italien in Bezug auf die E-Rechnung min. 5 Jahre hinterher. Was für eine irre lange Zeit in der IT. 

make it once, make it right - nicht: make it for the kanzlei 😜

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Beim letzten Regional-Info-Tag wurde gesagt, dass DATEV daran arbeitet, dass der Mandant eine E-Mail bekommt, wenn neue Dokumente in DUO sind.

-> Damit wäre das Problem dann eigentlich gelöst?

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@guenther schrieb:

Beim letzten Regional-Info-Tag wurde gesagt, dass DATEV daran arbeitet, dass der Mandant eine E-Mail bekommt, wenn neue Dokumente in DUO sind.

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Das geht heute ja schon; betrifft bei der alten digitalen Personalakte aber auch Lohnunterlagen und Reisekosten Belege. Daher stellt DATEV ja auf die neue Personalakte um, die von Belege online losgelöst ist, womit man das Problem dann wieder nicht hat. 

Ob aber eine E-Mail Benachrichtigung die Lösung aus 2024 ist ... für DATEV vermutlich. Mein Bauch hat da technisch bedenken 😅. 

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Das geht heute ja schon

-> Wirklich? bei DUO? 

Da würde mich interessieren, wo man das einstellt, vielen Dank 🙂

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@guenther schrieb:

-> Wirklich? bei DUO? 

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Nur als Kanzlei vielleicht? Verbuchsle ich da was? Aber auch dann macht das ja wenig Sinn, wenn ich als Unternehmer mit E-Mails geflutet werde, die nicht nur Belegtyp Rechnungseingang angehören. 

Keine E-Mail-Benachrichtigung nach Upload in DATEV Belege online Hab' gerade keinen Zugang aus Mandantensicht da zum Testen. 

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edit: Inhalt nicht bzw. teilweise nicht zutreffend. Danke @mfloeter 

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Ist das tatsächlich so, dass Bereitstellung und Benachrichtigung gleichzeitig mit dieser Einstellung funktionieren?

Laut DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 9274952 ist das nicht der Fall: "Wenn Sie die E-Rechnung in den Mandantenbestand in DATEV Unternehmen online bereitstellen, erhält der Mandant keine E-Mail von DATEV E-Rechnung Service. Ihr Mandant kann sich eine Benachrichtigung in Unternehmen online einrichten, wenn neue Belege bereitstehen (Dok 1071484 )." 

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Herrjeh, Sie haben natürlich vollkommen recht, denn DATEV bietet hier ja sozusagen das E-Rechnungs-Empfangsportal für Unternehmer, womit eine E-Mail-Zustellung nicht erfolgt.

Grundsätzlich ist das aber auch in Ordnung:

E-Rechnung versenden und Ablegen in DUO - DATEV-Community - 392388

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Gilt nur für ZUGFeRD1.0/Digitale Rechnung:

Hilft evtl. der Haken bei

weiter?

Einzustellen in Rechnungsschreibung unter Grundwerte.

Hilfe-Dokument 1071269, Punkt 3.2.5

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Das betrifft  .

Die Option ist unter  jedoch nicht verfügbar.

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Wie ist denn hier der Sachstand?

Wir haben bei sämtlichen Mandaten die gleichen Probleme.

1) Wir schreiben die E-Rechnung und der Mandant lädt sie nicht nach Unternehmen online hoch, weil er dies seit der digitalen Rechnung nicht mehr gewohnt ist. - also müssen wir sie uns manuell dort reinziehen - ergo Mehrarbeit für uns

2) wir machen die Einstellungen, dass die Rechnung nach Unternehmen online hochgeladen wird, - der Mandant schaut nicht rein und zahlt unsere Rechnung nicht, da er sie sich nicht gesehen hat - wir müssen also mahnen, die Rechnung erneut schicken - ergo Mehrarbeit für uns.

Wieso wird das nicht endlich geändert? - Hier wurde schon vor zwei Jahren darüber diskutiert und auch auf die Schwächen hingewiesen

Bei der digitalen Rechnung hat es ja auch funktioniert - 

So müssen wir alles wieder auf digitale Rechnung umstellen, damit es ein sinnvoller workflow ist

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>> Wieso wird das nicht endlich geändert?

Wieso wollen sich Menschen nur so selten ändern? Das ist Deutsch! Das haben wir schon immer so gemacht! Das war die letzten 20 Jahre nicht anders! Ich ändere mich und meine Arbeitsweise doch nicht. Punkt. 

Achja. Wir Deutschen. Ein selten lustiges Volk. Menschliche Fehler wollen wir mit IT lösen. Viel Spaß!

Keine Ahnung, warum unsere Wirtschaft schwächelt - hihi :D.

viele Grüüüße 

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also so eine Antwort kann man sich hier auch sparen. 

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@JanStB  schrieb:

also so eine Antwort kann man sich hier auch sparen. 

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Naja, auch wenn das Geschriebene schon Mal überspitzt ist, hat er im Kern ja nicht unrecht.

Die E-Rechnung ist die beste Möglichkeit die eignen Prozesse zu überdenken und diese häufig eben auch zu optimieren.

Wir arbeiten mit der DATEV - einem IT-Haus, dass im Namen der Genoss:innen Entscheidungen trifft. Es allen Recht zu machen ist nicht möglich. Ich ärgere mich auch über Vieles, aber ganz ehrlich? Es ist ne olle Rechnung. Es ist völlig wurscht wie die aussieht (geht in diesem Thread nicht darum, aber auch das wird ja immer noch bemängelt) und es ist auch nicht in unserer Verantwortung dem Mandanten bei allem den Hinter nachzutragen.

Der Mandant weiß ganz genau zu welchem Datum im Monat die Vorschussrechnung kommt, der Mandant weiß auch, dass 2-3 Tage nachdem er die JA-Unterlagen erhalten hat, die Rechnung eintrudelt. Wir bieten jedem an den Rechnungsbetrag per Lastschrift einzuziehen. Wer das nicht möchte, muss eben seine nicht bearbeiteten Rechnungen in DUO sichten.

UND so in Richtung 2030 kommt der (verbindliche) Austausch der Rechnungen über die Plattformen. Dann können sich die Mandanten schon Mal dran gewöhnen. R.I.P. E-Mail.

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was ist denn in diesem Forum los?

ich wollte einen Austausch über die Sache anregen - gegebenenfalls mit einer späteren Rückmeldung der Datev-Mitarbeiter, ob sowas in Planung ist.

Stattdessen kommen Antworten über den Deutschen an sich, als ob jeder gegen den Fortschritt wäre und die dämliche Frage, ob unsere Mandanten denn schon online banking haben, ?! - Komische Mentalität

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Alles was nicht explizit unter Punkt 4 des Dokumentes https://help-center.apps.datev.de/documents/1036780 steht, können wir vergessen.

Lediglich der Versandt über eine eigene E-Mail Adresse der Kanzlei macht Hoffnung. Auch wenn ich nicht verstehen kann, wieso die Datev jetzt still und leise eine Funktion ankündigt, von der man meinte, sie wäre unnötig. Vielleicht können wir dann Rechnungen wieder verschlüsselt und bei bedarf an mehrere Empfänger versenden. Letzteres wäre in Kombination mit Upload Mail ein - wenn auch hässlicher - Workaround. 

Würde die Mandantschaft sich mancherorts nicht so gegen Automatisierung wehren, hätte man solche Probleme nicht:

Gesondertes Postfach "rechnung@" - Upload Mail - Outlook Weiterleitungsregeln für Rechnungseingänge bekannter Geschäftspartner - 90 % der monatlichen Beleguploads erledigen sich von selbst.

Muss man sich halt mal 2-3 Stunden Zeit für nehmen als Unternehmer/Büroangestellter.